Nyckeluppgifter: Skapa och bearbeta budgetplaner
Gäller för: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2
I det här avsnittet beskrivs hur du manuellt skapar en budgetplan. Mer information om hur du automatiskt skapar en budgetplan från en annan budgetplan, redovisningen, anläggningstillgångarna eller prognoserna finns i Generera budgettransaktionsplaner från källinformation.
En budgetplanen är ett dokument som innehåller en rubrik, budgetplanrader och radinformation. När du skapar en budgetplan, tilldelas den automatiskt ett unikt dokumentnummer och ditt namn visas i fältet Budgetplanförberedare. Den här budgetplaneringsprocessen och förberedarens ansvarsområde bestämmer organisationshierarkin och budgetplaneringens arbetsflöde för den här budgetplanen. När du är klar med att förbereda en budgetplan skickar du den till arbetsflödet. Därefter skickas den här planen, tillsammans med kalkylblad, motiveringar och bilagor, automatiskt runt i organisationen för granskning och godkännande.
Den här funktionen är endast tillgänglig om Microsoft Dynamics AX 2012 R2 är installerat.
Vi rekommenderar att du använder om du vill skapa, underhålla, distribuera och visa ekonomiska rapporter som innehåller budgetplaneringsdata. Med kan du designa ekonomiska rapporter baserat på redovisningskonton och ekonomiska dimensioner, gå ner till transaktionsnivåinformation och använda webbaserad visning av rapporter. Mer information om hur du skriver ut ekonomiska rapporter med finns i Management Reporter för Microsoft Dynamics ERP.
Du kan använda för att rapportera budgetplaneringsdata, om du har sammanslagning 4 för 2012 installerad.
Vad vill du göra?
Läs mer om...
Skapa en budgetplan
Skapa en associerad budgetplan
Lägg till eller ändra budgetplanrader och radinformation
Använd kalkylblad och motiveringar i budgetplaner
Lägg till prognos för budgetplanrader
Skicka en budgetplan till arbetsflödet
Sök formulärhjälp
Sök närliggande uppgifter
Läs mer om...
Klicka på de här länkarna om du vill söka efter mer information om begreppen som beskrivs i det här avsnittet.
Om inställningar för budgetplanering
Skapa en budgetplan
Innan du kan skapa en budgetplan måste en budgetplaneringsprocess vara aktiv. Varje budgetplaneringsprocess associeras med en budgetcykel, en redovisning och en budgetorganisation. Som budgetplanförberedare måste du finnas i en budgetplaneringsanvändargrupp eller vara anställd i ett ansvarsområde i en budgetorganisationshierarki.
Klicka på Budgetering > Vanligt > Budgetplaner > Alla budgetplaner. Använd åtgärdsrutan i gruppen Nytt och klicka på Budgetplan.
Ange eller välj information i följande fält och klicka sedan på Skapa.
Budgetplaneringsprocess – Välj en aktiv budgetplaneringsprocess.
Ansvarsområdeställe – Välj ansvarsområde för budgetplanen. Som standard visas din ansvarsområde.
Överordnad budgetplan – Ange den överordnade här budgetplanen om det finns en överordnad budgetplan.
Budgetplanförberedare – Välj namnet på den användare som förbereder den här budgetplanen. Som standard visas ditt namn.
Användargrupp för budgetplanering – För användare som är utanför budgetorganisationen som har tilldelats till budgetplaneringsprocessen väljs den användargrupp där medlemmarna behöver åtkomst till budgetplanen.
Från och med kan du bara välja en användargrupp i det här fältet om kryssrutan Tillåt åtkomst till budgetplaner per användargrupp markerats i formuläret Budgetplaneringskonfiguration.
Dokumentnummer – Det unika ID-numret på budgetplanen.
Budgetplan – Ange ett beskrivande namn på budgetplanen.
Budgetplansprioritet – Välj prioritet för budgetplanen, om organisationen utvärderar budgetplaner efter prioritet.
