นำเข้าลูกค้าองค์กร ลูกค้าเป้าหมาย หรือข้อมูลอื่นๆ

บทความนี้นำไปใช้กับ Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) เวอร์ชั่น 9.1 โดยใช้ไคลเอนต์เว็บดั้งเดิม หากท่านใช้ ส่วนติดต่อแบบรวม แอปของท่านจะทำงานเหมือนกับ ส่วนติดต่อแบบรวม สำหรับแบบจำลอง Power Apps สำหรับเวอร์ชัน Power Apps ของบทความนี้ ดูที่: นำเข้าข้อมูล

ไม่ว่าข้อมูลของคุณจะถูกเก็บไว้ในกระดาษคำนวณ ฐานข้อมูล หรือระบบอื่นๆ คุณอาจต้องการนำเข้าข้อมูลไปใน Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) เพื่อให้คุณสามารถติดตามข้อมูลลูกค้าของคุณทั้งหมดในที่เดียว

คุณสามารถนำเข้าข้อมูลได้หลากหลายชนิด เช่นข้อมูลบัญชีลูกค้า ลูกค้าเป้าหมาย หรือโอกาสทางการขาย – หรือแม้แต่กิจกรรมหรือกรณีและปัญหาต่างๆ (ชนิดข้อมูลที่แตกต่างกันจะเรียกว่า "ชนิดของเรกคอร์ด") โดยปกติข้อมูลผู้ติดต่อจะมาจากโปรแกรมอีเมล คุณสามารถอ่านเกี่ยวกับสิ่งนี้ที่นี่: ข้อมูลเพิ่มเติม: นำเข้าข้อมูลผู้ติดต่อ

ขั้นตอนที่ 1: เตรียมแฟ้มที่จะใช้ในการนำเข้าของคุณให้พร้อม

ก่อนอื่น คุณจะต้องจัดเตรียมข้อมูลของคุณให้อยู่ในรูปของไฟล์

ตรวจสอบว่าข้อมูลของคุณนั้นสมบูรณ์และถูกต้องมากที่สุดเท่าที่จะเป็นได้เมื่อคุณสร้างแฟ้มนำเข้า กรอกรายละเอียดใดๆ ที่ขาดหายไปให้ครบ และตรวจสอบว่าชื่อและข้อมูลอื่นๆ นั้นสะกดอย่างถูกต้องแล้ว

สนับสนุนรูปแบบแฟ้มเหล่านี้:

• ค่าที่ใช้จุลภาคเป็นตัวคั่น (.csv)

• ข้อความ (.txt)

• แฟ้มที่บีบอัด (.zip)

• Excel Spreadsheet 2003 (.xml)

• สมุดงาน Excel (.xlsx)

  ขนาดแฟ้มสูงสุดที่อนุญาตสำหรับแฟ้ม .zip คือ 32 เมกะไบต์ สำหรับรูปแบบแฟ้มอื่นๆ ขนาดแฟ้มสูงสุดที่อนุญาตคือ 8 เมกะไบต์

  เคล็ดลับ

  ถ้าคุณต้องการนำเข้าข้อมูลจำนวนมาก โปรดตรวจสอบเอกสารนักพัฒนา นำเข้าข้อมูล สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติม

  คุณสามารถเพิ่มหลายๆ แฟ้มนำเข้าแล้วรวมเป็นแฟ้ม .zip เดียว และจากนั้นให้นำเข้าแฟ้ม .zip เพื่อนำเข้าแฟ้มทั้งหมดในครั้งเดียว ตัวอย่างเช่น ถ้าพนักงานขายหลายๆ คนป้อนลูกค้าเป้าหมายจากงานแสดงสินค้าลงในกระดาษคำนวณที่แตกต่างกัน คุณสามารถรวบรวมข้อมูลเหล่านั้นลงในแฟ้ม .zip แฟ้มหนึ่งเพื่อใช้สำหรับการนำเข้า

  การนำเข้าจะล้มเหลวถ้าคุณใช้แม่แบบที่คุณส่งออกจาก Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) จากนั้นเพิ่มคอลัมน์ใหม่และนำเข้าข้อมูลกลับเข้าไปใน Customer Engagement (on-premises)

ขั้นตอนที่ 2: เรียกใช้ตัวช่วยสำหรับการนำข้อมูลเข้า

คุณจะใช้ตัวช่วย นำข้อมูลเข้า ในการนำเข้าไฟล์

1. ไปที่ การตั้งค่า>การจัดการข้อมูล>นำเข้า

2. บนแถบคำสั่ง ให้เลือก นำเข้าข้อมูล>นำเข้าข้อมูล

3. เรียกดูไปยังโฟลเดอร์ที่คุณใช้บันทึกแฟ้มที่ประกอบด้วยแฟ้มนำเข้า เลือกไฟล์ จากนั้นเลือก เปิด จากนั้นเลือก ถัดไป

