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在電子檔探索 (預覽) 中建立保留

  • 發行項

您可以建立保留來保留可能與電子檔探索案例相關的內容。 您可以保留您在案例中調查之人員的 Exchange 信箱和 OneDrive 帳戶。 您也可以保留與Microsoft Teams、Microsoft 365 群組及 Viva Engage 群組 相關聯的信箱和網站。 當您保留內容位置時，會保留內容，直到您從保留中移除內容位置，或直到您刪除/釋放保留為止。

重要事項

建立電子檔探索保留之後，最多可能需要 24 小時的時間，保留才會生效。 對於與電子檔探索調查無關的長期數據保留，強烈建議使用保留原則和保留標籤。 如需詳細資訊，請參閱瞭解保留原則和保留標籤。

當您建立保留時，您有下列選項可將保留在指定內容位置中的內容限定範圍：

  • 建立無限期的保留，其中會對指定位置的所有內容放置保留。 或者，您可以建立查詢式保留，其中只會對指定位置中符合搜尋查詢的內容設定保留。
  • 指定日期範圍，以只保留該日期範圍內傳送、接收或建立的內容。 或者，不論傳送、接收或建立的時間為何，您都可以保留指定位置中的所有內容。

提示

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建立電子文件探索保留

提示

您偏好互動式設定指南體驗嗎？ 請參閱 套用保留 指南。

若要建立與電子檔探索案例相關聯的電子檔探索保留，請完成下列步驟：

  1. 移至 Microsoft Purview 入口網站 ，並使用指派電子檔探索許可權之用戶帳戶的認證登入。

  2. 選取 電子檔探索 解決方案卡片，然後在左側導覽中選 取 [案例 (預覽) 。

  3. 選取案例，然後選取 [ 保留原則] 索引 標籤。

  4. 在 [ 保留原則 ] 儀錶板上，選取 [ 建立原則]。

  5. 在 [ 輸入要開始使用的詳細資料] 頁面上，完成下列欄位：

    • 原則名稱：為保留原則命名 (必要) 。 保留原則名稱在您的組織中必須是唯一的
    • 原則描述：新增選擇性描述，以協助其他人瞭解此保留原則。

  6. 選 取 [建立 ] 以建立新的保留原則，並針對案例開始保留相關數據。

  7. 選取 [保留原則] 索引標籤上的 [新增數據源]。

  8. 在 [ 管理數據源 ] 飛出視窗窗格中，您將新增或移除保留原則的數據源。 您可以選擇一或多個使用者、群組或組織位置。

    • 您必須至少選取一個日期來源，才能建立保留原則。
    • 輸入您要新增至保留原則的特定使用者、群組或組織位置。

    Exchange 信箱：已針對保留的信箱選取適用的複選框。 使用 [編輯 ] 來尋找使用者信箱和通訊群組， () 保留的群組成員信箱。 您也可以保留Microsoft小組、Microsoft 365 群組和 Viva Engage 群組的相關聯信箱。 如需保留信箱時所保留之應用程式數據的詳細資訊，請參閱 儲存在電子檔探索信箱中的內容。

    重要事項

    當您選取要保留的通訊組清單時，通訊組清單會展開至通訊組清單的成員。 用戶可以選擇保留所有成員的信箱和 OneDrive，或保留這些數據源的子集/混合。 通訊組清單成員資格中的後續變更不會變更或更新保留或原則。 用戶必須再次將通訊組清單新增至數據源，以確保會反映並展開最新的成員資格。

    SharePoint 網站：已針對保留的 SharePoint 網站和 OneDrive 帳戶選取適用的複選框。 使用 [編輯 ] 輸入您想要保留之其他網站的 URL。 您也可以為Microsoft小組、Microsoft 365 群組或 Yammer 群組新增 SharePoint 網站的 URL。

    重要事項

    SharePoint 網站中的回收站未編製索引，因此無法用於搜尋。 因此，電子檔探索搜尋找不到任何要放置保留的回收站內容。

  9. 選取 [儲存]。 您現在已設定保留原則的數據源範圍。

  10. 若要定義保留原則的參數，您可以在 [ 保留 原則] 索引卷標上選擇下列選項：

  11. 選 取 [套用保留]。

建立保留之後，請流覽至保留原則的 [ 詳細 數據] 索引卷標，檢查保留是否已成功套用。 您可以檢閱保留原則的下列資訊：

  • 名稱：數據源的名稱。
  • 位置：特定位置 (例如信箱的 SMTP 位址或網站的 URL) 保留原則中包含的數據源。
  • 保留狀態：位置的保留狀態。 指出位置是否處於保留狀態，而不是保留中，或保留發生錯誤。
  • 來源類型：顯示數據源類型是 人員 或群組。
  • 位置類型：顯示位置是 信箱 還是 網站。

