Genomgång: Hantera projekt

Den här genomgången introducerar dig för projekthanteringsfunktionerna. Med Projekt kan du schemalägga förbrukningen av ditt företags resurser och hålla reda på de olika kostnader som är förknippade med resurser i ett visst projekt. I projekt ingår förbrukningen av anställdas arbetstimmar, maskintimmar, lagerartiklar samt andra typer av förbrukning som du behöver hålla koll på i takt med att arbetet fortskrider.

I den här genomgången beskrivs hur du skapar ett nytt projekt och relaterade aktiviteter:

• Hantera fasta priser
• Göra betalningar i delbetalningar
• Bokför fakturor från projekt
• Kopiera projekt

Om den här genomgången

I den här genomgången tas följande aktiviteter upp:

Konfigurera projekt

Med fältet budgetstrukturinställningar för projekt kan du skapa projekt på ett okomplicerat sätt. Den här genomgången beskriver följande procedurer:

• Lägga upp projektaktivitetsrader och planeringsrader.
• Skapa projektspecifika priser för artiklar, resurser och redovisningskonton.
• Fakturera kunder för ett projekt.

Hantera fasta priser

Du kan hantera fasta priser och priser för tjänster och produkter som överenskommits i förväg med kunderna. I denna genomgång lär du dig att:

• Se hur kontrakts- och fakturavärden fastställs.
• Lämna utrymme för extra (ej fakturerat) arbete i planeringen.

Kopiera projekt

I det här scenariot fokuserar vi på hur du kopierar en del eller hela projektet för att minska den manuella dataregistreringen och öka noggrannheten.

• Kopiera en del av ett projekt till ett nytt projekt.
• Kopiera projektspecifika priser.
• Kopiering av planeringsrader

Göra delbetalningar

När ett stort och kostsamt projekt sträcker sig över en längre period kommer oftast kunden överens med företaget om att dela upp betalningen. I det här scenariot visas hur du konfigurerar delbetalningar och det omfattar:

• Skapa delbetalningar för ett projekt.
• Fakturera kunder för utbetalningar.
• Bokföra förbrukning i ett delbetalningsprojekt.

Roller

Den här genomgången innehåller aktiviteter för följande roller:

• Projektchef
• Projektmedlemmen

Förutsättningar

Innan du kan utföra aktiviteterna i den här genomgången måste du:

• Installera demonstrationsdatabasen CRONUS.
• Skapa exempeldata med hjälp av stegen i följande avsnitt.

Situation

Den här genomgången fokuserar på CRONUS, som är ett fiktivt design- och konsultföretag som designar och passar nya infrastrukturer. Till exempel konferenssalar och kontor med möbler, tillbehör och lagerutrymmen. Deras arbete är för det mesta projektorienterat. Prakash, en projektledare på CRONUS använder projekt för att få en överblick över alla pågående aktiviteter som CRONUS har startat och har avslutats. Prakash är den som brukar avtala med kunderna och som registrerar grunderna för projektet, dvs. aktivitets- och planeringsrader samt priser, i Business Central. Prakash upptäcker att det är okomplicerat att skapa, underhålla och granska informationen. Prakash gillar också hur Business Central aktiverar kopiering av projekt och delbetalningar.

Tricia, en projektmedlem som rapporterar till Prakash, är ansvarig för övervakning av projektets dagliga arbete. Tricia registrerar arbetet som utförs av teknikerna i varje aktivitet, registrerar de artiklar som de har använt och de kostnader som har uppstått.

Förbereda exempeldata

För att förbereda för genomgången måste du lägga till Tricia som en resurs.

Så här förbereder du exempeldata

1. Välj ikonen , ange Resources, och välj sedan tillhörande länk.

2. Välj Ny för att skapa ett nytt resurskort.

3. Ange följande information i fälten på snabbfliken Allmänt:

   • Nr: Tricia
   • Namn: Tricia
   • Typ: Person

4. I fältet Basenhet klickar du på Ny för att öppna sidan Resursenhet. I fältet Kod väljer du Timme.

5. På snabbfliken Fakturering anger du följande information:

   • Inköpspris: 5
   • Indirekt kostnad %: 4
   • Styckkostnad: 10
   • Redovisnings- Produktbokföringsmall: Tjänster
   • Moms produktbokföringsmall: Moms 25

6. Stäng sidan.

I nästa procedur skapar du en projektjournal för Tricia för att bokföra deras förbrukning.

