Dela via

Använda e-dokument i inköpsprocessen

  • Artikel

Du kan använda konfigurerade elektroniska dokument (e-dokument) med inköpsdokument.

Följande inköpsdokument kan användas med funktionen för e-dokument:

  • Inköpsfakturor
  • Inköpsorder (från version 24.0)
  • Inköpskreditnotor
  • Redovisningsjournaler

Anmärkning

Från Business Central version 24.0 är det möjligt att ansluta inköpsorder till mottagna e-dokument.

Anmärkning

När du tar emot ett elektroniskt dokument från en viss leverantör försöker Business Central matcha detta e-dokument med den befintliga leverantören i systemet genom att verifiera följande information i denna ordning:

  1. GLN (från leverantörens kort)
  2. Momsregistreringsnr (från kortet Leverantör)
  3. Deltagaridentifierare från sidan Tjänstedeltagare (med hjälp av fältet Deltagare för e-dokumenttjänst e-dokumenttjänst i kortet Leverantör)
  4. Namn och Adress (från leverantörens kort)

E-dokument vid köp

Inleveransen av elektroniska inköpsdokument i Dynamics 365 Business Central kan göras som ett batchjobb eller manuellt.

Så här ställer du in leverantörer så att de kan arbeta med olika inköpsdokument

Följ stegen för att konfigurera leverantörer så att de fungerar korrekt med inkommande elektroniska fakturor:

  1. Välj ikonen Glödlampan som öppnar funktionen Berätta. ange Leverantörer och välj sedan relaterad länk.

  2. Välj den leverantör som du vill konfigurera.

  3. På snabbfliken In the Mottagande hittar du fältet Ta emot e-dokument för att ange standardinköpsdokumentet som ska genereras från det mottagna e-dokumentet.

    Anmärkning

    I fältet Ta emot e-dokument till kan användare antingen välja en inköpsfaktura eller inköpsorder baserat på vad de vill skapa från den mottagna e-fakturan. Detta val påverkar inte skapandet av korrigerande dokument. I båda scenarierna genererar systemet en kreditnota.

    Anmärkning

    Om användaren väljer alternativet Inköpsorder i fältet Ta emot e-dokument till kommer systemet försöka uppdatera ett av befintliga inköpsorder, men om inköpsordern för en leverantör i det mottagna E-dokumentet inte existerar kommer Business Central att skapa en ny Inköpsorder, med samma metod som när den skapar nya Inköpsfakturor som beskrivs på den här sidan senare.

  4. Välj ett av alternativen som du vill använda för den valda leverantören.

  5. Stäng sidan.

Arbeta med inköpsfakturor

Kör batch-jobbet

Anmärkning

Det här batchjobbet används för automatisk insamling av dina inkommande fakturor. Det kan bara fungera i ett land eller en region där funktionen finns.

Varje gång som en jobbkö väljs att köras och den externa tjänsten har inkommande fakturor som har skickats från din leverantör, samlar systemet in och importerar dessa fakturor. Följ dessa steg för att slutföra processen:

  1. När batch-jobbet har körts visas de nyligen importerade fakturorna på sidan E-dokument tillsammans med grundläggande detaljinformation.

  2. Om du vill visa mer information öppnar du ett särskilt e-dokument.

  3. Om det inte fanns några fel eller problem i e-dokumentet mappar fältet Post dokumentnumret på inköpsfakturan om detta är konfigurerat på sidan Leverantörskort (systemet skapade automatiskt). Välj länken för att öppna dokumentet.

    Anmärkning

    Det här systemskapade dokumentet är inte det bokförda dokumentet.

  4. Om du vill gå direkt till inköpsdokumentet markerar du fältet Post. När du har öppnat sidan Inköpsfaktura kontrollerar du dokumentet. Om allt är korrekt, bokför dokumentet.

  5. När du bokför inköpsdokumentet uppdateras fältet Post i e-dokumentet från Faktura till Inköpsfaktura och numret på det bokförda inköpsdokumentet är tillgängligt. Du kan välja numret för att öppna den bokförda inköpsfakturan.

