通过

确定用户和分析文档使用率 (SharePoint Foundation 2010)

  • 项目

 

适用于： SharePoint Foundation 2010

上一次修改主题： 2016-11-30

规划文档管理解决方案的第一步是标识用户并分析文档的用途。本文针对基于 Microsoft SharePoint Foundation 2010 的解决方案提供标识用户和分析文档用途的指南。

本文内容：

  • 标识用户

  • 分析文档用途

  • 工作表

在阅读本文之前，您应该理解文档管理概述 (SharePoint Foundation 2010) 中介绍的文档管理规划流程。

标识用户

若要在文档管理解决方案中确定利益干系人和参与者，您可以进行调查以收集此信息。例如，您的调查可以包含以下问题：

  • 由组织中的谁来创建文档？

  • 他们会创建什么类型的文档？

  • 文档用户拥有哪些角色？

    • 谁来审阅文档？

    • 谁来编辑文档？

    • 谁来使用文档？

    • 谁来审批文档的发布？

    • 谁来设计用于承载文档的网站？

    • 谁来部署和维护用于存储文档的服务器？

确定内容项目利益干系人可以帮助您确保文档管理解决方案的全面性，并确保您设计出适合企业的内容需要和流程的网站和文档库。

分析文档用途

在确定内容的利益干系人之后，通过他们收集可帮助您分析在组织中如何使用文档的信息。这是规划过程的重要组成部分，因为分析可帮助您确定以下项：

  • 文档库的构造方式。

  • 要使用哪些网站模板。

  • 将使用多少个网站。

  • 您将需要哪些物理服务器拓扑结构以实现您的解决方案。

要收集的信息包括：

  • 文档类型，如所有者权益研究报告、员工绩效考核、内部备忘录或产品说明。

  • 每种文档类型的用途，如“向客户提供有关股票的建议以及支持数据”。

  • 每种文档类型的作者（列出作者的角色（而非个人姓名）非常有用，例如“财务分析者”或“产品管理者”）。

  • 每种文档类型的用户，如“客户”或“团队成员”。

  • 文档的格式。如果文档在其生命周期的任何时候必须从一种格式转换为另一种格式，则记录该信息。

  • 应用于文档的生命周期的其他角色，如“技术审核人”或“审稿人”。

  • 文档的位置，如“客户端计算机”、“Web 服务器”或“文件服务器”。请注意，此问题可能具有多个答案，例如，在客户端计算机上创作文档，然后将其发布到 Web 服务器。

下面是企业中的两个不同组织在该工作表可能收集和记录的信息示例。

类型 用途 作者 用户角色 格式 其他角色 位置

所有者权益研究报告

向金融服务的高级客户提供有关是否购买或出售一支或多支股票的指导

财务分析师

客户

DOCX（用于创作）；PDF（用于发布）

审核人（技术）；审核人（法律）；审批者；审稿人；网站管理员

  • 创作网站

  • 测试网站

分析 单独的创作和发布格式要求进行格式转换。大量的审核人需要一个或多个工作流（在服务器上实现的业务流程）。两个网站（创作和测试）要求采用相应的机制将内容从一个网站移到另一个网站。

类型 用途 作者 用户角色 格式 其他角色 位置

员工绩效考评

评估员工的绩效 — 包括自我评估和经理的评估

信息工作者；经理

经理；人力资源专家

.DOC

审核人（人力资源）；审核人（法律）；审批人（上级经理）

  • 客户端计算机

  • 电子邮件服务器（作为附件）

  • 企业 Web 服务器

分析 两个作者和多个审核人需要一个或多个工作流。

工作表

使用以下工作表来记录本文中讨论的信息：