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了解電子文件探索 (預覽)

  • 發行項

電子探索或電子檔探索是識別和傳遞電子儲存資訊 (ESI) 的程式，可在調查和法律案例中作為辨識項。 您可以使用 Microsoft Purview 電子文件探索 (預覽) 來識別、檢閱和管理 Microsoft 365 服務中的內容，以支援您的調查。 支援的 Microsoft 365 服務包括：

  • Exchange Online
  • Microsoft Teams
  • Microsoft 365 群組
  • OneDrive
  • SharePoint
  • Viva Engage

您可以在相同的電子檔探索搜尋中搜尋信箱和網站，然後匯出搜尋結果。 您可以使用電子檔案探索案例來識別、保存及匯出在信箱和網站中找到的內容。 如果您的組織有 Office 365 E5 或 Microsoft 365 E5 訂用帳戶 (或相關的 E5 附加元件訂用帳戶) ，您可以使用進階電子檔探索功能進一步管理案例並分析內容。

Microsoft Purview 入口網站 & 先前的入口網站體驗

Microsoft Purview 入口網站提供電子檔探索 (預覽) 。 傳統電子檔探索體驗可在 Microsoft Purview 入口網站 (有限時間) 和 Microsoft Purview 合規性入口網站 中使用。

Microsoft Purview 合規性入口網站 排定在 2024 年 12 月 13 日淘汰，而 Microsoft Purview 入口網站中的傳統電子檔探索體驗支援已排定在 2025 年淘汰。

Microsoft Purview 入口網站中的電子檔探索 (預覽)

根據貴組織的授權和訂用帳戶，您可以存取 Microsoft Purview 入口網站中的特定電子檔探索或進階電子檔探索功能。 所有內容搜尋功能現在都包含在電子檔探索 (預覽) 內的搜尋體驗中。 不過，電子檔探索 (預覽) 目前不支援合規性入口網站中 eDiscovery (Standard) 和 eDiscovery (Premium) 中提供的所有功能。

如需僅在合規性入口網站中支援的電子檔探索功能摘要，或當您在電子檔探索 (預覽) 中啟用傳統電子檔探索功能時，請參閱本文稍後的僅限 Microsoft Purview 合規性入口網站 電子檔探索功能一節。

Microsoft Purview 入口網站中的傳統電子檔探索體驗

在有限的時間內，您可以選擇啟用在 Microsoft Purview 入口網站中 Microsoft Purview 合規性入口網站 中找到的傳統電子檔探索體驗。 選取此使用者體驗選項可讓您使用您已熟悉的工作流程和工具來設定及管理電子檔探索調查，同時在 Microsoft Purview 入口網站中轉換為使用更新的工作流程和新的管理工具和體驗。

這些選項會決定您在使用電子檔探索時看到的工作流程、工具和資訊。 這些選項可在有限的時間內使用，且僅適用於 Microsoft Purview 入口網站中的電子檔探索體驗。

Microsoft Purview 合規性入口網站 中的電子檔探索

eDiscovery (預覽) 客戶可以在合規性入口網站中繼續使用和管理現有的內容搜尋、電子檔探索 (Standard) ，以及電子檔探索 (進階) 功能。 在 Microsoft Purview 入口網站和合規性入口網站中對相同組織中搜尋、案例、檢閱集和保留所做的變更，都可在兩個入口網站中顯示。 不過，根據 目前支援的功能 ，以及貴組織的授權和訂用帳戶，以及在 Microsoft Purview 入口網站中為電子檔探索設定的用戶體驗，您可能無法在 Microsoft Purview 入口網站中存取這些功能。

若要在原始的獨立體驗中繼續使用合規性入口網站，請停用 Microsoft Purview 入口網站上的 [ 新增Microsoft Purview 入口網站] 切換，或直接登入合規性入口網站中的下列電子檔探索解決方案頁面：

  • eDiscovery (Standard) ： compliance.microsoft.com/classicediscovery
  • eDiscovery (Premium) ：compliance.microsoft.com/advancedediscovery

重要事項

Microsoft Purview 合規性入口網站 排定在 2024 年底淘汰。

電子檔探索 (預覽) 中值得注意的變更

對於已熟悉舊版電子檔探索的客戶，在 Microsoft Purview 入口網站中使用電子檔探索 (預覽) 時，有幾個顯著的差異：

  • 進階索引編製：當監管人或非監管數據源新增至舊版電子檔探索的案例時，任何被視為部分編製索引或索引錯誤的內容都必須重新編製索引，以判斷內容是否與定義的搜尋條件相關。 重新編製索引程式稱為 進階索引。 當使用者的信箱、OneDrive 帳戶等 (將更多部分和未編製索引的專案新增至數據源時，) 您必須個別更新特定監管人或非監管數據源的索引。

