Genomgång: Beräkna produkter i arbete för ett projekt
För projekt kan du schemalägga användningen av företagets resurser och spåra tillhörande kostnader. I projekt ingår förbrukningen av anställdas arbetstimmar, maskintimmar, lagerartiklar samt andra typer av förbrukning som du bör hålla koll på i takt med att arbetet fortskrider. Om ett projekt löper över en längre tid kan du behöva överföra de här kostnaderna till ett konto för produkter i arbete (PIA) på balansräkningen. Du kan sedan bokföra kostnaderna och försäljningsintäkterna i resultaträkningskonton.
Om den här genomgången
I den här genomgången tas följande aktiviteter upp:
- Beräkna PIA.
- Välja beräkningsmetod för PIA.
- Undanta delar av ett projekt från PIA.
- Bokföra PIA i redovisningen.
- Återför du en PIA-transaktioner.
Under varje steg i processen beräknas värdet på projekttransaktionerna som flyttas till redovisningen. Stegen för beräkning och bokföring är åtskilda för att du lättare ska kunna granska data och göra ändringar innan de bokförs i redovisningen. Du bör därför se till att all information är korrekt när du har kört batch-jobben för beräkning och innan du bokför.
Roller
I den här genomgången används projektteammedlemmen Tricia.
Situation
Den här genomgången fokuserar på CRONUS AB, ett design- och konsultföretag som ritar och bygger till exempel konferenshallar och kontor, med möbler, utrustning och lagerutrymmen. De flesta som arbetar på CRONUS är projektorienterade och Tricia, en projektmedlem, använder projekt för att få en översikt över alla pågående projekt. Vissa projekt kan vara långa och ta månader att slutföra. Tricia kan använda en PIA för att registrera produkter i arbete och spåra kostnader i hela projektet.
Beräkna PIA
CRONUS har vunnit ett långvarigt projekt som nu har förlängts över flera redovisningsperioder. Tricia beräknar produkter i arbete (PIA) för att säkerställa att bokslutet är korrekt.
I den här proceduren kommer Tricia att välja en särskild grupp med aktiviteter som ska inkluderas i PIA-beräkningen. På sidan Projektaktivitetsrader anger Tricia raderna i kolumnen PIA totalt.
Alternativen beskrivs i tabellen nedan.
| Fält | Description |
|---|---|
| <tom> | Ska lämnas tom om projektaktiviteten utgör en del av en projektaktivitetsgrupp. |
| Total | Definierar intervallet eller gruppen av aktiviteter som ingår i PIA- och resultatbeloppsberäkningen. Inom gruppen innehåller PIA totalt alla projektaktiviteter med Typ av projektaktivitet som angetts som Bokföring om inte fältet PIA-total har angetts som Exklusive. |
| Exklusive | Gäller bara när Typ av projektaktivitet är Bokföring. Aktiviteten beaktas inte när PIA och resultatbelopp beräknas. |
I följande genomgången använder Tricia kostnadsvärdemetoden, företagets standard, för att beräkna PIA. Tricia anger vilken del av projektet som ska inkluderas i PIA-beräkningen genom att tilldela PIA-slutsummorna till olika projektaktivitetsrader.
Så här beräknar du PIA
Välj ikonen
, ange Projekt och välj sedan relaterad länk.I listan Projekt väljer du projektet Hjortfält och väljer sedan åtgärden redigera. Projektkortet öppnas i redigeringsläge.
PIA kan beräknas baserat på metoderna Kostnadsvärde, Förs.värde, Försäljningskostnader, Färdigställningsgrad eller Slutfört kontrakt. I det här exemplet använder CRONUS kostnadsvärdemetoden.
På snabbfliken Bokföring, väljer du fältet PIA-metod och sedan Kostnadsvärde.
Välj åtgärden Projektaktivitetsrader och ange följande värden i fältet PIA – Summa.
Projektuppgiftsnr Fältet PIA, totalt 1130 Exklusive 1190 Summa 1210 Exklusive 1310 Exklusive Välj åtgärden PIA och klicka på åtgärden beräkna PIA.
På sidan Projekt – Beräkna PIA väljer du ett projekt att beräkna PIA för. På snabbfliken Projekt väljer du Hjortfält i fältet Nr.
I fältet Bokföringsdatum anger du ett datum som är senare än arbetsdatumet.
I fältet Verifikationsnr anger du 1. Du kan använda numret senare för spårbarhet.
Klicka på OK för att köra batchjobbet. Ett meddelande visas. Klicka på knappen OK för att fortsätta. Stäng sidan Projektaktivitetsrader.
Anmärkning
Meddelandet om att det finns varningar är kopplat till PIA-beräkningen. Du ska granska varningarna i nästa procedur.
På sidan Projektkort expanderar du snabbfliken PIA och bokföring för att visa de beräknade värdena. Du kan också se PIA-bokföringsdatum och värden som har bokförts i redovisningen, om dessa finns.
