Kom i gang med at indføre Microsoft Syntex
Microsoft Syntex er en cloudbaseret tjeneste, der anvender kunstig intelligens til at automatisere behandling af indhold og udtrækning af viden. Det hjælper dig med at transformere dit indhold til strukturerede data, der nemt kan søges i, analyseres og genbruges.
Microsoft Syntex tilbyder en række use cases til at forbedre indholdsstyringen i en virksomhed. Her er nogle eksempler på, hvordan den kan anvendes:
Generér automatisk rutinedokumenter – Ansæt indholdsassembly for at oprette moderne skabeloner til filer, der skal genereres regelmæssigt, f.eks. rutinemæssige vedligeholdelsesrapporter.
Generér dokumenter samlet – Anvend indholdsassembly til at generere store mængder lignende dokumenter, f.eks. kontraktfornyelser.
Håndter indgående dokumenter – Brug Microsoft Syntex til at administrere og behandle indgående forretningsdokumenter, f.eks. forsikringsformularer, virksomhedsgodkendelser og lejekontrakter.
Gør det nemmere at finde oplysninger – Brug Microsoft Syntex til at forbedre forretningsdokumenters og medarbejderoplysningers synlighed og anvendelighed i dokumentbiblioteker, f.eks. politikker og procedurer.
Find oplysninger om indhold – Centraliser, organiser og hent indhold ved hjælp af Microsoft Syntex for at gøre det nemmere at finde bestemte oplysninger, f.eks. patentoplysninger.
Dokumentoverholdelse – Anvend Microsoft Syntex som en hjælp til at overholde opbevarings- og følsomhedskrav til dine forretningsdokumenter, herunder hændelses- eller konferencefiler.
Identificer forretningsscenarier
Hvis du vil forberede dig på at bruge Microsoft Syntex i din organisation, skal du først forstå de scenarier, hvor det vil være nyttigt. "Hvorfor" hjælper med at bestemme, hvilke funktioner der er mest nyttige, og om dokumentbehandling er påkrævet, hvilken modeltype der er nødvendig. For at opfylde et forretningsresultat kan det være nyttigt at kombinere flere Microsoft Syntex funktioner. Brug eksempelscenarierne og use cases til at spørge om, hvordan du kan bruge Microsoft Syntex i din organisation.
Indhold er organisationens livsblod. Mange afdelinger i din organisation er ansvarlige for at behandle data og gør det muligvis i dag med en blanding af manuelle eller halvautomatiske processer, der involverer flere trin. Brug af Microsoft Syntex-funktioner kan hjælpe dig med at forbedre organisationens praksis for administration af indhold, herunder:
Angiv avanceret søgning og filtrering for at forbedre søgesøgning og hentning.
Angiv betinget formatering for nemt at få vist og filtrere dokumenter.
Opret en Power BI-rapport med et enkelt klik ved hjælp af udtrukne metadata.
Opret regler i dokumentbiblioteket eller forretningsarbejdsprocesser via Power Automate.
Sørg for overholdelse via anvendelse af opbevarings- og følsomhedsmærkater.
Overvej din indholdslivscyklus
Når du tænker på den typiske livscyklus for indhold, hvor indhold oprettes og genoprettes, er der mange funktioner i Microsoft Syntex, der kan hjælpe din virksomhed, til at forstå og behandle indhold samt til at finde og søge indhold.
Oprettelse og genbrug af indhold
I indholds livscyklussen kan der være brugssager til at automatisere oprettelse af indhold, især indhold, der er transaktions- eller standardiseret, og indholdsassembly kan være nyttigt til dette. Indholdsassembly kan automatisk generere gentagne standardforretningsdokumenter, f.eks. kontrakter, arbejdsopgørelser, serviceaftaler, samtykkebreve, salgspladser og korrespondance.
Når du har identificeret gentagne dokumenttyper, skal du identificere den datakilde, der kan bruges som kilde til dokumenterne. Hvis du har en liste eller datakilde til at udfylde dokumenterne, kan du gøre det hurtigere, mere ensartet og med færre fejl ved at oprette moderne skabeloner og bruge disse skabeloner til at generere dokumenter. Hvis du vil bruge denne funktion, skal der konfigureres et Azure-abonnement i Microsoft Syntex konfigureret.
Samarbejd om indhold
Funktionen anmærkninger i Microsoft Syntex bruges til at føje noter og kommentarer til indhold i dokumentbiblioteker – enten til dig selv eller til at samarbejde med andre. Funktionen anmærkninger kan bruges uden at ændre de oprindelige filer, så de oprindelige poster bevares.
Anmærkningsværktøjer omfatter i øjeblikket pen og overstregningstusch, hvor farver kan vælges sammen med et viskelæder til fjernelse af pennestrøg og tidligere anmærkninger. Når du har konfigureret et Azure-abonnement i din lejer til Microsoft Syntex, aktiveres denne funktion for dine brugere. Det kan være en god idé at overveje at angive oplysninger til slutbrugerne om funktionen, især til forretningsgrupper, der kan fremhæve eller anmærke dokumenter.
