Förbereda ekonomiska rapporter med ekonomiska data och kontokategorier

Funktionen Ekonomiska rapporter ger dig insikter i ekonomiska data som visas på din kontoplan. Du kan ställa in ekonomiska rapporter till att analysera siffror för redovisningskonton och jämför redovisningstransaktioner med budgettransaktioner. Resultaten visas i diagram och rapporter i Rollcentret, till exempel diagram för kassaflöde och resultaträknings- och balansräkningsrapporter. Du öppnar dessa två rapporter, till exempel med åtgärden Finansiella rapporter på startsidorna för Business Manager och redovisning.

Business Central innehåller exempel på ekonomiska rapporter som du kan använda direkt som mallar. Du kan också skapa egna rapporter för att ange vilka siffror som ska jämföras. Du kan till exempel skapa ekonomiska rapporter för att beräkna vinstmarginaler med dimensioner som avdelningar eller kundgrupper. Antalet ekonomiska rapporter du kan skapa är obegränsat och kräver ingen inblandning av en utvecklare.

Förutsättningar för ekonomisk rapportering

Ställa in ekonomiska rapporter kräver en förståelse för kontoplanens struktur. Det finns tre nyckelbegrepp som du förmodligen måste vara uppmärksam på innan du utformar dina ekonomiska rapporter:

• Koppla redovisningsbokföringskonton till redovisningskontokategorier.
• Utforma hur dimensioner ska användas.
• Ställ in redovisningsbudgetar

Redovisningskontokategorier förenklar definitionerna av ekonomiska rapporter och gör dem mer motståndskraftiga mot ändringar i kontoplanens struktur. Läs mer på Använda kontokategorier för att ändra layout på din redovisning.

Genom att ställa in dimensioner kan du dela upp dina ekonomiska data på ett sätt som passar din organisation. Mer information: Arbeta med dimensioner.

Om du vill visa redovisningstransaktioner som procentsatser av budgettransaktionerna måste du skapa redovisningsbudgetar. Läs mer i Skapa redovisningsbudgetar.

Ekonomiska rapporter

Ekonomiska rapporter strukturerar kontona i kontoplanen på ett sätt som gör det enklare att presentera data. Du kan skapa olika layouter för att definiera informationen som du vill hämta från kontoplanen. Ekonomiska rapporter är även en plats för beräkningar som inte kan göras direkt i kontoplanen. Du kan t. ex. skapa delsummor för grupper av konton och sedan ta med denna summa i andra summor. Ett annat exempel är att beräkna vinstmarginaler på dimensioner som avdelningar eller kundgrupper. Dessutom kan du filtrera redovisningstransaktionerna och budgettransaktioner, till exempel efter nettoförändring eller debetbelopp.

Anmärkning

Matematiskt kan man tänka på en ekonomisk rapport som definierad av två saker:

• En vektor med raddefinitioner som definierar vad som ska beräknas.
• En vektor med kolumndefinitioner som definierar data för beräkningen.

Den ekonomiska rapporten är sedan den yttre produkten av dessa två vektorer, där varje cellvärde beräknas enligt formeln i raden som tillämpas på datadefinitionen från kolumnen.

På sidan Ekonomiska rapporter visas hur alla ekonomiska rapporter följer ett mönster som består av följande attribut:

• Namn (kod)
• Description
• Raddefinition
• Kolumndefinition

Anmärkning

De ekonomiska exempelrapporterna i Business Central är inte färdiga att användas direkt. Beroende på hur du konfigurerar redovisningskonton, dimensioner, redovisningskontokategorier och budgetar måste du justera exempelrad- och kolumndefinitionerna och de ekonomiska rapporter som de används i så att de matchar dina inställningar.

Du kan också använda formler för att jämföra två eller flera ekonomiska rapporter och kolumndefinitioner. Jämförelser kan göra följande saker:

• Skapa anpassade ekonomirapporter.
• Skapa så många ekonomiska rapporter som behövs, var och en med ett unikt namn.
• Skapa olika rapportlayouter och skriva ut rapporterna med de aktuella siffrorna.