Skapa en ny projektjournal

1. Välj ikonen , ange Projektjournaler, och välj sedan tillhörande länk.

2. På sidan Projektjournal i fönstret Projektjournal. Sidan Projektjournaler öppnas.

3. Välj åtgärden Ny för att skapa en rad med följande information:

   • Namn: Tricia
   • Beskrivning: Tricia
   • Nr. Serier: JJNL-GEN

4. Välj OK för att spara ändringar.

Konfigurera projekt

I det här scenariet har CRONUS tecknat ett avtal med en kund, Progressive Home Furnishings, för att inreda ett konferensrum och en matsal. Kunden finns i USA och programmet kommer att kräva särskild programvara. projektledaren går igenom upplägget med kunden och skapar ett projekt utifrån det.

Så här ställer du in ett projekt

1. Välj ikonen , ange Projekt, och välj sedan tillhörande länk.

2. Välj Ny för att skapa ett nytt kort.

3. Ange följande information i fälten på snabbfliken Allmänt:

   • Beskrivning: Rekommendationer för konferenslokal
   • Faktureringskundnr: 01445544

4. På snabbfliken Bokföring anger du följande information:

   • Status: Planering
   • Projektbokföringsmall: Ställa in
   • PIA-metod: Kostnadsvärde

5. På snabbfliken Varaktighet anger du dagens datum i fälten Startdatum och Slutdatum. Dessa datum underlättar när du ska konvertera valutor när projektet ska faktureras.

6. På snabbfliken Utlandshandel anger du valutakoden USD. Om du väljer USD i fältet Fakturavalutakod kommer projektet att faktureras i USD och planeras endast i den lokala valuta för CRONUS.

Du kan anpassa serviceprissättningen för kunder på projektbasis, beroende på vilka avtal som du har. I nästa procedur anger projektchefen en kostnad för Tricias tid, priset för den obligatoriska programvaran och resekostnader som kunden har avtalat att betala.

Anpassa prissättning

1. Från projektkortet kan du välja åtgärden resurs.

2. På sidan Resurspriser för projekt anger du följande information:

   • Kod: Tricia
   • A-pris: 20

3. Stäng sidan.

4. Välj åtgärden Artikel.

5. På sidan Artikelpriser för projekt anger du följande information och anpassat pris:

   1. Artikelnr: 80201 (grafikprogram)
   2. A-pris: 200

6. Stäng sidan.

7. Välj åtgärden Redovisningskonto.

8. Ange följande information, och resekostnader, som kunden har avtalat att betala för kostnader, plus 25 procent, på sidan Redov.kontopriser för projekt:

   1. Redovisningskonto: 8430 (resa)
   2. Styckkostnadsfaktor: 1,25

9. Stäng sidan.

Det slutliga steget i konfigurera ett projekt är att lägga till projektaktiviteterna och planeringsrader som ingår i varje aktivitet. Planeringsraderna styr vad kunden faktureras för.

Lägga till projektaktiviteter

1. På kortet Projekt för det nya projektet, väljer du åtgärden Projektaktivitetsrader.

2. I följande tabell beskrivs den information som du ska ange i fälten.

   Projektuppgiftsnr	Description	Typ av projektuppgift
   1 000	Rådgivning om inredning av konferenslokal	Från-summa
   1010	Rådgivningsmöte med kunden	Bokföring
   1020	Utveckling	Bokföring
   1090	Rådgivning, summa	Till-summa

3. Om du vill visa att vissa aktiviteter är underkategorier till andra aktiviteter väljer du åtgärden Indrag för projektaktiviteter.

En planeringsrad kan vara en av följande typer:

• Budget: Läggs till i schemat, men faktureras inte.
• Fakturerbart: Faktureras men läggs inte till i schemat.
• Både budget och fakturerbart: Faktureras och läggs till i schemat.

I den här genomgången använder projektchefen Både budget och fakturerbart. De skapar tre planeringsrader för aktivitet 1010 och två planeringsrader för aktivitet 1020.

