Planlægning af Power BI-implementering: Træk indhold tilbage, og arkivér indhold

Seddel

Denne artikel er en del af Power BI-implementeringsplanlægning række artikler. I denne serie fokuseres der primært på Power BI-oplevelsen i Microsoft Fabric. Du kan få en introduktion til serien under planlægning af Power BI-implementering.

Denne artikel hjælper dig med at trække indhold tilbage og arkivere det i slutningen af dens livscyklus. Denne artikel er primært rettet mod:

• Fabric-administratorer: De administratorer, der er ansvarlige for at lede Fabric i organisationen. Fabric-administratorer skal muligvis samarbejde med andre administratorer, f.eks. dem, der har tilsyn med Microsoft 365 eller Azure DevOps.
• COE(Center of Excellence) og BI-teams: De teams, der er ansvarlige for at holde tilsyn med Power BI i organisationen. Disse teams omfatter beslutningstagere, der bestemmer, hvordan de skal administrere livscyklussen for Power BI-indhold.
• Data operations teams: De teams, der er ansvarlige for at styre livscyklusstyringen af virksomhedsdataløsninger. Disse teams kan omfatte udgivelseschefer, der håndterer livscyklussen for indholdsudgivelser, og teknikere, der opretter og administrerer de komponenter, der er nødvendige for effektivt at bruge og understøtte livscyklusstyring.
• Indholdsoprettere og indholdsejere: Brugere, der opretter indhold, som de vil publicere på Fabric-portalen for at dele med andre. Disse personer er ansvarlige for at administrere livscyklussen for det Power BI-indhold, de opretter.

Livscyklusstyring består af de processer og fremgangsmåder, du bruger til at håndtere indhold fra oprettelsen til dens ophør. I den femte fase af livscyklusstyringenunderstøtter og overvåger du indhold, hvilket omfatter understøttelse af brugere og publiceret indhold for at lette indføring og håndtering af problemer. Til sidst kommer du til den sjette og sidste fase af indholdslivscyklussen, hvor du kan identificere indhold, der ikke længere bruges eller er nødvendigt. I denne sidste fase trækker du indholdet tilbage og arkiverer det.

Det er vigtigt at udfase og arkivere indhold, når indholdet har opfyldt sit formål. Det sikrer, at ressourcer ikke går til spilde med understøttende indhold, der ikke er nødvendigt, og det gør det nemmere for indholdsforfattere og -administratorer at styre det indhold, der er nødvendigt. Når du trækker indhold tilbage og arkiverer det i slutningen af dens livscyklus, hjælper det dig med at forbedre styringen og effektiviteten, fordi du fokuserer indsats og ressourcer på relevant indhold og aktive områder i din lejer.

På følgende billede kan du se livscyklussen for Power BI-indhold og fremhæve fase 6, hvor du trækker dig tilbage og arkiverer indhold.

Seddel

Du kan finde en oversigt over administration af indholdslivscyklus i første artikel i denne serie.

Til sidst har forbrugerne muligvis ikke længere brug for eller bruger indhold. Der kan være mange årsager, f.eks. udrullet erstatningsindhold, forskellige forretningsmål eller ændring af prioriteter.

Hvis du udfaser indhold, kan du styre Power BI på forskellige måder.

• Færre elementer reducerer rod og gør dit miljø mere håndterbart. Færre elementer hjælper også brugerne med at navigere i aktivt indhold, og det er nemmere at vedligeholde.
• Hvis du fjerner ubrugte elementer, reduceres forvirringen for forbrugerne om, hvilket indhold de skal bruge.
• Overvågning bliver nemmere, når der fokuseres på aktivt indhold. Det er især tilfældet, når du overvåger sikkerhedsroller og -tilladelser.
• Hvis du har færre elementer, kan det potentielt optimere kapacitetsforbruget, fordi ressourcer ikke bruges ved et uheld.