    在電子檔探索 (預覽) 中，進階索引編製會在針對統計數據結果設定範圍的每個搜尋期間自動執行，而且當您將結果新增至檢閱集或導出搜尋結果時，會根據您為程式選擇的索引編製選項而定。 不再需要在搜尋程式之前個別重新編製數據源。 此 Just-In-Time 編製索引程式有助於避免過時索引的問題，而這些問題可能會導致索引編製和搜尋在傳統體驗中循序和個別地執行。 執行 (或重新執行) 搜尋會自動更新所有索引。

  • 集合：在舊版電子檔探索中， 集合 會為管理員提供可能與案例相關之內容的估計值。 這些預估可讓管理員針對與案例相關的內容大小和範圍做出快速且明智的決策。 一旦新增至合規性入口網站中的檢閱集，集合是不可變的。

    在電子檔探索 (預覽) 中，搜尋中的 統計數據 已取代 集合。 搜尋中的統計數據結果現在可讓管理員檢閱有關結果中包含之專案和案例相關性的重要深入解析。 在電子檔探索 (預覽) 中，即使結果新增至檢閱集之後，搜尋也不可變。 搜尋可以隨時更新。 電子檔探索 (預覽) 中已移除只將集合範例新增至檢閱集和刪除搜尋。

  • 內容搜尋：合規性入口網站中的內容搜尋是與用於內容基本搜尋的電子檔探索不同的解決方案。 內容搜尋的結果是您可預覽或導出至本機計算機的預估位置和搜尋結果數目。

    在 Microsoft Purview 入口網站中，所有內容搜尋功能現在預設都會包含在系統產生的電子檔探索案例中，以供 電子檔探索管理員 和 系統管理員 角色群組的所有成員使用。 如果您需要限制對內容搜尋的存取，請使用 案例設定 來移除或新增成員至案例，以管理這些搜尋的存取權。

    內容搜尋案例與其他使用者建立案例具有相同的功能。 視您的訂用帳戶而定，您可以在內容搜尋案例中建立保留、檢閱集等等。

  • 監管人：在舊版電子檔探索中， 監管人 (使用者) 是電子檔探索工作流程的主要元件。 監管人是您新增至案例之調查的潛在相關人員。

    在電子檔探索 (預覽) 中，案例是電子檔探索工作流程的主要元件。 人員、群組和數據源仍會新增至案例，但案例是中央組織單位。

  • 匯出更新：電子檔探索 (預覽版中的新 匯出流程) 支援跨進階和非進階功能導出的統一導出結構、更快的導出效能、詳細的報告，以及彈性的導出選項。

  • 作業：在舊版電子檔探索中，與工作流程元件相關聯的工作、活動和報表稱為 作業。 這些事件和報告現在稱為電子檔探索 (預覽) 中的 程式 。

特性和功能

下表比較主要電子檔案探索 (預覽) 功能：

功能 電子檔探索功能支援 進階電子檔探索功能支援
搜尋內容 支援。 支援。
關鍵字查詢與搜尋條件 支援。 支援。
搜尋統計資料 支援。 支援。
匯出搜尋結果 支援。 支援。
角色型權限 支援。 支援。
案例管理 支援。 支援。
保留內容位置 支援。 支援。
進階索引 支援。
檢閱集 支援。
支援雲端附件和 SharePoint 版本 支援。
光學字元辨識 支援。
交談執行緒 支援。
搜尋統計數據和報表 支援。
檢閱集篩選 支援。
標記 支援。
分析 支援。
計算的文件中繼資料 支援。
長時間執行進程的透明度 支援。
所有進程的完整報告 支援。
增強的數據源對應 支援。

