Om inställningar för budgetplanering

Artikel
08/03/2018

Gäller för: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2

Det här avsnittet innehåller information om hur du konfigurerar budgetplanering och hur du ställer in budgetplaneringsprocessen. När du har konfigurerat budgetplanering kan du ställa in en eller flera budgetplaneringsprocesser. I Setting up budget planning processes i det här avsnittet finns mer information om hur du ställer in budgetplanläggningsprocesser.

Den här funktionen är endast tillgänglig om Microsoft Dynamics AX 2012 R2 är installerat.

Konfigurera budgetplanering

Innan du konfigurerar budgetplanering granskar du budgetplaneringskraven i Översikt över budgetplanering. Du måste utföra vissa uppgifter innan du kan konfigurera budgetplanering, till exempel ställa in budgetorganisationshierarkin, skapa budgetplanmallar och ställa in budgetarbetsflöden.

När du har slutfört budgetplaneringskraven kan du konfigurera budgetplaneringen med formuläret Budgetplaneringskonfiguration. Mer information finns under ”Konfigurera budgetplanering” i Nyckeluppgifter: Konfigurera budgetplanering och ställ in budgetplaneringsprocesser. Mer information om formuläret Budgetplaneringskonfiguration finns i Budgetplaneringsprocessen konfiguration (formulär).

Följande områden täcks i detta avsnitt:

Budget planning parameters, scenarios, stages, and workflows
Workflows
Budget planning stage rules and scenario constraints
Allocations
Budget planning priorities
Folders and templates

Använd budgetplaneringsparametrar, scenarier, faser och arbetsflöden

När du konfigurerar budgetplanering börjar du med att definiera parametrar, scenarier, faser och arbetsflöden.

Parametrar – Definiera vilka säkerhetsregler som ska användas för budgetplaner, och detaljnivån för budgetplaner i Microsoft Excel.
Budgetplanscenarier – Definiera kategorier av data för budgetplanerna. Du definierar bugdetplansscenarier för att stödja monetära och andra måttenhetsklasser, till exempel kvantitet. Exempel på monetära budgetplanscenarier är avdelningsen föregående år och avdelningsförfrågningar. Föregående års 911-anrop och heltidslön (FTE) är exempel på scenarier som använder kvantiteter. När du skapar en budgetplan, väljer du ett scenario för budgetplanraderna. När du väljer ett annat scenario, anger du en annan uppsättning budgetplanrader.
Budgetplaneringsfaser – Ange vilka steg som en budgetrapport plan följer från dess startdatum till sista godkännande. Budgetplaneringsfaser arrangeras i budgetplaneringsarbetsflöden. Exempel på budgetplaneringsfaser kan vara granskning på avdelningen, inlämning av avdelningen, granskningen hos ledningen och godkännande hos ledningen.
Budgetplaneringsarbetsflöden – Definiera ordningen på budgetplaneringsstegen och associera varje budgetplaneringsarbetsflöde med ett budgetarbetsflödes-ID. Budgetplaneringsarbetsflöden består av budgetplaneringsfaser. Budgeteringsarbetsflöden är automatiserade processer som flyttar budgetplaner genom budgetplaneringsfaserna. Mer information finns i ”Arbetsflöden” i det här avsnittet.

Följande tabell visar exempel på två budgetplanläggningsarbetsflöden, ett för avdelningar och det andra för ledning. Avdelningsarbetsflödet har tre steg: Skicka in budgetplanscenarier, granska scenarierna och godkänna scenarierna. Ledningsarbetsflödet har en fas för granskning och en annan fas för slutgiltigt godkännande.

