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文档库规划 (SharePoint Foundation 2010)

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适用于： SharePoint Foundation 2010

上一次修改主题： 2016-11-30

本文介绍如何在 Microsoft SharePoint Foundation 文档管理解决方案中规划文档库。

本文内容：

  • 确定库类型

  • 规划内容流

  • 规划信息权限管理

文档库是 SharePoint Foundation 2010 中与其他网站用户共享的文件的集合。大多数文档管理功能都是通过文档库提供的。作为文档管理规划的一部分，应确定最能满足组织需求的文档库类型。如果您规划多个网站的文档库，则可能需要规划内容从一个网站流动到另一个网站的方式。如果您计划将文档库用作存储位置，则可以自定义 Microsoft Office Professional 2010 的“打开”对话框和“保存”对话框来确保文档存储在首选位置。

在阅读本文之前，您应该理解文档管理概述 (SharePoint Foundation 2010) 中介绍的文档管理流程。

确定库类型

当您确定哪些文档库最符合组织的需求时，可能还会确定您需要多个网站或网站集。例如，如果您想创作要发布给外部客户的内容，则可能需要一个在其中创作并查看内容的网站，以及一个在其中发布内容的单独网站（可能在单独的 SharePoint Foundation 2010 安装中）。

当您规划多个网站的文档库时，可能还需要规划内容从一个网站流动到另一个网站的方式：通过手动流程、工作流或自定义解决方案。有关详细信息，请参阅下文中的规划内容流。

下表列出了文档库的典型用途。

库 用途

工作组网站中的库

协作；在同级之间轻松共享内容；内容控件（如版本控制）；SharePoint Foundation 2010 搜索。

门户区域中的库

针对组织中更多访问群体的内容；类似于工作组网站中的库，但通常通过更严格的审阅和审批流程实现。

幻灯片库

支持共享、管理和重复使用 Microsoft PowerPoint 幻灯片。

备注

如果您知道会通过内容部署将此网站中的内容部署到另一个服务器场或网站集，则不要在幻灯片库中创建文件夹。无法导入或导出包含带文件夹的幻灯片库的网站。

下面的示例演示如何使用您在确定用户和分析文档使用率 (SharePoint Foundation 2010) 的分析文档用途一节中完成的分析来帮助您为企业规划文档库结构。在此示例中，Contoso Ltd. 根据市场调查向客户提供内容。内容主要由进行远程操作的顾问创建。这一过程是循环完成的，其中会执行以下步骤：

  1. 合作伙伴评估项目计划并请求建议。

  2. 签订合同之后，项目经理将成立一个顾问组，并创建项目特定的工作网站，在该网站中记录搜索结果并完成项目。

  3. 当项目完成后，会将可交付文档发布到安全的 Internet 站点，客户可以在该站点中访问这些文档。

  4. 该顾问组根据项目编写最佳实践文档和案例研究。

  5. 知识管理员收集、组织和存档最佳实践和其他文档。

  6. 可交付文档、合同和其他文档都将保留为企业记录。

  7. 通过使用由知识管理员维护的内容，合作伙伴可以评估商机并提出新的建议。

下表演示此方案的文档用途分析。

文档 用途 作者 用户 格式

项目计划和请求

开发新的客户项目

项目负责人

销售经理；项目负责人

.docx

建议

描述建议的客户项目

项目负责人

项目经理、项目组成员、客户

.docx

合同

负责咨询项目

律师

项目负责人、项目经理、销售经理、客户

.docx

调查结果和项目可交付草稿

生成与客户项目相关的文档

项目负责人、项目参与者、顾问

编辑者、技术审阅者

.docx 和其他类型

可交付文档

生成可能从 .doc 格式转换的最终可交付文档

项目负责人

客户

.pdf

最佳实践和案例研究文档

获取组织知识

项目参与者、顾问、知识管理员

所有组成员

各种类型

此文档用途分析表明以下要求：

  • 项目负责人需要工作组网站中的库来存储项目计划、项目请求和建议草稿。

  • 律师需要门户或集中文档管理网站中的库来存储合同模板和有效合同。

  • 项目负责人和参与者需要工作组网站中的库来创作调查结果、可交付文档以及案例研究。

  • 客户需要某个 Internet 站点中的库来查看最终可交付文档。

规划内容流

文档管理解决方案中的内容通常是动态的，可以根据需要从一个网站移动到另一个网站以满足用户的需求。因此，当您规划文档库时，通常需要规划内容从一个库或网站流动到另一个库或网站的方式。SharePoint Foundation 包括以下移动内容的方式（手动或动态）：

