預算控制概觀

本文介紹預算控制功能，並提供資訊以幫助您設定預算控制以最佳化組織財務資源的管理。

預算控制透過會計科目表、工作流程、使用者群組、來源文件和日記帳、可設定的可用資金計算、預算週期，以及閾值來支援組織的財務資源的管理。 當控制措施到位時，組織可以計劃、衡量、管理和預測其整個會計年度的財務資源。

預算在系統中核准後，您可以使用預算計劃產生預算登記分錄，以記錄組織的支出預算。 或者，您可以從第三方程序建立或匯入預算登記分錄，而不是使用預算計劃功能。

可使用主科目和財務維度記錄支出。 您可以透過對財務維度和主科目的組合進行分組來設定對總體支出的控制以滿足組織的原則和要求。

下圖顯示了典型的預算週期各個階段中預算控制的位置。

您可以根據幾個因素設定預算控制：

• 財務維度 – 必須使用哪些財務維度來報告預算和實際資料，以及控制預算需要哪些財務維度？ 是否存在需要特別注意的特定維度組合或主要科目？ 例如，是否需要按成本中心和計劃追蹤預算與實際值？ 差旅費是否需要特別留意？
• 時間 – 將使用什麼時間範圍 (會計期間、會計期間等) 來評估可用的預算資金？
• 原始單據 – 必須評估哪些原始單據以進行預算控制？ 單據應該按行還是按單據進行評估？
• 可用資金計算 – 在計算可用資金時是否應考慮採購申請 (預留款) 和訂購單 (保留款) 等單據？ 是否應在計算中考慮處於草稿狀態的單據？
• 覆寫權限 – 誰有權超出可用預算？

預算控制與應用程式完全整合。 因此，您可以評估計劃採購和實際採購的可用預算。 提供預算查詢和報表。 因此，使用者可以在整個預算週期內評估預算，並可以透過預算修改或轉移的形式進行任何需要的調整。 預算經理還可以將預算和實際資料匯出到 Microsoft Excel，以根據需要更好地進行分析和預測。

設定預算控制

預算週期時間範圍

設定基本預算後，您可以在預算週期跨度頁面上定義預算編制和預算控制的時間或開始和結束期間。 預算週期通常對應於會計行事曆，但可以跨越會計年度。

設定中的後續步驟在從預算控制設定頁面打開的索引標籤上完成。

定義參數

根據為預算啟用的財務維度，您可以使用預算控制或其子集的全部財務維度。

此外，您可以指定將在相關預算時間範圍內執行預算控制的預設時間間隔 (例如，會計年度、會計年度迄今、會計期間，或每季度)。 您還可以指定預設預算經理，和在達到閾值時用於通知使用者的閾值。 這些欄位中的值將在建立的任何新預算控制規則或預算群組中的當成預設值使用。 但是，可以為各個群組或規則變更預設值。

在預算登記中建立和記錄預算的方式會決定評估可用預算資金時選取的時間範圍。 如果已制定並使用某維度值組合的年化計算金額，則會計年度或會計年度迄今方法可能會很實用。 但是，如果按會計期間建立預算或指派到會計期間的組織想要更詳細的控制，則可能需要考慮會計年度迄今或季度時間跨度。

與預算和預算控制相關的組織文化也有助於定義設定。

超出預算權限

接下來，在超出預算權限索引標籤上，您可以指定使用者群組。 您可以指定作為群組成員的使用者是否有權超出預算。 您可以防止使用者超出在預算參數頁面上設定的預算閥值，或者您可以阻止他們超出預算任何金額，而不管閾值是多少。 根據組織管理支出的積極程度，這些權限可以幫助其管理財務資源。

可用的預算資金

在可用預算資金索引標籤上，您可以定義用於計算可用預算資金的公式。 根據組織管理其財務資源的保守程度，或根據法規或產業要求，計算可以包括草稿或未過帳的單據。

附註

如果在預算週期期間修改了計算，則變更不會影響之前已通過預算控制檢查並已過帳或已完成的任何單據。

重要

僅追蹤可用預算資金計算中的金額功能會變更 BudgetSourceTracking 表中追蹤的資料。 當此功能是開啟時，僅在可用預算資金計算中選取金額以使用時，才會儲存金額。 某些預算控制設定選項必須具有特定設定才能正常運作。 有關詳細資料，請參閱可用預算資金。

文件與日記帳

在文件和日記帳索引標籤上，您可以選取哪些來源文件和日記帳會受預算控制檢查影響，以及檢查將在明細分錄等級，還是在整個文件等級上進行。 此外，從 Microsoft Dynamics 365 Finance 版本 10.0.27 開始提供的新預算控制文件篩選增強功能，為預算控制中包含的每個文件提供查詢型的篩選條件選項。 因此，您可以指定要檢查哪個預算控制文件。 這樣的話，該功能允許只對文件類型的子集進行預算檢查。 例如，您可以只檢查集池欄位設定為 01 的訂購單。 新增到文件和日記帳索引標籤的新資料行會指出是否為所選文件類型定義查詢。 此外，新增到文件格線上方工具列中的兩個新按鈕可讓您新增、編輯或刪除篩選條件。

您應該將選擇的原始單據與可用預算資金計算中包含的餘額核取方塊相符。 例如，如果您選擇保留款的預算預留，你應該選擇訂購單選項。 當採購行上的金額和科目執行預算檢查時，指派給預留的預算控制類別是保留款。 當針對採購申請上的金額和科目執行預算檢查時，指派給預留的預算控制類別是預留款。