以下是每個電子檔探索 (預覽) 功能的說明。

  • 搜尋內容：搜尋儲存在 Exchange 信箱、OneDrive 帳戶、SharePoint 網站、Microsoft Teams、Microsoft 365 群組 和 Viva Engage Teams 中的內容。 搜尋包括其他Microsoft 365 應用程式所產生的內容，這些應用程式會將數據儲存在信箱和網站中。
  • 關鍵詞查詢和搜尋條件：建立關鍵詞查詢語言 (KeyQL) 搜尋查詢 ，以搜尋符合查詢準則的內容關鍵詞。 您也可以包含 條件 來縮小搜尋範圍。
  • 搜尋統計數據和範例：執行搜尋之後，您可以檢視估計搜尋結果的 統計數據 ，例如符合搜尋準則的項目數目和大小總計。 您也可以檢視搜尋結果中所包含專案的代表性範 例 。
  • 匯出搜尋結果： 將搜尋結果匯 出至組織中的本機計算機。 當您匯出搜尋結果時，專案會從其原始內容位置複製並封裝。 然後，您可以將匯出套件中的這些項目下載到本機計算機。
  • 案例管理。 電子檔探索 案例 包含與特定調查相關的所有搜尋、保留和檢閱集。 您也可以將成員指派給案例，以控制誰可以存取案例並檢視案例的內容。
  • 角色型許可權：使用角色型訪問控制 (RBAC) 權 限來控制 不同使用者可以執行哪些電子檔探索相關工作。 您可以使用內建的電子檔探索相關角色群組，或建立可指派特定電子檔探索許可權的自定義角色群組。
  • 保留內容位置：保留與您調查相關的內容，方法是在案例中 保留 內容位置。 保留可讓您在調查期間，從不經意的 (或刻意) 刪除來保護電子儲存的資訊。
  • 進階索引編製：執行搜尋、檢閱集或匯出程式時，會 在稱為進階索引的進程中重新編製專案部分索引的相關聯內容位置。 進階索引可確保任何被視為已重新編製索引的內容會重新處理，以便在收集數據以供調查時完全搜尋。
  • 檢閱集：將相關數據新增至 檢閱集。 檢閱集是 Microsoft 在 Microsoft 雲端中提供的安全 Azure 儲存體位置。 當您將數據新增至檢閱集時，收集的專案會從其原始內容位置複製到檢閱集。 檢閱集提供一組靜態的已知內容，您可以使用預測性編碼模型來搜尋、篩選、標記、分析和預測相關性。 您也可以追蹤和報告要新增至檢閱集的內容。
  • 雲端附件和 SharePoint 版本的支援：當您將內容新增至檢閱集時，可以包含雲端附件或鏈接的檔案。 雲端附件或鏈接檔案的目標檔案會新增至檢閱集。 您也可以將 SharePoint 檔的所有版本新增至檢閱集。
  • 光學字元識別 (OCR) ：當內容新增至檢閱集時， OCR 功能 會從影像中擷取文字，並包含影像文字以及新增至檢閱集的內容。 這可讓您在查詢檢閱集中的內容時搜尋影像文字。
  • 交談對話：當來自 Teams 和 Viva Engage 交談的聊天訊息新增至檢閱集時，您可以收集整個交談對話。 包含符合搜尋準則之專案的整個聊天交談會新增至檢閱集。 這可讓您檢閱來回交談內容中的聊天專案。
  • 搜尋統計數據和報表：建立搜尋或將搜尋結果新增至檢閱集之後，您可以檢視所擷取專案的豐富 統計數據 集，例如包含符合搜尋準則之大部分項目的內容位置，以及搜尋查詢傳回的項目數。 您也可以預覽結果的子集。
  • 檢閱集篩選：將內容新增至檢閱集之後，您可以套 用篩選 ，只顯示符合篩選準則的專案集。 然後，您可以將篩選集儲存為查詢，讓您快速地重新套用儲存的篩選。 檢閱設定篩選和儲存的查詢可協助您快速選取與調查最相關的內容專案。
  • 標記： 標籤 也可協助您省略非輔助內容，並識別最相關的內容。 專家、律師或其他使用者在檢閱檢閱集內的內容時，可以使用標籤來擷取他們對於該內容的意見。 例如，如果意圖是要排除不必要的內容，使用者可以使用「非回應」之類的標籤檔。 檢閱並標記內容之後，即可建立檢閱集查詢，以排除任何標記為「非回應」的內容。 此程式會從電子檔探索工作流程中的後續步驟中排除非響應內容。
  • 分析：電子檔探索可讓您 分析 檢閱集文件，協助您以一致的方式組織檔，並減少要檢閱的文件數量。 近乎重複的偵測 會將文字類似的檔群組在一起，協助您讓檢閱程式更有效率。 Email 線程可識別特定電子郵件訊息，以提供電子郵件線程中交談的完整內容。 主題 功能會嘗試分析檢閱集檔中的主題，並將主題指派給檔，讓您可以檢閱具有相關主題的檔。 這些分析功能有助於讓您的檢閱程式更有效率，讓檢閱者可以檢閱一小部分收集的檔。
  • 計算檔元數據：許多電子檔探索進階功能，例如交談線程和分析，新增元數據屬性來檢閱設定的檔。 此 元數據 包含特定功能所執行之函式的相關信息。 檢閱檔時，您可以篩選元數據屬性，以顯示符合篩選準則的檔。 匯出檢閱集文件之後，可以將此中繼資料匯入第三方檢閱應用程式。
  • 長時間執行進程的透明度：電子檔探索 (預覽) 中的進程通常是使用者動作所觸發的長時間執行活動，例如將監管人新增至案例、將內容新增至檢閱集、執行分析，以及建立搜尋查詢。 如果您需要將問題呈報給 Microsoft 支援服務，您可以追蹤這些程序的狀態並取得支持資訊。
  • 所有進程的完整報告：使用 處理報告 來檢視和管理案例、搜尋、檢閱集和保留的程式。
  • 增強的數據源對應：根據用戶搜尋位置、搜尋一個網站以尋找群組，以及使用群組對應其他位置。 探索作為數據源一部分的常用共同作業者。 包含使用者的新位置。

