規劃內部網路控管
當您規劃新的內部網路專案時，請考慮如何控管網站架構和內容。 您的內部網路治理計劃應該建立在 Microsoft 365 的整體治理計劃內容中。 作為數位工作場所中的重要商務解決方案，您的內部網路有自己的獨特治理需求和期望，特別是因為其全組織的焦點和影響。
規劃內部網路治理應該在 探索階段 進行， 以確保所有項目關係人都有共同的願景和目標。 構想只是開始。 您的內部網路治理計劃會隨著組織的發展而演進，並隨著新功能新增至 SharePoint 和 Microsoft 365 而演進。
良好的治理計劃有助於定義內部網路的優先順序，並有助於防止內容擴縮。 它也可確保清楚定義和傳達角色和責任，而且在理想的情況下，會併入作業描述或效能目標中。 通常將內部網路與其他解決方案區隔的其中一個層面是參與建立和維護內容的人員數目。 若要確保持續成功，請務必確定您的每個內部網路項目關係人和使用者都瞭解其角色和責任。
內部網路治理也包含原則和程式，但遠超過這些原則和程式。 內部網路治理應包含用戶訓練、監視使用方式、用戶行為，以及將期望傳達給所有相關項目關係人的方案。 這就是建立治理計劃文件的困難之處。 很難建立一份文件來處理這些多個物件，而且可以透過鼓勵遵循和採用的方式進行溝通。
與其建立檔或一系列檔，請考慮在單一位置建立納入訓練和控管的資源網站。 思考如何將「如何」 (訓練) 與「應如何」結合 (控管) ，如此一來，當內部網路使用者造訪您的用戶資源目的地時，他們就能瞭解內部網路的「設計原因」和「如何」，並以您實作的方式進行控管。
您可以考慮使用 Microsoft 365 學習路徑 網站作為可能的起點，或建立自己的用戶資源中心，以整合或補充學習路徑內容。
備妥有效的治理計劃可讓內部網路進行決策制定程式。 藉由定期檢閱和修訂治理計劃，您可以協助確保您的內部網路仍然是組織的重要資產。
治理小組
內部網路治理是重要的商業資產，必須反映企業項目關係人的目標，以及貴組織的法律和法規環境，而不只是IT部門的期望。 建立治理小組，其中包含組織中重要商務項目關係人群組的核心成員，以及IT。
治理小組並沒有神奇的大小，但應該小到足以讓您輕鬆地做出決策並具有足夠的代表性，以納入「企業的聲音」和IT。 當您有超越小組專業知識的特定主題要檢閱時，您可以帶入外部成員 (例如法律或記錄管理) ，以確保您的決策符合組織的條件約束。
您的治理小組可能會在內部網路規劃期間頻繁開會，然後隨著時間較不頻繁。 目標是要建立適用於內部網路和小組成員的節奏。 由於治理對於您的內部網路成功具有持續的角色，因此當您啟動時，不應將治理小組停用。
治理計劃元素
在內部網路治理方面，沒有「一個大小完全相符」的模型。 事實上，針對不同類型的內容，您的內部網路治理計劃可能不同。 例如，針對面向整個組織的網站，您可能想要有更正式的原則和更嚴格的治理指導方針，而對於目標更明確的內容，例如個別部門的內容或單次事件 (請參閱圖 1) 。 最佳方法是查看不同的元素，並思考貴組織的重要或必要專案。 請考慮您的對象和組織文化，以引導您的決策和方法，以及整體Microsoft 365 治理期望。
圖 1： 根據內容的「觸達」，您的治理決策可能會有不同的 (和更嚴格的) 。
至少，請將上述每個元素視為內部網路治理規劃工作的一部分。
- 視力
- 原則和指導方針
- 網站布建和解除委任
- 信息架構和搜尋
- 品牌
- 內容管理
- 安全性和資訊管理
- 角色和責任
- 意見反應
- 訓練和支援
- 測量
視力