如果保留款的預算預留和/或預留款的預算預留包括在可用預算資金的計算中，並且必須透過總帳過帳來反映，則您應該在總帳參數頁面的承諾會計群組中標記這些選擇。

指派預算模型

接下來，在指派預算模型索引標籤中，您將預算模型指派給應包含在預算控制中的預算週期時間跨度。

定義預算控制規則

接下來，在定義預算控制規則索引標籤，您必須根據為預算控制啟用的財務維度建立特定規則。 例如，如果關注某個部門的支出或支出範圍，您可以使用此索引標籤上的設定來定義和評估這些支出。 您可以為每個預算控制規則定義不同的閾值。

重要

預算控制將為任何損益表、費用、收入、資產負債表、負債、權益或資產類型的主科目啟用。 如果定義預算控制規則索引標籤包含具有空標準的規則，將為包含這些類型主科目的全部財務維度組合啟用預算控制。 因此，請確保建立僅定義財務維度組合範圍的預算控制規則，其中，啟用預算控制也很重要。

選取主科目

如果未在定義參數頁面上選取主科目作為預算控制維度，但正在管理特定支出時，則您可在選取主科目索引標籤上，選取這些支出。選取主科目選項可確保僅對選定的主科目執行預算控制檢查 (或不對未選取的主科目執行)，即使 主科目不屬於預算控制中已定義的參數時也是如此。

範例：在定義參數頁面上，預算控制維度已被選取，則預算僅在事業單位和部門級別進行控制。

在此範例中，所有科目都需要進行預算控制，但 600120 除外，不應該啟用對它的預算控制。 可以透過在選取主科目索引標籤中標記 600120 以外的所有主科目來實現此情境。

如果為與主科目 600120 有關的費用建立了訂購單，則不會對這些明細執行預算檢查，其他每個在選取主科目索引標籤中選取的其他主科目都會受到控制。 在此範例中，貨運採購類別與主科目 600120 有關。

選取主科目作為預算控制維度時，不需要在選取主科目索引標籤中進行任何設定。

定義預算群組

您可以定義 預算群組以建立預算集區，或預算已彙集以進行第二次預算檢查的財務維度值集合。 在預算控制規則中找到的財務維度組合的預算金額會受到檢查。 如果在預算群組中也找到財務維度組合，則會在預算群組等級執行第二次預算檢查。

重要

在預算控制規則 上定義的使用者組預算權限參數會決定是否針對某些維度組合的特定情境檢查預算規則和預算群組。 如果超額預算權限是定義為在沒有可用預算資金時阻止預算群組檢查，則不會執行預算群組 檢查。

如果您希望針對特定規則/情境檢查預算，您可以調整：

• 預算群組 條件，以排除您不希望在預算控制規則和預算控制群組等級檢查的特定維度組合。 或
• 使用者群組預算權限。

啟用預算控制

設定預算控制後，您可以將其打開並在啟動預算控制索引標籤上啟動它。草稿版本將隨即生效。

重要

當僅追蹤可用預算資金計算中的金額功能開啟時，預算控制必須具有特定的規則設定才能正常運作。 否則，您無法啟動定義的預算控制設定。 有關詳細資料，請參閱可用預算資金。

下表顯示要遵循的準則。

如果選擇此選項	也必須選擇此選項
預留保留數的預算預留	保留款的預算預留和實際支出
保留款的預算預留	實際支出
具有採購申請類型文件的保留款預算預留	預留保留數的預算預留

重要

打開並啟用預算控制且已過帳交易後，則預算控制不應在年中關閉。 關閉預算控制後，不會出於預算控制目的記錄活動，並且不再執行預算檢查。 因此，已過帳的單據可能無法正確反映與預算控制相關的查詢和報表中的任何減免金額或餘額。 這些包括任何下游的預算控制統計或調整單據和日記帳。

此外，請注意，開啟預算控制之前已過帳的交易記錄 (包括預算登記分錄) 不會納入預算控制中。 因此，最好僅在新預算週期開始時啟用預算控制。 確保包含預算控制的初始預算餘額的預算登記分錄只有在啟用預算控制後才更新其預算餘額。 當用戶在任何未結單據 (例如，訂購單) 中手動觸發預算控制檢查時，這些單據將針對可用預算資金進行檢查並將取得預算控制的預算預留。

使用預算控制

開啟預算控制後，您將在為預算控制設定的文件和日記帳中收到預算控制警告和錯誤訊息。 請記住，您可以設定預算控制，以便使用者在超出預算資金時收到警告，但他們仍可以繼續確認或過帳交易。 您可以在預算控制錯誤和警告頁面上查看失敗預算檢查的詳細資料。

從這個頁面，使用者可以深入了解按期間的預算控制統計頁面以查看所選預算控制維度組合的預算可用性詳細資料和預留。 使用者可以深入了解預算控制統計資料頁面以查看用於預算控制中的所有財務維度組合的預算可用性。

如果為訂購單啟用了預算控制，則預算經理可以使用分類帳預算和預測工作區查看具有預算檢查警告和錯誤的所有未確認訂購單的佇列。 如果預算經理對設定的預算具有權限，則可以直接在工作區中確認訂購單。