Konfigurera e-dokument

Viktigt!

Kärnmodulen E-dokument är ett ramverk. Som standard finns det inget fält för tjänstintegrering. Om du hittar alternativen för dokumentformat som standard, kom ihåg att de erbjuds som exempel. Lokaliseringsappar måste tillhandahålla formatdetaljer eftersom de är specifika för lokala krav.

Anmärkning

Från och med version 23.2 är ett standardformat för PEPPOL-dokument till som ett globalt format i fältet Dokumentformat. Tänk på att du förmodligen inte kan använda det här formatet som det är. Det är ett W1-format som Microsoft tillhandahåller för att visa hur man använder den här funktionen. Vi rekommenderar att du testar det befintliga PEPPOL-formatet innan du börjar använda detta format.

Det första steget för att konfigurera elektroniska dokument (e-dokument) är att konfigurera e-dokumenttjänsten för e-dokumentkommunikation.

Ställ in e-dokumenttjänsten

För att ställa in e-dokumenttjänsten, följ dessa steg.

1. Välj ikonen , ange E-Document Services, och välj sedan tillhörande länk.

2. Välj Ny och sedan på sidan E-dokumenttjänster på snabbfliken Allmänt konfigurera fälten enligt beskrivningen i följande tabell.

   Fält	Beskrivning
   Kod	Välj inställningskoden för den elektroniska exporten.
   Beskrivning	Ange en kort beskrivning av konfigurationen av elektronisk export.
   Dokumentformat	Exportformatet för konfigurationen av den elektroniska exporten. Som standard finns det två alternativ i det här fältet. Du kan välja PEPPOL BIS 3 som ett generiskt kodbaserat format eller datautbyte när du måste ställa in fördokument av specifika format på snabbfliken Definition av datautbyte.
   Tjänstintegration	Välj integrationskod för konfiguration av elektronisk export. För närvarande är det enda alternativet Ingen integration.
   Använd batchbearbetning	Ange om tjänsten använder batchbearbetning för export.

3. Fyll i fälten enligt beskrivningen i följande tabell på snabbfliken Importerade parametrar.

   Fält	Beskrivning
   Validera mottagande företag	Anger om informationen om mottagarföretaget måste valideras under importen.
   Lös måttenhet	Ange om måttenheten ska lösas under importen.
   Referens för sökobjekt	Ange om artiklar ska sökas efter artikelreferens under importen.
   Sök artikelns GTIN	Anger om artiklar ska sökas utifrån Global Trade Item Number (GTIN) artikelreferens under importen.
   Mappning av sökkonto	Ange om konton ska sökas i Kontomappning av den inkommande text under importen.
   Validera radrabatt	Ange om en radrabatt ska valideras under importen.
   Koppla fakturarabatt	Ange om en fakturarabatt ska tillämpas under importen.
   Verifiera summor	Ange om fakturans totalbelopp ska verifieras under importen.
   Uppdatera order	Anger om motsvarande inköpsorder ska uppdateras eller inte.
   Skapa journalrader	Anger om journalrader måste skapas i stället för inköpsdokument. Välj det här alternativet om du vill använda journaler som mål för dina fakturor.
   Namn på redovisningsjournalmall	Anger namnet på redovisningsjournalmallen som används när journalraden skapas. Detta fält är tillämpligt om du vill använda journaler som mål för dina fakturor.
   Redovisningsjournalnamn	Anger namnet på redovisningsjournal som används när journalraden skapas. Detta fält är tillämpligt om du vill använda journaler som mål för dina fakturor.
   Importera automatiskt	Ange om dokument ska importeras automatiskt från tjänsten.
   Batchens starttid	Ange starttiden för importjobben.
   Minuter mellan körningar	Anger antalet minuter mellan att importjobb körs.

4. Om du valde Dataintegration i fältet Dokumentformat på snabbfliken Allmänt, använd snabbfliken Definition av datautbyte för för att fylla i fälten som beskrivs i följande tabell.

