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文档管理概述 (SharePoint Foundation 2010)

  • 项目

 

适用于： SharePoint Foundation 2010

上一次修改主题： 2011-05-23

本文提供基于 Microsoft SharePoint Foundation 2010 的文档管理解决方案的各种元素的概括性描述。

本文内容：

  • 文档管理系统的元素

  • 规划过程

文档管理控制组织中文档的生命周期 - 如何创建、审核和发布文档，以及最终如何处置或保留文档。尽管术语“管理”意味着从组织的最上层控制信息，但有效的文档管理系统应反映使用它的组织的文化传统。用于进行文档管理的工具应足够灵活，这样，如果文档的生命周期适合企业的文化和目标，则您可以紧密控制文档的生命周期，而且，如果结构松散的系统更适合您的企业，您也可以实现这种系统。

文档管理系统的元素

有效的文档管理解决方案指定：

  • 在组织中可以创建哪些类型的文档和其他内容。

  • 对于每种类型的文档使用哪种模板。

  • 对于每种类型的文档提供哪些元数据。

  • 在文档生命周期的每个阶段将文档存储在何处。

  • 在文档生命周期的每个阶段如何控制对于文档的访问。

  • 当团队成员一起致力于文档创建、审核、批准、发布或处置时，如何在组织内移动文档。

SharePoint Foundation 2010 包含实现文档管理的所有这些环节的功能。为了确保信息工作者能够无须脱离其日常操作和熟悉的工具即可轻松地利用这些功能， Microsoft Office system 中的应用程序（例如 Microsoft Outlook 和 Microsoft Word）也包含支持文档生命周期中每个阶段的功能。

规划过程

文档管理规划过程包含以下几个主要步骤：

  1. 确定文档管理角色 确保您的计划中包含组织的重要利益干系人的反馈意见，您具有最佳团队来实现解决方案，并且您知道谁将参与文档管理过程。

  2. 分析文档用途 在确定使用文档的人员后，确定他们使用的文档类型以及使用方式。有关详细信息，请参阅确定用户和分析文档使用率 (SharePoint Foundation 2010)。

  3. 规划文档的组织结构 您可以组织网站集、网站和库中的文档。SharePoint Foundation 2010 提供了一系列有助于组织和存储文档的功能，从专门的网站到结构松散的文档库（用于快速文档创建和协作）。在一个库中，您可以进一步将内容组织到文件夹和子文件夹中。有关详细信息，请参阅文档库规划 (SharePoint Foundation 2010)。

  4. 规划如何在各位置之间移动内容 在文档生命周期的不同阶段中，可能需要将文档从一个网站或库移动或复制到另一个网站或库。例如，发布过程可能包括将文档从暂存网站移动到公共 Internet 网站。有关详细信息，请参阅文档库规划 (SharePoint Foundation 2010) 中的“规划内容流”。

  5. 规划内容类型   使用内容类型来组织有关文档的信息，如元数据、文档模板和工作流程。这是帮助您在整个组织中组织文档和实施一致性的重要步骤。有关详细信息，请参阅内容类型规划 (SharePoint Foundation 2010)。

  6. 规划工作流 为组织规划工作流时，您可以控制和跟踪每个参与者在文档的生命周期中进行协作时文档在团队成员之间移动的方式。SharePoint Foundation 2010 包括适用于一般团队任务的工作流，如审核和批准文档。SharePoint Foundation 2010 还支持创建和安装自定义工作流。有关详细信息，请参阅内容类型规划 (SharePoint Foundation 2010)。

  7. 规划内容控制 您可以根据内容类型或存储位置规划适当的控制级别。例如，您可以要求必须先签出特定库中的文档，然后才能对其进行编辑。有关详细信息，请参阅版本控制、内容审批和签出规划 (SharePoint Foundation 2010)。