訂購單年終結帳
本文描述執行訂購單年終流程所需的步驟和設定。
訂購單年終流程讓使用預算模組的組織在年終結帳期間可以轉移未結訂購單。 在此轉移期間，要結帳的年度預算會在預算登記表中發行 (或迴轉)，並在下一個開帳期間建立新明細。 更新訂購單上的會計日期和財務分配日期。
如果您在總帳記錄訂購單的保留數，包括專案的訂購單，則可以在每個會計年度結束時，在總帳中產生結帳分錄，並針對預算預留產生結帳分錄。 在新會計年度開始時，您可以建立期初分錄以正確記錄保留數和預算預留。 這些分錄可確保在年終財務報表和預算控制中正確記錄訂購單保留數。 請參閱關於訂購單保留數，了解詳細資訊。
對於專案，分配在新會計年度中指派到的科目是在總帳模組的訂購單年終流程頁面上定義的科目。 它不是在專案管理與會計模組的分類帳過帳設定頁面上定義的科目。
對於使用總預算預留的公部門組織，請移至完成總預算預留 (公部門) 和將總預算預留資訊結轉到新會計年度 (公部門)。
附註
只有在公部門 設定金鑰啟用時，總預算預留才可用。
對於部分開立發票的訂購單，僅結算尚未開立發票的金額，然後在下一個會計年度重新打開。
訂購單保留數的結算和會計年度的結帳是單獨的過程。 訂購單保留數通常在會計年度結束之前結帳。 在年終結帳中了解有關如何結算會計年度的詳細資訊。
附註
(法國) 法國公部門實體也可以在新會計年度建立或更新承諾用量。 請參閱(法國) 關於承諾用量 (公部門) 和 (法國) 在年終處理訂購單保留數和承諾用量 (公部門)，了解更多資訊。
必要條件
在開始訂購單年終流程之前，必須先設定以下先決條件。
啟用預算控制
為訂購單建立保留數時，通常會啟用預算控制。 您無需啟用預算控制即可使用此流程。 但是，只有在啟用預算控制時，才會建立預算登記分錄。
只有在啟用預算控制時，才能使用處理和結轉預算年終選項。 如需詳細資訊，請參閱預算控制概觀。
啟用保留數處理
必須先啟用保留數流程，才能將訂購單的保留數記錄在總帳中，然後才能成功執行訂購單年終流程。 如需詳細資訊，請參閱保留訂購單。
設定過帳定義
在過帳定義頁面上，在採購模組上根據需要設定以下過帳定義：
- 訂購單年終 – 此過帳定義是用來迴轉即將結束會計年度中訂購單的保留數和未結預算預留，並在總帳中產生年終結帳分錄。
- 訂購單保留數 – 此過帳定義會定義如何在總帳中記錄保留金額。 它也用在新會計年度中以迴轉年終結帳分錄並重新建立總帳中的保留數。
如需詳細資訊，請參閱過帳定義。
將過帳定義指派給交易過帳類型
使用交易過帳定義頁面來將過帳定義指派給與它們相對應的交易過帳定義。 您也可以定義產生交易需先滿足的條件，然後才能使用特定的過帳定義。
在採購模組中選取以下交易過帳類型，然後依照過帳定義頁面上的步驟：
- 訂購單年終結帳 – 選取為訂購單年終建立的過帳定義。
- 訂購單 – 選取用於訂購單保留數的過帳定義。
年終處理選項
選取以下年終處理選項的其中一個，以在要結束的會計年度中的結算訂購單保留數，然後在新的會計年度中將其重新設為保留數。
附註
您選取的年終處理選項會用於所有所有選定訂購單的保留數。 如果已啟用公部門設定金鑰，則可以覆寫您的選取項目，並以不同的年終處理選項替換您在資金頁面中選取的特定資金。
| 選項 | 訂購單保留數的結算和開啟步驟 |
|---|---|
| 處理且不結轉預算 | 結算步驟：