Överst på sidan
Skapa en associerad budgetplan
Innan du kan skapa en associerad budgetplan, måste budgetplaneringsprocessen som du väljer ställas in för associerade budgetplaner. Budgetorganisationshierarkin måste också ha minst två nivåer. Kryssrutan Associera budgetplaner för den aktuella budgetplaneringsfasen måste markeras för budgetplaneringsfasens regler i formuläret Budgetplaneringsprocess.
Klicka på Budgetering > Vanligt > Budgetplaner > Alla budgetplaner. Använd åtgärdsrutan i gruppen Nytt och klicka på Associera plan.
Ange eller välj information i följande fält och klicka sedan på Skapa.
Budgetplaneringsprocess – Ange budgetplaneringsprocessen för den överordnade planen.
Ansvarsområdeställe – Välj ansvarsområde för budgetplanen. Som standard visas din ansvarsområde.
Överordnad budgetplan – Ange namnet på den överordnade budgetplanen.
Budgetplanförberedare – Välj namnet på den användare som förbereder den här budgetplanen. Som standard visas ditt namn.
Användargrupp för budgetplanering – För användare som är utanför budgetorganisationen som har tilldelats till budgetplaneringsprocessen väljs den användargrupp där medlemmarna behöver åtkomst till budgetplanen.
Från och med kan du bara välja en användargrupp i det här fältet om kryssrutan Tillåt åtkomst till budgetplaner per användargrupp markerats i formuläret Budgetplaneringskonfiguration.
Dokumentnummer – Det unika ID-numret på budgetplanen.
Budgetplan – Ange ett beskrivande namn på budgetplanen.
Budgetplansprioritet – Välj prioritet för budgetplanen, om organisationen utvärderar budgetplaner efter prioritet.
Överst på sidan
Lägg till eller ändra budgetplanrader och radinformation
Innan du kan lägga till eller ändra budgetplanrader måste budgetplaneringsprocessen som du väljer när du skapar budgetplanen ställas in så att budgetplanrader kan läggas till och ändras. Kryssrutorna Lägg till rader och Ändra rader för den aktuella budgetplaneringsfasen måste markeras för budgetplaneringsfasens regler i formuläret Budgetplaneringsprocess.
Klicka på Budgetering > Vanligt > Budgetplaner > Alla budgetplaner. Dubbelklicka på en befintlig budgetplan eller skapa en ny budgetplan.
Välj ett scenario i listan Filtrera efter scenario. Alternativen Scenariobegränsningar i formuläret Budgetplaneringskonfiguration bestämmer läs- och skrivbehörighet till varje budgetplanscenario. Om knappen Lägg till rad inte är tillgänglig väljer du ett annat scenario.
Klicka på Lägg till rad i rutnätet Budgetplansrader.
När du lägger till en rad i ett budgetplanscenario läggs raden bara till för scenariot i den aktuella budgetplanen.
Välj en kontostruktur och lägg till dimensionsvärden.
Visa eller gör eventuella nödvändiga ändringar av information i återstående fält, till exempel Gäller från och Budgetklass. Ange sedan enheten eller monetär information.
Klicka på Allokera budgetom du vill fördela budgetbeloppen över de valda raderna. Ange eller välj sedan information i följande fält som visas:
Allokeringsmetod – Välj en av följande allokeringsmetoder:
Allokera över perioder – Fördela de här planraderna från scenariot för källbudgetplanen över perioder i målscenariot. Välj periodallokeringsnyckel i fältet Periodnyckel.
Fördela på dimensioner – Allokera de här budgetplanraderna från scenariot i källbudgetplanen över ekonomiska dimensioner i målscenariot. Välj budgetallokeringsvillkor i fältet Allokeringsvillkor.
Sammansättning – Summera budgetplanraderna från källscenariot för budgetplanen i de kopplade budgetplanerna till målscenariot i den överordnade budgetplanen.
