Skapa en händelse

eventplaneringsprocessen i Dynamics 365 Customer Insights - Journeys börjar med att skapa en eventpost. eventposten guidar dig genom varje steg i eventplaneringen. Posten samlar in alla dina planeringsuppgifter, ger länkar till relaterade poster och ger en tidslinje för affärsprocesser. När du har skapat eventposten kan du ställa in eventteam, hantera talare och sessioner, konfigurera eventpass och en lokal.

Skapa roteventposten

Det första du gör är att skapa en eventpost när du konfigurerar eventet i Customer Insights - Journeys. Allt som hör till ett visst event lagras antingen direkt i själva eventposten eller lagras i andra poster som är länkade till det eventet.

Även om Customer Insights - Journeys erbjuder många visningar i andra posttyper, kommer du förmodligen att göra det mesta av ditt arbete direkt i relevant eventpost. När du arbetar i eventposten kan du visa och skapa de flesta typer av relaterade poster och allt du gör kommer automatiskt att relateras till det eventet.

Du kan visa en lista över alla händelseposter genom att öppna arbetsytan Event och Event>Event>Event. Här kan du använda vanliga listvykontroller för att söka, sortera och filtrera listan för att hitta och öppna en befintlig händelse eller skapa en ny händelsepost.

Som med andra formulär i Dynamics 365, tillhandahåller händelseformuläret en sammanfattning av de viktigaste inställningarna högst upp, där du även hittar tidslinjen för företagets arbetsflöde som hjälper dig att planera arbetet vid varje steg i händelsehanteringsprocessen. Ett standardarbetsflöde för event för företag medföljer, men det går att anpassa programmet för att passa processen i din organisation.

Första gången du skapar ett nytt event måste du ange värden för var och en av de obligatoriska fälten (markerade med en röd asterisk). Vi rekommenderar att du också fyller i de affärskritiska fälten (välj varje arbetsflödesobjekt för företag och fyll sedan i de objekt som är markerade med ett blått plustecken). Alla obligatoriska och viktiga fält finns högst upp på sidan i företagsarbetsflödet, där det går att fylla i dem snabbt och enkelt. Alla inställningar som du anger i företagsarbetsflödet visas även bland övrig eventinformation längre ned på sidan. Det är fortfarande möjligt att visa och redigera inställningarna, trots att du fortsätter till nästa steg i arbetsflödet.

När du anger värden i alla obligatoriska fält går det att spara posten. Du återkommer förmodligen till eventposten många gånger under flera dagar när du planerar eventet. Använd arbetsflödet som en att göra-lista och spåra förloppet under varje steg.

Sidans brödtext upprepar all viktig information begärd av, och visad i, arbetsflödet, med mera. Brödtexten är indelad i flikar som går att öppna med länkarna högst upp på sidans brödtext. Det går att planeringsinformation i sidans brödtext när du vill. Du behöver inte vänta tills du kommer till en viss del i arbetsflödet. Följande underavsnitt ger en sammanfattning av hur du använder alla tillgängliga flikar.

Fliken Allmänt

Här går det att visa och redigera grundläggande eventinformation, inklusive:

