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針對報告的動態依收件者訂閱

  • 發行項

適用於： Power BI Desktop Power BI 服務

動態依收件者訂閱的設計目的是簡化將報告的個人化複本散發給電子郵件訂閱的每個收件者。 您可以指定哪些篩選條件要套用至其報告版本，以定義個別接收的報告檢視。

動態依收件者訂閱適用於編頁報告和 Power BI 報告。 本文與 Power BI 報告有關。 若要了解編頁報告的動態訂閱，請參閱針對編頁報告的動態依收件者訂閱。

動態訂閱篩選會儲存在個別的 Power BI 語意模型中。 語意模型會定義收件者與相對參數之間的對應。 當您要傳送報告時，語意模型中可提供的最新資料會決定接收訂閱的人員，以及所套用的篩選條件。 在本文使用的範例中，個別語意模型包含員工資料，包括電子郵件地址。 我們的工作是建立經理專用的訂閱。 每位經理僅會收到旗下員工的資料。

必要條件

  • 要共用的報告會儲存在容量支援的工作區中 (Power BI Premium 容量、Microsoft Fabric 試用版或 Microsoft Fabric 容量)。
  • 對於包含收件者資料 Power BI 語意模型的建置存取權。 此資料包含收件者的電子郵件地址，以及應針對每位收件者套用的篩選值。
  • 該工作區中的「參與者」、「成員」或「系統管理員」角色。 如果您能夠在該工作區中編輯報告或儀表板，便會知道擁有工作區中的「參與者」、「成員」或「系統管理員」角色。 深入了解工作區中的角色。

建立動態訂閱

您想要建立一個訂閱，並根據您設定的篩選條件，將報告的自訂檢視傳送給訂閱者嗎？ 也許您是一名區域主管並想要將報告傳送給各位經理，他們都想要掌握旗下員工的銷售額。 現在您可以建立訂閱並自訂報告，讓每個經理只看到與其員工相關的資料。 為了達成此目的，Power BI 會連線至兩個不同的語意模型。 其中一個包含訂閱收件者資料，包括經理的電子郵件地址。 另一個則包含定義收件者和篩選條件之間對應的資料。 在傳送報告時，此次要語意模型中可取得的最新資料會決定哪些經理在其收件匣中接收報告，以及該報告中使用的篩選條件。

對於熟悉 SQL Server Reporting Services (SSRS) 的使用者，這項功能類似於資料驅動訂閱。

連線至收件者資料

  1. 範例「區域銷售」報告有我們可以使用的資料表。 堆疊直條圖「依團隊 + 使用者」有經理及其員工的資料。 如果尚未啟用，請選取 [依團隊 + 使用者」。 以滑鼠右鍵按一下其中一列，然後選取 [向下切入] 以查看該位經理的員工。

    Power BI 服務的螢幕擷取畫面，其中顯示 [訂閱報告] 按鈕。

  2. 選取 [訂閱報告]>[建立訂閱]。

    Power BI 服務的螢幕擷取畫面，其中顯示 [建立訂閱] 視窗。

  3. 選取 [動態依收件者]。

    Power BI 服務的螢幕擷取畫面，其中顯示 [新增訂閱] 畫面和 [動態依收件者] 的選項。

  4. 醒目提示包含收件者資料的 Power BI 語意模型。 收件者資料報含電子郵件地址的資料行、可能依收件者變動的篩選條件，以及選用的附件類型和電子郵件主旨。

    在某些組織中，可能有符合目的的公司員工 Power BI 語意模型。 或者，您可能需要建立包含電子郵件地址的新語意模型，以及報告篩選條件的值。 重要資料片段是電子郵件位址。 為了讓您根據每位收件者設定篩選條件，語意模型必須包含所有潛在收件者的電子郵件地址。 選取 [下一步]。 在此範例中，我們的對應語意模型名稱為「Contoso 銷售員工」。

    Power BI 服務的螢幕擷取畫面，其中顯示精靈的 [連線至收件者資料] 步驟，其中員工資料以紅色框線標示。

選取和篩選資料

[選取和篩選資料] 視窗會列出可以動態設定的欄位。 在此範例中，我們有電子郵件地址的欄位，並且有數個篩選條件。 從您的語意模型中選取您想要針對每個收件者而有所不同的資料行。 電子郵件地址和篩選條件可以根據 Power BI 語意模型中的資料動態設定。

[選取和篩選資料] 視窗會顯示 [Contoso 銷售員工] 語意模型中的欄位清單，可用來動態篩選您的 [區域銷售] 報告訂閱。 選取 [擁有者] 資料表。 此資料表有 [擁有者]、[擁有者電子郵件] 和 [經理] 的資料。 [Contoso 銷售員工] 語意模型的這些欄位可以繫結至訂閱。