Indholdsforståelse og -behandling
Brug af Microsoft Syntex til at automatisere klassificeringen og dataudtrækningen fra indholdet ved hjælp af dokumentbehandling og taksonomimarkerings- eller billedmarkeringsfunktioner kan spare tid og penge, samtidig med at risikoen for stavefejl eller mistede oplysninger minimeres.
Microsoft Syntex kan udføre forskellige typer opgaver på tværs af dit indhold, herunder klassificering, udtrækning og nøgleord. I følgende tabel vises disse opgaver og relaterede funktioner.
| Opgave | Beskrivelse | funktionen Microsoft Syntex |
|---|---|---|
| Klassificering | Identificerer den type indhold, filen repræsenterer (f.eks. en rapport, en faktura eller en formular) | Ustruktureret dokumentbehandling |
| Udvinding | Identificerer oplysninger, der er baseret på et objekt fra et dokument |
Struktureret dokumentbehandling Dokumentbehandling i kombinationstegning Færdigbygget dokumentbehandling Optisk tegngenkendelse |
| Nøgleordsmærkning | Foreslår oplysninger baseret på en egenskab i eller beslutning om et dokument ved hjælp af nøgleord |
Taksonomimarkering Billedmarkering |
Indholdsoverholdelse
Modellerne til dokumentbehandling kan også bruges til at tilføje overholdelse ved at få dem til at anvende følsomhedsmærkater og opbevaringsmærkater på indhold, der føjes til dokumentbiblioteker med modeller, der er konfigureret med dem.
Når indholdstypen og metadataene er tilgængelige i et dokumentbibliotek, kan virksomhedsbrugere udføre mange handlinger på dataene, herunder oprette nye visninger af indholdet, oprette rapporter, flytte indhold baseret på visse oplysninger, der findes ved hjælp af regler, og oprette arbejdsprocesser for forretningsprocesser til godkendelser, føje data til andre systemer, generere arbejdsordrer og mange andre opgaver, der kan være udført manuelt.
Registrering af indhold
Brug af funktioner til dokumentbehandling i Microsoft Syntex kan forbedre søgeoplevelsen, da hver enkelt del af metadata, der udtrækkes fra indhold nu, kan søges i. Funktionen indholdsforespørgsel giver dig mulighed for at udføre specifikke metadatabaserede forespørgsler på SharePoint-dokumentbiblioteker. Du kan foretage hurtigere og mere præcise forespørgsler baseret på specifikke kolonneværdier for metadata i stedet for blot at søge efter nøgleord.
Ud over at klassificere og udtrække data fra indhold, der er føjet til et SharePoint-bibliotek, kan din organisation have indhold, der i øjeblikket er låst i billeder, som er udfordrende at finde. Med ocr-tjenesten (optical character recognition) i Microsoft Syntex kan du udtrække trykt eller håndskrevet tekst fra billeder og dokumenter. Eksempler på billeder omfatter plakater, tegninger og produktmærkater. Eksempler på dokumenter omfatter artikler, rapporter, formularer og fakturaer. Teksten udtrækkes typisk som ord, tekstlinjer og afsnit eller tekstblokke, hvilket giver adgang til digital version af den scannede tekst. De udtrukne oplysninger indekseres i søgningen og kan gøres tilgængelige for funktioner til overholdelse af angivne standarder, f.eks . forebyggelse af datatab (DLP).
Plan for at komme i gang
Når du kommer i gang med Microsoft Syntex, skal du vurdere organisationens aktuelle tilstand og behov med hensyn til indholdsstyring, behandling og analyse. Det kan hjælpe med at identificere specifikke vigtige indholdslagre, der bruges af grupper i din organisation, og drøfte deres aktuelle forretningsprocesser og scenarier med disse teams. Er der tilfælde, hvor de i øjeblikket administrerer indhold manuelt, som kan automatiseres? Disse kan omfatte tilfælde, hvor de håndterer indtag af standardformularer eller dokumenter, f.eks. HR-dokumenter eller indkøbsordrer til behandling, eller hvis de genererer gentaget indhold i stor skala, f.eks. tilbudsbreve eller forslag. Eller områder, hvor de udfører deres anmærkninger via pen og papir eller et tredjepartsprogram, hvor du nu kan gøre dette i dit eksisterende SharePoint-miljø.
Når du overvejer, hvilke forretningsscenarier du skal overveje, kan du stille dig selv følgende spørgsmål:
- Er det løse et reelt problem?
- Vil det blive anvendt i vid udstrækning eller have bred indvirkning?
- Kan den hentes?
- Kan du måle succes?
De Microsoft Syntex kommandoer i Microsoft 365 Assessment Tool kan også hjælpe med at identificere potentielle områder i dit SharePoint-miljø, der kan drage fordel af Microsoft Syntex funktioner.