För att lära dig mer om jämförelser går du till När du ska använda en jämförelseperiodsformel och en jämförelsedatumsformel i en kolumndefinition.

Utbildningsväg: Skapa ekonomiska rapporter i Microsoft Dynamics 365 Business Central

Vill du lära dig hur du skapar budgetar och sedan använder ekonomiska rapporter, dimensioner och rad- och kolumndefinitioner för att generera de ekonomiska rapporter som företag vanligtvis behöver?

Börja med följande utbildningsväg Skapa ekonomiska rapporter i Microsoft Dynamics 365 Business Central

Skapa en ny ekonomisk rapport

Du använder ekonomiska rapporter för att analysera siffror för redovisningskonton eller för att jämföra redovisningstransaktioner med budgettransaktioner. Du kan till exempel visa redovisningstransaktioner som procentsatser av budgettransaktionerna.

De ekonomiska rapporterna i standardversionen av Business Central kanske inte passar ditt företags behov. Du kan snabbt skapa dina egna finansiella rapporter, starta genom att kopiera en befintlig, som beskrivs i steg 3 nedan.

1. Välj ikonen ange Ekonomiska rapporter och välj sedan relaterad länk.
2. På sidan Ekonomiska rapporter väljer du åtgärden Nytt för att skapa ett nytt namn på ekonomisk rapport. Om du vill återanvända inställningar från en befintlig ekonomisk rapport väljer du åtgärden Kopiera ekonomisk rapport.
3. Fyll i rapportens kortnamn (du kan inte ändra namnet senare) och beskrivning.
4. Välj en raddefinition och en kolumndefinition.
5. Du kan också välja analysvyer för rad- och kolumndefinitionerna.
6. Välj åtgärden Redigera ekonomisk rapport för åtkomst till fler egenskaper i den ekonomiska rapporten.
7. På snabbfliken Alternativ kan du redigera rapportbeskrivningen, ändra rad- och kolumndefinitionerna och definiera hur datum ska visas. Datum kan vara en hierarki för dag/vecka/månad/kvartal/år, eller använda bokföringsperioder. För mer information, gå till Jämföra bokföringsperioder med hjälp av periodformler.
8. På snabbfliken Dimensioner kan du definiera dimensionsfilter för rapporten.
9. Du kan förhandsgranska rapporten i området under snabbfliken Dimensioner.

Dricks

När du har skapat en ekonomisk rapport kan du använda sidan Ekonomisk rapport för att förhandsgranska och validera den. För att öppna sidan väljer du åtgärden Visa ekonomisk rapport.

Anmärkning

När du öppnar en finansiell rapport i läget Visa eller Redigera är filterrutan tillgänglig. Använd inte filterrutan för att ange filter för data i rapporten. Sådana filter kan ge felmeddelanden eller filtrera dem eventuellt inte. Använd i stället fälten på snabbflikarna Alternativ och Dimensioner för att skapa filter för rapporten.

Skapa eller redigera en raddefinition

Raddefinitioner i ekonomiska rapporter är en plats för beräkningar som inte kan göras direkt i kontoplanen. Du kan t. ex. skapa delsummor för grupper av konton och sedan ta med denna summa i andra summor. Du kan också beräkna mellanliggande steg som inte visas i slutrapporten.

Raddefinitioner innehåller också inställningar för formatering av rapporten. De flesta av alternativen ger visuell definition till rapporter när personer visar eller förhandsversion dem på sina bildskärmar eller skriver ut dem.

Anmärkning

Vissa av formateringsalternativen följer inte med när du exporterar dem till Excel. Om du exporterar rapporter ofta till Excel kan du hoppa över formateringen här och formatera rapporten i Excel istället.