注意事項

建立查詢式保留時，來自所選取位置的所有內容最初會設定保留。 之後，會每隔 7 到 14 天從保留中清除任何不符合指定查詢的內容。 不過，如果對內容位置套用超過五個任何類型的保留，或如果任何項目有索引問題，查詢式保留將不會清除內容。

程序管理員

進程管理員會顯示在保留原則上執行之進程的相關信息。

  • 進程類型：進程的類型。
  • 狀態：進程的狀態。
  • 建立日期：建立程式的日期和時間。
  • 已完成：程式完成的日期和時間。
  • 持續時間：進程的持續時間。
  • 建立者：建立進程的使用者。

若要下載進程清單和數據行資訊，請選取 [下載清單 ] 以建立包含此資訊的 .csv 檔案。

若要檢視所有電子檔探索程式的相關信息，請參閱 在電子檔探索中使用處理報告 (預覽) 。

對網站設定的查詢式保留

當您在 SharePoint 網站中的檔案上放置查詢型電子檔案探索保留時，請記住下列事項：

  • 查詢式保留一開始會將網站中的所有文件在刪除後保留一小段時間。 這表示刪除檔時，即使檔不符合查詢式保留的準則，也會移至檔保留庫。 不過，處理檔保留庫的定時器工作會移除不符合查詢架構保留的已刪除檔。 定時器工作會定期執行，並將檔保留庫中的所有檔與以查詢為基礎的電子檔探索保留 (，以及其他類型的保留和保留原則) 。 定時器工作會刪除不符合查詢架構保留的檔，並保留所執行的檔。
  • 查詢式保留應該用來執行目標性保留，例如關鍵詞、日期範圍或其他文檔屬性，以保留網站檔。

在 Microsoft Teams 中保留內容

屬於Microsoft Teams頻道的交談會儲存在與Microsoft小組相關聯的信箱中。 同樣地，團隊成員在頻道中共用的檔案會儲存在團隊的 SharePoint 網站上。 因此，您必須將小組信箱和 SharePoint 網站放在電子檔探索保留中，以保留頻道中的交談和檔案。

或者，屬於Teams中聊天清單一部分的交談 (稱為 1：1聊天 或 1：N群組聊天) 會儲存在參與聊天之使用者的信箱中。 使用者在聊天交談中共用的檔案會儲存在共用檔案之使用者的 OneDrive 帳戶中。 因此，您必須將個別使用者信箱和 OneDrive 帳戶新增至電子檔探索保留，以保留聊天清單中的交談和檔案。 除了保留小組信箱和網站之外，最好保留Microsoft小組成員的信箱。

注意事項

如果您的組織具有 Exchange 混合式部署 (，或您的組織已將內部部署 Exchange 組織與 Office 365) 同步，並已啟用 Microsoft Teams，則內部部署使用者可以使用 Teams 聊天應用程式，並參與 1：1 聊天和 1：N 群組聊天。 這些交談會儲存在與內部部署使用者相關聯的雲端式記憶體中。 如果內部部署使用者置於電子檔探索保留中，則會保留雲端式記憶體中的 Teams 聊天內容。 如需詳細資訊，請參閱搜尋內部部署使用者的 Teams 聊天資料。

保留卡片內容

同樣地，Teams 頻道中的應用程式、1 對 1 聊天和 1：N 群組聊天所產生的卡片內容會儲存在信箱中，並在將信箱置於電子檔案探索保留時保留。 卡片是一個 UI 容器，用於儲存簡短的內容片段。 卡片可以有多個屬性和附件，而且可以包含觸髮卡片動作的專案。 如需詳細資訊，請參閱 卡片。 與其他 Teams 內容一樣，儲存卡片內容的位置取決於卡片的使用位置。 Teams 頻道中使用的卡片之內容儲存在 Teams 群組信箱中。 1:1 和 1xN 聊天的卡片內容儲存在聊天參與者的信箱中。

