Ange ett alternativ för att automatiskt spåra inkommande Outlook-e-post i Dynamics 365 for Outlook
När du använder en uppgift i Microsoft Dynamics 365 for Outlook för att spåra ett e-postmeddelande sparas en kopia av e-postmeddelande som en aktivitet i Dynamics 365 for Customer Engagement och synkroniseras med Outlook-posten. Mer information: översikt över att spårning av poster i Dynamics 365 for Outlook
Spåra e-post är en manuell process som standard, du måste välja knappen spåra eller Ange ämne för varje e-postmeddelande som du vill spåra. Manuell spårning ger dig möjlighet att hålla din personliga e-post som är separat från din e-post för kunden. Du kan också ställa in automatisk spårning av e-postmeddelanden.
Dricks
Du kan använda Exchange-mappspårning som en alternativ metod för att spåra meddelanden automatiskt. Med mappspårning kan du spåra meddelanden direkt från valfri enhet. Mer information: Spåra e-post i Outlook genom att flytta den till en spårad Exchange-mapp
Spåra e-postmeddelanden automatiskt
I Dynamics 365 for Outlook väljer du Arkiv på Customer Engagement-menyn och sedan Alternativ.
I dialogrutan Ange personliga alternativ på fliken E-post i Välj hur Dynamics 365 for Outlook ska integrera e-post med Dynamics 365 for Customer Engagement, välj bestäm om ett e-postmeddelande ska länkas och sparas som en Dynamics 365 for Customer Engagement-post.
För att ange om alla e-postmeddelanden eller endast vissa typer ska spåras, i Markera de e-postmeddelanden som ska spåras i Dynamics 365 for Customer Engagement i listan Spåra väljer du något av följande alternativ:
Alla e-postmeddelanden. Spårar alla e-postmeddelanden Customer Engagement relaterade till -e-postmeddelanden. Om du väljer det här alternativet kommer Dynamics 365-appar att spåra både skräppost och affärskonversationer, så tänk efter när du väljer det här alternativet.
E-postmeddelanden som svar på e-post för Customer Engagement. Endast svar på eller dirigeringar av e-postmeddelanden som redan spårats sparas som e-postaktiviteter. Detta är det vanligaste alternativet.
E-postmeddelanden från Dynamics 365-leads, -kontakter och -konton. Spårar bara e-postmeddelanden om de kommer från någon med en lead-, kontakt- eller kontopost i Dynamics 365 for Customer Engagement.
E-postmeddelanden från Dynamics 365 for Customer Engagement-poster som är e-postaktiverade. Spårar e-postmeddelanden från alla posttyper (även anpassade posttyper) som innehåller ett e-postadressfält.
Kommentar
Som standard visas inte e-post i mappen Skickat i Outlook automatiskt som spårad i Dynamics 365. Det finns en valfri inställning för att automatiskt spåra objekt från mappen Skickat. Om en administratör aktiverar den här inställningen används de personliga alternativen som beskrivs ovan för att avgöra vilka skickade e-postmeddelanden som spåras automatiskt. För mer information, se Spåra automatiskt skickade mappobjekt med serversynkronisering
Kommentar
Tänk på att ju mer du använder samma e-postadress för spårningssyften, desto mindre användbar blir den eftersom den mappas till flera poster.
Om du vill skapa kontakt- eller leadposter automatiskt för spårade e-postmeddelanden i avsnittet Skapa poster automatiskt i Dynamics 365 for Customer Engagement, välj kryssrutan Skapa och välj Kontakter eller Leads i listan. När den här kryssrutan är markerad kommer Dynamics 365 for Outlook att försöka matcha e-postadressen för mottagarna med en e-postadress i Customer Engagement. Om en matchande post hittas kommer en kontakpost eller leadpost att skapas automatiskt.
Kommentar
Kontakt- och leadposter skapas inte om du inte har rätt säkerhetsbehörigheter. Mer information: TechNet: Hur fältsäkerheten påverkar synkroniseringen mellan Dynamics 365-appar och Outlook
Kommentar
Mer än en anpassad posttyp kan innehålla samma e-postadress. När detta inträffar länkar Dynamics 365 for Customer Engagement det e-postmeddelande som tas emot från den här e-postadressen till en av de anpassade posttyperna. Om det till exempel finns två posttyper (patient och läkare) med samma e-postadress ssomeone@example.com länkar Dynamics 365 for Customer Engagement e-postmeddelandena som tas emot från someone@example.com till antingen posttypen patient eller läkare. Men om ett e-postmeddelanden skickas till someone@example.com länkas e-postmeddelandet däremot till både posttypen Patient och posttypen Läkare.
Se även
Översikt över spåra poster i Dynamics 365 for Outlook
Vanliga frågor om synkronisering av poster mellan Microsoft Dynamics 365-appar och Microsoft Outlook