Kreditorenverträge

Ein Kreditorenvertrag ordnet Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten oder Herstellern zu. Der Aufbau von Kreditorenverträgen ähnelt dem von Einkaufsaufträgen. Die Felder im Inforegister Allgemein enthält Informationen zum Vertragspartner. Beispielsweise den Ansprechpartner des Lieferanten für diesen Vertrag. Die Zeilen enthalten detaillierte Informationen über die Abrechnung der Vertragsbestandteile.

Auf der Registerkarte Zahlung können Sie im Feld Abweichender Zahlungsempfänger einen anderen Zahlungsempfänger als den Vertragspartner angeben. Ähnlich wie bei Einkaufsaufträgen wird diese Einstellung beim Erstellen der Vertragsrechnungen verwendet.

Notiz

Verträge werden im Infoboxbereich für Debitoren, Kreditoren und Kontakte angezeigt. Wählen Sie zum Öffnen der entsprechenden Übersicht den Stapel aus.

Einen neuen Kreditorenvertrag erstellen

Verwenden Sie auf der Listenseite Kreditoren die Aktion Vertrag, um schnell einen neuen Kreditorenvertrag zu erstellen. Die Aktion kopiert die relevanten Kontaktdaten in den Vertrag. Geben Sie alternativ Kreditorenverträge in der „Sie wünschen ...“-Suche (Alt + Q) ein und öffnen Sie die Liste der Kreditorenverträge. Verwenden Sie die Aktion Neu, um einen neuen Kreditorenvertrag zu erstellen.

Die Vorgehensweise zum Anlegen eines neuen Kreditorenvertrags ähnelt der für Debitorenverträge. Ein Vertrag wird mit den folgenden Schritten erstellt.

1. Wählen Sie den Kreditor aus.
2. Wählen Sie die Vertragsart aus und geben Sie eine kurze Beschreibung ein (beide Angaben sind optional). Weitere Informationen zu Vertragsarten finden Sie unter Vertragsarten.
3. Wählen Sie im Inforegister Allgemein im Feld Zugewiesene Benutzer-ID den Mitarbeitenden aus, der für den Vertrag verantwortlich ist. Das Feld ist standardmäßig ausgeblendet, sodass Sie ggf. Mehr anzeigen auswählen müssen.
4. Ändern Sie im Inforegister Rechnungsdetails die Felder Währungscode, Zahlungsbedingungscode und Zahlungsformencode bzw. füllen Sie diese Felder aus. Die Details wurden aus dem Kreditor in Schritt 1 kopiert.
5. Ändern Sie bei Bedarf im Inforegister Zahlung im Feld Zahlung an den Zahlungsempfänger.

Servicezusagen einem Kreditorenvertrag zuweisen

Um Servicezusagen abrechnen zu können, müssen sie einem Vertrag zugeordnet sein. Verwenden Sie die Aktion Servicezusagen abrufen (unter Verarbeiten), um dem Vertrag neue Vertragszeilen (Servicezusagen) hinzuzufügen. Die Seite Servicezusagen ohne Kreditorenvertrag öffnet sich. Auf der Seite sind alle Servicezusagen für Kreditoren aufgeführt, denen Sie über einen Vertrag eine Rechnung stellen, die aber keinem Vertrag zugeordnet sind. Beim Abruf in einem Vertrag werden die Vertragsnummer und der Kreditor in den Servicezusagen (in den Feldern Zu Vertragsnr. zuweisen und Kreditor ) vorausgefüllt. Wenn Sie Servicezusagen auf einen Vertrag übertragen, werden Vertragszeilen erstellt. Die Zeilen geben den Inhalt der Servicezusagen wieder. Änderungen an den Vertragszeilen werden in den Servicezusagen wiedergegeben. Im Feld Menge wird die Menge des zugehörigen Serviceobjekts angezeigt. Alternativ können Sie auf die Seite Servicezusagen ohne Kreditorenverträge auch über das Rollencenter oder über die „Sie wünschen ...“-Suche (Alt + Q) zugreifen. Vertragsnummer und Kreditor sind in diesem Fall nicht im Voraus festgelegt.

Notiz

Sie können nur Servicezusagen auf Keditorenverträge übertragen, bei denen der Kreditor der Partner der Kreditorenverträge ist. Da im Serviceobjekt kein Kreditor hinterlegt werden kann, ist die Zuordnung kreditorenseitiger Servicezusagen zu jedem Kreditorenvertrag möglich.