Fördela – Distribuera budgetplanraderna från källscenariot för budgetplanen i den överordnade budgetplanen till till målscenariot i de kopplade budgetplanerna.
Använd allokeringsregler för redovisning – Från och med kan du använda allokeringsregler för redovisning för budgetplanrader. Fördela budgetplanraderna från källbudgetplansscenariot till målbudgetplanscenariot i enlighet med den valda allokeringsregeln för redovisning. Välj en allokeringsregel för redovisning i fältet Allokeringsregel.
Budgetplanscenario (i Källa-fältgruppen) – Om du väljer allokeringsmetoden Sammansättning eller Använd allokeringsregler för redovisning väljer du källscenariot. Om du inte valde Sammansättning är källan det budgetplanscenario som du valde i listan Filtrera efter scenario.
Budgetplanscenario (i fältgruppen Destination) – Om du valde en annan allokeringsmetod än Sammansättning väljer du målbudgetplanen. Om du valde Sammansättning är målet det budgetplanscenario som du valde i listan Filtrera efter scenario.
Multiplicera med – Ange ett värde som ska användas för multiplikation av valutabelopp eller kvantiteter för de valda raderna.
Klicka på Välj prognosbefattningar för att öppna formuläret Välj prognosbefattningar om du vill lägga till prognoser. Mer information om hur du lägger till prognoser finns i "Lägg till prognoser i budgetplanrader” senare i det här avsnittet.
Valfritt: Klicka på Radinformation och ange eller välj information i följande fält:
Projekt-ID eller Föreslaget projekt – Välj ett befintligt projekt eller ett föreslaget projekt för budgetraden.
Anläggningstillgångsnummer eller Föreslagen tillgång – Välj en befintlig tillgång eller en föreslagen tillgång för budgetraden.
Befattning – Välj en prognos för budgetraden.
Är återkommande – Markera den här kryssrutan om budgetraden återkommer varje år.
Ny förfrågan – Markera den här kryssrutan om budgetraden är en ny begäran.
Kommentar – Ange en beskrivning eller kommentar för budgetplanraden.
Klicka på Uppdatera i åtgärdsrutan om du vill uppdatera formuläret.
Fortsätt till nästa procedur för att arbeta med kalkylblad eller motiveringar.
Överst på sidan
Använd kalkylblad och motiveringar i budgetplaner
Microsoft Dynamics AX kan integreras med Microsoft Word och Microsoft Excel genom att använda Office-tillägg för Microsoft Dynamics AX. Användare kan skapa motiveringar i Word och kalkylblad i Excel som är dynamiskt länkade till tabellerna i Microsoft Dynamics AX. Integration för Office-tillägg måste ställas in innan användarna kan använda Office-tillägg för att skapa filer.
En mallförfattare skapar mallar för kalkylbladen och motiveringarna. Mallarna innehåller fält från budgetplanerna. Kalkylbladen och motiveringarna som skapas genom att använda mallarna innehåller data från budgetplanen som du arbetar med.
Varje budgetplan har en motiveringsmall som du kan använda för att skapa motiveringsdokument för budgetplanen. Varje budgetplaneringsfas kan ha en separat mall som du kan använda för att skapa kalkylblad för den fasen. När du sparar motiveringen eller kalkylbladet blir det en budgetplanbilaga.
När du skapar en motivering kan du lägga till information som stöd för budgetplanen. När du skickar motiveringen och budgetplanen för granskning och godkännande kan granskarna lägga till kommentarer och använda ändringsspårning för att lägga till information i motiveringen.
När du skapar du ett kalkylblad kan du importera data från flera scenarier, ändra och analysera data och sedan publicera data tillbaka till budgetplanen.
Mer information finns i Skapa budgetplansmallar manuellt.
Importera, ändra och publicera budgetplandata med hjälp av kalkylblad
I formuläret Budgetplan går du till åtgärdsrutan och klickar på Kalkylblad. Informationen exporteras till kalkylbladet.