Detaljer om loggar är desamma som i försäljningsprocessen för e-dokument.

Eftersom fel i försäljningsprocessen oftast beror på tjänstens tillgänglighet kan det inkommande dokumentet ha flera orsaker. Den vanligaste orsaken till ett fel är att systemet inte kan känna igen raderna på e-dokumentet som du har fått från leverantören. Därför kan den inte ange rader på inköpsfakturan.

Det finns två vanliga fel:

  • Om du vill använda den här specifika raden från leverantörsfakturan som bokfördes direkt på redovisningskontot måste du ha konfigurerat värdet Mappningstext korrekt. För att kringgå det här felet om du vill använda huvudkonton, välj Mappa text till konto för att skapa en specifik mappningsvärde Mappningstext med värde Debetkontonr. som du vill använda.
  • Om du vill spåra inventeringen och använda rader från din leverantörsfaktura för att fylla i artiklar på dina dokumentrader, måste du ha konfigurerat korrekt värde för Artikelreferensnummer. Om du vill kringgå det här felet mappar du den externa artikeln med dina artikelnummer med hjälp av artikelreferenslistan. Mer information finns i Använd artikelreferenser.

När du har åtgärdat felen och varningarna kan du manuellt ange när systemet ska skapa en inköpsfaktura baserat på dina inställningar genom att välja Skapa dokument.

Manuellt importera fakturor

Så här importerar du externa e-dokument manuellt:

  1. Välj ikonen Glödlampan som öppnar funktionen Berätta. ange E-dokumenttjänst och välj sedan relaterad länk.
  2. På sidan E-dokumenttjänst väljer du den aktiva tjänsten.
  3. Välj Inleverera och överför e-dokumentfilen som du fick från leverantören.
  4. Om ett felmeddelande visas öppnar du e-dokumentet för att åtgärda problemet.
  5. När du har åtgärdat problem, i Importera manuellt, välj Skapa dokument.
  6. När dokumentet har skapats i Business Central ändras inte sättet du visar det på när du använder ett batch-jobb.

Arbeta med bilagor

Peppol och liknande e-faktureringsfiler är maskinläsbara format och är inte lätta att läsa för människor. För att förbättra detta gjorde Peppol det möjligt att bädda in en PDF-fil i Peppol BIS 3-formatet som ett binärt objekt. Om din inkommande Peppol BIS 3-fil har en inbäddad PDF-fil kommer Business Central automatiskt att behandla den och lägga till PDF-filen som en bilaga till inköpsdokumentet när den har skapats.

E-dokument med inköpsorder

Om din Leverantör har konfigurerat fältet Ta emot e-dokument till så att det fungerar med Inköpsorder, när ett elektroniskt dokument har skapats i Business Central (manuellt eller från en extern slutpunkt), gör Business Central följande steg:

  1. Om inköpsordern för just den här leverantören finns och det finns ett inköpsordernummer i den mottagna filen E-dokument kommer Business Central automatiskt länka detta E-dokument till den nämnda inköpsordern och dokumentstatus för detta E-dokument kommer att vara Pågående och E-dokumentstatus på undersidan Servicestatus kommer att vara Order länkad. Den här länken kommer att visas i fältet Dokument på det specifika e-dokumentet. Om du behöver ändra den länkade inköpsordern automatiskt kan du göra det med åtgärden Uppdatera inköpsorderlänk och manuellt välja en av befintliga inköpsorder för den här leverantören. Du kan bara göra det innan du matchar raderna mellan E-dokument och Inköpsorder.

  2. Om inköpsorder för den här leverantören finns men det inte finns något inköpsordernummer i den mottagna filen e-dokument ger Business Central dig möjlighet att välja en av de befintliga inköpsordrarna när och om du överförde dokumentet manuellt. Detta villkor öppnar listan Inköpsorder med order endast för den leverantör som du fick e-dokumentet från. Du måste välja den inköpsorder du vill och välja OK. Om du inte valde rätt Inköpsorder eller E-dokumentet automatiskt från en extern slutpunkt med hjälp av Jobbkö, kommer ett nytt E-dokument kommer inte att länkas till något inköpsdokument. Dokumentstatusen visar Fel och E-dokumentetstatus i undersidan Servicestatus kommer att vara Bearbetningsfel för importerat dokument. När du vill slutföra länkningen till inköpsordern väljer du åtgärden Uppdatera inköpsorderlänk och väljer en av befintliga inköpsorder för leverantören.