Hvis du ikke er sikker på, hvor du skal starte, kan du overveje at tjekke de Microsoft Syntex webstedsskabeloner, der er tilgængelige i din lejer, når du har konfigureret Microsoft Syntex og konfigurere dit Azure-abonnement. Disse skabeloner er tilgængelige på alle teamwebsteder og er færdigbyggede, klar til installation og kan tilpasses. Brug disse skabeloner til at kickstarte et professionelt websted til at administrere, behandle og spore status for forretningsdokumenter i din organisation ved hjælp af flere Microsoft Syntex funktioner. Disse websteder kan hjælpe dig med at demonstrere funktioner til forretningsteams og kickstarte envisionering og scenarieudvikling for din organisation ved at illustrere, hvordan funktionerne kan tilføje værdi for forretningsområder som kontraktstyring og regnskab.
Identificer roller og ansvarsområder
Når du bestemmer, hvem i din organisation der skal være involveret i dine Microsoft Syntex projekter, hjælper det med at kortlægge de påkrævede funktioner. Rollerne i følgende tabel kan være involveret, afhængigt af de funktioner du vælger at bruge.
Hvis du f.eks. fokuserer på dokumentbehandling, er SharePoint-administratorrollen nøglen til oprettelse og administration af indholdscentre, der er nødvendige for at administrere modeller i stor skala. Hvis du fokuserer på funktioner som OCR og overholdelse af angivne standarder, skal administratoren af Purview-overholdelse være påkrævet. Hvis taksonomimarkering vil blive fulgt, er det vigtigt at forstå administrationen af virksomhedens ordbank eller for at afgøre, om du vil bruge et indholdscenter.
| Administrator | Krav | Ansvar |
|---|---|---|
| Azure-abonnementsadministrator | Microsoft Entra rolle | Konfigurer indstillingerne for Azure-abonnementer, gennemse Microsofts omkostningsstyring i Azure-data |
| Purview Compliance Administrator | Microsoft Entra rolle | Planlæg indstillinger for overholdelse af regler og standarder, f.eks. følsomhedsmærkater og opbevaringspolitikker og OCR-indstillinger |
| SharePoint-administrator | Microsoft Entra rolle | Indsaml use cases for virksomheder, find ud af, om funktioner skal aktiveres på tværs af alle websteder eller for valgte websteder Administrer indholdscentre og tilladelser Fastlæg bedste praksis, og gennemse modelanalyser |
| Power Platform-administrator | Microsoft Entra rolle | Konfigurer Dataverse-miljøet (hvis det er nødvendigt) til freeform-modeller og strukturerede modeller |
| SharePoint-ordbankadministrator | Konfigureret af SharePoint-administrator i SharePoint Administration | Administrer virksomhed ordsæt, find ud af, om slutbrugere kan ændre visse ordsæt |
| Microsoft Syntex virksomhedsbruger (administration af modeller, brug af indholdsassembly) | Tilladelser, der administreres på webstedsniveau eller i indholdscentre Indhold skal indtaste redigeringstilladelser Tilladelser til administration af lister i SharePoint, hvor du vil publicere modeller eller bruge funktioner til indholdsassembly |
Indsaml use cases for virksomheder Opret, oplær og anvend modeller |
Overvejelser i forbindelse med konfiguration og konfiguration
Planlægning af en udrulning af Microsoft Syntex omfatter bestemmelse af, hvilke funktioner du aktiverer og planlægger for omkostninger, ved hjælp af Microsoft Syntex omkostningsberegner som hjælp til at forudsige omkostninger for Microsoft Syntex, især når der kommer betalt efter forbrug-tjenester. Dette værktøj giver dig en bedre forståelse af din organisations forbrugsmønstre og anslåede omkostninger, så du kan træffe mere velunderbyggede beslutninger. Det er også nyttigt sammen med Microsoft 365 Assessment Tool, som analyserer din informationsarkitektur og fremhæver biblioteker med kundeindholdstyper og udvidede kolonner, der kan drage fordel af Syntex-drevet automatisering.
Parathedstjekliste
Hvis du vil være klar til at implementere Microsoft Syntex, skal du gøre følgende:
Planlæg sluttilstanden
- Plan for udnyttelse af værdien af Microsoft Syntex funktioner i områder som:
- Søg
- Filtrering og visningsformatering
- Overholdelse af regler og standarder
- Automatisering
- Plan for udnyttelse af værdien af Microsoft Syntex funktioner i områder som:
Identificere
- Forstå brugen af eksisterende informationsarkitektur og indholdsstyringsfunktion.
- Er eksisterende indholdstyper velegnede til modeller?
- Hvilke eksisterende processer vil blive forbedret ved hjælp af metadata?
- Hvor meget indhold vil du behandle?
Design
- Design din tilgang til informationsarkitektur, administrerede metadata og indholdstyper.
- Design processen til definition, oprettelse og administration.