開啟步驟：
|
| 處理和結轉預算 | 注意：此選項僅在啟用預算控制時可用。 結算步驟：
開啟步驟：
|
準備訂購單年終流程
附註
在執行訂購單年終流程之前，必須在預算控制設定的可用預算資金索引標籤上啟用包含結轉金額參數。
若要在訂購單年終流程中檢索訂購單，應符合以下條件：
- 訂購單具有已確認狀態，或具有預留預算值 (保留數)。
- 未結或部分已開立發票的訂購單。
- 訂購單核准工作流程已完成。
- 訂購單的草稿發票不存在。 如果存在草稿發票，則必須在開始年終流程之前將其刪除或過帳。
- 採購狀態為待交訂貨或已收到。
- 訂購單的最後一個會計事項是在訂購單年終時選取的會計年度中。 例如，如果選取了 2023，則最後一個會計事件的會計日期必須在 2023 年。 否則，相關訂購單將被排除。
- 當前會計年度期間和下一個會計年度期間都是未結的。
選取訂購單並執行訂購單年終流程
移至總帳>定期>會計年度結帳>訂購單年終流程。
在下部窗格中，選取檢索訂購單。
在出現的查詢對話方塊中，定義要包括在年終處理中之訂購單的條件。 條件包括日期、日期範圍、廠商帳戶、訂購單類型、訂購單餘額和財務維度。 完成後，選取確定。
在訂購單年終流程頁面上，下部窗格會顯示查詢結果。 若要在年終處理中僅包括查詢結果中的特定訂購單，請選取每個訂購單的包括核取方塊。 若要包括查詢結果中的所有訂購單，請選取包括全部。 若要清除所有訂購單的選取，請選取排除全部。 所選訂購單的保留數會在即將結束的會計年度中迴轉。 然後，保留金額將在新的會計年度可用。
提示
您可以選取查看訂購單來查看訂購單的詳細資訊。 您也可以選取查看子分類帳日記帳以查看將為各個訂購單產生的年終結帳和期初分錄。
在年終選項欄位中，選取如何處理訂購單保留數。
如果已選取處理並結轉預算年終選項，則必須選取原來的預算代碼。 此代碼用於結帳會計年度中進行的預算調整。 不必為所選代碼選取任何工作流程。 否則，年終處理將停止以進行工作流程核准。
如果已選取處理並結轉預算年終選項，則選取結轉預算代碼。 此代碼用於新會計年度中進行的預算調整。 不必為所選代碼選取任何工作流程。 否則，年終處理將停止以進行工作流程核准。
檢閱日曆和會計年度欄位中的預設值。 您可以直接在此頁面上變更所選會計年度。 不過，若要變更所選會計日曆，您必須使用分類帳頁面。
您可以選取日曆名稱以開啟會計日曆 頁面。 在那裡，您可以查看會計日曆的說明。 您還可以查看會計日曆中包含的會計年度。
檢閱結帳參數欄位的預設值，並進行所需的任何變更。
- 會計日期欄位會指定所選會計年度的最後一天。 您無法變更此值。
- 對於可用於記錄會計交易的一段期間，類型欄位通常是設為運作中。 如果您使用結算期間來分隔結算分錄，則可以選取結帳。
- 如果選取了結帳作為類型，請選取要使用的結算期間。
檢閱期初參數欄位的值。 這些值無法變更。
- 會計日期欄位會指定開啟會計年度的第一天。
- 期間欄位會指定在開啟會計年度中，具有運作中類型的第一個期間。 這種類型的期間用於記錄會計交易。
當您準備好執行訂購單單年終流程時，請選取流程。
如果您收到任何訊息，請進行所需的更正。 然後針對受影響的訂購單再次執行該流程。
重要
檢閱在上一個會計年度和當前會計年度中建立的預算登記分錄，以確保年終保留數結算流程的準確性。 您可以在預算登記分錄頁面上查看預算登記分錄。