Skapa planeringsrader

1. Välj rad 1010 och välj sedan åtgärden Projektplaneringsrader.

2. Skapa planeringsrader med följande information:

   Rad	Radtyp	Planeringsdatum	Typ	Nr.	Antal	Styckpris
   1	Både Budget och Fakturerbart	(dagens datum)	Resurs	Tricia	40
   2	Både Budget och Fakturerbart	(dagens datum)	Resurs	Timothy	40
   3	Både Budget och Fakturerbart	(dagens datum)	Redovisningskonto	8430 (resa)	2	400

   Stäng sidan. Summorna uppdateras på sidan Projektaktivitetsrader.

3. Välj rad 1020 och välj sedan åtgärden Projektplaneringsrader. Ange följande information:

   Rad	Radtyp	Planeringsdatum	Typ	Nr.	Antal	Styckpris
   1	Både Budget och Fakturerbart	(dagens datum)	Resurs	Tricia	80
   2	Både Budget och Fakturerbart	(dagens datum)	Artikel	80201 (grafikprogram)	1

4. Stäng sidan. Summorna uppdateras på sidan Projektaktivitetsrader.

Beräkna återstående förbrukning

Tricia, teamprojektmedlem, har arbetat med projektet ett tag och vill registrera sina timmar och sin förbrukning. Tricia har inte arbetat mer timmar än vad som överenskommits med kunden. Tricia använder batch-jobbet Ber. återstående förbrukning för att beräkna återstående förbrukning i en projektjournal. För varje projektaktivitet beräknas skillnaden mellan planerad förbrukning av artiklar, resurser, redovisningskostnader och verklig förbrukning i projekttransaktioner. Den återstående förbrukningen visas sedan i den projektjournal och Tricia kan bokföra den.

Så här beräknar du återstående förbrukning

1. Välj ikonen , ange Projektjournaler, och välj sedan tillhörande länk.
2. På sidan Projektjournal, i fältet Journalnamn, öppnar du listan Projektjournaler. Välj projektjournalen Tricia.
3. Välj åtgärden Ber. återstående förbrukning.
4. På sidan Projekt – Beräkna återstående förbrukning, på snabbfliken Projektuppgift, väljer du fältet Projektnr. och därefter relevant projektnummer (vanligtvis projekt J00010).
5. På snabbfliken Alternativ skriver du J00001 i fältet Dokumentnr. Denna information gör det enklare att senare söka efter bokföringen.
6. Ange dagens datum som bokföringsdatum.
7. Välj OK. Denna åtgärd genererar projektjournalrader baserat på planeringsraderna som Prakash skapade.
8. Välj OK på bekräftelsesidan. De genererade raderna läggs till i projektjournalen.
9. Se till att alla dokument har numret J00001. Välj sedan åtgärden Bokföra. Klicka på knappen Ja för att bokföra.

Raderna är nu bokförda.

Skapa och bokföra en försäljningsfaktura för ett projekt

I nästa steg kan Tricia skapa en ny faktura för hela projektet eller för en del av ett projekt. Tricia kan även bifoga fakturan till en annan faktura för samma kund inom samma projekt. I detta fall kan Tricia fakturera hela projektet eftersom projektet nu är slutfört.

Så här skapar du en projektförsäljningsfaktura

1. Välj ikonen , ange Projekt, och välj sedan tillhörande länk.
2. Välj det projekt som du skapade tidigare och klicka på åtgärd Skapa försäljningsfaktura för projekt.
3. På snabbfliken Projektaktivitet rensar du alla filter för Projektaktivitetsnr för att kunna fakturera projektet. I fältet Projektnr väljer du relevant projekt.
4. På snabbfliken Alternativ fyller du i bokföringsdatumet och anger om du vill skapa en faktura per aktivitet eller en enda faktura för samtliga aktiviteter.
5. Välj OK för att skapa fakturan och välj sedan OK på bekräftelsesidan.

När Tricia har skapat fakturan är den tillgänglig från rollcentret Försäljningsorderhandläggare till exempel.