  3. Om inköpsordern för den här leverantören inte finns när ett nytt e-dokument skapas kommer Business Central att skapa en ny inköpsorder med hjälp av samma modell för skapande som redan finns för nya inköpsfakturor. Dokumentstatusen för det här e-dokumentet kommer att vara behandlad och Status för e-dokument på undersidan Servicestatus kommer att vara Importerat dokument har skapats. Den här länken kommer sedan att visas i fältet Dokument på det specifika e-dokumentet.

Matcha rader från mottaget e-dokument med inköpsorder

Du kan matcha dina mottagna elektroniska dokument med inköpsorderrader från två olika ställen, från sidan E-dokument eller från sidan Inköpsorder. Det enklaste sättet att hitta de redan länkade inköpsordrarna är att använda panelen Länkade inköpsorder som en del av e-dokumentaktiviteterna. Alla icke-länkade dokument kan hittas med hjälp av panelen Väntar på e-fakturor där du har en lista med e-dokument som du behöver granska. E-dokumentaktiviteterna med dessa två paneler finns i följande Rollcenter: Chefsutvärdering, Chef, Revisor, Lagerchef och Leverans och inleverans.

Dricks

Dit finns också två sätt att matcha linjer. Ett sätt är att göra det manuellt, enligt beskrivningen i artikeln. Det andra sättet är att använda Matchningshjälp för e-dokument med Copilot. Funktionen för matchning av e-dokument hjälper dig att matcha mottagna elektroniska fakturor med befintliga inköpsorderrader med hjälp av stora språkmodeller (LLM). Lär dig mer om hur du använder Copilot i mappa e-dokument till inköpsorderrader med Copilot.

Anmärkning

Om momsprocenten skiljer sig mellan det inkommande dokumentet och företagets momsprocent kan matchande dokument inte användas i miljöer med flera länder.

Matcha rader från inköpsorder

Du kan matcha raderna från listan Inköpsorder eller från en av de öppnade inköpsorderna. För att börja processen använder du följande steg:

  1. Välj panelen Länkade inköpsorder i rollcentret om det finns något nummer.

  2. Välj ett av de två alternativen för matchning:

    • Om du vill matcha raderna i listan Inköpsorder markerar du raden Inköpsorder som du vill matcha och väljer åtgärden Mappa e-dokumentrader.
    • Om du först vill öppna inköpsordern öppnar du dokumentet och väljer sedan åtgärden Mappa e-dokumentrader.

  3. Eftersom båda alternativen har samma process öppnar du sidan Matchning av inköpsorder med följande innehåll:

    1. I sidhuvudet hittar du följande information, som kan hjälpa dig att mappa raderna lättare:

      Fältnamn Description
      Leverantörsnamn Anger leverantörsnamnet på det elektroniska dokumentet.
      E-dokumentnummer Anger numret på det länkade elektroniska dokumentet.
      Datum för e-dokument Anger datumet för det länkade elektroniska dokumentet.
      E-dokumentbelopp Anger det länkade e-dokumentets totala belopp inklusive moms.

    2. På raderna hittar du de rader som importerats från filen E-dokument till vänster och raderna från den befintliga inköpsordern till höger.

    3. Alla rader på båda sidor har artikelnummer och beskrivningar, tillsammans med Inköpspris och Radrabatt %.

    4. På sidan Importerade rader kan du också leta reda på fältet Antal som ett totalt antal från e-fakturan och fältet Matchat antal som anger det antal som redan matchat inköpsorderraderna.

    5. På sidan Inköpsorderrader kan du också hitta Disponibelt antal som det antal som kan matchas med den här raden (mottaget, men inte fakturerat antal) och Ant. att fakturera, med det antal som redan matchar den här raden.

