Spara Outlook-aktiviteter i CRM

Som säljare kan du spara all utgående och inkommande kommunikation med dina kunder i ditt CRM-system (hantering av kundrelationer). På så sätt kan alla i ditt företag visa relevanta aktiviteter och använda dem för att skapa avancerade tjänster som hjälper er att sälja mer.

Att uppdatera CRM med alla dina aktiviteter i alla kommunikationskanaler som du använder är dock en tidsödande uppgift. Som tur är kan du använda Copilot för försäljning för att spara dina Outlook-interaktioner (e-postmeddelanden och möten) i CRM med ett enda tryck eller klick.

Obs

• Om du använder Dynamics 365 som CRM bör du tänka på följande:

  • När du sparar ett e-postmeddelande i Dynamics 365 sparas svaren på e-postmeddelandet automatiskt i CRM om serversynkronisering har aktiverats, och om något annat alternativ än Inga e-postmeddelanden har valts på fliken E-post i anpassningsinställningarna för Dynamics 365.
  • Du kan spara utkast till e-postmeddelanden och utkast till möten i Dynamics 365. E-postmeddelanden sparas inte omedelbart i CRM. De sparas först efter att de har skickats. Avtalade tider sparas omedelbart i CRM. Om du uppdaterar en avtalad tid efter att den har sparats i CRM, sparas ändringarna automatiskt i CRM.
  • Du kan bara spara en avtalad tid i Dynamics 365 om den avtalade tiden ligger inom alla deltagares arbetstid. Om den avtalade tiden ligger utanför en deltagares arbetstid sparas den inte i Dynamics 365. Mer information om hur du konfigurerar arbetstider för en användare i Dynamics 365 finns Ange arbetstider för en användare.

• Om du använder Salesforce som CRM bör du tänka på följande:

  • Du kan inte spara utkast till e-postmeddelanden och utkast till möten i Salesforce.
  • Svar på sparade e-postmeddelanden och uppdateringar av sparade händelser sparas inte automatiskt.
  • När du sparar ett e-postmeddelande eller ett möte i Salesforce visas det som sparat bara för dig och inte för andra deltagare i e-postmeddelandet eller mötet. Andra deltagare måste spara e-postmeddelandet eller mötet i Salesforce separat.

• Det finns inte stöd för att spara Outlook-aktiviteter från delade postlådor.

• Det finns inte stöd för att spara återkommande möten i CRM.

• Om du sparar en Outlook-aktivitet (e-post eller avtalad tid) genom att använda Dynamics 365 App for Outlook visas denna inte som sparad i Copilot för försäljning. Du måste spara Outlook-aktiviteten genom att använda Copilot för försäljning. Om du sparar Outlook-aktiviteten igen genom att använda Copilot för försäljning skapas en dubblettpost i din CRM-lösning.

Spara Outlook-aktiviteter från markeringskortet

Så här synkroniserar du ett e-postmeddelande eller ett möte från Outlook med ditt CRM-konto:

1. Öppna det e-postmeddelande eller möte du vill spara i CRM och öppna sedan Copilot för försäljning.

2. På kortet Spara e-post i <typen av CRM-system> väljer du Spara.

   

   Om du ansluter Copilot för försäljning till Dynamics 365-miljön och serversynkronisering inte är aktiverat uppmanas du att aktivera serversynkronisering för e-postlådan när du sparar en Outlook-aktivitet för första gången. Mer information finns i Använda serversynkronisering med Copilot för försäljning.

   Du kan också spara en Outlook-aktivitet i CRM från ett relaterat postkort.

3. Under Anslut till en post kan du välja posten som du vill ansluta aktiviteten till.

   • Som standard visar Copilot för försäljning AI-drivna förslag för konton och affärsmöjligheter som är relaterade till kontakter i aktiviteten. Välj en av de föreslagna posterna att ansluta till.

     Obs

     Några få AI-drivna förslag tillhandahålls endast för möjligheter när e-post och mötesinnehåll är på engelska.

   • Du kan också använda sökrutan om du vill söka efter och ansluta till en annan post för alla posttyper som din administratörer har lagt till i Copilot för försäljning. Du kan även filtrera sökresultaten för att begränsa sökresultaten.

