บันทึกกิจกรรม Outlook ไปยัง CRM ของคุณ

ผู้ขายมักจะต้องบันทึกอีเมลและการประชุมที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมการขายของตน ในอดีตคุณอาจเคยบันทึกรายละเอียดไว้ในสมุดบันทึกกระดาษ วันนี้ คุณมีแนวโน้มที่จะใช้ระบบการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) เช่น Dynamics 365 หรือ Salesforce อย่างไรก็ตาม การอัปเดต CRM ด้วยตนเองพร้อมรายละเอียดการโต้ตอบ Outlook กับลูกค้าเป้าหมายและลูกค้ายังคงเป็นเรื่องที่น่าเบื่อและใช้เวลานาน โชคดีที่ Copilot สำหรับฝ่ายขาย สามารถทำเพื่อคุณเพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่การขาย

เมื่อบันทึกอีเมลหรือการประชุมลงใน CRM บานหน้าต่างด้านข้าง Copilot สำหรับฝ่ายขาย จะแสดงข้อมูลต่อไปนี้:

• บัตร เชื่อมต่อกับ แสดงเรกคอร์ดที่เชื่อมต่อและชนิดของบัตร
• ไอคอนไฟล์แนบแสดงจำนวนไฟล์แนบที่บันทึกไว้ใน CRM
• ไอคอนแท็กแสดงจำนวนฟิลด์การจัดประเภท (ถ้ามี) ที่คุณเลือก

Copilot สำหรับฝ่ายขาย สามารถบันทึกอีเมลและการประชุมไปยัง CRM ของคุณจากการ์ดไฮไลต์ จากการ์ดบันทึกที่เกี่ยวข้อง หรือผ่านการดำเนินการ CRM อย่างรวดเร็วในข้อความแบนเนอร์อีเมล อย่างไรก็ตาม คุณไม่สามารถบันทึกกิจกรรมจากกล่องจดหมายที่แชร์ และคุณไม่สามารถบันทึกการประชุมที่เป็นกิจวัตรได้ หากคุณใช้ Dynamics 365 เป็น CRM คุณสามารถแก้ไขกิจกรรมที่บันทึกไว้และลบอีเมลที่บันทึกไว้ออกจาก CRM ได้

นี่คือวิดีโอที่แสดงวิธีบันทึกอีเมลไปยัง CRM โดยใช้ Copilot สำหรับฝ่ายขาย:

บันทึกจากการ์ดไฮไลต์

1. เปิดอีเมลหรือการประชุม แล้วเปิด Copilot สำหรับฝ่ายขาย

2. ในบานหน้าต่างด้านข้าง Copilot สำหรับฝ่ายขาย ให้เลือก บันทึก

   

3. ภายใต้ เชื่อมต่อกับเรกคอร์ด ให้เลือกเรกคอร์ดเพื่อเชื่อมต่ออีเมลหรือการประชุมไป

   • เลือกเรกคอร์ดที่แนะนำ: Copilot สำหรับฝ่ายขาย ใช้ AI เพื่อแนะนำบัญชีและโอกาสทางการขายที่เกี่ยวข้องกับผู้ติดต่อในกิจกรรม คำแนะนำบางอย่างสำหรับโอกาสทางการขายจะมีให้เฉพาะเมื่อเนื้อหาอีเมลหรือการประชุมเป็นภาษาอังกฤษเท่านั้น

   • ค้นหาเรกคอร์ดที่จะเลือก: ใช้กล่องค้นหาเพื่อค้นหาและเชื่อมต่อกับเรกคอร์ดชนิดใดก็ได้ที่ผู้ดูแลระบบของคุณเพิ่มลงใน Copilot สำหรับฝ่ายขาย