Budgetplaneringsarbetsflöde	Budgetplaneringsfasen för budgetplanscenarier
Budgetplaneringsarbetsflöde för avdelning	Avdelningsskickad fas Föregående års scenario för avdelningen Avdelningsförfrågan – bästa scenario Avdelningsförfrågan – sämsta scenario Avdelningsgranskningsfas Avdelningsförfrågan – bästa scenario Avdelningsförfrågan – sämsta scenario Fas som godkänts av avdelningen Avdelningsförfrågan – bästa scenario Avdelningsförfrågan – sämsta scenario
Hantering av budgetplaneringsarbetsflöde	Ledningsgranskningfas Alla avdelningsförfrågningar – bästa scenario Alla avdelningsförfrågningar – sämsta scenario Sista godkännandefasen för ledningen Scenario med alla avdelningsförfrågningar

Budgetplaneringsarbetsflöde för avdelning

Avdelningsskickad fas

Föregående års scenario för avdelningen
Avdelningsförfrågan – bästa scenario
Avdelningsförfrågan – sämsta scenario

Avdelningsgranskningsfas

Avdelningsförfrågan – bästa scenario
Avdelningsförfrågan – sämsta scenario

Fas som godkänts av avdelningen

Avdelningsförfrågan – bästa scenario
Avdelningsförfrågan – sämsta scenario

Hantering av budgetplaneringsarbetsflöde

Ledningsgranskningfas

Alla avdelningsförfrågningar – bästa scenario
Alla avdelningsförfrågningar – sämsta scenario

Sista godkännandefasen för ledningen

Scenario med alla avdelningsförfrågningar

Ett scenariot kan innehålla olika datum i olika faser och arbetsflöden. Vid en ledningsgranskning kan du till exempel lägga till, ta bort, eller ändra budgetplanrader i bästafallscenariet.

I sista godkännandefasen kan budgetplansraderna i scenarierna för avdelningarna samlas in till ett scenario för alla avdelningar.

Arbetsflöden

Ett budgetplaneringsarbetsflöde består av en ordnad uppsättning faser som en budgetplan går igenom. Varje budgetplaneringsarbetsflöde associeras med ett budgetarbetsflöde som dirigerar budgetplanerna, tillsammans med kalkylblad, motiveringar och bilagor, genom organisationen för granskning och godkännande.

Innan du ställer in ett budgetarbetsflöde för budgetplanering bör du kompilera följande information:

Budgetplanläggningsfaserna och ordningen för stegen i budgetplanläggningsarbetsflödena.
De ansvarsområden som budgetplaner skickas till enligt organisationshierarkin för budgeten.
De användare som tar fram, granskar och godkänner budgetplanerna. Användare som arbetar med budgetplanering måste vara associerade med poster för anställda vars befattningar rapporterar till en organisationsenhet i organisationshierarkin för budgetplanering. Alternativt måste användare som är utanför hierarkin läggas till i en användargrupp för budgetplanering.
Omfattningen av arbetsflödet för budgeteringen. Fastställ om du ska använda ett arbetsflöde för organisationshierarkin eller för flera ansvarsområdesställen eller om du ska använda ett separat budgeteringsarbetsflöde för varje ansvarsområdesställe.
Allokeringarna för budgetplanscenarier. Fastställ om uppskattade, begärda, och godkända budgetbelopp ska fördelas mellan scenarier eller om de ska summeras in eller fördelas mellan överordnade budgetplaner och de associerade budgetplanerna. Bestäm även om budgetbelopp ska allokeras automatiskt genom att använda fasallokeringar och scheman.
Arbetsflödets begränsningar. Fastställ om användarna ska kunna återställa eller ta bort budgetplaner som använder arbetsflödet. Dessa alternativ är tillgängliga från och med .

Klicka på Budgetering > Inställningar > Budgeteringsarbetsflöden. Välj sedan typ av Budgetplanarbetsflöden i arbetsflödesredigeraren om du vill skapa ett budgetarbetsflöde. Du kopplar en budgetrapport planläggningsarbetsflöde med en budgetering arbetsflöde ID i Arbetsflöden i Budgetplaneringskonfiguration.