視覺聲明概括描述您想要透過內部網路達成的目標，基本上解決方案如何為組織和每位個別員工提供價值。 使用內部網路視覺聲明來引導您的治理計劃。 請確定願景是清楚的，因為您記錄治理計劃所需的正式程度和深度應該與您想要達到的結果一致。
清楚的願景聲明可為您需要為治理計劃做出的決定取捨提供重要指引。 例如，如果您的內部網路願景是要提供組織知識和資訊的重要來源，您可能不希望完全不受控制的環境具有非結構化和「無法定義」的內容。 在此情況下，沒有控件的非結構化環境無法預測，而且可能會與所需的業務成果不一致。 在不同的案例中，某些使用者可能會有建立實驗性位置的目標，讓新的網站擁有者可以建立「練習」網站來試用新技能或測試替代方法來解決特定商務問題。 針對此使用案例，過度限制的治理計劃可能不太有意義。 您可能會判斷您不想要支援不限數量的「練習」網站，因此您可能會想要治理原則，指出所有「測試」網站都會在一段特定期間後刪除。 但是，對於這些練習或測試網站而言，非結構化環境沒問題。 您只能知道何種治理層級是理想的，因為您有清楚的願景。 此願景提供內容和治理投資的架構。 一旦您清楚瞭解內部網路願景，您的治理小組就可以使用該願景來引導治理決策。
您的內部網路願景包括定義擁有權。 對於哪個組織實體應該「擁有」內部網路，並沒有正確答案，而且內部網路擁有權通常是由多個組織單位共用。 不過，大部分的內部網路專業人員都同意有一個組織不應該是獨佔內部網路擁有者 – IT。 IT 無法為企業建置內部網路。 IT 只能建置具有業務和業務承諾的內部網路。 成功的內部網路擁有企業的風雲人物和擁有者，最好是在執行層級。
原則和指導方針
原則會定義內部網路的規則和指導方針。 從治理的觀點來看，原則通常是由法規、法規或組織需求所驅動。 用戶預期會符合沒有偏差的原則。 如果您的組織受到法規監督，請確定您可以強制執行原則，因為無法執行此動作，可能會將您的組織設為「不符合規範」。 通常會建立指導方針來鼓勵一致的做法。 在許多情況下，指導方針是更多建議，但原則是需求。
例如，請考慮網站擁有權。 原則可能會指出「所有 SharePoint 網站都有主要和次要聯繫人負責網站及其內容」。 相關的指導方針可能會指出「網站聯繫人列在網站首頁左下角的網頁元件中」。 此指導方針可能會成為主要功能網站的原則，但仍為主題特定微網站的指導方針或建議。 另一個原則範例是組織外部的人員可以存取整個內部網路，還是只能存取個別網站。 此原則的預設值可能是沒有外部存取，但可能有一個程式允許例外狀況，讓特定夥伴用戶能夠存取某些內部網路網站。
每個組織都有自己的一組原則和指導方針。 一般主題應包括內容監督、網站設計、品牌和用戶體驗、網站管理和安全性。
確保成功的步驟：
- 確認您的內部網路原則和指導方針不會與更廣泛的組織原則和您針對 Microsoft 365 的整體治理決策發生衝突。
- 發佈可讓用戶輕鬆找到並遵循的原則和指導方針。 某些原則可能需要針對「所有使用者」發佈，而其他原則則可能需要受到保護，以保護應用程式的完整性。 請考慮建立治理網站，而不是檔，以利發佈和「取用」治理原則和指導方針。
- 您可以隨時隨地使用功能來自動套用原則和指導方針。 例如，您可以在 Microsoft 365 中強制執行具有 資訊保護功能 的內容管理和保留原則。 您可以使用 網站設計 ，在網站建立時內嵌最佳做法，以鼓勵遵循設計指導方針。 確保遵循原則的最佳方式是確保網站擁有者和作者不需要考慮這些原則。 請盡可能地嘗試自動化，以及在您無法自動化的地方，規劃提供訓練以確保網站擁有者和內容作者清楚瞭解治理期望。
- 定期檢閱和修訂原則和指導方針，使其符合組織需求。
請針對您的內部網路原則和指導方針考慮下列主題：