Beslut, hvornår og hvordan du vil trække indhold tilbage

Du bør regelmæssigt evaluere forbrugsmønstre i din organisation, når du udfører overvågnings- og overvågningsaktiviteter for at identificere det kandidatindhold, du kan trække tilbage. Trinnene kaldes aktiviteter til oprydning af indhold. Oprydningsaktiviteter for indhold er de regelmæssigt planlagte handlinger, du foretager for at undersøge indhold, mens indhold udgår, når du beslutter dig for at afvikle indhold ved afslutningen af dets livscyklus. Afhængigt af mængden af elementer, der er publiceret i din lejer, kan du udføre disse aktiviteter mere regelmæssigt, f.eks. kvartalsvis eller månedligt.

Drikkepenge

overvågning på lejerniveau og overvågning på lejerniveau er vigtige aktiviteter, der kan hjælpe dig med at beslutte, hvornår indhold skal udgå.

Planlæg oprydningsaktiviteter for indhold

Følgende vigtige overvejelser og beslutninger skal tages, når du vil analysere dit indhold for at identificere, hvad der kan udgå og arkiveres.

• Vælg omfanget af analyse: Indholdsoprydningsaktiviteter kan udføres på lejerniveau. Det er dog også almindeligt at foretage en analyse på arbejdsområde-, kapacitets- eller domæneniveau. På den måde kan du træffe beslutninger og handle på baggrund af specifikke behov eller brugerpopulationer. Administratorer af arbejdsområder kan f.eks. være ansvarlige for almindelige aktiviteter til oprydning af indhold i de arbejdsområder, de administrerer.
• Beslut et tidsvindue for det specifikke indhold: Overvej, hvilket tidsvindue der er relevant for det indhold, du analyserer. Selvom du muligvis har et standardtidsvindue (f.eks. ingen brug inden for tre måneder), kan det være svært at bruge de samme retningslinjer i alle situationer. Se følgende eksempler.
  • 3-måneders standardtidsvindue: Der findes et arbejdsområde til salgsteamet til sporing af kvartalsbonus. Hvis der ikke har været noget forbrug inden for de seneste tre måneder, er hele arbejdsområdet kandidat til tilbagetrækning.
  • kortere 1-måneders tidsvindue: En driftsrapport med daglige salgstal er beregnet til hyppig daglig eller ugentlig brug. Hvis den ikke er blevet brugt inden for den seneste måned, er rapporten kandidat til tilbagetrækning.
  • Længere 1-års tidsvindue: En semantisk model produceres af it-virksomheden én gang om året for at levere rapporter til eksterne auditører. Selvom det ikke har nogen brug i de seneste par måneder, er det vigtigt at bevare den semantiske model. I denne situation er et tidsvindue på mere end ét år berettiget, før det bliver kandidat til pensionering.
  • Undtagelse uden tidsvindue: Et scorecard, der indeholder nøgletal (KPI'er) (Key Key Performance Indicators) bruges af ledere med mellemrum. Selvom brugen ikke er konsekvent, og den har nogle få seere, vil dette specifikke indhold ikke blive taget i betragtning til udfasning udelukkende baseret på lav brug.
• Opret klassificeringer: Beslut, hvilken terminologi du vil bruge konsekvent. Opret almindelige definitioner til at klassificere ord som ofte anvendte, aktivt anvendte, lejlighedsvist anvendte og ubrugte. Overvej, hvordan du anvender disse vilkår for analyse af indholdsforbrug og brugeraktivitetsniveauer. Du kan få flere oplysninger under Opret klassificeringer.
• Vælg relevante forbrugsdata: I de fleste situationer skal du overveje flere målepunkter, herunder samlede faktiske visninger for indhold og samlet antal faktiske brugere (seere) af indhold. Se følgende eksempler.
  • Et stort antal visninger: En rapport kan have et stort antal visninger fra et lille antal brugere. Denne aktivitet kan afspejle personlige BI- og team BI- forbrugsscenarier.
  • Et stort antal brugere: En rapport kan have mange seere fra forskellige områder i hele organisationen. Selvom indholdet bruges bredt, kan de faktiske visninger være sporadiske og inkonsekvente. Denne aktivitet kan afspejle et virksomheds-BI- forbrugsscenarie.
  • Potentielle i forhold til faktiske seere: En Power BI-app eller en rapport kan have tildelt tilladelser, så der er mange potentielle seere. Du kan dog kun se det faktiske forbrug fra en lille procentdel af potentielle seere.
• Find ud af, hvem der skal udføre besøgsanalyse og oprydning: Afhængigt af hvordan indholdsejerskab og -administration håndteres i din organisation, skal du overveje, hvem der skal være ansvarlig for aktiviteter til oprydning af indhold.