保留會議和通話資訊

Teams 頻道中會議和通話的摘要資訊也會儲存在撥入會議或通話的使用者信箱中。 在使用者信箱上放置電子檔探索保留時，也會保留此內容。

在私人頻道中保留內容

從 2020 年 2 月開始，我們也開啟了在私人頻道中保留內容的能力。 由於私人頻道聊天會儲存在聊天參與者的信箱中，因此將使用者信箱放在電子檔探索保留中會保留私人頻道聊天。 此外，如果使用者信箱是在 2020 年 2 月之前置於電子檔探索保留中，則保留現在會自動套用至儲存在該信箱中的私人通道訊息。 也支援保留私人頻道中共用的檔案。

保留Wiki內容

每個小組或小組頻道也都包含Wiki以供記事和共同作業。 Wiki 的內容會自動儲存至 .mht 格式的檔案中。 此檔案會儲存在團隊 SharePoint 網站上的 Teams Wiki 資料文件庫中。 您可以將小組的 SharePoint 網站新增至電子檔探索保留，以保留 Wiki 內容。

注意事項

當您將小組的 SharePoint 網站保留) 於 2017 年 6 月 22 日發行時，保留小組或小組頻道的 Wiki 內容的功能 (。 如果小組網站處於保留狀態，Wiki 內容會從該日期開始保留。 不過，如果小組網站處於保留狀態，且Wiki內容已在2017年6月22日之前刪除，則不會保留Wiki內容。

Microsoft 365 群組

Teams 建置在Microsoft 365 個群組上。 因此，將Microsoft 365 群組放在電子檔探索保留中，類似於保留Teams內容。

將 Teams 和 Microsoft 365 群組放在電子檔探索保留中時，請記住下列事項：

  • 若要將位於Teams中的內容Microsoft 365群組保留，您必須指定與群組或小組相關聯的信箱和SharePoint網站。

  • 在 Exchange Online PowerShell 中執行 Get-UnifiedGroup Cmdlet，以檢視 Teams 和 Microsoft 365 群組的屬性。 這是取得與 Team 或 Microsoft 365 群組相關聯之網站 URL 的好方法。 例如，下列命令會顯示名為資深領導團隊Microsoft 365 群組的選取屬性：

    Get-UnifiedGroup "Senior Leadership Team" | FL DisplayName,Alias,PrimarySmtpAddress,SharePointSiteUrl

DisplayName            : Senior Leadership Team
Alias                  : seniorleadershipteam
PrimarySmtpAddress     : seniorleadershipteam@contoso.onmicrosoft.com
SharePointSiteUrl      : https://contoso.sharepoint.com/sites/seniorleadershipteam

    注意事項

    若要執行 Get-UnifiedGroup Cmdlet，您必須獲指派 Exchange Online 中的「僅檢視收件者」角色或者為獲指派「僅檢視收件者」角色之角色群組的成員。

  • 搜尋使用者的信箱時，將不會搜尋使用者所屬的任何小組或Microsoft 365 群組。 同樣地，當您將Team或 Microsoft 365 群組放在電子檔探索保留中時，只會保留群組信箱和群組網站。 除非您明確地將群組成員的信箱和 OneDrive 網站新增至電子檔探索保留，否則不會保留這些信箱和 OneDrive 網站。 因此，如果您基於法律原因而必須保留小組或Microsoft 365 群組，請考慮將小組或群組成員的信箱和 OneDrive 帳戶新增在同一個保留中。

  • 若要取得Team或 Microsoft 365 群組的成員清單，您可以在 Microsoft 365 系統管理中心 的 [群組] 頁面上檢視屬性。 或者，您可以在 Exchange Online PowerShell 中執行下列命令：

    Get-UnifiedGroupLinks <group or team name> -LinkType Members | FL DisplayName,PrimarySmtpAddress

    注意事項

    若要執行 Get-UnifiedGroupLinks Cmdlet，您必須獲指派 Exchange Online 中的「僅檢視收件者」角色或者為獲指派「僅檢視收件者」角色之角色群組的成員。

保留 OneDrive 帳戶中的內容

若要收集組織中 OneDrive 網站的 URL 清單，以便將它們新增至與電子檔探索案例相關聯的保留或搜尋，請參閱 建立組織中所有 OneDrive 位置的清單。 本文中的腳本會建立文本檔，其中包含組織中所有 OneDrive 網站的清單。 若要執行此指令碼，您必須安裝並使用 SharePoint Online 管理命令介面。 請務必將您組織 MySite 網域的 URL 附加至您要搜尋的每個 OneDrive 網站。 這是包含您所有 OneDrive 的網域;例如， https://contoso-my.sharepoint.com。 以下是使用者 OneDrive 網站的 URL 範例： https://contoso-my.sharepoint.com/personal/sarad_contoso_onmicrosoft.com。