Power BI 服務的螢幕擷取畫面，其中顯示精靈的 [選取和篩選] 步驟。

輸入電子郵件詳細資料

在 [電子郵件詳細資料] 視窗中，填入必填欄位和您想要包含的任何其他欄位。 使用下拉式清單來自動填入 [Contoso 銷售員工] 語意模型的動態內容。 或者，您可以手動輸入資訊。 若您要輸入收件者，請以逗號或分號分隔收件者。

在此範例中，我們會針對 [收件者] 和 [電子郵件主旨] 使用動態內容。 連結圖示 連結圖示的影像。 可讓您知道正在使用動態內容。

  1. 針對 [收件者]，選取下拉式清單選項 [從資料取得]，然後從 [擁有者] 資料表中選擇資料行。 [擁有者] 資料表中包含電子郵件地址的資料行是「Owners.OwnerEmail」。

  2. 針對 [電子郵件主旨]，選取下拉式清單選項 [從資料取得]，然後從 [擁有者] 資料表中選擇資料行。 [擁有者] 資料表中包含員工姓名的資料行是「Owners.Owner」。

    Power BI 服務的螢幕擷取畫面，其中顯示 [電子郵件詳細資料] 視窗上的動態參數選項。

  3. 新增選擇性詳細資料。 輸入訊息給收件者。 使用下拉式清單來選取特定報告頁面。 若您切換 [在 Power BI 中連結至報告]，該連結會將您導向此報告頁面。 此外，若您選取 [報告頁面預覽]，此頁面就是會顯示的頁面。 預覽影像會顯示已套用收件者唯一篩選條件的報告。

  4. 選取 [附加完整報告] 下拉式清單以顯示選項清單。 選取格式。 敏感度標籤會套用至電子郵件附件，而附件會遵守報告的所有隱私權標籤。 附件的大小限制為小於 25 MB。

新增動態篩選條件

使用 [對應您的資料] 視窗來設定動態篩選條件。 若要將報告目前狀態作為起點使用，請選取 [包含我的變更]。 此選項會建立訂閱，其中包含您對篩選條件、焦點、切入狀態等所做的更新。 若您不想將動態篩選套用至報告的目前狀態，請取消核取 [包含我的變更]。 取消核取此選項後會使用報告的預設狀態。

選取哪個報告欄位可用來對應至 [Contoso 銷售員工] 語意模型中的值。 在此範例中，這兩個欄位有相同名稱，但在大部分情況下並非如此。

Power BI 服務的螢幕擷取畫面，其中顯示 [對應您的資料] 畫面。

設定排程

在 [設定排程] 視窗中，為您的動態訂閱建立排程。

  1. 選取 [開始日期]，並選擇性地為您的訂閱選取 [結束日期]。 根據預設，開始日期是您建立訂閱的日期，而結束日期為一年後。 您可以在訂閱結束之前，隨時將它變更為未來的任何日期。 當訂用帳戶達到結束日期時，即會停止直到您重新啟用為止。 在排程結束日期之前，您會收到通知，詢問您是否要加以延長。

  2. 使用 [重複] 下拉式清單選取訂閱的頻率。 您可以選擇每日、每週或每月。 您也可以調整時區。

    提示

    若要只在特定天數收到訂閱電子郵件，請選取 [每週]，然後選取 [星期幾] 核取方塊。 如果您選取 [每月]，請輸入想要在每月的幾號或哪幾號收到訂閱電子郵件。

  3. 選擇訂閱的排程時間。 您可以針對指定的時區在整點或 15、30 或 45 分鐘執行。

    Power BI 服務的螢幕擷取畫面，其中顯示 [排程] 視窗。

  4. 關閉 [作用中訂閱]，您可以選擇手動觸發此訂閱，而不是以週期性的方式執行。

檢閱並完成建立動態訂閱

在 [檢閱和完成] 視窗中，選取標題以檢閱您的設定。 如果所有設定看起來都正確，請選取 [儲存並關閉]。 如有任何設定需要變更，請選取鉛筆圖示以進行編輯。

您的 [訂閱] 窗格會列出新的訂閱。 連結圖示 動態內容連結圖示的影像。 可讓您知道正在使用動態內容。

另一個檢閱訂閱的方式是選取向下箭號以顯示詳細資料。

Power BI 服務的螢幕擷取畫面，其中顯示 [訂閱] 窗格。

如同其他訂閱，您可以編輯、刪除、開啟和關閉訂閱。

考量與限制

  • 轉譯報告會使用您的部分容量。 其分類為「互動式」活動。
  • 收件者語意模型的限制為 1,000 個收件者列。 如果收件者清單在任何時間點超過 1,000 個資料列，則只有前 1,000 個收件者會收到訂閱電子郵件，而訂閱建立者會收到錯誤電子郵件。
  • 收到訂閱電子郵件並不保證具有報告的存取權。 報告存取權是個別設定的。
  • 此功能支援單一值篩選，且不支援具有多個值選項的篩選。
  • 若在處理訂閱時，語意模型中的資料行或資料表名稱有所變更，則動態篩選條件可能會無法正確套用。

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