   • Om du vill spara e-postmeddelandet eller mötet i CRM utan att ansluta till en post väljer du Spara utan att ansluta. E-postmeddelandet eller mötet är fortfarande kopplat till kontakter i fälten Till, Kopia och Hemlig kopia.

   Obs

   • När du söker efter en post att ansluta till visar sökresultaten postnamnet och de nyckelfält som administratören har valt. Mer information om nyckelfält finns i Välja nyckelfält för minivyn.
   • Du kan ansluta till alla posttyper som din administratörer aktiverat för aktiviteter och lagt till i Copilot för försäljning. Mer information om hur du lägger till posttyper finns i Lägga till en ny posttyp (eller ett Salesforce-objekt).

   Kortet Relaterade kontakter visar kontakterna i aktiviteten, eftersom aktiviteten visas på deras tidslinje.

   

4. I avsnittet Lägg till e-postkategorier anger du informationen om du vill kategorisera e-postmeddelandet eller mötet i CRM. Dessa fält visas bara om din administratör har konfigurerat fälten för kategorisering.

5. (Valfritt) Markera och spara de bifogade filer som du vill lagra i CRM.

6. I avsnittet Spara bilagor väljer du och sparar bilagan som du vill lagra i CRM. Det här avsnittet visas bara om administratören har aktiverat möjligheten att spara bifogade filer.

   

   De bifogade filerna sparas i den aktivitetspost som är relaterad till e-postmeddelandet eller mötet i CRM. Kan du inte spara bilagan? Läs varför.

7. Välj Spara.

   E-postmeddelandet eller mötet kopplas till den valda posten och sparas i CRM.

   • På kortet Ansluten till visas den anslutna posten och dess typ.
   • Ikonen för bifogade filer anger antalet bifogade filer som sparades i CRM.
   • Taggikonen visar antalet kategoriseringsfält, om du har markerat några sådana.

   

Obs

Om du använder Salesforce som CRM bör du tänka på följande:

• Om förbättrad e-post är inaktiverat kan du få ett felmeddelande när du sparar Outlook-aktiviteter. Mer information om hur du åtgärdar felet finns i Förbättrad e-post har inaktiverats. Om du kontaktade Microsoft Support för att spara Outlook-aktiviteter utan att aktivera förbättrad e-post, sparas aktiviteten som en uppgiftspost i Salesforce. Om förbättrad e-post är aktiverat sparas aktiviteten som en post för e-postmeddelanden.

• Om du sparar ett e-postmeddelande i Salesforce CRM, och antalet tecken i Outlook-e-postmeddelandet (inklusive HTML-kod) överskrider det maximala antalet tecken som kan lagras i Salesforce-poster för e-post, trunkeras e-postmeddelandet och sparas sedan. Ett meddelande om trunkeringen visas på kortet Ansluten till.

  

Spara Outlook-aktiviteter från ett relaterat postkort

Copilot för försäljning visar poster som är relaterade till de sparade kontakterna i ett e-postmeddelande. Alla poster av samma posttyp visas på ett kort för den posttypen. Från korten kan du spara e-postmeddelandet i ditt CRM.

Obs

Om du redan har sparat e-postmeddelandet eller mötet i CRM från markeringskortet, kan du inte spara det igen från ett relaterat postkort.

1. Öppna det e-postmeddelande eller möte du vill spara i CRM och öppna sedan Copilot för försäljning.

2. På kortet (posttyp) hovrar du över den post som du vill spara e-postmeddelandet eller mötet i, väljer Fler åtgärder (...) och väljer sedan Spara och anslut e-post. Om du till exempel vill spara e-postmeddelandet i kontot, hovrar du över kontot på kortet Konton, väljer Fler åtgärder (...) och väljer sedan Spara och anslut e-post.

   Du kan också välja en post för att öppna dess information. I informationen väljer du Fler åtgärder (...) >Spara och anslut e-post.

   E-postmeddelandet eller mötet kopplas till den valda posten och sparas i CRM. På kortet Ansluten till visas den anslutna posten och dess typ.

Obs

• Om administratören har aktiverat funktionen att spara alla bifogade filer som standard, sparas de berättigade bilagorna automatiskt i CRM.
• Om administratören har inaktiverat möjligheten att spara bifogade filer, eller inaktiverat funktionen att spara alla bifogade filer som standard, sparas inte bifogade filer i CRM.