Så här bokför du en ny försäljningsfaktura

1. Välj ikonen , ange Sales Invoices, och välj sedan tillhörande länk.
2. Öppna fakturan för kund nr. 01445544. Du kan se den information som registrerades från planeringsraderna.
3. Välj åtgärden Bokföra. Klicka på knappen Ja för att bokföra.

Så här visar du den bokförda fakturan

1. Öppna projektet och välj sedan åtgärden Projektplaneringsrader.
2. Markera en av planeringsraderna som har fakturerats och klicka på Försäljningsfakturor/kreditnotor.
3. På sidan Projektfakturor väljer du åtgärden Öppna försäljningsfaktura/-kreditnota.

Tricia vill visa information om priser, kostnader och vinster som avser det här projektet och det gör hon på sidan Statistik.

Så här öppnar du sidan Statistik

1. Välj ikonen , ange Projekt, och välj sedan tillhörande länk.
2. Välj åtgärden Statistik. Du kan granska detaljerad information om projektets priser, kostnader och vinster i både lokala och utländska valutor.
3. Välj Stäng för att stänga sidan Projektstatistik.

Hantera fasta priser

CRONUS har fått uppdraget att inreda tio konferensrum. Som projektchef vill Prakash ha en god översikt över de aktiviteter som ska utföras i projektet samt tillhörande budget och kostnader för respektive aktivitet. Prakash vill dessutom veta det totala pris som överenskommits för projektet och det belopp som har fakturerats hittills. De har nått en överenskommelse med kunden om att projektet ska ha ett fast pris.

Så här hanterar du fast prissättning i projekt

1. Välj ikonen , ange Projekt, och välj sedan tillhörande länk.

2. Markera projektnummer Nyström och välj sedan åtgärd Projektaktivitetsrader.

3. Markera rad 1120 och i fältet Budget (totalkostnad) högerklickar du på beloppet och väljer Specificera.

   Genom att granska Projektplaneringsrader inser Prakash att Tricia behövs i 30 timmar under den här projektfasen. Prakash kommer överens med kunden om ett fast pris.

4. På sidan Projektaktivitetsrader väljer du rad 1120 och väljer sedan åtgärden Projektplaneringsrader. Skapa en planeringsrad med följande information:

   Rad	Radtyp	Typ	Nr.	Antal
   1	Både Budget och Fakturerbart	Resurs	Tricia	30

   Stäng sidan.

5. I fältet Budget (totalkostnad), högerklicka i fältet och välj Specificering igen på sidan Projektaktivitetsrader. Visa de ändringar som gjorts i schemat. Du ser att 30 timmar har lagts till i schemat.

6. Stäng sidorna.

När Tricia har lagts till i schemat för den här aktivitetsraden arbetar hon 25 timmar på projektet och registrerar dessa timmar i projektjournalen.

Så här registrerar du timmar i en projektjournal

1. Välj ikonen , ange Projektjournaler, och välj sedan tillhörande länk.

2. På den nya raden anger du följande information:

   • Typ av rad: (tom)
   • Bokföringsdatum: (dagens datum)
   • Verifikationsnr: J00002
   • Projektnr.: Nyström
   • Projektuppgiftsnr.: 1120
   • Typ: Resurs
   • Nr: Tricia
   • Antal: 25

3. Välj åtgärden Bokföra.

   Några dagar senare arbetar Tricia för ytterligare tio timmar på projektet och har arbetat 35 timmar. Eftersom avtalet gäller för 30 timmar med kunden debiteras kunden endast 5 av dessa timmar. Tricia lägger manuellt till de övriga fem timmarna i schemat.

4. På sidan Projektjournal väljer du åtgärden Ber. återstående förbrukning.

5. På sidan Projekt – Beräkna återstående förbrukning anger du följande information på snabbfliken Alternativ:

   • Verifikationsnr: J00003
   • Bokföringsdatum: (dagens datum)

6. Ange följande på snabbfliken Projektaktivitet:

   • Projektnr.: Nyström
   • Projektuppgiftsnr.: 1120

7. Klicka på OK för att köra beräkningen.

   Det finns fem arbetstidar som återstår för Tricia. Fältet Radtyp är tomt, vilket innebär att endast förbrukningen återstår att bokföras eftersom arbetet redan är planerat.