   Fält	Description
   Dokumenttyp	Ange den dokumenttyp som använder datautbyte för att importera och exportera data. Exempel är Försäljningsfaktura, Kreditnota och Inköpsfaktura.
   Importera definitionskod för dataintegration	Ange datautbyteskoden som används för att importera data. Använd endast detta fält för att ta emot ett dokument i köpprocessen.
   Exportera definitionskod för dataintegration	Ange datautbyteskoden som används för att exportera data. Använd endast detta fält för att leverera dokument i försäljningsprocessen.

Anmärkning

Det finns datautbytesdefinitioner för PEPPOL-formatet som är kopplade till försäljnings- och inköpsdokument. Men du kan förmodligen inte använda dessa definitioner som de är. Det är alla W1-format som tillhandahålls för att visa hur man använder den här funktionen. Vi rekommenderar att du testar det befintliga PEPPOL-formatet innan du börjar använda dem.

Om du har konfigurerat formatet datautbytesdefinition i din lokalisering kan du lägga till en rad för dokumenttyper du behöver. Lägg till rader som matchar standardexemplet för datautbyte för W1 PEPPOL-formatet. Först väljer du emellertid alternativet Dokumenttyp för varje rad som du behöver. För varje datatyp väljer du det värde för Importera oformaterad kod eller Exportera def.kod för datautbyte som du vill använda.

Om du inte använder formatet datautbytesdefinition kan du skapa och konfigurera format genom att använda gränssnittet. Justera informationen på raderna Exportera mappning och Importera mappning, där du kan hitta tabellerna och fälten för att konfigurera omvandlingsregler. I det här fallet måste du lägga till ett nytt alternativ för dina format i fältet Dokumentformat.

Dokumenttyper som stöds

Stöd för dokumenttyper baseras på dokumentformatet. För att kontrollera vilka dokumenttyper som stöds, på sidan E-dokumenttjänster, välj åtgärden Dokumenttyper som stöds. Öppna Källdokumenttyper som stöds i e-dokumenttjänst. I kolumnen Källdokumenttyp kan du välja olika dokumenttyper för det format som du planerar att använda. Använd endast dokumenttypen om det dokumentet är markerat.

Konfigurera en dokumentutskicksprofil

Du kan konfigurera en önskad metod för att skicka försäljningsdokument för respektive kund. Om du gör det behöver du inte välja ett sändningsalternativ varje gång du väljer åtgärden Bokför och skicka. På sidan Dokumentutskicksprofiler konfigurerar du utskicksprofiler och väljer sedan den du ska använda fältet Dokumentutskicksprofil på ett kundkort. Du kan markera kryssrutan Standard om du vill ange att dokumentutskicksprofilen är profil är profilen för alla kunder för vilka en profil inte anges i fältet Dokumentutskicksprofil.

Den här funktionen används för att konfigurera automatisering av elektronisk fakturering. När du väljer Bokför och skicka i ett försäljningsdokument visar dialogrutan Bekräftelse för bokför och utskick visar utskicksprofil som används. Det är antingen den profil som har ställts in för kunden eller standardprofilen för alla kunder.

Följ dessa steg för att ställa in en dokumentutskicksprofil.

1. Välj ikonen ange Dokumentutskicksprofil och väljer sedan relaterad länk.

2. På sidan Dokumentutskicksprofiler väljer du Ny.

3. På snabbfliken Allmänt, fyll i de fält som krävs.

4. Fyll i fälten enligt beskrivningen i följande tabell på snabbfliken Utskicksalternativ.

   Fält	Description
   Elektroniskt dokument	Ange om dokumentet ska skickas som ett elektroniskt dokumentet som en kund kan importera till sitt system när du väljer Bokför och skicka. Om du vill använda det här alternativet måste du också ange fältet Format eller Flödeskod för elektronisk dokumenttjänst. Alternativt kan du spara filen på din dator.
   Format	Ange vilket format som ska användas för att skicka ett e-dokument. Fältet krävs om du väljer Genom dokumentväxlingstjänst i fältet Elektroniskt dokument.
   Flödeskod för elektronisk dokumenttjänst	Ange det elektroniska serviceflöde som används för att skicka dokument. Fältet krävs om du väljer Utökat serviceflöde för e-dokument i fältet Elektroniskt dokument.