Notiz

Servicezusagen werden in der Regel automatisch erstellt, wenn die Lieferung im Verkaufsauftrag gebucht wird. Die Voraussetzung dafür ist, dass dies im verwendeten Artikel bzw. dem Servicezusagenpaket entsprechend eingerichtet wird.

Vertrag verlängern

Wenn Sie einen Vertrag um eine zusätzliche Komponente erweitern möchten, nutzen Sie die Aktion Vertrag verlängern. Die Aktion erstellt ein Serviceobjekt und ordnet die zugehörigen Servicezusage einem Debitoren- und/oder Kreditorenvertrag zu.

Die Seite ist in drei Abschnitte unterteilt. Verwenden Sie im ersten Teil Kreditor das Feld Kreditorenvertragsnr., um den Kreditorenvertrag auszuwählen, der die (mögliche) kreditorenseitige Servicezusage aufnehmen soll. Das Feld ist nur bearbeitbar, wenn Kreditorenvertrag verlängern aktiv ist. Der zweite Teil der Seite, Debitor, sieht ähnlich aus. Geben Sie im dritten Teil im Feld Artikelnr. den Artikel an, der zu dem neuen Vertragselement gehört. Sie können auch die Felder Menge und Startdatum der Bereitstellung verwenden, um mehr Details hinzuzufügen. Im AssistEdit auf Zusätzliche Servicezusagen können Sie optionale Servicezusagen für einen ausgewählten Artikel angeben.

Je nach Aufruf verhält sich die Seite ein wenig anders. Es werden grundsätzlich die Werte des letzten Anrufs gespeichert (pro Benutzendem). Die Einstellungen dienen zur Voreinstellung für den nächsten Seitenaufruf. Beim Aufruf aus einem Debitorenvertrag ist der Teil Debitor entsprechend im Voraus festgelegt. Gleiches gilt für den Teil Kreditor beim Abruf aus einem Kreditorenvertrag. In beiden Fällen wird die Vertragsverlängerung ausgeführt, wenn Sie OK auswählen.

Notiz

Abgesehen von der Seite Vertragskarte aus, können Sie die Seite auch über das Menü öffnen. Auch in diesem Fall werden die Werte des letzten Aufrufs als Standardwerte verwendet. Es gibt jedoch keine OK-Schaltfläche, mit deren Hilfe die Aktion ausgeführt werden kann. Verwenden Sie stattdessen die Aktion Erweiterung durchführen. Diese Aktion steht nicht zur Verfügung, wenn Sie die Seite aus einem Debitoren- oder Kreditorenvertrag heraus öffnen.

Rechnungsrabatte

Weitere Informationen zu Zuordnung von Pauschalrabatten für einen kompletten Vertrag finden Sie unter Rechnungsrabatte.

Abgeschlossene Vertragszeilen

Wenn das Serviceenddatum für eine Vertragszeile eingegeben oder in der Aufgabenwarteschlange automatisch aktualisiert wurde, können Sie die Zeile nicht in Rechnung stellen. Beendete Zeilen werden daher nicht in der Standardansicht der Seite Vertragskarte angezeigt. Allerdings werden diese Zeilen im Inforegister Abgeschlossene Zeilen weiterhin angezeigt. Anhand der Zeilen können Sie später rekonstruieren, was einmal Bestandteil des Vertrags war.

Die Felder in einer beendeten Zeile können mit Ausnahme von Abgeschlossen nicht bearbeitet werden. Wenn Sie das Kontrollkästchen deaktivieren, wird die Zeile zurück zum Inforegister Zeilen verschoben und Sie können sie bearbeiten. Dann können Sie beispielsweise das Serviceenddatum anpassen. Wenn keine Änderung vorgenommen wird, wird die Zeile beim nächsten Aufruf der Aktion Servicedaten aktualisieren wieder in das Inforegister Abgeschlossene Zeilen verschoben. Weitere Informationen zum Aktualisieren von Kündigungsterminen und -fristen sowie zum Beenden von Vertragszeilen finden Sie unter Kündigung von Vertragsbestandteilen.

