版本控制、内容审批和签出规划 (SharePoint Foundation 2010)
适用于： SharePoint Foundation 2010
上一次修改主题： 2011-05-21
本文介绍如何在 Microsoft SharePoint Foundation 2010 中规划使用版本控制、内容审批和签出来控制文档在其整个生命周期内的版本。
本文内容：
关于版本控制、内容审批和签出
规划版本控制
规划内容审批
规划签出和签入
关于版本控制、内容审批和签出
SharePoint Foundation 2010 包含以下可帮助您控制文档库中的文档的功能：
版本控制 是用于对文档的连续迭代进行编号和保存的方法。
内容审批 是具有审批者权限的网站成员用来控制内容发布的方法。
签出 和签入 是用户可用来更好地控制以下方面的方法：创建新版本的文档的时间，以及对签入文档时所做的更改的注释。
可以对本文讨论的文档库中的内容控制功能配置设置。若要在解决方案中的各个库之间共享这些设置，可以创建包含内容控制设置的文档库模板；这将确保新的库将反映内容控制决策。
规划版本控制
文档库的默认版本控制控件取决于网站集模板。不过，您可以根据您特定的要求为文档库配置版本控制控件。每个文档库都可以具有最适合库中文档类型的不同版本控制控件。SharePoint Foundation 2010 具有三个版本控制选项：
无版本控制 指定不保存任何早期版本的文档。在未使用版本控制时，早期版本的文档是不可检索的，并且也不会保留文档历史记录，原因是不会保存随文档的每个迭代附带的注释。可对包含不重要的内容或绝不会变化的内容的文档库使用此选项。
创建主要版本 指定使用简单的版本控制方案（1、2、3 等）来保留编号的文档版本。若要控制对存储空间的影响，可以指定要保留的早期版本的数目（从当前版本往回算）。
在主要版本控制中，每当保存文档的新版本时，具有针对文档库的权限的所有用户都将能够查看内容。在不希望区分文档的草稿版本和已发布版本时使用此选项。例如，在由组织中的工作组使用的文档库中，如果团队中的每个人都必须能够查看每个文档的所有迭代，则主要版本控制将是一个不错的选择。
创建主要和次要（草稿）版本 指定通过使用主要和次要版本控制方案（1.0、1.1、1.2、2.0、2.1 等）来保留编号的文档版本。以 .0 结束的版本是主要版本，而以非零扩展名结束的版本是次要版本。文档先前的主要和次要版本将与当前版本一起保存。若要控制对存储空间的影响，可以指定要保留的先前的主要版本的数目（从当前版本往回算）。还可以指定所保留的多少个主要版本应包括其各自的次要版本。例如，如果指定应为两个主要版本保留次要版本且当前主要版本为 4.0，则将保留以 3.1 开始的所有次要版本。
在主要和次要版本控制中，任何具有读取权限的用户都可以查看文档的主要版本。可以指定哪些用户还能够查看次要版本。通常，将为可编辑项目的用户授予查看和使用次要版本的权限，并限制具有读取权限的用户只能查看主要版本。
当希望区分访问群体可查看的已发布内容和尚未做好发布准备的草稿内容时，请使用主要和次要版本控制。例如，在包含组织福利说明的人力资源网站中，使用主要和次要版本控制可在修订说明时限制员工对福利说明的访问。
备注
不管选择的版本控制控件是什么，您都必须考虑保留同一文档的多个版本会对存储空间产生的影响。
规划内容审批
使用内容审批可控制向访问群体提供内容的过程，并使这一过程正式化。例如，将内容作为其产品或服务之一进行发布的企业在发布内容之前，可能需要进行有关法律方面的审阅和审批。也可以根据文档状态安排内容发布。
等待内容审批的文档草稿处于等待审批状态。在审批者审阅文档并批准内容之后，该文档就可供具有读取权限的网站用户查看。文档库所有者可为文档库启用内容审批，并可选择将工作流与库关联以运行审批过程。
提交文档供审批的方式会有所不同，具体取决于文档库中的版本控制设置：
无版本控制 如果没有使用版本控制并已保存对文档的更改，则文档的状态将变为等待审批。SharePoint Foundation 2010 会保留文档的早期版本，以便具有读取权限的用户仍可以查看它。在批准挂起的更改之后，具有读取权限的用户将可以查看文档的新版本并且不保留早期的版本。
如果没有使用版本控制并已将新文档上载到文档库，则添加到库中的文档将处于等待审批状态且不能由具有读取权限的用户进行查看，直到该文档获得批准。
创建主要版本 如果正在使用主要版本控制并保存对文档的更改，则文档的状态将变为等待审批并且具有读取权限的用户将能够查看文档先前的主要版本。在批准对文档的更改之后，将创建文档的新主要版本并使其对具有读取权限的网站用户可用，同时会将先前的主要版本保存到文档的历史记录列表中。
如果正在使用主要版本控制并将新文档上载到文档库中，则添加到库中的文档将处于等待审批状态且不能由具有读取权限的用户进行查看，直到将其作为版本 1 批准。
创建主要和次要（草稿）版本 如果正在使用主要和次要版本控制并保存对文档的更改，则作者可以选择将文档的新次要版本保存为草稿或创建一个新的主要版本，这会将文档状态更改为等待审批。在批准对文档的更改之后，将创建文档的新主要版本并使其对具有读取权限的网站用户可用。在主要和次要版本控制中，会将文档的主要和次要版本都保留在文档的历史记录列表中。
如果正在使用主要和次要版本控制并将新文档上载到文档库中，则添加到库中的文档将处于草稿状态并作为版本 0.1，或者作者可以立即请求审批，在这种情况下，文档的状态将变为等待审批。
规划签出和签入
可以要求用户在编辑文档之前从文档库中签出文档。始终建议执行此操作。要求签出和签入的好处包括：
在创建文档版本时能够更好地控制。当签出文档时，作者可保存文档，而无需将其签入。文档库的其他用户将无法查看这些更改并且不会创建新的版本。当作者签入文档时，仅创建一个新版本（对其他用户可见）。这将为作者提供更大的灵活度和控制权。
更好地捕获元数据。在签入文档之后，作者可以编写描述对文档所做的更改的注释。这有助于创建对文档所做的更改的历史记录。
如果您的解决方案要求用户在编辑文档时将其签入和签出，则 Microsoft Office 2010 客户端应用程序将包含支持这些操作的功能。用户可以通过 Office 2010 客户端应用程序签出文档、取消签出文档和签入文档。
在文档签出之后，该文档将保存到用户的“My Documents”文件夹下名为“SharePoint Drafts”的子文件夹中。此文件夹显示在 Office 2010 客户端应用程序中。当签出文档时，用户仅可以保存对该本地文件夹的编辑。当用户准备签入文档时，该文档将保存回原始服务器位置。
从 Office 2010 客户端应用程序中，用户还可以通过更改内容编辑选项决定将签出的文档保留在服务器上。