   • บันทึกโดยไม่ต้องเลือกเรกคอร์ด: เลือก บันทึกโดยไม่ต้องเชื่อมต่อ เพื่อบันทึกอีเมลหรือการประชุมไปยัง CRM โดยไม่ต้องเชื่อมต่อกับเรกคอร์ด โดยยังคงเชื่อมโยงกับผู้ติดต่อในฟิลด์ ถึง, Cc และ Bcc

   หมายเหตุ

   • เมื่อคุณค้นหาเรกคอร์ดที่จะเชื่อมต่อ ผลลัพธ์การค้นหาจะแสดงชื่อเรกคอร์ดและฟิลด์คีย์ที่ผู้ดูแลระบบของคุณเลือก
   • คุณสามารถเชื่อมต่อกับทุกชนิดของเรกคอร์ดที่ผู้ดูแลระบบของคุณเปิดใช้งานสำหรับกิจกรรมและเพิ่มลงใน Copilot สำหรับฝ่ายขาย

   การ์ด ข้อมูลผู้ติดต่อ ที่เกี่ยวข้องจะแสดงผู้ติดต่อที่อยู่ในอีเมลหรือการประชุม เนื่องจากกิจกรรมปรากฏในเส้นเวลาของพวกเขา

   

4. หาก CRM ของคุณมีฟิลด์สำหรับจัดหมวดหมู่อีเมลและการประชุมที่บันทึกไว้คุณสามารถเลือกอย่างน้อยหนึ่งรายการภายใต้ เพิ่มหมวดหมู่อีเมล

5. หาก CRM ของคุณอนุญาตให้คุณบันทึกไฟล์ที่แนบมากับอีเมลหรือการประชุมคุณสามารถเลือกไฟล์ที่คุณต้องการบันทึกพร้อมกับกิจกรรมได้ ไม่สามารถบันทึกสิ่งที่แนบมาใช่หรือไม่

   

6. เลือก บันทึก

บันทึกจากการ์ดเรกคอร์ดที่เกี่ยวข้อง

Copilot สำหรับฝ่ายขาย แสดงเรกคอร์ดที่เกี่ยวข้องกับผู้ติดต่อที่บันทึกไว้ใน CRM เรกคอร์ดชนิดเดียวกันทั้งหมด เช่น บัญชีหรือโอกาสทางการขาย จะปรากฏบนการ์ดข้อมูลสำหรับชนิดนั้น คุณสามารถบันทึกอีเมลหรือการประชุมไปยัง CRM ของคุณจากการ์ดเหล่านี้ หากคุณบันทึกลงใน CRM จากการ์ดไฮไลต์แล้ว คุณจะไม่สามารถบันทึกจากการ์ดเรกคอร์ดที่เกี่ยวข้องได้อีก

1. เปิดอีเมลหรือการประชุม แล้วเปิด Copilot สำหรับฝ่ายขาย

2. วางเมาส์เหนือเรกคอร์ดแล้วเลือก การดำเนินการเพิ่มเติม (...) >บันทึกและเชื่อมต่ออีเมล

   หรือเลือกเรกคอร์ดเพื่อเปิดรายละเอียด จากรายละเอียด ให้เลือก การดำเนินการเพิ่มเติม (…) >บันทึกและเชื่อมต่ออีเมล

อีเมลหรือการประชุมเชื่อมต่อกับเรกคอร์ดที่เลือกและบันทึกไปยัง CRM บัตร เชื่อมต่อกับ แสดงเรกคอร์ดที่เชื่อมต่อและชนิดของบัตร

สิ่งที่แนบมาจะได้รับการจัดการแตกต่างกันเมื่อคุณบันทึกกิจกรรมจากการ์ดระเบียนที่เกี่ยวข้อง:

• หาก CRM ของคุณได้รับการตั้งค่าให้บันทึกไฟล์แนบทั้งหมดตามค่าเริ่มต้นไฟล์แนบทั้งหมดที่สามารถบันทึกลงใน CRM จะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติ

• หาก CRM ของคุณไม่ได้ตั้งค่าให้บันทึกไฟล์แนบทั้งหมดตามค่าเริ่มต้น หรือบันทึกไฟล์แนบใดๆ เลย จะไม่มีการบันทึกไฟล์แนบไปยัง CRM

บันทึกจากการดำเนินการ CRM ด่วนในข้อความแบนเนอร์อีเมล

เมื่อคุณอ่านอีเมลจากผู้ติดต่อภายนอกและคุณยังไม่ได้บันทึกข้อความแบนเนอร์ที่ด้านบนจะมีการดำเนินการด่วนที่คุณสามารถใช้เพื่อบันทึกอีเมลไปยัง CRM ของคุณ

1. เปิดอีเมลที่คุณยังไม่ได้บันทึกลงใน CRM ของคุณและมีผู้ติดต่อภายนอกอย่างน้อยหนึ่งราย

2. ในข้อความแบนเนอร์ ให้เลือก บันทึกอีเมลนี้

3. ในบานหน้าต่างด้านข้าง Copilot สำหรับฝ่ายขาย ภายใต้ เชื่อมต่อกับเรกคอร์ด ให้เลือกเรกคอร์ด

   

4. หาก CRM ของคุณอนุญาตให้คุณบันทึกไฟล์ที่แนบมากับอีเมล คุณสามารถเลือกไฟล์ที่คุณต้องการบันทึกด้วยกิจกรรมได้ ไม่สามารถบันทึกสิ่งที่แนบมาใช่หรือไม่

5. เลือก บันทึก

Copilot สำหรับฝ่ายขาย สามารถแสดงข้อความแบนเนอร์ที่มีการดำเนินการ CRM ด่วนในอีเมลภายนอกของคุณได้สูงสุดสองฉบับต่อวัน หากคุณไม่ต้องการให้แบนเนอร์เหล่านี้ปรากฏ ให้ขอให้ผู้ดูแลระบบปิดแบนเนอร์ดังกล่าวสำหรับกล่องจดหมายของคุณ

แก้ไขกิจกรรมที่บันทึกไว้ใน Dynamics 365

หากคุณใช้ Dynamics 365 เป็น CRM คุณสามารถเปลี่ยนรายละเอียดบางส่วนของอีเมลหรือการประชุมที่บันทึกไว้ใน Copilot สำหรับฝ่ายขาย แล้วบันทึกการเปลี่ยนแปลงไปยัง CRM คุณสามารถเปลี่ยนเรกคอร์ดที่กิจกรรมเชื่อมต่ออยู่ ประเภทอีเมล และผู้ติดต่อที่เกี่ยวข้องได้ หากคุณใช้ Salesforce เป็น CRM คุณจะไม่สามารถแก้ไขกิจกรรมที่บันทึกไว้ใน Copilot สำหรับฝ่ายขาย ได้

1. เปิดอีเมลหรือการประชุม แล้วเปิด Copilot สำหรับฝ่ายขาย

2. บนการ์ด เชื่อมต่อกับ ให้เลือก การดำเนินการเพิ่มเติม (…) >แก้ไขรายละเอียดอีเมลที่บันทึกไว้

   

ลบอีเมลที่บันทึกไว้ใน Dynamics 365

หากคุณใช้ Dynamics 365 เป็น CRM คุณสามารถใช้ Copilot สำหรับฝ่ายขาย เพื่อลบอีเมลและการประชุมที่บันทึกไว้ซึ่งไม่เกี่ยวข้องอีกต่อไปทำให้ CRM สะอาดและเป็นปัจจุบัน หากคุณใช้ Salesforce เป็น CRM คุณจะไม่สามารถลบกิจกรรมที่บันทึกไว้ใน Copilot สำหรับฝ่ายขาย ได้

1. เปิดอีเมลหรือการประชุม แล้วเปิด Copilot สำหรับฝ่ายขาย

2. บนการ์ด เชื่อมต่อกับ ให้เลือก การดำเนินการเพิ่มเติม (…) >ลบอีเมลออกจาก Dynamics 365