I Excel kan du analysera, mappa och uppdatera beloppen i kalkylbladet. Använd sedan fliken Dynamics AX och klicka på Publicera när du ska importera tillbaka den uppdaterade informationen till budgetplanen.
Klicka på Uppdatera i åtgärdsrutan om du vill uppdatera formuläret i Microsoft Dynamics AX.
Skapa motiveringar för budgetplaner
I formuläret Budgetplan går du till åtgärdsrutan och klickar på Motivering.
Använd funktionerna i Word om du vill lägga till och formatera information.
Spara filen och stäng Word.
Överst på sidan
Lägg till prognos för budgetplanrader
Du kan välja särskilda prognoser om du vill lägga till budgetbelopp för personal i budgetplanraderna. I dessa budgetbelopp ingår lön, förmåner och antal heltidslöner (heltidsanställda). I Nyckeluppgifter: Prognostisera befattningar hittar du information om budgetar för prognoser. I Generera budgetplansrader från prognosbefattningar (formulär) hittar du information om hur du automatiskt skapar en budgetplan från alla prognoser.
Klicka på Budgetering > Vanligt > Budgetplaner > Alla budgetplaner. Använd åtgärdsrutan i gruppen Nytt och klicka på Budgetplan.
Ange eller välj information i huvudet, till exempel budgetplaneringsprocessen och ansvarsområdet. Klicka på Skapa.
Välj ett scenario som innehåller måttenheten Monetär i listan Filtrera efter scenario.
Klicka på Lägg till rad och ange eller välj sedan information för raden.
Klicka på Radinformation och välj sedan en prognos i listan Befattning om du vill lägga till en prognos i budgetplanraden.
Om du vill lägga till flera prognoser i budgetplansraden följer du stegen nedan:
Klicka på Välj prognosbefattningar.
Filtrera positionerna genom att välja ett värde för Avdelning och (valfritt) ett värde för Senast ändrad.
Markera kryssrutorna bredvid positionerna som du vill lägga till och klicka sedan på Lägg till om du vill lägga till positionerna i rutnätet.
Anteckning
I fältet Faktor i rutnätet kan du ändra faktorn. Till exempel för halvtidspositioner ändrar du 1,0 till 0,50.
Välj ett scenariot för heltidslön i budgetplanen och ett huvudkonto för heltidslön om du vill skapa en heltidslöneberäkning. Hetidslönscenariet måste ha måttenheten Kvantitet.
Klicka på Generera.
Överst på sidan
Skicka en budgetplan till arbetsflödet
Om du vill skicka en budgetplan till arbetsflödet måste du antingen vara förberedare eller medlem i budgetplaneringsanvändargruppen som har tilldelats budgetplanen. Alla obligatoriska fält måste fyllas i och budgetplanen måste innehålla minst en radartikel innan du kan skicka budgetplanen. Budgetplanen måste även ha statusen Utkast.
Mer information om hur du konfigurerar arbetsflöde för budgetplaner finns i Ställ in arbetsflöden för budgetering.
Klicka på Budgetering > Vanligt > Budgetplaner > Budgetplaner som har förberetts av mig.
Välj budgetplanen som ska skickas till arbetsflödet.
Klicka på Skicka i meddelandefältet i arbetsflödet.
I fältet Kommentar, som visas, skriver du en kommentar och klickar sedan på Skicka.
Om du vill återkalla en budgetplan som du har skickat till arbetsflödet använder du meddelandefältet och klickar på Åtgärder > Återkalla.
Om du vill visa arbetsflödeshistoriken för en budgetplan som du har skickat till arbetsflödet använder du meddelandefältet och klickar på Åtgärder > Visa historik.
Överst på sidan
Sök formulärhjälp
Budget planeringsprocessen (formulär)
Budgetplaneringsprocessen konfiguration (formulär)
Sök närliggande uppgifter
Nyckeluppgifter: Konfigurera budgetplanering och ställ in budgetplaneringsprocesser