僅限 Microsoft Purview 合規性入口網站 電子檔探索功能

某些電子檔探索功能目前僅在 Microsoft Purview 合規性入口網站 或傳統電子檔探索體驗中受到支援。 您需要在合規性入口網站中使用和管理這些功能，或在電子檔案探索 (預覽) 中啟用傳統電子檔案探索體驗：

  • 案例層級監管人管理：管理您在案例中識別為相關人員的 人員 ， (稱為監管人) 和其他可能未與監管人相關聯的數據源。 當您將監管人和非監管數據源新增至案例時，您可以對這些數據源進行法務保存、使用法務保存通知程式與監管人通訊，以及搜尋監管人和非監管數據源，以收集與案例相關的內容。

  • 通訊：使用電子檔探索 (進階) 監管人通訊，組織可以管理其與監管人通訊的工作流程。 透過通訊工具，法務小組可以有系統地傳送、收集及追蹤 法務保存通知。

  • 錯誤補救：使用稱為錯誤補救的進程來修正處理錯誤。 錯誤補救 可讓您修正數據問題，防止電子檔探索 (進階) 在進階編製索引期間正確處理內容。 例如，由於檔案已鎖定或加密，因此無法處理受密碼保護的檔案。 使用錯誤補救，您可以下載有錯誤的檔案、移除密碼保護，然後上傳修復的檔案。

  • 匯出至客戶擁有的 Azure 記憶體位置：當您從檢閱集匯出檔時，可以將文件匯出至組織所管理的 Azure 記憶體帳戶 。 此外，eDiscovery (Premium) 可讓您自定義要匯出的數據。 這包括匯出檔案元數據、原生檔案、文本文件、標記，以及儲存至 PDF 檔案的修訂檔。

  • 匯入非 Office 365 數據：並非所有您需要在電子檔探索中分析的檔 (進階) 都在 Office 365 中。 透過 eDiscovery (Premium) 中的非 Office 365 數據匯入功能，您可以將不在 Office 365 的檔上傳至檢閱集。

  • 法務保存通知：管理與案例監管人通訊的程式。 法務保存通知會指示監管人保留與案例相關的內容。 您可以追蹤監管人所收到、讀取和認可的通知。 eDiscovery (Premium) 中的通訊工作流程，可讓您在監管人無法認可保留通知時，建立和傳送初始通知、提醒和呈報。

  • 預測性程式代碼撰寫模型：使用 預測性程式代碼撰寫模型 ，將大量案例內容縮減為您可以優先檢閱的一組相關專案。 您可以建立並定型自己的預測性程式代碼撰寫模型，以協助您排定檢閱集中最相關專案的檢閱優先順序。 系統會使用定型將預測分數套用至檢閱集中的每一個項目。 這可讓您根據預測分數來篩選專案，這可讓您先檢閱最相關的 (或非對等) 專案。

    重要事項

    預測性程式代碼撰寫已於 2024 年 3 月 31 日淘汰，無法在新的電子檔探索案例中使用。 針對具有定型預測性程式代碼撰寫模型的現有案例，您可以繼續將現有的分數篩選套用至檢閱集。 不過，您無法建立或定型新的模型。

與其他解決方案整合

內部風險管理

當有潛在風險的用戶活動需要額外的法律檢閱時，Microsoft Purview 內部風險管理 中的案例可以快速呈報至電子檔探索 (預覽) 的新案例。 這些解決方案之間的緊密整合可協助您的風險和法律小組更有效率地工作，並有助於提供受檢閱用戶活動的完整端對端檢視。

瞭解如何 開始使用測試人員風險管理 ，以及如何輕鬆地將 測試人員風險管理案例 呈報至電子檔探索 (進階) 案例。

Microsoft 安全性 Copilot

您可以在電子檔探索 ( 預覽) 中使用 Microsoft Security Copilot 功能，使用自然語言來草擬 KeyQL 搜尋查詢。 Copilot 會將自然語言轉譯為 KeyQL，而不需要您瞭解如何建構 KeyQL 查詢、知道運算符，以及知道支援的搜尋元數據欄位。 Copilot 也可以提供檢閱集中大部分項目的內容摘要。 提供的摘要位於所選取專案中所含文字的內容中。 此摘要可藉由快速識別標記或匯出專案時有説明的資訊，為檢閱者節省時間。 Security Copilot 摘要說明整個專案，包括任何文件、會議文字記錄或附件。 支援大部分的通用檔檔類型。

如需搭配檢閱集使用 Security Copilot 的詳細資訊，請參閱使用 Security Copilot 摘要專案。

準備好開始使用了嗎？