   เคล็ดลับ

   คุณสามารถนำเข้าได้ครั้งละหนึ่งแฟ้มเท่านั้น ในการนำเข้าแฟ้มเพิ่มเติม ให้เรียกใช้ตัวช่วยนี้อีกครั้งในภายหลัง หรือเพิ่มแฟ้มนำเข้าทั้งหมดของคุณลงในแฟ้ม .zip แฟ้มเดียว

4. ตรวจสอบชื่อแฟ้ม และถ้าแฟ้มดังกล่าวอยู่ในรูปแบบ .xlsx, .xml, .csv, .txt หรือ .zip ให้ตรวจสอบว่าตัวคั่นฟิลด์และข้อมูลนั้นถูกต้องแล้ว ในกรณีส่วนใหญ่ คุณสามารถยอมรับตัวคั่นดีฟอลต์ได้ ให้ทำตามขั้นตอนนี้หากคุณต้องการตรวจสอบ:

   1. คลิก การตั้งค่าตัวคั่น แล้วเลือกอักขระที่ใช้ในการแบ่งข้อมูลของฟิลด์และส่วนของข้อมูล (อักขระเหล่านี้จะเรียกว่า "ตัวคั่น")

      ตัวคั่นดีฟอลต์สำหรับฟิลด์คือจุลภาค (,) ตัวคั่นอื่นๆ ที่สนับสนุนสำหรับฟิลด์ได้แก่ทวิภาค (:) อัฒภาค (;) และอักขระแท็บ (/t)

      ตัวอย่างตัวคั่นฟิลด์:

      ชื่อบริษัท, ที่อยู่, เมือง, รัฐ

      ตัวคั่นดีฟอลต์สำหรับข้อมูลคืออัญประกาศคู่ (") ตัวคั่นที่สนับสนุนอื่นๆ สำหรับข้อมูลคืออัญประกาศเดี่ยว (') และ ไม่มี

      ตัวอย่างตัวคั่นข้อมูล:

      ชื่อบริษัท, ที่อยู่

      "Fabrikam, Inc.","150 A Street"

      หมายเหตุ

      เนื่องจากไฟล์ XML ไม่ต้องใช้ตัวคั่น ดังนั้นถ้าคุณอัปโหลดแฟ้มที่เป็นรูปแบบ XML Spreadsheet 2003 หรือไฟล์ .zip ที่มีไฟล์ XML Spreadsheet 2003 ข้อมูลตัวคั่นจะไม่พร้อมใช้งาน

5. เลือก ถัดไป

6. เลือกวิธีที่ตัวช่วยสร้างจะใช้กำหนดว่าฟิลด์ใดที่จะใช้สำหรับข้อมูล ข้อมูลเพิ่มเติม: เลือกแผนผังข้อมูล

   • เลือก ค่าเริ่มต้น (การแมปอัตโนมัติ) ถ้าคุณต้องการให้ตัวช่วยสร้างกำหนดฟิลด์สอดคล้องกันใน Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) โดยอัตโนมัติ ถ้าตัวช่วยสร้างไม่พบฟิลด์ คุณจะสามารถทำการ "แม็ป" ด้วยตัวคุณเอง
     -- หรือ --

   • เลือก สำหรับข้อมูลผู้ติดต่อและบัญชีทั่วไป ถ้าแฟ้มนำเข้าของคุณประกอบด้วยผู้ติดต่อและบัญชี (และผู้ติดต่อเป็นชนิดของข้อมูลหลัก)
     -- หรือ --

   • ถ้าพร้อมใช้งานสำหรับองค์กรของคุณ ให้เลือกการแมปข้อมูลแบบกำหนดเอง (คุณจะเห็นได้ในรายการถ้าคุณสามารถใช้งานได้)

7. เลือก ถัดไป

8. ถ้าได้รับพร้อมท์ ในรายการแบบหล่นลง Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) ชนิดของเรกคอร์ด ให้เลือกชนิดของเรกคอร์ดที่คุณกำลังนำเข้า ตัวอย่างเช่น ลูกค้าองค์กร หรือ ลูกค้าเป้าหมาย จากนั้นเลือก ถัดไป

9. ยืนยันว่าตัวช่วยสำหรับการนำข้อมูลเข้าถูกแม็ปชิ้นส่วนทั้งหมดของข้อมูล (หรือที่เรียกว่า "ฟิลด์") ในไฟล์นำเข้ากับฟิลด์ที่ถูกต้องใน Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) คุณอาจต้องเลื่อนลงเพื่อดูเขตข้อมูลทั้งหมดในไฟล์นำเข้า สำหรับชนิดของเรกคอร์ดใดๆ ก็ตามที่ปรากฏไอคอนแจ้งเตือน ให้แมปฟิลด์จากแฟ้มนำเข้าของคุณไปยังฟิลด์ที่สอดคล้องกันใน Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises)