    6. Om du vill matcha rader markerar du raderna på båda sidor som du vill matcha och väljer åtgärden Matcha manuellt. De matchade raderna markeras i grönt.

    7. Det är möjligt att matcha en till en, men det är också möjligt att matcha många till en eller en till många, välja fler rader på en eller annan sida innan du väljer åtgärden Matcha manuellt.

    8. Du kan också välja åtgärden Matcha automatiskt om du automatiskt vill matcha alla rader med samma typ, nr, enhetspris, rabatt och måttenhet.

    9. Om du gör ett misstag kan du välja åtgärden Ta bort matchning om du vill ta bort de matchade raderna på inköpsordersidan eller välja åtgärden Återställ matchning om du vill återställa allt som matchar.

    10. Om ditt e-dokument innehåller många rader kan du under matchningsprocessen välja åtgärden Visa väntande rader för att ta bort alla e-dokumentrader om de redan är helt matchade. Om du behöver visa alla rader kan du alltid välja åtgärden Visa alla rader.

  4. När du är klar med matchningen måste du välja åtgärden Koppla till inköpsorder.

  5. När du har kopplat matchningen till inköpsordern, Business Central uppdateras följande fält:

    1. Leverantörsfakturanr. och Dokumentdatum i dokumenthuvudet uppdateras med värden från det elektroniska dokument som du har tagit emot och länkat.
    2. Antal att fakturera på rader uppdateras med värdena från kolumnen Ant. att fakturera på sidan Inköpsordermatchning baserat på vilken matchning du gjorde.
    3. Nu kan du bokföra dokumentet genom att välja åtgärden Bokför.
    4. När du har bokfört dokumentet ändras värdet i fältet Dokument på sidan E-dokument och det relateras till den bokförda inköpsfakturan.
    5. Stäng sidan.

Viktigt!

Som standard kan du bara matcha rader som har samma totalbelopp i båda dokumenten. Det betyder att den Enhetspris senaste inköp tillsammans med den tillämpade radrabatten % måste vara densamma, eftersom du i ett dokument kan ha ett belopp utan rabatt och i ett annat med rabatt.

Om du vill lägga till lite tolerans och tillåta skillnaden mellan rader i E-faktura och Inköpsorder följer du stegen:

  1. Välj ikonen Glödlampan som öppnar funktionen Berätta. ange Inköpsinställningar och välj sedan relaterad länk.
  2. Du vill tillåta tolerans i fältet Matchningsdifferens i procent för e-dokument, ange den högsta tillåtna procentandelen av kostnadsskillnaden vid matchning av inkommande rad för E-dokument med raden Inköpsorder.
  3. Den här inställningen gäller för alla matchande rader, men återigen beaktas toleransen för det totala beloppet, som för Enhetspris senaste inköp tillsammans med tillämpad radrabatt %.
  4. Stäng sidan.

Matchande rader från e-dokument

Du kan matcha raderna på sidan E-dokument. För att börja använder du följande steg:

  1. Välj ikonen Glödlampan som öppnar funktionen Berätta. ange E-dokument och välj sedan relaterad länk.
  2. Välj de E-dokument som du vill matcha.
  3. Välj åtgärden Matcha inköpsorder för att öppna sidan Matchning av inköpsorder.
  4. Upprepa samma steg som du använde när du började matcha från inköpsorder.

Översikt över status för e-dokument

Om du vill få en bättre överblick över alla e-dokument i företaget kan du välja det rollcenter för Revisor där det finns e-dokumentstatus. Där kan du hitta e-dokumentaktiviteter som har följande status:

  • Inkommande e-dokument:
    • Bearbetade
      • Pågår
      • Fel

Konfigurera e-dokument
Använda e-dokument i försäljningsprocessen
Utöka funktionaliteten för e-dokument
Ekonomihantering
Fakturaförsäljning
Registrera inköp med inköpsfakturor och order
Arbeta med Business Central

Sök efter gratis e-inlärningsmoduler för Business Central här