Budgetplaneringsarbetsflödet för avdelningens rörelsebudget har till exempel tre faser: Granskning på avdelningen, inlämning av avdelningen, granskningen hos ledningen och godkännande hos ledninge Du använder arbetsflödesredigeraren om du vill skapa ett budgeteringsarbetsflöde som har två fasövergångselement som hanterar övergångarna mellan de tre faserna. Genom att därefter använda ett arbetsflödes-ID såsom 00049_001, kopplar du budgetplaneringsarbetsflödet för avdelningens operativa budget till arbetsflödet för budgetering som har två fasövergångselement.

Arbetsflödeselement för budgettransaktioner planer

När du väljer Budgetplanarbetsflöden som arbetsflödestypen, är följande arbetsflödeselement tillgängliga:

Godkänna budgetplan – Skapa ett godkännandeelement för budgetplaner. Detta godkännandeelement har följande resultat: Godkänn, Avvisa, Begär ändring, Delegera, Återkallaoch Visa historik.
Aktivera associerad budgetplan – Skapa en automatisk uppgift för att aktivera budgetplaner som är associerade med en överordnad budgetplan. För de associerade planerna som aktiveras blir arbetsflödesstatusen Inte skickad och dokumentstatusen Utkast. Om inga planer är associerade till den överordnade budgetplanen skapas en associerad budgetplan, och budgetchefen i organisationen blir förberedaren. Om det inte finns någon budgetchef, är förberedaren för den överordnade budgetplanen förberedaren för den associerade budgetplanen.
Fasövergångsbudgetplan – Skapa en automatisk uppgift för att utföra en fasövergång för en budgetplan. Uppgiften för fasövergång ändrar budgetplaneringsfasen till nästa fas i arbetsflödet för budgetplanering. Bugdetplanarbetsflöden måste innehålla ett fasövergångselement för varje övergång som flyttar en budgetplan till nästa budgetplaneringsfas. Ett arbetsflöde för en budgetplaneringsprocess som har tre steg kräver till exempel två fasövergångselement för att ansluta de tre godkännandeelementen som är kopplade till de tre budgetplaneringsfaserna.
Fasallokering för budgetplanering – Skapa en automatisk uppgift för att utföra en allokering genom att använda ett allokeringsschema under det angivna arbetsflödet och fasen för budgetplanering. Allokeringstidsplanen anger allokeringsmetod, källscenario och målscenario.
Flödeskontroller – Skapa ett standardarbetsflödeselement för beslut och aktiviteter.
Granska associerade budgetplaner som är slutförda – Skapa en uppgift för användare för att granska slutförda budgetplaner som är associerade med en överordnad budgetplan. Alla associerade budgetplaner måste ha arbetsflödesstatus Godkänn eller Avvisa innan granskningen kan slutföras för den överordnade budgetplanen.
Granska budgetplan – Skapa en uppgift för en användare för att granska budgetplanerna.

Arbetsflödesdeltagare för budgetplaner

Arbetsflödets deltagare för budgetplaner inkluderar följande budgetorganisationers deltagare:

Strukturansvarig för budgetorganisation
Budgetplanförberedare
Budgetorganisationsansvarig
Överordnad budgetplanförberedare
Överordnad budgetorganisationsansvarig

Mer information finns i Ställ in arbetsflöden för budgetering.

Regler för budgetplaneringsfasen och scenariobegränsningar

När du arbetar med en budgetplan kommer fasregler och scenariobegränsningar kombineras för att fastställa din åtkomst till budgetplanscenarion och budgetplanrader för scenarierna. Begränsningar för budgetplaneringsscenarier ställs in i formuläret Budgetplaneringskonfiguration, och de definierar när du kan visa eller ändra scenariodata. Fasregler för budgetplanering ställs in på formuläret Budgetplaneringsprocess och avgör om du kan lägga till eller ändra budgetplanrader under varje fas.