Når du planlægger, hvordan du vil udføre en indholdsrensningsanalyse, skal du derefter identificere, hvilket indhold du trækker tilbage.

Identificer det indhold, du trækker tilbage

På dette tidspunkt har du planlagt almindelige aktiviteter til oprydning af indhold og truffet nogle vigtige valg og beslutninger om, hvordan du analyserer indholdet i din lejer. Det er nu tid til at analysere forbrugsmønstre og identificere kandidatindhold, der skal trækkes tilbage. Du vil typisk finde indhold med lavt forbrug og vedligeholdelse, der skal undersøges.

Overvej følgende handlinger for at finde indhold, der er sparsomt brugt og ikke længere vedligeholdes.

• Analysér visninger: Du skal fokusere på antallet af visninger for visuelle elementer, f.eks. rapporter og apps.
  • Sortér elementerne efter de samlede visninger i dit tidsvindue (beskrevet i forrige afsnit). Fokuser på at finde elementer, der ikke bruges eller kun bruges lejlighedsvist.
  • Analysér det seneste forbrug baseret på dit tidsvindue.
  • Kontrollér, om der er en nedadgående tendens sammenlignet med tidligere tidsperioder.
• Analysér forespørgsler: Du skal fokusere på forespørgsler, der er sendt til dataelementer, f.eks. semantiske modeller.
  • Sortér elementerne efter det samlede antal forespørgsler i dit tidsvindue. Fokuser på at finde indhold, der ikke bruges eller kun bruges lejlighedsvist.
  • Analysér det seneste forbrug baseret på dit tidsvindue.
  • Kontrollér, om der er en nedadgående tendens sammenlignet med tidligere tidsperioder.
• Analysér seerne: Nogle gange kan det samlede antal seere af indholdet i dit tidsvindue være relevant, når det også sammenlignes med visningerne og forespørgslerne.
  • Sortér elementerne efter det samlede antal seere i dit tidsvindue.
  • Filtrer seere, der er indholdsoprettere, ejere eller supportteammedlemmer, fra, så du kan fokusere på forbrugere med visningsaktivitet.
  • Filtrer de seere, der kun har brugt rapporten én eller to gange, fra for at se effekten på forbrugstendensen. Det er muligt, at disse brugere ved et uheld har åbnet en rapport.
• Analysér opdateringsdatoer: Kontrollér, hvornår indholdet sidst blev opdateret, for dataelementer (f.eks. semantiske modeller eller dataflow). Hvis den ikke blev opdateret for nylig, understøtter den sandsynligvis konklusionen om, at dataelementerne ikke længere bruges.
• Kontrollér datoerne for opdatering af indhold: Det kan være en god ide at kontrollere, hvornår indholdet sidst blev opdateret eller publiceret igen. Indhold, der ikke er blevet opdateret for nylig, understøtter muligheden for, at det er klar til udfasning.
• Søg efter dokumentation: Før du udelukkende bruger statistikdata, skal du gennemse den dokumentation eller de metadata, der er tilgængelige.
  • Find den dokumentation, der findes til indholdet. Ideelt set bør en rapport indeholde en introduktionsside for at dokumentere dens målforbrug og målgruppe. Denne type oplysninger hjælper seere, og det er især nyttigt, når indholdet bruges uregelmæssigt.
  • Gennemse tilgængelige metadata. En beskrivelse af arbejdsområdet kan indeholde relevante oplysninger om dets tilsigtede brugsmønstre. Et arbejdsområdenavn kan omfatte [Dev] eller [Test] suffikser, der tydeliggør, hvorfor brugen varierer betydeligt.
• Kommunikere med ejeren af indholdet: Når du finder et kandidatelement, der skal trækkes tilbage, skal du spørge om indholdet med kontakt eller dens ejer. De kan have anden indsigt i forventede forbrugsmønstre, der ikke umiddelbart fremgår af statistikdataene for brug. Nogle gange kan det også være nødvendigt at tale med eksperter inden for emnet eller forbrugere af indholdet for at forstå deres fremtidige behov.