Vertragszeilen zusammenführen

Im Laufe der Zeit erwerben Sie vielleicht ähnliche oder identische Servicezusagen von einem Lieferanten. Zum Beispiel indem Sie zusätzliche Benutzende für eine bestehende Lizenz erwirbt. Um diese Servicezusagen gemeinsam in Rechnung zu stellen, können Sie die Aktion Vertragszeilen zusammenführen im Zeilenmenü des Kreditorenvertrags verwenden, um die Servicezusagen zu kombinieren.

Bevor Sie die Aktion verwenden, wählen Sie die zusammenzuführenden Vertragszeilen aus. Sie können Vertragszeilen nur zusammenführen, wenn alle Zeilen die folgenden Kriterien erfüllen:

• Für keine der Servicezusagen liegen Rechnungsvorschlagszeilen vor.
• Die Dimensionen sind identisch.
• Die Endbenutzerdaten sind identisch.
• Die Artikel der Serviceobjekte sind identisch.
• Die Debitorenreferenzen der Serviceobjekte sind identisch.
• Die Serviceobjekten werden nicht über die Seriennummern nachverfolgt.
• Die nächsten Abrechnungsdaten sind identisch.

Folgendes darf jedoch nicht identisch sein:

• Serviceobjekte
  • Menge
  • Beschreibung
  • Startdatum für die Rückstellung
  • Enddatum der Rückstellung
• Servicezusagen
  • Beschreibung
  • Servicestartdatum
  • Stornierung möglich bis
  • Laufzeit bis

Notiz

Sie können die Aktion für Textzeilen nicht aufrufen.

Verwenden Sie auf der Seite Kreditorenvertragszeile auswählen, um die Vertragszeile auszuwählen, in der die ausgewählten Zeilen kombiniert werden sollen. Ein neues Serviceobjekt wird (als Kopie des Serviceobjekts der ausgewählten Vertragszeile) inklusive Servicezusagen mit der Gesamtmenge erstellt. Die zusammenzufassenden Servicezusagen werden abgeschlossen und der neue Service dem Vertrag hinzugefügt. Falls möglich, wird das Feld Enddatum der Bereitstellung in den alten Serviceobjekten festgelegt.

Eine Rechnung nach Vertrag erstellen

Normalerweise erstellen Sie Vertragsrechnungen über die wiederkehrende Abrechnung. Weitere Informationen finden Sie unter Wiederkehrende Abrechnung. Die wiederkehrende Abrechnung dient der Generierung von Rechnungsvorschlägen Stapeln. Darüber hinaus gibt es mehrere Möglichkeiten, um Buchungsbelege zu erstellen, zum Beispiel über Sammelrechnungen. Weitere Informationen finden Sie unter Belege buchen.

Die wiederkehrende Abrechnung kann jedoch sinnvoll sein, um für einen Vertrag, an dem Sie gerade arbeiten, eine Vertragsrechnung zu erstellen, ohne vorher einen Rechnungsvorschlag generieren zu lassen. Verwenden Sie in diesem Fall die Aktion Vertragsrechnung erstellen auf der Seite Kreditorenverträge oder Kreditorenvertragskarte. Sie können den Stichtag für die Abrechnung (Abrechnungsdatum) und optional das Datum angeben, bis zu dem die Abrechnung erfolgen soll (Abrechnung bis). Darüber hinaus können Sie auch das Belegdatum und das Buchungsdatum für den gebuchten Beleg angeben. Wenn das Kontrollkästchen Beleg öffnen aktiviert ist, wird der Beleg sofort geöffnet. Optional können Sie auch Beleg buchen auswählen, um den erstellten Beleg direkt zu veröffentlichen. Außer dem Feld Rechnung an sind alle Felder mit dem Arbeitsdatum vorausgefüllt. Das Arbeitsdatum ist auf der Seite Meine Einstellungen festgelegt.

Notiz

Das Erstellen einer Vertragsrechnung nach dieser Beschreibung ist nur in Einzelfällen sinnvoll.

Informationen zum Thema

Sie können auf die zugehörigen Informationen eines Vertrags zugreifen und sämtliche Rechnungen und Gutschriften einsehen. Wenn die Buchungen im Vertrag periodisch abgegrenzt werden, können Sie Vertragsabgrenzungen einsehen.

Verwenden Sie die Aktion Vertragszeile, um die Rechnungszeilen und Archivierten Rechnungszeilen für die ausgewählte Vertragszeile anzuzeigen. Sie können auch Archivierte Rechnungszeilen in der gebuchten Rechnung und Gutschrift öffnen.

Siehe auch

Debitorenverträge