Följande tabell visar hur fasreglerna och scenariobegränsningarna påverkar åtkomsten till visning, ändring och tilläggning av scenariodata. Om till exempel fasreglerna anger att rader kan ändras men inte läggas till under till en fas kan en scenariobegränsning, som har redigeringsåtkomst tillåta de här budgetplanraderna att ändras. Inga nya rader kunde dock läggas till.

Fasregel - ändra rader	Fasregel - lägga till rader	Scenariobegränsningar	Scenarioåtkomstnivå - Visa eller redigera
Nej	Nej	Visning	Visning
Nej	Nej	Ingen	Ingen
Nej	Nej	Redigera	Visning
Ja	Nej	Visning	Visning
Ja	Nej	Ingen	Ingen
Ja	Nej	Redigera	Redigera (endast ändra rader)
Ja	Ja	Visning	Visning
Ja	Ja	Ingen	Ingen
Ja	Ja	Redigera	Redigera (ändra och lägg till rader)

Allokeringar

I budgetplanering kan beloppen eller kvantiteterna i budgetplanrader fördelas mellan källscenarier och målscenarier. Trots att källscenariot och målscenariot vanligtvis är olika kan de vara samma. Du kan utföra allokeringar med hjälp av följande allokeringsmetoder:

Allokera över perioder – Budgetplansraderna allokeras från källbudgetplansscenariot över perioder i målscenariot med hjälp av en periodallokeringsnyckel. Innan du kan allokera över perioder måste du ställa in periodallokeringsnycklar i formuläret Kategorier för periodallokering. Mer information finns i Kategorier för periodallokering (formulär).
Fördela på dimensioner – Budgetplanraderna allokeras från källbudgetplanscenariot över ekonomiska dimensioner i målscenariot. Innan du kan fördela på dimensioner måste du ställa in budgetallokeringsvillkor i formuläret Budgetallokeringsvillkor. Mer information finns i Fördelningsvillkor för budget (formulär).
Sammansättning – Budgetplanraderna aggregeras från källscenariot i de associerade budgetplanerna till målscenariot i den överordnade budgetplanen.
Fördela – Budgetplanraderna distribueras från källbudgetplansscenariot i den överordnade budgetplanen till målscenariot i de associerade budgetplanerna.

Innan du kan skapa budgetplaner för att samla in eller fördela budgetplansrader måste du ställa in budgetplaneringsprocessen så att du kan skapa associerade budgetplaner. Mer information finns under ”Ställ in budgetplaneringsprocesser” i Nyckeluppgifter: Konfigurera budgetplanering och ställ in budgetplaneringsprocesser.
Använd allokeringsregler för redovisning – Från och med kan du använda allokeringsregler för redovisning för budgetplanrader. Budgetplanraderna distribueras från källbudgetplansscenariot till målbudgetplanscenariot i enlighet med vald allokeringsregel för redovisning. Mer information om redovisningsallokeringsregler finns i Om allokeringsregler och Skapa en allokeringsregel.

Allokeringsscheman och fasallokeringar

Du konfigurerar allokeringstidsplaner och fasallokeringar i formuläret Budgetplaneringskonfiguration. Allokeringsscheman och fasallokeringar används för att automatiskt allokera budgetplansrader under arbetsflödesprocessen. Budgetplanrader i målscenariot kan skapas och ändras utan ingripande av budgetplanförberedaren eller granskaren.

När du ställer in en allokeringstidsplan väljer du allokeringsmetod, källscenario och målscenario. När du ställer in en fasallokering kopplar du budgetplaneringsarbetsflödet och fasen med allokeringstidsplanen. Budgetplanläggningsarbetsflödet måste vara kopplat till ett budgeteringsarbetsflöde som använder den automatiserade arbetsflödesuppgiften Fasallokering för budgetplanering. När arbetsflödet når den angivna fasen, sker allokeringen automatiskt. Denna automatiska uppgift kan användas för att skapa rader för budgetplaner i ett nytt scenario.