Mer information finns i Raddefinitioner i ekonomisk rapportering.

Skapa eller redigera en kolumndefinition

Använd kolumndefinitioner för att ange vilka kolumner som ska tas med i rapporten. Du kan t.ex. utforma en rapportlayout för att jämföra nettoförändringen för samma period innevarande och föregående år. Du kan ha upp till 15 kolumner i en kolumndefinition. Flera kolumner är till exempel praktiskt om du t.ex. visar budgetar i tolv månader med en kolumn som visar summan.

Mer information finns i Kolumndefinitioner i ekonomisk rapportering.

Använda dimensioner i ekonomiska rapporter

Inom ekonomisk analys är en dimension data som du lägger till en transaktion som en sorts markör. Dessa data används för att gruppera transaktioner med liknande egenskaper, till exempel kunder, regioner, produkter och säljare, och enkelt hämta dessa grupper för analys. Du kan använda dimensioner på transaktioner i journaler, dokument och budgetar.

Varje dimension används för att beskriva analysens fokus. Så till exempel en tvådimensionell analys är försäljning per område. Genom att använda fler än två dimensioner när du skapar en transaktion kan du utföra en mer komplex analys. Ett exempel på en komplex analys är att utforska försäljning per försäljningskampanj per kundgrupp per område. Det ger dig större insikt i ditt företag, till exempel hur väl ditt företag fungerar, var det är eller inte blomstrar och var du bör allokera mer resurser. Den insikten hjälper dig att fatta mer välgrundade affärsbeslut. Om du vill lära dig mer går du till Arbeta med dimensioner.

Ställa in ekonomiska rapporter med översikter

Du kan använda en ekonomisk rapport för att skapa en rapport där redovisningssiffror jämförs med budgetsiffror.

1. Välj ikonen ange Ekonomiska rapporter och välj sedan relaterad länk.

2. På sidan Ekonomiska rapporter väljer du en ekonomisk rapport.

3. Välj åtgärden Redigera raddefinition

4. På sidan Raddefinition väljer du önskat namn på ekonomisk rapport i fältet Namn.

5. Välj åtgärden Infoga redovisningskonton.

6. Markera de konton som du vill inkludera i utdraget och välj sedan OK.

   Kontona infogas i den ekonomiska rapporten. Om du vill kan du ändra kolumndefinitionen.

7. Välj åtgärden Redigera ekonomisk rapport.

8. På sidan Ekonomisk rapport, på snabbfliken Dimensioner ställ in budgetfiltret på önskat filternamn.

9. Välj OK.

Nu kan du kopiera och klistra in budgetutdraget i ett kalkylblad.

Integrera ekonomiska rapporter med Excel

Du kan integrera en ekonomisk rapport med en Excel-arbetsboksmall, justera layouten efter behov och sedan uppdatera Excel-mallen med data från Business Central. Den här integrationen gör det till exempel enklare att skapa månads- och årsbokslut i ett format som passar dig.

Konfigurera Excel-integrering för en ekonomisk rapport (skapa en Excel-mall)

Om du vill konfigurera Excel-integrering för en ekonomisk rapport följer du dessa steg för att skapa en Excel-mall.

1. Välj ikonen ange Ekonomiska rapporter och välj sedan relaterad länk.
2. På sidan Ekonomiska rapporter väljer du ekonomisk rapport att aktivera med Excel och väljer åtgärden Exportera till Excel.
3. Välj åtgärden Skapa nytt dokument. Med den här åtgärden hämtas en Excel-mallarbetsbok med ett enda kalkylblad med samma namn som rapporten.
4. Kopiera kalkylbladet och byt namn på det till Data.
5. Byt namn på rapportförslaget efter eget tycke.
6. Markera alla celler som visar data från den ekonomiska rapporten (inklusive kolumn- och radrubriker) i rapportförslaget. I menyfliksområdet Start hittar du menyn Nummer och väljer Allmänt som format.
7. Markera cellen längst till vänster i området med data från den ekonomiska rapporten och ange en referens till motsvarande cell i kalkylbladet Data. Dra formeln åt höger för att utöka den till alla celler på den första raden och dra sedan raden nedåt så att den täcker alla rader i den ekonomiska rapporten.
8. Dölj kalkylbladet Data.
9. Formatera rapportförslaget så att det passar dina behov.
10. Spara arbetsboken i OneDrive, eller på en liknande plats där filen säkerhetskopieras och versionshanteras.
11. Stäng arbetsboken.