• Nyckelinformation: Innehåller händelsens namn och annan grundläggande information. Följande inställningar är tillgängliga:
  • Eventnamn: Ange ett namn för händelsen.
  • Eventtyp: Välj vilken typ av event det är. Eventtypen är endast i informationssyfte och påverkar inte några funktioner. Du kan använda den för att göra det lättare att hitta och identifiera händelsen.
  • Antal registreringar: Visar antalet personer som är registrerade för händelsen. Det maximala värdet som kan visas här är 50 000, men du kan fortfarande lagra fler registreringar än detta i systemet.
  • Antal incheckningar: Visar antalet deltagare som kontrolleras under händelsen. Det maximala värdet som kan visas här är 50 000, men du kan fortfarande lagra fler incheckningar än detta i systemet.
  • Händelse-URL: Visar adressen till din händelsewebbplats. Om du använder standardplatsen på din Power Apps-portallösning är URL-värdet för eventet skrivskyddat och anges automatiskt. Om du är värd för webbplatsen på en anpassad plats, markerar du kryssrutan Anpassad event-URL och redigera värdet. Välj globknappen bredvid fältet för event-URL för att öppna webbplatsen.
• Schema: innehåller inställningar för att ange tidszon-, start- och slutdatum för händelsen. Schemaavsnittet innehåller också en nedräkning av dagarna fram till händelsen. Du kan också konfigurera en återkommande händelse här. Om du ändrar startdatum för ett event som redan har sparats kommer du att tillfrågas om du vill ändra slutdatumet och sessionsschemat så att det matchar det.
• Tidslinje: Precis som med de flesta entiteter i Dynamics 365 kan du i detta avsnitt skapa en post med aktiviteter (t.ex. telefonsamtal, e-post och avtalade tider) som du och andra användare gör i relation till nuvarande post. Det går även att dela anteckningar här. Använd länkarna, knapparna och menyerna högst upp i det här området för att skapa nya objekt och söka i och sortera listan.
• Streama denna händelse online: Konfigurera din händelse som Microsoft Teams webbseminarium, en Teams livehändelse, ett Teams-möte eller endast på plats.
• Plats: Ange platsen där händelsen kommer att äga rum. Platsen är hierarkisk, och du kan ange så mycket information som du behöver. Du kan till exempel bara ange en byggnad. Men om du vill ange en rum, måste du först välja byggnad som innehåller rummet. Du kan tilldela en separat plats för varje session om tillämpligt. Här kan du skapa en platspost eller välja mellan befintliga Mötesplats. Varje platspost kan innehålla praktisk information, till exempel adress, lokaler, kapacitet och mer.
• Begränsningar för lokal: Avsnittet begränsningar för lokal visas bara för event som är på plats. Varje gång du anger en ny plats, visar maximala kapacitet värdet som event här uppdateringar så att de matchar kapacitet som konfigurerats för den senaste valda byggnad, rum eller layouten (om tillgängligt). Du kan redigera värdet manuellt om du vill åsidosätta det här alternativet om det behövs. Du kan också aktivera den väntelistan här för att hantera registreringar som kommer in efter händelsen är full.
• Konfiguration av webbseminarium: Avsnittet konfiguration av webbseminarium visas bara för webbseminarium och kombinerade event. Använda inställningarna som din konfiguration av Webbinarie och hitta URL:er för att visa och presentera Webbinariet.

Fliken Agenda

Fliken Agenda innehåller information om sessionsschemat som äger rum under händelsen. Du kan hitta, skapa och redigera var och en av följande alternativ om eventet:

• Tillåt personer som registrerar sig att skapa sin egen agenda: Den här inställningen är endast tillgänglig för event som inte har några pass inställda. Den visas ovanför kalendern när inga pass definieras, men döljs när pass definieras.
• Sessionskalender: Visar en kalender med sessioner som definierats för händelsen. Du kan skapa och redigera sessioner med hjälp av kalendern. Mer information: Arbeta med marknadsföringskalendrar.
• Sessionslista: Varje session är vanligen en enda presentation, kurs, diskussion eller webbseminarium. Den här tabellen upprepar informationen som också visas i kalendern. Du kan också skapa eller redigera sessioner här.
• Sessionsspår: Varje (externt) spår är en samling relaterade, sessioner utan konflikt som troligen är intressanta för samma målgrupp. Deltagare kan registrera dig för ett visst spår som går att använda passeringar. Det går även att konfigurera interna spår som hjälper dig med planeringen, men visas inte för deltagare.
• Talarens engangemang: Varje talarens engagemang kartlägger föredragshållare till en session som uppstår under din händelse.
• Sponsorer: Företag som sponsrar händelsen.

Fliken webbplats och formulär

Kommentar

Eventportalens målsida (evenemangswebbplats) är för närvarande inte tillgänglig i realtidsresor. Men marknadsföringsformulär för registrering kan fungera som ett lönsamt alternativ för att visa upp evenemangsdetaljer och underlätta registreringsprocessen.

På fliken Webbplats och formulär finns alternativ för att ange registreringsparametrar. Först kan du bestämma var du vill att deltagare ska registrera sig för din händelse:

• På en fristående registreringssida:
  • Använd det här alternativet om du vill skapa en registreringssida med registreringsformulären för Customer Insights - Journeys och använda Customer Insights - Journeys som värd för sidan.

    

• På din egen webbplats:
  • Använd det här alternativet om du vill använda din egen webbplats för att samla in registreringar. I det här fallet måste du ange händelse-URL:en och bestämma om du vill använda registreringsformulären för Customer Insights - Journeys. I det här fallet kan du kopiera Java-skriptkod för formuläret för att infoga det på webbplatsen.

    

• Händelsen har ingen webbplats:
  • Använd det här alternativet om du vill samla in registreringar på annat håll eller inte samla in dem alls.

Fliken registrering och närvaro

Använd fliken registrering och närvaro för att se vilka som registrerats för händelsen, som deltog. Du kan också skapa registreringar och incheckningar här. Följande avsnitt är tillgängliga:

• Händelseregistreringar: Den här tabellen innehåller en lista med personer som registrerad för händelsen.. Du kan också registrera användare manuellt här. Om du använder anpassade registreringsfält, kan du också se de värden som skickats av alla deltagare här.
• Händelseincheckningar: här kan du se vem som deltog i händelsen och ange närvaroposter.