   

ข้อจำกัดเมื่อบันทึกไฟล์แนบ

หากผู้ดูแลระบบ CRM ของคุณเปิดความสามารถในการบันทึกไฟล์แนบแล้วเมื่อคุณบันทึกอีเมลหรือการประชุมไปยัง CRM ของคุณคุณยังสามารถบันทึกไฟล์แนบได้ อย่างไรก็ตาม โปรดคคำนึงถึงข้อจำกัดต่อไปนี้:

• ผู้ดูแลระบบ CRM ของคุณจะกำหนดประเภทไฟล์และขนาดไฟล์แนบสูงสุดที่อนุญาตซึ่งสามารถบันทึกไปยัง CRM ได้ ไม่สามารถบันทึกไฟล์แนบที่เป็นประเภทไฟล์ที่ไม่อนุญาตหรือมีขนาดใหญ่เกินไปได้

• ไม่สามารถบันทึกไฟล์แนบแบบอินไลน์ลงใน CRM ไฟล์แนบแบบอินไลน์คือรูปภาพหรือไฟล์ที่แสดงหรือวางในเนื้อหาของอีเมล

ความแตกต่างระหว่าง Dynamics 365 และ Salesforce

Copilot สำหรับฝ่ายขาย ทำงานแตกต่างกันเล็กน้อยขึ้นอยู่กับ CRM ที่คุณใช้ มีการอธิบายข้อแตกต่างในส่วนต่อไปนี้

เมื่อคุณบันทึกกิจกรรมไปที่ Dynamics 365

• ถ้าการแจ้งเตือนเกี่ยวกับการทำข้อมูลให้ตรงกันทางฝั่งเซิร์ฟเวอร์ปรากฏขึ้นเมื่อคุณพยายามบันทึกอีเมลหรือการประชุม แสดงว่ากล่องจดหมายของคุณไม่ได้ตั้งค่าให้บันทึกกิจกรรม Outlook เป็น Dynamics 365 เลือก เปิด เพื่อเปิดการทำข้อมูลให้ตรงกันทางฝั่งเซิร์ฟเวอร์สำหรับกล่องจดหมายของคุณ เรียนรู้เพิ่มเติมใน ใช้การทำข้อมูลให้ตรงกันทางฝั่งเซิร์ฟเวอร์กับ Copilot สำหรับฝ่ายขาย

  

• การตอบกลับอีเมลที่บันทึกไว้จะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติด้วย หากเงื่อนไขทั้งสองข้อต่อไปนี้เป็นจริง:

  • การทำข้อมูลให้ตรงกันทางฝั่งเซิร์ฟเวอร์ เปิดอยู่ในกล่องจดหมายของคุณ
  • ไม่มีข้อความอีเมลไม่ได้ถูกเลือกในแท็บ อีเมล ในการตั้งค่าส่วนบุคคลของ Dynamics 365 ของคุณ

• คุณสามารถบันทึกการประชุมเป็น Dynamics 365 ได้ก็ต่อเมื่อเวลาการประชุมอยู่ภายในเวลาทำการของผู้เข้าร่วมทั้งหมด เรียนรู้วิธีตั้งค่าชั่วโมงทำงานของคุณเองใน ปรับแต่งเครื่องมือเร่งยอดขาย ผู้จัดการฝ่ายขายสามารถกำหนดความพร้อมของผู้ขายที่ขึ้นตรงต่อพวกเขา

• ถ้าการบันทึกสิ่งที่แนบมากับการประชุมถูกปิดในการตั้งค่าการทำข้อมูลให้ตรงกันทางฝั่งเซิร์ฟเวอร์ จะไม่สามารถบันทึกสิ่งที่แนบมาในการประชุมไปยัง CRM จาก Copilot สำหรับฝ่ายขาย