   ตัวอย่างเช่น ไฟล์นำเข้าที่ประกอบด้วยผู้ติดต่ออาจมีเขตข้อมูลสำหรับชื่อแรก นามสกุล และ ตำแหน่งงาน ตรวจสอบว่าเขตข้อมูลเหล่านั้นได้รับการแม็ปอย่างถูกต้องไปยังเขตข้อมูลที่สอดคล้องกันใน Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises)

   สำหรับเขตข้อมูลใดๆ ในไฟล์นำเข้าที่ถูกทำเครื่องหมาย ไม่ได้แม็ป ไปที่รายการดรอปดราวน์ Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises)ชนิดเขตข้อมูล และเลือกชื่อเขตข้อมูลที่จะใช้ใน Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) คุณอาจต้องเลื่อนลงไปดูเขตข้อมูลพร้อมใช้งานทั้งหมด

10. หลังจากตรวจทานการแม็ปฟิลด์แล้ว ให้เลือก ถัดไป

11. ตรวจทานการสรุป แล้วเลือก ถัดไป

12. เลือกการตั้งค่าการนำเข้าเพิ่มเติม ข้อมูลเพิ่มเติม: ตรวจทานการตั้งค่าและนำเข้าข้อมูล

    • ถ้าคุณไม่มีปัญหากับการให้ตัวช่วยสำหรับการนำข้อมูลเรกคอร์ดที่ซ้ำกัน ในส่วน อนุญาตให้มีรายการซ้ำ ให้เลือก ใช่

      ข้อควรระวัง

      ในกรณีส่วนใหญ่ เพื่อหลีกเลี่ยงการนำเข้าข้อมูลซ้ำ คุณควรตั้งค่าชุดตัวเลือกนี้ไว้เป็น ไม่ใช่

    • เมื่อต้องการตั้งค่าความเป็นเจ้าของให้กับเรกคอร์ดที่นำเข้ามา ในส่วน เลือกเจ้าของสำหรับเรกคอร์ดที่นำเข้า ให้เลือกปุ่ม ค้นหา เลือก ค้นหาเรกคอร์ดเพิ่มเติม พิมพ์ชื่อของบุคคลนั้น และจากนั้นเลือก เพิ่ม

      หมายเหตุ

      คุณจะตัดสินใจอย่างไรว่าใครควรจะ "เป็นเจ้าของ" ข้อมูลที่นำเข้า โดยปกติแล้ว เจ้าของคือบุคคลที่รับผิดชอบในการดำเนินการกับข้อมูลดังกล่าวนั้น นี่เป็นตัวอย่าง: ถ้าไฟล์นำเข้าของคุณประกอบด้วยผู้ติดต่อที่คุณรวบรวมมาจากงานแสดงสินค้าและคุณต้องการมอบหมายให้ผู้ใช้คนหนึ่งตามงานกับผู้ติดต่อเหล่านี้ ให้เลือกผู้ใช้คนนั้นเป็นเจ้าของ เมื่อต้องการมอบหมายให้ผู้อื่นที่นอกเหนือจากตัวคุณเองเป็นเจ้าของเรกคอร์ดที่นำเข้าบทบาทความปลอดภัยของคุณต้องมีสิทธิ์ในการสร้างเรกคอร์ดสำหรับผู้ใช้ ถ้าคุณไม่มีสิทธิ์เพียงพอ ตัวช่วยสร้างจะมอบหมายให้คุณเป็นเจ้าของเรกคอร์ดที่นำเข้าตามค่าเริ่มต้น

    • เมื่อต้องการบันทึกการตั้งค่าการนำเข้าเหล่านี้เพื่อให้คุณสามารถใช้ได้อีกครั้ง ให้ใส่ชื่อให้กับการตั้งค่า (หรือที่เรียกว่า "การแม็ปข้อมูล")

      ในครั้งถัดไปที่คุณเรียกใช้ตัวช่วยสำหรับการนำข้อมูลเข้า คุณจะเห็นการแม็ปข้อมูลใหม่ที่แสดงรายการอยู่ภายใต้ แม็ปแบบกำหนดเอง

13. เลือก ส่ง

14. เมื่อต้องการตรวจสอบว่าตัวช่วยสร้างนั้นทำงานเสร็จเรียบร้อยแล้วหรือไม่ ให้เลือก นำเข้า แล้วตรวจสอบรายงาน มิฉะนั้น เลือก เสร็จสิ้น

15. เรียนรู้เกี่ยวกับการนำรายการที่ซ้ำกันออก หากจำเป็น: รวมเรกคอร์ดบัญชี ผู้ติดต่อ หรือลูกค้าเป้าหมายที่ซ้ำกัน