Observera att värdet för Bokfört kostnadsbelopp är 215,60 i kolumnen Till bokföra. Detta visar den totala kostnaden för två av artiklarna i gruppen med projektaktiviteter 1110 – 1130. Den tredje artikeln har lagts Exklusive, och ingår därför inte i PIA-beräkningen.
Så här kan du granska PIA-varningar
Välj ikonen
, ange Cockpit för PIA för projekt och välj sedan relaterad länk.Välj projektet Hjortfält och välj sedan åtgärden Visa varningar.
På sidan Projekt – PIA-varningar granskar du varningen som är kopplad till projektet.
Efter bokföringsperiodens slut måste Tricia beräkna PIA på nytt så att slutfört arbete fram till dagens datum kommer med.
Så här beräknar du PIA på nytt
På sidan Projektkort väljer du åtgärden PIA-transaktioner för att visa PIA-beräkningen.
Sidan PIA-transaktioner för projekt visas PIA-transaktionerna från den senaste beräkningen av ett projekt, även om PIA ännu inte har bokförts i redovisningen.
Du kan följa stegen i processen som förklarar hur du beräknar PIA för att omberäkna PIA. Varje gång som PIA beräknas skapas en transaktion på sidan PIA-transaktioner för projekt.
Stäng sidan.
Anmärkning
PIA och bokföring beräknas men bokförs inte i redovisningen. Om du vill bokföra använder du åtgärden Bokför PIA i redovisning när du har beräknat PIA och resultatbelopp.
Bokföra PIA i redovisningen
Nu när Tricia har beräknat PIA för det här projektet kan hon bokföra det i redovisningen.
Så här bokför du PIA i redovisningen
I listan Projekt markerar du projektet Hjortfält.
Välj åtgärden PIA och klicka på åtgärden Bokför PIA i redovisning.
På sidan Projekt – Bokför PIA i redovisning, på snabbfliken Projekt, väljer du fältet Hjortfält i Nr..
På snabbfliken Alternativ, i fältet Dokumentnr för återföring, anger du 1.
Klicka på OK för att bokföra PIA i redovisningen.
Välj OK för att stänga bekräftelsesidan.
När du har fyllt i fältet kan du visa information om bokföring på sidan PIA-redovisningstransaktioner.
I listan Projekt väljer du projektet Hjortfält och väljer sedan åtgärden PIA-redovisningstransaktioner.
På sidan PIA-redov.transaktioner för projekt kan du verifiera att PIA har bokförts i redovisningen.
Stäng sidan.
Öppna sidan Projektkort för projektet Hjortfält.
Lägg märke till att kolumnen Bokförd, fältet Bokfört kostnadsbelopp i redov. fylls i på snabbfliken PIA och bokföring, vilket anger att PIA har bokförts i redovisningen.
Välj OK för att stänga kortet.
Återföra en PIA-bokning
Tricia anser att projektaktiviteter som är exkluderade från beräkning av PIA borde vara inkluderade. Tricia kan återföra de felaktiga transaktionerna utan att behöva bokföra nya PIA-transaktioner.
Så här återför du en PIA-transaktioner
I listan Projekt markerar du projektet Hjortfält.
Välj åtgärden PIA och klicka på åtgärden Bokför PIA i redovisning.
På sidan Projekt – Bokför PIA i redovisning, på snabbfliken Projekt, väljer du fältet Hjortfält i Nr.
På snabbfliken Alternativ, i fältet Dokumentnr för återföring, anger du 1.
Ange det ursprungliga bokföringsdatumet i fältet Bokföringsdatum för återföring. Detta bör vara samma datum som du använde för att beräkna PIA den första gången.
Markera kryssrutan Endast återföring. Detta återför tidigare bokförd PIA och bokför ny PIA i redovisningen.
Välj OK för att köra batch-jobbet och välj sedan OK för att stänga bekräftelsesidan.
Öppna sidan Projektkort för projektet Hjortfält.
Kontrollera att det inte finns några bokförda PIA-transaktioner på snabbfliken PIA och bokföring.
Stäng sidan.
I listan Projekt väljer du projektet Hjortfält, väljer åtgärden PIA och väljer åtgärden PIA redovisningstransaktioner. För PIA-transaktionerna är kryssrutan Återförd markerad.
Stäng sidan.
Öppna Projektaktivitetsrader för projektet, inkludera de delar av projektet som bör ingå i PIA-beräkningen och därefter räkna om och bokföra det nya värdet i redovisningen.
Anmärkning
Anta att Tricia har beräknat och bokfört PIA för ett projekt med felaktiga datum. Genom att följa metoden som diskuterades tidigare kan Tricia återföra de felaktiga transaktionerna, korrigera datum och bokföra dessa i redovisningen.
Se även
Genomgång av affärsprocesser
Genomgång: Hantera projekt
Förstå PIA-metoder
Övervaka framsteg och resultat
Arbeta med Business Central
Sök efter gratis e-inlärningsmoduler för Business Central här