Drikkepenge

Hent ubrugte artefakter som administrator REST API er en måde at finde ubrugte elementer på. Vær dog opmærksom på, at API'en søger i de seneste 30 dages historik. I de fleste situationer vil du have et større tidsvindue, så du kan analysere tendenser over tid. Du kan få flere oplysninger under brugeraktivitetsdata og lejerlager.

Forbered tilbagetrækning af ubrugt indhold

På dette tidspunkt har du identificeret indhold, der er en god kandidat til at trække sig tilbage. Derefter skal du udføre nogle forberedende trin, før du arkiverer og sletter den.

• Bekræft omfanget af elementer, der skal slettes: Før du fortsætter, skal du sørge for, at du er klar over, hvad der skal slettes. Normalt er det et helt arbejdsområde eller specifikke individuelle elementer (f.eks. en semantisk model og de rapporter, der bruger den).
• Bekræft afhængigheder: Analysér dataafstamning, og udfør en effektanalyse for at bekræfte, at du har taget højde for alle afhængigheder. Hvis en semantisk model f.eks. udgår, udgår alle rapporter, der er afhængige af den, også.
• Identificer, hvor indhold arkiveres: Det er vigtigt at have en sikkerhedskopi eller et arkivaf indhold, før det slettes. På den måde kan du gendanne den senere, hvis behovet opstår. Arkivlageret skal være et sikkert sted med minimumsniveauet for tilladelser for at sikre, at brugerne ikke ved et uheld finder og bruger det arkiverede indhold. Der er flere muligheder for at oprette et arkiv. Du har muligvis versionsstyring på plads (f.eks. Git-integration). Du kan også vælge at downloade den nyeste fil fra Power BI-tjenesten, før du sletter den. Du har muligvis også en semantisk model backup på plads. Generelt bør du overveje at arkivere indhold i det centrale lager, hvor det er blevet gemt i løbet af dets livscyklus (f.eks. et OneDrive- eller SharePoint-dokumentbibliotek eller et Git-lager).
• Bekræft genoprettelsesplanen: Når du har identificeret, hvor indholdet skal arkiveres (beskrevet i forrige punkt), skal du overveje, hvad din proces vil være, hvis du opdager, at du har brug for at gendanne indhold eller annullere. Du kan f.eks. bede fabric-administratoren om at gendanne et slettet arbejdsområde, forudsat at det gøres i løbet af den opbevaringsperiode. Eller du kan vælge at publicere et bestemt element igen fra det arkiv, du har oprettet. Udfør en test af din genoprettelsesplan, så du er sikker på, at du kan stole på processen.
• Klargør, om godkendelse er påkrævet: Afhængigt af indholdet og dine processer skal du muligvis have godkendelse, før du sletter indhold.
• Opret en ændringslog: Hvis der opstår spørgsmål senere, er det nyttigt at have dokumentation til at referere til, der indeholder det, der er slettet, hvornår, hvorfor og af hvem.
• Bekræft, hvem der skal håndtere sletningerne: Nogle gange er den person, der har besluttet at trække indholdet tilbage, ikke den samme person, der foretager sletningerne. Kontrollér, at alle påkrævede tilladelser er tildelt.
  • Slet et arbejdsområde: Der er to måder at slette et helt arbejdsområde på. Hver måde kræver forskellige tilladelser.
    • Rollen arbejdsområdeadministrator er relevant, når den bruger, der håndterer sletningen, har tilladelse til at få adgang til alt indhold i arbejdsområdet.
    • Rollen som Fabric-administrator er velegnet til lejeradministratorer, der ikke kræver direkte adgang til indholdet. I dette tilfælde udfører de sletningen fra administrationsportalen.
  • Slet ét element: Der kræves en arbejdsområderolle bidragyder eller nyere for at slette et enkelt element fra et arbejdsområde.
• Bekræft, hvornår sletningerne skal udføres: Da indholdet ikke bruges aktivt, bør datoen og klokkeslættet for sletningen ikke betyde noget. For at minimere risikoen har nogle organisationer dog et godkendt ændringsvindue.
• Kommuniker med ejeren af indholdet: Giv kontakterne eller ejeren besked om, at indholdet arkiveres og slettes. Normalt behøver forbrugerne af indholdet ikke at få besked om inaktivt indhold. Selvom brugerkommunikation af og til kan være passende, skal du være opmærksom på situationer, hvor brugerne vil være meget modstandsdygtige over for at miste ubrugt indhold, fordi de ikke er sikre på, om de får brug for det i fremtiden.