Fliken ytterligare information

Använd fliken ytterligare information för att konfigurera ditt händelseteam och registrera allmän information, mål och ekonomisk information. Följande avsnitt finns tillgängliga här:

• Ytterligare information: Skriv in en grundläggande beskrivning och en översikt över målen.
• Ekonomi: se och notera ekonomiska detaljer för din händelse. Dessa värden visas i instrumentpaneldiagram och analyser, men är endast i informationssyfte, inte för formell redovisning eller bokföring.
• Händelsens teammedlemmar: Konfigurera ditt händelseteam genom att lägga till länkar till medarbetare och externa kontakter som hjälper till att ordna händelsen. Tabellen här visar varje teammedlems namn och roll, så att du enkelt ser vem att ringa och hittar vid behov deras kontaktinformation.

Fliken Rumsbokningar

På fliken Rumsbokningar finns en kalender som visar de rum som har tilldelats den aktuella händelsen och dess sessioner. Ej reserverade rum visas inte, inte heller händelser eller sessioner utan tilldelade rum. Den här kalendern är skrivskyddad, så du kan inte skapa några sessioner eller reservationer här. Mer information: Arbeta med marknadsföringskalendrar.

Fliken Återställningsobjekt

Fliken Återställningsobjekt gör att systemadministratörer kan spåra anpassningsfel, vilket förbättrar processen för att skapa arbetsflöde för händelsen. Den här fliken innehåller ett rutnät med anpassningsfel och ger administratörer alternativ för att hantera dem. För händelser uppstår typiska fel under registreringen på händelsewebbplatser.

När du har valt rader på fliken Återställningsobjekt kan du ta bort objekten (som tar bort dem från blobblagring), eller så kan du åtgärda problemet och "återställa" alla objekt, som kommer att spela upp den tidigare misslyckade funktionen igen.

Kommentar

Om det finns objekt under fliken Återställningsobjekt får användare som inte är systemadministratörer ett meddelande som säger "Det verkar finns några problem med den här händelsen. Be systemadministratören om hjälp."

Menyn Relaterad

Menyn Relaterad innehåller länkar till eventrelaterade ämnen som sträcker sig från aktiviteter till talare. Om du väljer en ämne i den relaterade menyn visas en ny tillfällig flik för den ämne till vänster om den relaterade menyn.

Även om du kan redigera och spara objekt som är relaterade till den valda ämne på den tillfälliga fliken, förblir den tillfälliga fliken inte bredvid menyn Relaterad när händelsen har sparats och stängts.

Konfigurera ditt händelseteam

Händelseteamet inkluderar medarbetare och externa kontakter som hjälper till att ordna händelsen. Varje eventpost innehåller varje teammedlems namn och roll, plus länkar för mer information, så att du enkelt ser vem att ringa och hittar vid behov deras kontaktinformation.

• Det går att visa och redigera listan med alla teammedlemmar som arbetade, arbetar eller kommer att arbeta under alla dina Event>Event>Eventets teammedlemmar. Använd det här området till att konfigurera en databas med personer som hjälper till med olika event.
• Det går att se och redigera listan med teammedlemmar associerade med ett händelse genom att öppna Event>Event>Event, öppna en händelse och se i avsnittet Eventets teammedlemmar på fliken Ytterligare information. Listan på sidan Event fungerar på samma sätt som listan på sidan Eventets teammedlemmar, förutom att det bara visar och lägger till teammedlemmar som är tilldelade till aktuellt event.

Varje teammedlemspost går att associera med en kontakt- eller användarpost.

• Användare är personer som arbetar i organisationen och har en Dynamics 365-licens.
• Kontakter kommer från kontaktdatabasen som innehåller kunder, potentiella kunder, leverantörer, partners och andra externa personer (eller interna personer som inte använder Dynamics 365).

När du skapar en ny teammedlemspost går det att välja om du vill associera den med en användare eller en kontakt. Om du väljer att associera en post till en kontakt, visar teammedlemsposten relevant information från den kontaktposten. Användarposter innehåller inte kontaktinformation, så att koppla en post med en användare visas associationen, men ytterligare information läses inte in. Teammedlemsposten innehåller även information om medlemmens roll och vilka event som teammedlemmen har arbetat med. Det går att skapa teammedlemmar från antingen listsidan Eventets teammedlemmar eller direkt från en viss Eventpost.