重要事項

使用者 OneDrive 帳戶的 URL 包含其使用者主體名稱 (UPN) (例如， https://alpinehouse-my.sharepoint.com/personal/sarad_alpinehouse_onmicrosoft_com) 。 在人員的 UPN 變更的罕見情況下，其 OneDrive URL 也會變更併入新的 UPN。 如果使用者的 OneDrive 帳戶是電子檔探索保留的一部分，且其 UPN 已變更，您必須藉由新增使用者的新 OneDrive URL 並移除舊的 OneDrive URL 來更新保留。 如果 OneDrive 網站的 URL 變更，先前在網站上放置的保留會保持有效，並保留內容。 如需詳細資訊，請參閱 UPN 變更將如何影響 OneDrive URL。

從電子文件探索保留移除內容位置

從電子文件探索保留中移除信箱、SharePoint 網站或 OneDrive 帳戶之後，會套用延遲保留。 這表示實際移除保留會延遲 30 天，以防止從內容位置清除) (永久刪除數據。 這讓系統管理員有機會搜尋或復原在移除電子檔探索保留之後清除的內容。 延遲保留對信箱和網站的運作方式細節並不相同。

  • 郵箱： 下次受管理的資料夾小幫手處理信箱時，信箱會延遲保留，並偵測到電子檔探索保留已移除。 具體來說，當受管理的資料夾助理員將下列其中一個信箱屬性設定為 True 時，會對信箱套用延遲保留：

    • DelayHoldApplied：此屬性適用於使用 Outlook 和 Outlook 網頁版) 儲存在使用者信箱中之人員所產生的電子郵件相關內容 (。
    • DelayReleaseHoldApplied：此屬性適用於非 Outlook 應用程式所產生的雲端式內容 (，例如Microsoft Teams、Microsoft Forms 和Microsoft儲存在使用者信箱中的 Yammer) 。 Microsoft 應用程式產生的雲端資料通常會儲存在使用者信箱的隱藏資料夾中。

    將延遲保留放在信箱 (當其中一個先前的屬性設定為 True) 時，信箱仍會被視為保留無限制的保留期間，就像信箱處於訴訟 保留狀態一樣。 30 天后，延遲保留會到期，Microsoft 365 會將 DelayHoldApplied 或 DelayReleaseHoldApplied 屬性設定為 False) ，自動嘗試移除延遲保留 (，以便移除保留。 當其中一個屬性設定為 False 之後，下次受控資料夾小幫手處理信箱時，就會清除標示為要移除的對應專案。

  • SharePoint 和 OneDrive 網站： 從電子檔探索保留中移除網站之後的 30 天延遲保留期間內，不會刪除保留在檔保留庫中的任何 SharePoint 或 OneDrive 內容。 這類似於從保留原則發行網站時所發生的狀況。 此外，在 30 天的延遲保留期間，您也無法手動刪除文件保留庫中的此內容。 若要從 30 天的延遲保留/寬限期保留釋放網站，請參閱 因為無效的保留原則而無法刪除網站或電子檔探索保留 疑難解答一文。

    如需詳細資訊，請參閱釋出保留原則。

當您關閉電子檔探索案例時，延遲保留也會套用至保留中的內容位置，因為案例關閉時會關閉保留。 如需關閉案例的詳細資訊，請參閱 瞭解電子檔探索 (預覽) 中的案例設定 。

電子檔探索保留限制

下表列出電子檔探索案例和案例保留的限制。

限制的描述 限制
組織的案例數目上限。 無限制
組織的電子檔探索保留原則數目上限。 此限制包括電子檔探索案例中合併的保留原則總數。 10,0001
單一電子檔探索保留中的信箱數目上限。 此限制包括合併的使用者信箱總數，以及與Microsoft 365 群組、Microsoft Teams 和 Viva Engage 群組 相關聯的信箱。 1,000
單一電子檔探索保留中的網站數目上限。 此限制包括 OneDrive 網站、SharePoint 網站，以及與Microsoft 365 群組、Microsoft Teams 和 Viva Engage 群組 相關聯的網站總數。 <br/ 100
電子檔探索首頁上顯示的案例數目上限，以及案例中 [保留]、[搜尋] 和 [匯出] 索引卷標上顯示的項目數目上限。 1,0001
SharePoint 網站和 OneDrive 的保留限制 如需詳細資訊，請參閱 SharePoint 限制。

注意事項

1 若要檢視超過 1,000 個案例、保留、搜尋或導出的清單，您可以使用對應的安全性 & 合規性 PowerShell Cmdlet：