Anmärkning

Om du ändrar rad- eller kolumndefinitionerna i rapporten som du har skapat en mall för måste du uppdatera mallen också. Varje rad och kolumn i Excel-mallen måste finnas på samma plats som den genererade rapporten.

Exempel: Använda och uppdatera en Excel-mall för att skapa en månadsrapport

Du kan skapa en Excel-mall som innehåller de rapporter som du tar med i rapportpaketet. Varje rapport i arbetsboken måste ha en dataflik och en flik med den formaterade rapporten. När du uppdaterar månadspaketet använder du Uppdatera kopia av befintligt dokument för varje rapport. Var noga med att spara efter varje uppdatering.

Följ dessa steg för att skapa din månatliga ekonomiska rapport.

1. Välj den ekonomiska rapport som du använde för att skapa Excel-mallen.
2. Ändra datumfiltret till nästa månad.
3. Välj åtgärderna Exportera till Excel och Uppdatera kopia av befintligt dokument.
4. Välj mallen du sparade. Kontrollera att Excel-filen är stängd. Annars visas ett felmeddelande om att filen används.
5. Nästa skärm visar flikarna som är tillgängliga i Excel-arbetsboken. Välj fliken Dataoch sedan OK. Om du väljer fliken IS skrivs formateringen över och du måste börja om.
6. Excel-arbetsboken skapas. Se till att aktivera redigering för att visa dina ändringar.
7. Spara arbetsboken med ett annat namn än den ursprungliga mallen.

Köra en ekonomisk rapport med en Excel-mall

Så här kör du en ekonomisk rapport med en Excel-mall:

1. Välj ikonen ange Ekonomiska rapporter och välj sedan relaterad länk.
2. På sidan Ekonomiska rapporter väljer du ekonomisk rapport att aktivera med Excel och väljer åtgärden Exportera till Excel.
3. Välj åtgärden Uppdatera kopia av befintligt dokument.
4. Ladda upp Excel-mallen (stäng Excel-arbetsboken innan du laddar upp den).
5. På sidan Namn/värde-sökning väljer du kalkylbladet Data.
6. Business Central kör den ekonomiska rapporten och sammanfogar resulterande data med din Excel-mall.

Skriva ut och spara ekonomiska rapporter

Du kan skriva ut ekonomiska rapporter med hjälp av enhetens utskriftstjänster. Business Central ger dig även möjlighet att spara rapporter som Excel-arbetsböcker, Word-dokument, PDF-filer och XML-filer.

1. Välj ikonen ange Ekonomiska rapporter och välj sedan relaterad länk.
2. På sidan Ekonomiska rapporter väljer du rapporten som ska skrivas ut och väljer sedan åtgärden Skriv ut.
3. Fyll i fälten om det behövs. Placera markören över ett fält om du vill läsa en kort beskrivning.
4. I fältet Skrivare väljer du den enhet som rapporten ska skickas till.
   1. Alternativet (Hanteras av webbläsaren) anger att rapporten inte har tilldelats någon skrivare. I så fall hanterar webbläsaren utskriften och visar en standardupplevelse där du kan välja en lokal skrivare som är ansluten till enheten. (Hanteras av webbläsaren) är inte tillgängligt i Business Central mobilappen eller appen för Teams.
5. Välj åtgärden Skriv ut.