8. I Projektjournaler skapar du en ny rad med följande information. Se till att båda projektnummer är i ordningen efter dem som du redan har använt:

   • Typ av rad: budget
   • Projektnr.: Nyström
   • Projektuppgiftsnr.: 1120
   • Typ: Resurs
   • Nr: Tricia
   • Antal: 5

   Om du använder radtypen Budget uppdateras de planerade kostnaderna och priset utan att uppdatera de kontraktskostnader och priser som faktureras kunden.

9. Välj åtgärden Bokföra. Välj OK för att stänga sidan.

10. Öppna listan Projekt.

11. Välj projektet NYSTRÖM och sedan i avsnittet Projektaktivitetsrader, välj raden 1120 och i fältet Budget (total kostnad) högerklicka på beloppet. Välj Specificera för att visa informationen.

    Ändringar registreras automatiskt på raden för Projektaktivitetsnr. 1120 I totalkostnaden för det planerade arbetet är fem ytterligare arbetstimmarna som Tricia lagts till i schemat.

12. Välj Stäng för att stänga sidan.

13. Högerklicka på beloppet i fältet Kontrakt (totalkostnad) och välj Specificera för att visa informationen.

I kontraktets totalt pris finns endast de ursprungligen kontrakterade 30 timmarna som har överenskommits med kunden.

Kopiera projekt

Prakash har slutit ett avtal med en kund, Selagorian Ltd, om att inreda tio konferensrum. Avtalet påminner om ett tidigare projekt. Därför kan det spara tid att kopiera det tidigare projektet.

Markera de projekt- och aktivitetsrader som du vill kopiera på sidan Kopiera projekt.

• Kopiera källprojekttransaktionerna för att skapa planeringsrader baserat på faktisk användning.
• Kopiera källprojektets planeringsrader om du vill kopiera de ursprungliga planeringsraderna till det nya projektet.

Du kan då välja vilken planeringsrad- eller reskontratransaktionsradtyp som du vill inkludera, och endast välja det som är relevant för det nya projektet. Slutligen kan du välja det projekt som du vill kopiera till, och ange om priser och antal också ska kopieras.

För att kopiera ett projekt

1. Välj ikonen , ange Projekt, och välj sedan tillhörande länk.

2. Välj åtgärden nytt för att skapa ett nytt projekt. Ange följande information:

   • Beskrivning: Inreda tio konferensrum
   • Faktureringskundnr: 20000

3. Välj åtgärden Kopiera projektaktiviteter från.

4. Ange följande på sidan Kopiera projektaktiviteter:

   • Projektnr.: Nyström
   • Projektaktivitetsnr. från: 1000
   • Källa: Projektplaneringsrader
   • Inkl. Planeringsradtyp: Budget + Fakturerbart
   • Till projektnr: Guildford Inreda tio konferensrum
   • Markera fälten Kopiera dimensioner och Kopiera antal.

5. Välj OK för att kopiera projektet och välj sedan åtgärden OK för att stänga bekräftelsesidan.

Genom att jämföra priser, projektaktivitetsrader och projektplaneringsrader för de två projekten kan du se att informationen kopieras korrekt.

Göra delbetalningar

CRONUS har precis fått ett stort projekt som kommer att pågå under ett år. Eftersom det krävs en hel del resurser gör projektledaren upp kontraktet så att kunden ska betala en del av projektet i förväg, en del när projektet är till hälften slutfört och resten när projektet är helt slutfört.

Så här lägger du upp ett nytt konto

1. Välj ikonen , ange Kontoplan, och välj sedan tillhörande länk.

2. På sidan Kontoplan på fliken Ny för att skapa ett nytt kort.

3. På det nya redovisningskontokortet anger du följande information:

   • Nr: 40255
   • Namn: Projektbetalning

4. På snabbfliken Bokföring, i fältet Produktbokföringsmall väljer du Tjänster. Stäng sidan.

5. På sidan Kontoplan väljer du Nr 40255, projektbetalning, och välj Indrag av kontoplan. Välj Ja för att bekräfta.

Procedurerna visar hur du skapar ett nytt projekt, anger prissättning och ställer in möjlighet till delbetalningar. På projektaktivitetsraderna kan du skapa särskilda rader avsedda för delbetalningarna. Allt arbete som slutförs i projektet och läggs till i planen registreras på förbrukningsraderna. För varje ny betalningsaktivitetsrad på planeringsraderna är radtypen Fakturerbart, vilket innebär att kunden ska faktureras. Registrera en ny rad för handpenningen. På förbrukningsraden kan du ange information om de artiklar och resurser som har förbrukats i projektet och som utökar planen, t. ex. arbetstid och artiklar som används i projektet.