- 外部共用 – 組織外部的人員可以存取內部網路網站嗎？
- 內部網路文件的預設共享連結 - 請考慮將所有內部網路網站的預設值設定為「具有現有存取權的人員」，以確保網站擁有者不會意外建立連結，讓訪客編輯密鑰內部網路檔。
- 網站導覽 – 適用於個別網站和整個內部網路。
- 網站設計 - 包括部門首頁上重要網頁元件位置等專案的指引。 您希望所有網站都遵循類似的模式，讓用戶可以在從網站移至網站時輕鬆找到重要內容嗎？ 若是如此，您可能想要套用網站設計，以確保網站擁有者能夠輕鬆地遵循您的設計模式。
- 元數據架構和內容類型 - 例如，企業內容類型的原則和整個組織的元數據) 。
- Teams 聊天和 Viva Engage 交談的指導方針 - 不僅包括 Teams 的 傳訊原則 ，以及 如何參與 Viva Engage 交談，還包括 (交談指導方針，例如使用 @mentions 謹慎和組織特定的「do』s and don'ts」) 。
- 使用者配置檔 – 包括對 About me 語句的期望，以及對技能和專業知識的期望 (例如，您必須知道主題，才能在配置檔的技能和專業知識領域中列出該主題？) 。
- 內部網路網站名稱、檔名、 Microsoft 365 組名等的組織原則和指導方針。
網站布建和解除委任
重要的內部網路治理決策牽涉到判斷誰可以建立新的內部網路網站。 您的新 式內部網路架構是「一般」 的，這表示您的內部網路包含許多網站。 您要為新的內部網路網站提供自助模型，還是要透過表單提交和工作流程來管理網站建立？ 這個問題沒有正確的答案，但無論您選擇哪種方法，都需要考慮治理。 管理新網站建立有兩個熱門解決方案：
實作內部網路網站的網站要求程式
您可以輕鬆隱藏在 SharePoint 系統管理中心建立新網站的選項。 如果您這樣做，您想要建立一個程式，讓使用者要求新的內部網路網站。 擁有要求程式可讓您輕鬆地檢閱和追蹤網站要求，並確保您的環境保持「整齊」，但如果檢閱和核准程序花費太多時間，可能會讓使用者感到挫折。 您的布建程式可以使用網站設計來確保一致性，或者您可以手動建立網站以遵循您的設計模式。 布建程式的關鍵部分是確保新的網站擁有者具有適當的指引和訓練，讓他們在完成網站要求時能夠成功。
允許建立自助網站
如果您啟用自助網站布建，您想要考慮提供內嵌最佳做法的網站設計，讓新的網站擁有者從符合治理指導方針的「範本」開始。 您也想要在系統管理中心追蹤新網站，以便與新的網站擁有者進行追蹤，以提供在建立網站之後必須成功的資訊。
除了提供布建新網站的程式，您也想要考慮布建新中 樞 和相關聯中樞的程式。 中樞必須由 SharePoint 系統管理員 和 更新版本布建，因此您必須思考如何規劃及控管新中樞的建立。
當不再需要內部網路網站時，您的記錄管理程式可能會禁止刪除網站和/或內容。 另一個重要的治理決策是規劃如何在法務保存和記錄管理需求的內容中刪除或解除委任內部網路網站。 深入瞭解 Microsoft Purview 合規性檔，包括記錄管理和電子檔探索 (Premium) 。
信息架構和搜尋
妥善規劃 的信息架構 是內部網路成功且效能良好的必要條件。 很難將規劃內部網路資訊架構與規劃內部網路治理分開。 這兩個規劃工作會一起進行，您可能會發現您正反覆且同時思考內部網路的兩個層面。 內部網路治理應涵蓋信息架構的幾個重要層面：
瀏覽架構 – 您的網站和中樞如何相關聯，以支援瀏覽或瀏覽內容的使用者。
頁面架構 – 頁面的指導方針，尤其是網站首頁，有助於在所有內部網路網站之間建立一致的體驗。
元數據架構 – 資料行和內容類型規劃，以支援組織內容和頁面的一致方法。