• คุณสามารถบันทึกอีเมลฉบับร่างไปที่ Dynamics 365; อย่างไรก็ตาม ระบบจะบันทึกอีเมลฉบับร่างหลังจากส่งแล้วเท่านั้น

• คุณไม่สามารถร่างการประชุมไปยัง Dynamics 365 ได้ ร่างการประชุมจะถูกบันทึกทันที หากคุณอัปเดตการประชุมหลังจากบันทึกแล้ว การเปลี่ยนแปลงจะถูกบันทึกไปยัง CRM โดยอัตโนมัติ

• เฉพาะกิจกรรมที่คุณบันทึกโดยใช้ Copilot สำหรับฝ่ายขาย เท่านั้นที่จะปรากฏในบานหน้าต่างด้านข้าง Copilot สำหรับฝ่ายขาย หากคุณเคยใช้ Dynamics 365 App for Outlook เพื่อเชื่อมต่ออีเมลหรือการประชุมกับเรกคอร์ดใน CRM ของคุณ อีเมลหรือการประชุมนั้นจะไม่แสดงว่าได้รับการบันทึกใน Copilot สำหรับฝ่ายขาย ถ้าคุณใช้ Copilot สำหรับฝ่ายขาย เพื่อบันทึกกิจกรรม เรกคอร์ดที่ซ้ำกันจะถูกสร้างขึ้นใน CRM

• คุณสามารถแก้ไขกิจกรรมที่บันทึกไว้ใน Outlook และบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณไปยัง Dynamics 365

เมื่อคุณบันทึกกิจกรรมไปยัง Salesforce

• คุณไม่สามารถบันทึกอีเมลฉบับร่างหรือการประชุมฉบับร่างไปยัง Salesforce ได้

• การตอบกลับอีเมลที่บันทึกไว้และการอัปเดตการประชุมที่บันทึกไว้จะไม่ถูกบันทึกโดยอัตโนมัติ

• เมื่อคุณบันทึกอีเมลหรือการประชุมไปยัง Salesforce อีเมลหรือการประชุมนั้นจะแสดงเป็นบันทึกไว้สำหรับคุณเท่านั้น ผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ ต้องบันทึกอีเมลหรือการประชุมไปยัง Salesforce แยกต่างหาก

• คุณไม่สามารถแก้ไขกิจกรรมที่บันทึกไว้ได้

• สิ่งที่แนบมาจะถูกบันทึกเป็นไฟล์ในเรกคอร์ดกิจกรรม

• หากการแจ้งเตือนให้อัปเดตการตั้งค่าใน Salesforce ปรากฏขึ้นเมื่อคุณพยายามบันทึกกิจกรรม Outlook แสดงว่าอีเมลขั้นสูงถูกปิดใน Salesforce เรียนรู้เพิ่มเติมใน ไม่สามารถบันทึกอีเมลไปยัง CRM หากไม่ได้เปิดใช้งานอีเมลขั้นสูงใน Salesforce CRM

  หากเปิดอีเมลขั้นสูง ระบบจะบันทึกกิจกรรมเป็นเรกคอร์ดอีเมลใน Salesforce ถ้าผู้ดูแลระบบของคุณติดต่อฝ่ายสนับสนุน Microsoft เพื่ออนุญาตให้บันทึกกิจกรรม Outlook โดยไม่ต้องเปิดอีเมลขั้นสูง กิจกรรมจะถูกบันทึกเป็นเรกคอร์ดงาน

• หากอีเมลที่คุณบันทึกมีอักขระในเนื้อหาข้อความมากกว่า จำนวนอักขระสูงสุดที่สามารถจัดเก็บไว้ในเรกคอร์ดอีเมลของ Salesforce อีเมลนั้นจะถูกตัดทอนแล้วบันทึก การ์ด เชื่อมต่อกับ มีการแจ้งเตือนถึงผลกระทบนั้น