共用方式為

使用 Power Automate 建立和測試核准工作流程

  • 發行項

您可以使用 Power Automate 跨數個服務管理文件或程序的核准，這些服務包括 SharePoint、Dynamics 365、Salesforce、商務用 OneDrive、Zendesk 或 WordPress。

若要建立核准工作流程，請將核准 - 開始並等待核准動作新增到任何流程中。 新增此動作之後，您的流程就可以管理文件或程序的核准。 例如，您可以建立文件核准流程以核准發票、工單或銷售報價。 您也可以建立程序核准流程以核准休假要求、加班工時或旅行計劃。

核准者可以從他們的電子郵件收件匣、Power Automate 中的核准中心或 Power Automate 應用程式回覆要求。

建立核准流程

以下是我們將建立和測試之流程的概觀：

核准流程。

資料流程會執行下列步驟：

  1. 從有人在 SharePoint Online 清單中建立休假要求開始。

  2. 將休假要求新增至核准中心，然後透過電子郵件傳送給核准者。

  3. 將核准者的批覆以電子郵件傳送給要求休假的人員。

  4. 以核准者的批覆備註來更新 SharePoint Online 清單。

提示

有關將 SharePoint 與 Power Automate 一起使用的詳細資訊，請移至 SharePoint 文件。

重要

一律遵循 SharePoint 安全性最佳作法和組織的最佳作法，以確保環境安全。 安全性不在本文的討論範圍之內。

先決條件

若要完成此教學課程，您必須有權存取：

  • Power Automate。
  • SharePoint Online 清單。
  • Office 365 Outlook 和 Office 365 使用者帳戶。

注意

雖然我們在此逐步解說中使用的是 SharePoint Online 和 Office 365 Outlook，但您也可以使用 Zendesk、Salesforce 或 Gmail 等其他服務。 如果您使用的是 SharePoint 2010，請參閱 SharePoint2010 工作流程淘汰