搜尋體驗 – 了解使用者在不知道內容可能位於架構中的位置時，如何尋找內容，以及如何探索內容。 您可以使用搜尋中的數個功能，包括縮寫、書籤、Q&A、樓面規劃和位置，協助使用者探索內容並改善搜尋結果。 如需詳細資訊，請瞭解如何 讓內容易於尋找 ，以及 搜尋體驗 在 SharePoint 中的運作方式。 您的治理計劃應該包含如何支援和管理搜尋探索屬性的建立。
品牌
品牌標準有助於定義內部網路的外觀與風格。 這些標準會反映在網站和頁面設計中。 您的品牌標準可以包含使用影像的標準，包括僅使用內部網路頁面上 組織資產庫 中符合品牌標準的影像或圖示的需求，以及僅針對網站使用符合品牌規範 之自定義主題 的需求。 您的標準可能會針對不同類型的網站或具有不同存取層級的網站，規定特定的主題。 您的標準可能也包括內容撰寫標準，例如語音調、拼字慣例、 輔助功能標準，以及其他支持組織品牌的指導方針。 深入瞭解 SharePoint 中的商標。
內容管理
內容管理是內部網路治理計劃中最重要的部分之一。 許多內部網路使用者抱怨內部網路搜尋– 找不到他們要尋找的內容。 問題最常與搜尋無關;問題是治理計劃中沒有任何內容管理！
一些常見的內容問題包括：檔案通常是重複的，而不是連結的，因此搜尋會尋找相同檔的多個復本，而搜尋人員不知道哪一個是正確的版本。 檔名通常包含版本號碼，而不是允許 SharePoint 管理版本，因此搜尋會尋找檔的所有不同版本，而不只是最新的版本，讓搜尋程式更難找到檔案的目前版本。
您的治理計劃應該包含下列重要內容管理概念：
內容建立
- 內容應該在哪裡發佈？ 例如，如果我不是檔的「擁有者」，我應該將它發佈到我的內部網路網站嗎？ 或者，我應該尋找擁有者並要求他們發佈它，以便新增連結嗎？
- 是否有建立內部網路內容的指導方針？ 例如，什麼是適當的語調，以及是否有在頁面上組織內容的特定指導方針？ 內容作者何時應該建立內部網路的檔，以及何時應該建立頁面？
- 內容作者是否需要遵循輔助功能標準？ 請考慮這 8 個秘訣 ，從Microsoft技術社群) 上的 IT 人員 部落格建立可存取的 SharePoint 頁面 (。
- 檔案應該如何命名？ 您的控管內容是否應該包含檔案命名建議，例如不要在檔名中包含版本號碼？
資訊保護
- 您的組織是否需要保護特定類型的敏感性資訊？ 如果是，您的治理計劃 (和部署) 使用 Microsoft 365 信息保護 功能，例如敏感度標籤和保留原則嗎？
內容檢閱
- 您要 使用Power Automate 設定流程 ，以在特定時間間隔觸發內部網路內容檢閱嗎？
- 誰負責檢閱內容，以及以何種頻率檢閱？ 是網站擁有者、內容作者或其他角色？ 不同類型的網站或不同類型的內容預期是否不同？
內容處置
- 您是否需要在部分或所有內容上實作 記錄保留 原則，以避免意外刪除？
安全性和資訊管理
您的治理計劃不應只包含 應 在內部網路上張貼的內容，還應包含 不應 張貼在內部網路的內容指導方針。 您可以使用 自動化資訊保護 功能來強制執行某些原則，但您想要為網站擁有者和內容作者提供訓練和指引，以確保他們在網站和內容的安全性和資訊管理方面瞭解其責任。
角色和責任
角色和責任描述每位員工個人或角色 (，例如網站擁有者) 如何負責確保內部網路成功。 記錄角色和責任是內部網路治理計劃的重要層面。 若要確保重視內部網路責任，與人力資源組織合作以確保內部網路責任是作業描述或效能目標的一部分，會很有説明。