  • 您可以创建自定义工作流，将内容从一个网站或库复制或移动到另一个网站或库。工作流指导文档完成业务流程，并在参与者的角色在文档的生命周期中变为活动状态时向参与者分配任务。若要将文档从一个网站或库移动到另一网站或库，可以设计相应工作流。有关如何规划工作流的信息，请参阅内容类型规划 (SharePoint Foundation 2010) 和规划工作流程 (SharePoint Foundation 2010)。

  • 作者可以将文档复制到他们具有创作权限的任何网站中的库。源和目标文档之间的关系将保留，以便可以根据需要刷新副本。

  • 通过使用 Web 文件夹或网上邻居，作者可以将文档库内容从一个库或网站手动复制或移动到另一个库或网站。

  • 通过使用“复制”命令，作者可将文档复制到文档中心网站。

  • 通过使用自定义工作流，作者可将文档复制到 Internet 站点上的文档库。

规划信息权限管理

信息权限管理 (IRM) 使内容创建者可以控制和保护他们的文档。受权限管理的文档的内容已加密并会随对用户施加限制的发布的许可证一起提供。这些限制会随用户权限级别的不同而不同。典型限制包括使文件只读、禁用文本复制、不允许用户保存文档副本或阻止用户打印文档。读取支持 IRM 的文件类型的客户端应用程序会使用受 IRM 管理的文档中的发布许可证以对访问该文档的用户施加限制。

有关权限管理服务 (RMS) 实施的 IRM 的详细信息，请参阅 RMS 常见问题 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=230459&clcid=0x804)。

Microsoft SharePoint Foundation 2010 支持对存储在文档库中的文档使用 IRM。若要添加其他文件类型，管理员必须为相应的文件类型安装保护程序，该程序可控制某类文件的使用权限管理的文档的加密和解密。

通过在 SharePoint Foundation 2010 中使用 IRM，可以控制用户在从 SharePoint Foundation 2010 的库中打开文档时可对文档执行的操作。相比之下，在适用于存储在客户端计算机上的文档的 IRM 中，文档所有者可以选择向文档的每个用户分配哪些权限。对文档库使用 IRM 可控制存储在服务器上的敏感内容。例如，如果要将某个文档库提供给您的企业中的其他工作组以预览即将发布的产品，则可以使用 IRM 阻止工作组向组织外部的访问群体公开内容。

在对文档库启用 IRM 并将一个支持 IRM 的格式的文档从服务器下载到客户端应用程序中后，SharePoint Foundation 2010 将对该文档加密并添加发布许可证。在将该文档上载回服务器时，SharePoint Foundation 2010 将对文件解密并以未加密的格式将文件存储在库中。通过仅在文档下载时对其加密以及仅在文档上载时对其解密，SharePoint Foundation 2010 可使搜索和索引等功能在受 IRM 保护的文档库的文件中正常工作。用户从文档库下载文档时应用于文档的 IRM 权限基于每个用户对 SharePoint Foundation 2010 安全设置中的内容具有的权限。下表介绍如何将 SharePoint Foundation 2010 权限转换为 IRM 权限。

SharePoint Foundation 2010 权限 IRM 权限

管理权限、管理 Web

完全控制（如客户端所定义）。此权限通常允许用户读取、编辑、复制、保存和修改或删除受权限管理的内容的权限。

编辑列表项、管理列表、添加和自定义页面

编辑、复制和保存权限。（可选）可以使具有这些权限的用户从文档库打印文档。

查看列表项

读取权限。用户可读取文档，但无法复制或更新其内容。（可选）可以使具有查看列表项权限的用户从文档库打印文档。

其他

没有映射到 IRM 权限的其他权限。

See Also

Concepts

内容类型规划 (SharePoint Foundation 2010)
规划工作流程 (SharePoint Foundation 2010)
配置信息权限管理 (SharePoint Foundation 2010)