Spara Outlook-aktiviteter via CRM-snabbåtgärder i e-postbanderoller

När du läser ett e-postadress för kund från externa kontakter, och har inte sparat e-postmeddelandet i CRM, omfattar banderollmeddelandet överst i e-postmeddelandet en snabbåtgärd för CRM som du kan använda för att spara e-postmeddelandet.

1. Öppna ett e-postmeddelande som har minst en extern kontakt.

2. I banderollmeddelandet, välj Spara det här e-postmeddelandet.

3. I rutan Copilot för försäljning, under Anslut till en post, väljer du den post som du vill ansluta mötet till.

   

4. (Valfritt) Markera och spara de bifogade filer som du vill lagra i CRM.

   De bifogade filerna sparas i den aktivitetspost som är relaterad till e-postmeddelandet eller mötet i CRM. Kan du inte spara bilagan? Läs varför.

5. Välj Spara.

Obs

• För tillfället är banderollmeddelanden med snabb-CRM-åtgärder tillgängliga på upp till två externa e-postmeddelanden per användare per dag. Om du inte vill att dessa banderoller ska visas ber du administratören inaktivera dem.

Beaktanden i samband med bilagor

När du sparar ett e-postmeddelande eller ett möte i CRM kan du också spara de bifogade filer som ingår i e-postmeddelandet eller mötet. Tänk dock på följande begränsningar för bifogade filer:

• Bifogade filer som är för stora eller av en otillåten filtyp kan inte sparas i CRM. Din CRM-administratör konfigurerar filtyps- och storleksbegränsningar. Om konfigurationen ändras kan det ta upp till en timme innan ändringarna får verkan i Copilot för försäljning. Mer information om hur du konfigurerar filtyp och storleksbegränsningar finns i:

  • För Dynamics 365: Konfigurera filstorleksgräns och filnamnstillägg
  • För Salesforce: Filstorlek och delningsgränser

• Integrerade bilagor kan inte sparas i CRM. Integrerade bilagor är bilder eller filer som visas inuti själva e-postmeddelandet. Exempel på detta är e-postsignaturer, bilder eller filer som klistras in i e-postmeddelandets brödtext.

• I Salesforce sparas bilagorna som filer i aktivitetsposter.

• Om sparande av bifogade filer för avtalade tider är inaktiverat i serversynkronisering i Dynamics 365, kan bifogade filer för möten inte sparas i CRM från Copilot för försäljning. Läs mer om synkronisering av bilagor till avtalade tider.

Obs

Avsnittet Spara bifogade filer visas bara om administratören har aktiverat möjligheten att spara bifogade filer.

Redigera aktiviteter i Outlook

Om du vill uppdatera aktivitetsinformationen i Outlook efter att du har sparat den i CRM kan du redigera den och spara ändringarna i CRM igen.

Du kan uppdatera följande fält i aktiviteten:

• Ansluten post
• E-postkategorier
• Relaterade kontakter

Obs

Redigering är endast tillgängligt för aktiviteter som har sparats i Dynamics 365.

Om du vill redigera en aktivitet väljer du knappen Fler åtgärder (…) på kortet Ansluten till i sidopanelen i Copilot för försäljning, väljer Redigera sparad e-postinformation och gör sedan de ändringar som behövs.

Ta bort sparade e-postmeddelanden från CRM

Om du ansluter Copilot för försäljning till din Dynamics 365-miljö samt aktiverar serversynkronisering kan du använda Copilot för försäljning för att ta bort sparade e-postmeddelanden och möten som inte längre är relevanta från CRM. På så sätt kan du hålla CRM-systemet rent och uppdaterat.

Obs

Borttagning är endast tillgängligt för aktiviteter som har sparats i Dynamics 365.

1. Öppna det e-postmeddelande eller möte som du sparade i CRM och öppna sedan Copilot för försäljning.

2. Välj fliken Dynamics 365.

3. På kortet Ansluten till väljer du knappen Fler åtgärder (...) och sedan Ta bort e-post från Dynamics 365.

   

   E-postmeddelandet tas bort från Dynamics 365 och du får ett bekräftelsemeddelande.

Relaterad information

Konfigurera hur e-postmeddelanden och händelser från Outlook sparas i CRM
Sök efter en CRM-post med hjälp av Copilot för försäljning