在任何組織中成功支持內部網路是「需要一個地段」。 您需要一個小組，而且小組可能包含您偶爾使用的特製化角色，例如開發人員建立自定義網頁元件、永久角色，例如內部網路網站管理是其工作的一小部分的網站擁有者，以及整個工作責任涉及內部網路管理之人員的其他永久角色。 某些組織發現在卓越中心組織其內部網路資源很有説明，其中可能包含IT人員的全時成員，並以在組織內不同商務群組中工作的虛擬成員來補充。 其他人則擴充其集中式員工，以包含「內部網路風雲人物」，其藉由自願協助確保內部網路成功，將支援小組延伸到各種部門和地理位置。
無論誰在您的「身分」中，每個人都瞭解自己的角色，以及他們負責內部網路的哪些層面非常重要。 圖 2 顯示內部網路網站擁有者的角色和責任描述範例。
要為內部網路治理計劃考慮的一些重要角色包括：
- 內部網路指導委員會
- 內部網路企業擁有者
- 內部網路技術擁有者
- 公司通訊
- 訓練
- 內部網路治理小組
- 網站擁有者
- 中樞擁有者
- 網站成員/編輯器
- 網站訪客
- Viva 與社群擁有者互動
- Viva Engage 社群成員
- 小組擁有者
- 小組成員
- 內部網路/SharePoint/Microsoft 365 風雲人物
意見反應通道
您的內部網路治理計劃應該納入一個機制，以收集內部網路使用者的意見反應。 這包括用來收集意見反應的車輛 ，例如，從主網站頁尾連結的Microsoft窗體， 也包含收集和處理意見反應的機制，並根據意見反應採取動作。 即使您不打算立即採取動作，還是建議您認可所有意見反應。
訓練和支援
如果您不納入為所有使用者提供訓練和支援的方法，尤其是網站擁有者，您的內部網路將不會成功。 加強治理原則和指導方針的最佳方式是將它們建置到您的訓練中。 換句話說，不要提供只會顯示「作法」的訓練 – 請確定您的訓練也包含您的原則和指導方針 – 治理計劃的「應如何」層面。
提供網站擁有者和其他內部網路使用者可以找到訓練和控管資訊的專用網站會很有説明。 您可以如先前所述建立自己的「用戶資源中心」，或使用第三方或Microsoft提供的訓練環境。 若要確保您的訓練內容一律是最新的，您可以連結至Microsoft訓練平臺上的內容，例如Microsoft Office 說明和訓練及Microsoft Learn。 您也可以將 support.office.com 訓練內嵌到您自己的環境中，方法是在租使用者中部署 Microsoft 365 學習路徑 ，並調整內容以包含您的治理原則和指導方針。
您可以將 自定義磚新 增至組織配置檔，或直接在 Microsoft 365 中新增 自定義說明連結 ，協助內部網路使用者尋找您的訓練內容。
測量
您的內部網路測量計劃應該符合針對 內部網路視覺所定義的成功準則。 它應該定義用來追蹤成功的計量和分析、任何相關聯的 KPI，以及用來評估計量並採取動作來進行改善的程式。
尋找不只是頁面檢視的計量。 只因為已檢視頁面，並不表示它會為使用者增加價值。 請改為查看測量商業價值的計量。 例如，您是否看到與費用處理相關的支援票證較少，因為您的內部網路已更新，以包含有關費用報告的更好且更最新內容？ 您是否看到關於如何上傳文件的技術支援中心通話較少，因為您已更新訓練內容，並使其更容易存取？ HR 代表是否因為 HR 內容的組織更有效率而花費更多時間處理唯一問題？
如果您的初始設計計劃識別出重要的業務成果，或是要求用戶輕鬆存取其作業所需的資訊，請在部署或更新內部網路之後重複此程式，以識別內部網路更新或投資的業務影響。 使用網站擁有者和使用者的質化意見反應來補充此數據，以建立內部網路和治理計劃有效性的全面評估。 不要擔心解除委任不再相關的內容或網站。 您可以使用計量來識別重複、過期和無關的內容和網站，以優化內部網路值。