Schemalägga en ekonomisk rapport eller spara som ett PDF-, Word- eller Excel-dokument

Du kan spara en ekonomisk rapport som en fil i olika format, till exempel PDF, XML, Word eller Excel. Business Central kan också generera återkommande ekonomiska rapporter.

1. Välj ikonen ange Ekonomiska rapporter och välj sedan relaterad länk.
2. På sidan Ekonomiska rapporter väljer du åtgärden Skriv ut.
3. Ange rapporten i enlighet därmed och välj åtgärden Skicka till.
4. Välj filformat eller åtgärden Schemalägg och välj OK.
5. Fyll i fälten om du vill skapa en schemalagd eller återkommande ekonomisk rapport. Placera markören över ett fält om du vill läsa en kort beskrivning.
   
   För återkommande ekonomiska rapporter ställer du in fälten Tidigast startdatum/-tid och Förfallodatum/-tid på det första respektive sista datumet för att generera den ekonomiska rapporten. Välj också vilka dagar rapporten ska skapas genom att ställa in fältet Datumformel för nästa körning genom att följa formatet som förklaras i avsnittet Använd datumformler.

Metodtips för att arbeta med definitioner av ekonomiska rapporter

Definitioner för ekonomiska rapporter versionshanteras inte. När du ändrar en rapportdefinition ersätts den gamla versionen när ändringen sparas i databasen. Följande lista innehåller några metodtips för hur du arbetar med definitioner av ekonomiska rapporter:

• Om du lägger till rapportdefinitioner väljer du en bra kod och fyller i beskrivningsfältet med en meningsfull text samtidigt som du vet vad du använder rapporten till. Den här informationen hjälper dina medarbetare (och ditt framtida jag) att arbeta med rapporten och kanske ändra rapportdefinitionen.
• Innan du ändrar en rapportdefinition bör du överväga att ta en kopia av den som säkerhetskopia, ifall ändringen inte fungerar som förväntat. Du kan antingen bara kopiera definitionen (ge den ett bra namn) eller exportera den. För mer information går du till Importera eller exportera definitioner för ekonomiska rapporter.
• Om du behöver en ny kopia av en definition som Business Central tillhandahåller är ett enkelt sätt att skapa ett nytt företag som bara innehåller inställningsdata. Exportera sedan definitionen och importera den till det företag där definitionen behöver uppdateras.

Importera eller exportera ekonomiska rapportdefinitioner

Du kan importera och exportera rapportdefinitioner som RapidStart-konfigurationspaket. Till exempel är konfigurationspaket användbara för att dela information med andra företag. Paketet skapas i en .rapidstart-fil, vilket komprimerar innehållet.

Anmärkning

När du importerar ekonomiska rapportdefinitioner kommer befintliga poster som har samma namn som de som importeras att bytas ut med de nya definitionerna. Konfigurationspaketet för en rapportdefinition skriver inte över befintliga rad- eller kolumndefinitioner som används i rapportdefinitionen.

Så här importerar eller exporterar du definitioner för ekonomiska rapporter:

1. Välj ikonen ange Ekonomiska rapporter och välj sedan relaterad länk.
2. Välj den ekonomiska rapporten och välj sedan åtgärden Importera ekonomisk rapport eller Exportera ekonomisk rapport, beroende på vad du vill göra.

Mer information om hur du importerar eller exporterar rad- eller kolumndefinitioner för ekonomiska rapporter finns i följande artiklar:

• Importera eller exportera raddefinitioner för ekonomiska rapporter, or
• Importera eller exportera kolumndefinitioner för ekonomiska rapporter

Se även

Raddefinitioner i ekonomiska rapporter
Kolumndefinitioner i ekonomiska rapporter
Köra och skriva ut rapporter
Ekonomisk business intelligence
Ekonomi
Ställa in Finance
Huvudbok och kontolista
Arbeta med Business Central

Sök efter gratis e-inlärningsmoduler för Business Central här