Seddel

Opbevaringsperioden for gendannelse af et samarbejdsarbejdsområde kan være forskellig fra et personligt arbejdsområde. Indstillingen Definer opbevaringsperiode for arbejdsområder lejer bestemmer, hvor længe indholdet kan gendannes, efter at det er blevet slettet. Du kan få flere oplysninger under opbevaring af arbejdsområder.

Arkivér og slet ubrugt indhold

På dette tidspunkt har du identificeret indhold, der kan udgå, og taget de nødvendige forberedende skridt til at fjerne og arkivere det. I dette sidste trin skal du fjerne indholdet. Det drejer sig om at følge op på de beslutninger og planer, der er beskrevet i forrige afsnit.

• Arkivér indholdet et sikkert sted: Der er flere måder, du kan sikkerhedskopiere indholdet på, og give dig mulighed for at gendanne det, hvis det er nødvendigt (beskrevet yderligere i forrige afsnit).
• Slet indholdet: Det sidste trin er at slette hele arbejdsområdet eller individuelle elementer efter behov (beskrevet yderligere i forrige afsnit).

tjekliste – Når du planlægger at trække indhold tilbage og arkivere indhold, omfatter vigtige beslutninger og handlinger:

• Plan for oprydningsaktiviteter for indhold: Bestem, om omfanget af analysen skal være på lejerniveau, domæneniveau eller arbejdsområdeniveau. Overvej også, hvem der skal udføre besøgsanalysen.
• Beslut, om et tidsvindue: På baggrund af egenskaberne for det specifikke indhold skal du bestemme det bedste tidsvindue til identifikation af kandidater til tilbagetrækning.
• Vælg forbrugsdata: Overvej, hvilke forbrugsdata der er relateret til indholdsvisninger og seere, der er vigtigst for indholdet.
• Opret klassificeringer: Beslut, hvilke klassificeringer du vil bruge til ensartet mærkatindhold, når du analyserer forbrugsmønstre.
• Analysér forbrugsstatistikker: Undersøg visninger, forespørgsler, seere, opdater og opdater aktiviteter. Sortér, filtrer og analysér dataene for at finde elementer, der er kandidater til tilbagetrækning.
• Kommuniker med ejeren: Kontakt ejeren af indholdet for at bekræfte dine resultater eller for at få yderligere indsigt i forventede forbrugsmønstre. Sørg for at koordinere arkiverings- og sletningsaktiviteter med dem.
• Analysér dataafstamning, og udfør effektanalyse: Undersøg afhængigheder. Bekræft omfanget af det indhold, der skal slettes.
• Find ud af, hvordan og hvor indhold skal arkiveres: Beslut, hvilken metode der skal bruges til sikkerhedskopiering af indhold.
• Bekræft opbevaringsperioden for arbejdsområdet: Få vist Definer opbevaringsperioden for arbejdsområder lejerindstilling for at forstå, hvad opbevaringsperioden for slettede arbejdsområder er angivet til i din organisation.
• Bekræft og test genoprettelsesplanen: Planlæg, hvordan du gendanner indhold fra arkivet, hvis det bliver nødvendigt. Test din genoprettelsesplan for at sikre, at den er pålidelig.
• Bekræft tilladelser: Bekræft, at de nødvendige tilladelser er tildelt den bruger eller administrator, der skal udføre sletningerne.
• Arkivér indholdet: Gem en sikkerhedskopi af indholdet på en sikker placering, der ikke er tilgængelig for forbrugere.
• Slet indholdet: Slet hele arbejdsområdet eller individuelle elementer efter behov.

Relateret indhold

Du kan finde flere overvejelser, handlinger, beslutningskriterier og anbefalinger for at hjælpe dig med din Power BI-implementering under planlægning Power BI-implementering.