Så här gör du en delbetalning

1. Skapa ett nytt projekt.

2. På det nya projektkortet fyller du i följande information:

   • Beskrivning: Renovering av reception
   • Faktureringskundnr: 30000
   • Projektbokföringsmall: Ställa in
   • PIA-metod: Kostnadsvärde

3. På projektkortet, välj åtgärden Priser och välj sedan åtgärden Resursen. Ange följande information:

   • Kod: Tricia
   • A-pris: 10

   Stäng sidan.

4. På kortet Projekt i avsnittet Aktiviteter, lägg till projektuppgiftsrader som beskrivs i följande tabell:

   Rad	Projektuppgiftsnr	Description	Typ av projektuppgift
   1	1 000	Betalning – handpenning	Bokföra
   2	2000	Rapport	Bokföra
   3	3000	Betalning – halvvägs	Bokföring
   4	4000	Betalning – slutförande	Bokföra

5. Välj uppgift 1000 och välj sedan åtgärden Projektplaneringsrader.

6. Skapa en planeringsrad med följande information:

   Rad	Radtyp	Planeringsdatum	Typ	Nr.	Antal	Styckpris
   1	Fakturerbart	(dagens datum)	Redovisningskonto	40255	1	5000

   Stäng sidan.

7. Välj uppgift 2000 och välj sedan åtgärden Projektplaneringsrader.

8. Skapa en planeringsrad med följande information:

   Rad	Radtyp	Planeringsdatum	Typ	Nr.	Antal
   1	Budget	(dagens datum)	Resurs	Tricia	120
   2	Budget	(dagens datum)	Artikel	70104	10

   Stäng sidan. På sidan Projektaktivitetsrader ser du de planerade belopp som har uppdaterats.

9. Välj uppgift 32000 och välj sedan åtgärden Projektplaneringsrader.

10. Skapa en planeringsrad med följande information:

    Rad	Radtyp	Planeringsdatum	Typ	Nr.	Antal	Styckpris
    1	Fakturerbart	(ett framtida datum)	Redovisningskonto	40255	1	5000

    Stäng sidan.

11. Skapa en liknande planeringsradtransaktion för projektaktivitet 4000.

Nu när aktivitets- och planeringsraderna har registrerats kan Prakash skapa en faktura på den första betalningen. Prakash gör det från projektaktivitetsraderna för att vara säker på att fakturan bara innehåller raderna för den första betalningen. Du kan öppna försäljningsordern från planeringsraderna eller projektaktivitetsraderna.

Så här skapar du en faktura

1. På sidan Projektaktivitetsrader väljer du rad 1000 och väljer sedan åtgärden Skapa förs.faktura.
2. Ange dagens datum som bokföringsdatum på sidan Skapa försäljningsfaktura, ange Per aktivitet och välj OK för att skapa en faktura med standardinformationen. Välj OK för att stänga bekräftelsesidan.
3. Välj åtgärden Skapa försäljningsfaktura/kreditnota. På försäljningsfakturan ser du att det bara är handpenningen som ingår i fakturan. Du kan nu skicka fakturan till kunden enligt överenskommelse.

Översikt

Den här genomgången har handlat om några av de grundläggande stegen när du arbetar med projekt i Business Central. Du har lärt dig hur du skapar ett nytt projekt, hur du kopierar ett projekt och hur du hanterar betalningar. Du har också sett en demonstration av hur du kan följa upp timmar och skapa fakturor.

Se även

Genomgång av affärsprocesser
Ställa in projekthantering
Använda resurser
Övervaka framsteg och resultat
Fakturera projekt
Arbeta med Business Central

Sök efter gratis e-inlärningsmoduler för Business Central här