Budgetplaneringsprioriteter

Du definierar budgetplansprioritet i formuläret Budgetplaneringskonfiguration. Budgetplansprioriteter definierar kategorier och mål för budgetplaner. Budgetplansprioriteter kan användas för att ordna, klassificera och utvärdera flera budgetplaner. Du kan till exempel skapa en budgetplaneringsprioritet för hälsa och säkerhet och sedan utvärdera budgetplaner som tilldelats den prioriteten. Du kan också tilldela ett nummer till rangbudgetplaner över alla budgettransaktioner planer.

Mappar och mallar

Du måste definiera mapplatserna för bilagorna för budgetplanerna. Du måste också ange platsen för budgetplansmallarna som används för att skapa kalkylbladen berättigandet. Eftersom det kan finnas många bilagor och mallar rekommenderar vi att du sparar filerna på andra platser.

Ställa in budgetplaneringsprocesser

Du ställer in budgetplaneringsprocesser i formuläret Budgetplaneringsprocess. Mer information finns under ”Ställ in budgetplaneringsprocesser” i Nyckeluppgifter: Konfigurera budgetplanering och ställ in budgetplaneringsprocesser. Mer information om formuläret Budgetplaneringsprocess finns i Budget planeringsprocessen (formulär).

När du har konfigurerat budgetplanering kan du ställa in budgetplaneringsprocesser. Välj budgetcykel och redovisning för varje budgetplaneringsprocess. Välj sedan budgetorganisationshierarki; scenarier, faser och arbetsflöden för budgetplaneringsprocessen.

När du har valt budgetorganisationshierarki på snabbfliken Administrering av budgetplaneringsprocessen måste du tilldela ett budgetplaneringsarbetsflöde till alla ansvarsområdeställen i organisationen som visas i rutnätet. Klicka på Tilldela arbetsflöde och välj sedan organisationstyp och budgetplaneringsarbetsflöde när du ska tilldela eller ändra ett budgetplaneringsarbetsflöde till liknande typer av ansvarsområdesställen. Det budgeteringsarbetsflödes-ID som är kopplat till varje budgetplanläggningsarbetsflöde läggs till i rutnätet automatiskt.

När du definierar fasregler och mallar på snabbfliken Regler och mallar för budgetplaneringsfaser kan du definiera en annan uppsättning regler, och mallar för varje budgetplaneringsfas. Ledningsgranskningfasen kan till exempel tillåta användarna att ändra rader i en budgetplan, men inte lägga till rader. Avdelningsgranskningsfasen kan låta användare både lägga till och ändra rader.

Använd kryssrutorna Associera budgetplaner på snabbfliken Regler och mallar för budgetplaneringsfaser för att bestämma om associerade budgetplaner kan skapas under en budgetplaneringsfas. Dessa inställningar anger även om du kan se överordnade budgetplaner som har skapats på en högre nivå i organisationshierarkin än den nivå där de associerade budgetplanerna skapades.

Kryssrutevärdena Lägg till rader och Ändra rader avgör tillsammans med scenariobegränsningarna om du kan lägga till eller ändra budgetplanrader under en budgetplanläggningsfas. Mer information finns i avsnittet Budget planning stage rules and scenario constraints senare i det här avsnittet.

Anteckning

Vi rekommenderar att du använder om du vill skapa, underhålla, distribuera och visa ekonomiska rapporter som innehåller budgetplaneringsdata. Med kan du designa ekonomiska rapporter baserat på redovisningskonton och ekonomiska dimensioner, gå ner till transaktionsnivåinformation och använda webbaserad visning av rapporter. Mer information om hur du skriver ut ekonomiska rapporter med finns i Management Reporter för Microsoft Dynamics ERP. Du kan bara använda för att rapportera budgetplanläggningsdata om du har installerat sammanslagning 4 eller senare för 2012.