建立流程之前，請先建立 SharePoint 線上清單。 稍後，我們將使用此清單來要求核准休假。

在 SharePoint Online 清單中建立這些資料行：

Column 類型​
名稱 單行文字
開始日期 日期和時間
結束日期 日期和時間
註解 單行文字
已核准 是/否
主管意見 單行文字

請記下 SharePoint Online 清單的名稱和 URL。 稍後設定 SharePoint - 建立項目時觸發程序時，您需要這些項目。

建立自動化雲端流程

  1. 登入 Power Automate。

  2. 在左側導覽窗格中選取 我的流程。

  3. 在左上角的功能表中，選取 新增流程>自動雲端流程。

新增觸發程序

  1. 為您的流程命名。

  2. 在 選擇您的流程觸發程序 下，選取 建立項目後 - SharePoint，然後選取 建立。

  3. 在 建立項目後 卡片上，為您先前建立的 SharePoint 清單選取 網站位址 和 清單名稱。

網站位址和清單名稱是您稍早在此逐步解說中記下的項目。

SharePoint 資訊。

新增設定檔動作

  1. 選取新增步驟，然後在選擇動作搜尋方塊中鍵入設定檔。

  2. 選取 Office 365 使用者。

  3. 尋找然後選取取得我的設定檔 (V2) 動作。

    搜尋設定檔。

  4. 從設定檔中選擇您要加入流程的欄位，然後選取建立以儲存到目前為止我們所做的工作。

新增核准動作

  1. 選取新步驟。

  2. 在選擇動作搜尋方塊中輸入核准。

  3. 選取開始和等待核准動作。

    選取核准動作。

  4. 設定 開始和等待核准 卡片以符合您的需求。

    注意

    核准類型、標題 和 指派至 欄位為必填。 您可以使用 Markdown 來設定詳細資料欄位的格式。

    設定開始和等待核准。

注意

此動作會將核准要求傳送到指派至方塊中的電子郵件地址。

如果您的案例需要它，則可以將檔案附加到使用 Microsoft Dataverse 的核准要求。

新增核准的電子郵件動作

依照下列步驟，在休假要求獲得核准後傳送電子郵件。

  1. 在條件的如果是分支中，選取新增動作。

    新增步驟。

  2. 在選擇動作卡片上的搜尋方塊中輸入傳送電子郵件。

  3. 選取傳送電子郵件 (V2)動作。

    選取傳送電子郵件動作。

  4. 設定符合需求的電子郵件卡片。

    注意

    收件人、主旨和本文為必填。

    本卡片是假單狀態變更時所傳送的電子郵件範本。

    在 傳送電子郵件 (V2) 卡片的 本文 方塊中，請使用 核准 - 開始核准 動作中的 註解 代用文字。

設定已核准的電子郵件範本。

新增經核准要求的更新動作

  1. 在 如果是 分支中，選取 新增動作。

  2. 在 選擇動作 卡片的搜尋方塊中輸入 SharePoint，選取 SharePoint 篩選，然後選取 更新項目 動作。

    選取更新項目。

  3. 設定 更新項目 卡片以符合您的需求。

注意

網站位址、清單名稱、識別碼和標題為必填。

更新項目設定。

新增拒絕的電子郵件動作

  1. 在 如果否 分支中，選取 新增動作。

  2. 在選擇動作卡片的搜尋方塊中輸入傳送，選取 Office 365 Outlook 以篩選動作，然後選取傳送電子郵件 (V2) - Office 365 Outlook 動作。

    選取傳送電子郵件動作。

  3. 設定符合需求的電子郵件卡片。

    本卡片代表假單狀態變更時所傳送的電子郵件範本。

遭拒絕要求的設定。

新增遭拒絕要求的更新動作

  1. 選取新增動作。

  2. 在選擇動作卡片的搜尋方塊中輸入更新，然後選取更新項目 - SharePoint 動作。

    選取更新項目。

  3. 設定符合需求的卡片。

注意

網站位址、清單名稱、識別碼和標題為必填。

更新項目卡片。

  1. 選取儲存以儲存已完成的工作。

如果您照著做，流程應該會類似下列螢幕擷取畫面：

完成的流程。

現在已建立流程，即可開始測試！

要求核准以測試您的流程

在您稍早建立的 SharePoint Online 清單中建立休假要求。

在您儲存此要求之後，會觸發流程，然後︰

  1. 在核准中心建立要求。
  2. 傳送核准要求電子郵件給核准者。

建立長時間執行的核准

如果流程可能會執行超過 30 天，請考慮將您的核准儲存在 Microsoft Dataverse 中。 如此一來，即使原始流程執行逾時，您還是能夠建立流程，以採取動作來回應核准要求。

若要執行此動作，請使用兩個流程，一個用來傳送核准要求，另一個則是根據建立核准 (v2) 動作，針對核准要求的回應執行商務邏輯。 深入了解長時間執行的核准。

提示

如果您使用新式電子郵件用戶端，就不需知道要求是否仍然需要，因為 Power Automate 會自動更新電子郵件，以表示核准要求已完成。

取消核准要求

您有時可能需要取消已傳送的核准要求。 可能是在要求中產生了錯誤，或是這已經不再重要。 不論是哪一種情況，傳送要求的人員都可以遵循下列步驟來取消它：

  1. 選取核准
  2. 選取側邊窗格中的取消核准。

提示

您隨時都可以選取歷程記錄索引標籤，檢視您已取消的核准要求。

注意

建立核准 (v2) 動作支援取消功能。

要求來賓使用者核准

您可以將核准要求傳送給組織外部的人員。 若要這樣做，請透過邀請其他租用戶中的使用者做為來賓的方式使用 Microsoft Entra 來賓使用者。

將角色指派給來賓時，這會授與來賓參與核准程序所需的權限。

現在您已建立並測試流程，請務必讓其他人知道如何使用它。