   Anmärkning

   Om du väljer Utökat serviceflöde för e-dokument i fältet Elektroniskt dokument måste du redan ha konfigurerat arbetsflödet för dina e-dokument.

Konfigurera arbetsflödet

Följ dessa steg för att ställa in ett arbetsflöde för e-dokument.

1. Välj ikonen ange arbetsflödesmallar och väljer sedan relaterad länk.
2. Om du inte hittar sidan Arbetsflödesmallar för e-dokument eller Arbetsflödesmallar, välj Återställ Microsoft-maller. Arbetsflödesmallar för e-dokument bör då visas. Stäng sidan.
3. Välj ikonen ange Arbetsflöden och väljer sedan relaterad länk.
4. Välj åtgärden Nytt arbetsflöde från mall för att välja en för e-dokumentprocessen. De tillgängliga mallarna är Skicka till en tjänst och Skicka till flera tjänster.
5. Välj OK för att slutföra konfigurationen av arbetsflödet.
6. I fältet Då svar väljer du Skicka e-dokument med inställningarna för att konfigurera arbetsflödessvaren.
7. Välj den e-dokumenttjänst som du skapade som ett alternativ, välj OK och aktivera sedan arbetsflödet.

Anmärkning

Du kan skapa ett eget arbetsflöde för e-dokument utan att använda fördefinierade arbetsflödesmallar. Om du har fler tjänster kan du använda olika arbetsflöden.

För att använda fler arbetsflöden, konfigurera dem genom dokumentutskicksprofiler för olika kunder. När du ställer in arbetsflödet, ange dokumentutskicksprofilen i kolumnen På villkor på snabbfliken Arbetsflödessteg, eftersom du inte kan ha två tjänster som använder samma dokumentutskicksprofil i arbetsflöden.

När du konfigurerar ditt arbetsflöde på sidan Arbetsflöden, peka på fältet På villkor på snabbfliken Arbetsflödessteg. På sidan Händelsevillkor, i fältet Filter, välj den dokumentutskicksprofil som du vill använda.

Ställa in en lagringspolicy för e-dokument

E-dokument kan omfattas av lokal lagstiftning som anger hur länge du måste behålla e-dokument. För att hantera detta kan administratörer definiera kvarhållningsprinciper som styr hur ofta Business Central tar bort poster. Mer information om kvarhållningsprinciper i Definiera kvarhållningsprincip.

För att konfigurera lagringspolicyer för e-dokument, följ dessa steg.

1. På sidan E-dokumenttjänster väljer du åtgärden Bevarandeprincip.

2. När åtgärden har slutförts väljer du någon av följande kvarhållningsprinciper att konfigurera:

   • E-dokumentlogg
   • Integrationslogg för e-dokument
   • Mappningslogg för e-dokument
   • Datalagring för e-dokument

Demodata för e-dokument

Anmärkning

Från Business Central version 24.0 kan du ställa in demodata för e-dokument.

För att ge enklare sätt att testa och demonstrera e-dokument erbjuder Microsoft en demomodul. Följ dessa steg för att aktivera modulen:

1. Välj ikonen , ange Contoso demonstrationsverktyg, och välj sedan tillhörande länk.
2. Innan du aktiverar modulen för Contoso-modulen för e-dokument måste du först aktivera Gemensam modul and Distributionslagermodulen.
3. När du har aktiverat dessa moduler väljer du Contoso-modulen för e-dokument och väljer sedan åtgärden Generera.
4. Följ stegen.
5. Stäng sidan.

När du har aktiverat modulen skulle du ha demoobjekt, sex elektroniska dokument (baserat på Peppol BIS 3) och konfigurerat E-dokumenttjänster med skapade arbetsflöden.

Relaterad information

Hur du använder e-dokument inom försäljning
Hur du använder e-dokument i inköp
Hur man utökar e-dokument i Business Central
Ekonomihantering
Fakturera försäljning
Registrera inköp med inköpsfakturor och order
Arbeta med Business Central

Sök efter gratis e-inlärningsmoduler för Business Central här