När du visar en listvy med teammedlemmar innehåller den både en kolumn med Användare och en med Kontakter, men bara en av kolumnerna visar ett värde. I listan går det att öppna användarens eller kontaktens post genom att markera namnet på listan eller öppna själva teammedlemsposten genom att dubbelklicka på en rad utanför personens namn.

Hantera eventsessioner och talare

De största attraktionerna under eventet är oftast sessionerna och talarna. En enkel händelse har kanske endast en session, medan en konferens oftast har flera sessioner spridda över flera dagar.

Konfigurera händelsesessioner och spår

En session motsvarar en indelning av sådant som äger rum under händelsen. Varje session är vanligen ett seminarium eller en presentation, men konceptet är flexibelt och går att anpassa efter behov. Om eventet snarare är en mässa i stället för en konferens kan sessioner motsvara montrar.

En stor konferens kan ha flera sessioner igång samtidigt och kanske till och med ha flera sessionsspår, som ordnar flera relaterade sessioner utan konflikt efter målgrupp så att deltagarna enkelt kan välja bästa spår för sig själva utan att behöva undersöka hela erbjudandet. Senare kommer du att kunna ställa in event- och sessionspass för att hantera biljetter.

Det finns två typer av spår: interna och externa. Använd interna spår under planeringsfasen för att gruppera sessioner längs organisationslinjerna, t.ex efter teamresurser eller utrustning som krävs. Använd externa spår för gruppsessioner efter innehåll eller publik. Externa spår publiceras på kundplattformar såsom eventwebbplatser och mobilappar. Det går att efter behov ställa in en passtyp för varje relevant externt spår, men du ställer inte in pass för interna spår. Använd inställningen Spårtyp högst upp i formuläret för att ställa spår på internt eller externt.

Använd fliken Agenda i en eventpost för att visa och konfigurera sessioner och sessionsspår för det eventet.

• Varje session är associerad med ett event och talare och inkluderar schemaläggningsinformation. Du kan visa, skapa och redigera sessioner med antingen kalendervisningen eller tabellen.
• Det går att tilldela en målgrupp och några beskrivande uppgifter för varje spår och sedan lägga till medlemssessioner en i taget. Alla sessioner i ett spår måste vara från samma event.

Skapa och tilldela sessionstalare

Använd följande sidor till att hantera talare och talarens engagemang:

• Event>Deltagare>Talare: Visar en lista med alla talare tillgängliga för tidigare, aktuella och framtida event och gör det möjligt att skapa nya talare.
• Event>Event>Event: Arbeta på fliken Agenda för lämplig eventpost för att konfigurera talarens engagemang för det eventet. Det går även att skapa nya talarposter här vid behov när du konfigurerar talarens engagemang.

När du konfigurerar talarens engagemang mappar du talaren till viss session för eventposten som du arbetar med. Konfigurera talarens engagemang:

• En talarpost måste finnas.
• Om du tilldelar en session måste det finnas en sessionspost. (För event med en session finns det kanske inte någon sessionspost och själva eventet behandlas i stället som en session.)

Skapa eventpass

Händelsepass stöds inte Customer Insights - Journeys händelsehantering.

Konfigurera händelselokal

En lokal är en fysisk eller virtuell plats där du anordnar en händelse eller session. Det kan vara en byggnad med ett enda rum eller ett av flera rum i en byggnad. Det går att registrera många typer av viktig information för varje lokal, inklusive namn, plats, utrustning, kapacitet, layout, händelser som ska äga eller har ägt rum, med mera. När du har konfigurerat en lokal går det att efter behov tilldela den händelse och sessioner.

Använd de olika lokaltypsentiteterna i avsnittet Events>Lokalhantering för att skapa en hierarkisk modell över eventets plats. Senare går det att tilldela händelse och sessioner till varje lokalutrymme från modellen. Du behöver bara inkludera så mycket detaljer som du behöver, så att en enkel byggnad med en enda rum behöver inte ha rum definierade och ett enkelt rum med en layout behöver inte ha alla layouter definierade. Men du kan inte upprätta en lokal utan en byggnad eller en layout utan ett rum.

Använd följande entiteter till modeller för lokalerna:

• Event>Lokalhantering>Byggnader: Byggnader representerar fristående strukturer som går eller inte går att dela upp i lokaler.
• Event>Lokalhantering>Rum: Rum representerar underindelningar av byggnader och var och en måste tilldelas en byggnadspost som även lagras i systemet.
• Event>Lokalhantering>Layouter: Under ett event går det att använda ett rum som värd för flera sessionstyper, som kan kräva olika placering av stolar och annan utrustning. Rummets utformning kan ha praktiska konsekvenser som påverkar till exempel antalet sittplatser. Varje layout måste vara associerad med ett visst rum, men det går att ange valfritt antal layouter för varje rum.