Поделиться через

Отслеживание задач Outlook в Dynamics 365 for Outlook

  • Статья

Когда вы отслеживаете задачу в Microsoft Dynamics 365 for Outlook, копия этой записи задачи сохраняется как действие в Dynamics 365 for Customer Engagement и синхронизируется с записью Outlook. После этого можно работать с задачей в Dynamics 365 for Outlook или Customer Engagement. Если вы выполняете синхронизацию Outlook на мобильном устройстве, вы также можете получить доступ к записям задачи на данном устройстве.

Отслеживание задач в Dynamics 365 for Outlook выполняется вручную. Это дает возможность хранить личные задачи отдельно от задач Customer Engagement. Однако синхронизация задач между Customer Engagement и Dynamics 365 for Outlook выполняется автоматически. Можно использовать Dynamics 365 for Outlook для просмотра имеющихся записей задач, созданных в Customer Engagement.

Внимание

Для синхронизации задач между Dynamics 365 for Outlook и Customer Engagement адрес электронной почты Outlook должен соответствовать адресу электронной почты Customer Engagement. Невозможно выполнить синхронизацию между несколькими адресами электронной почты.

Отслеживание задачи

  1. В Dynamics 365 for Outlook создайте задачу или откройте существующую задачу.

    • Чтобы создать задачу, выберите Задачи в области навигации и щелкните Новая задача.

    • Для открытия существующей задачи выберите Задачи в области навигации и дважды щелкните задачу, чтобы открыть ее.

  2. В диалоговом окне Задача, если это новая задача, введите тему в поле Тема. Если используется существующая задача, поле Тема уже заполнено.

    Диалоговое окно «Отслеживать задачи» в приложениях Dynamics 365.

  3. Если вы еще не заполнили другие поля, такие как Дата начала, Срок и Приоритет, сделайте это.

    Заметка

    При создании задачи в Outlook система назначает задаче время напоминания. Сведения напоминания не синхронизируются из Outlook в Customer Engagement. Однако если для задачи задано время Срок в Customer Engagement, она будет синхронизирована со временем напоминания в Outlook.

    Если значение Дата начала задано Outlook, а значение Срок нет, значение Срок будет автоматически устанавливаться равным значению Дата начала при каждом изменении даты начала непосредственно в Outlook. Аналогичным образом, если значение Дата начала задано в Customer Engagement, а значение Срок нет, значение Срок будет автоматически устанавливаться равным значению Дата начала. Эти изменения контролируются Outlook или Customer Engagement независимо. Они не связаны с синхронизацией или направлением синхронизации.

  4. Если требуется создать повторяющуюся задачу, щелкните Повторение, а затем укажите частоту выполнения задачи.

  5. Для отслеживания задачи выполните одно из следующих действий.

    • Для отслеживания записи задачи без привязки к определенной записи в приложениях Dynamics 365 на вкладке Задача в группе Customer Engagement щелкните Отслеживать.

      Заметка

      Для отслеживания записи задачи как звонка, письма или факса, щелкните стрелку вниз на кнопке Отслеживать и выберите соответствующий элемент. Он будет отображаться как звонок, письмо или факс в списке действий.

      -или-

    • Для отслеживания и привязки задачи к определенной записи Customer Engagement (например, определенной возможной сделке или обращению) на вкладке Задача в группе Customer Engagement щелкните Установить значение поля "В отношении", щелкните Дополнительно и найдите запись в диалоговом окне Поиск записи. Найдя нужную запись, щелкните Добавить.

      При нажатии кнопки Отслеживать или кнопки Установить значение поля "В отношении" в нижней части записи задачи отобразится панель Dynamics 365 for Customer Engagement (также называемая "панель отслеживания") На этой панели выполняется отслеживание записи и доступны ссылки на связанные записи. Если установить значение "В отношении", Dynamics 365 for Outlook также предоставит ссылку на запись "В отношении". Дополнительные сведения об отслеживании.

  6. Чтобы сохранить запись, щелкните стрелку вниз на кнопке Действия и выберите Сохранить и закрыть.

    Dynamics 365 for Outlook добавит символ Люди Значок людей, обозначающий отслеживаемый элемент., чтобы показать, что задача отслеживается.

    Заметка

    Если требуется прекратить отслеживание задачи, откройте запись задачи и на вкладке Задача в группе Customer Engagement щелкните Отменить отслеживание. Рекомендуется отменять отслеживание задач поочередно.

Назначение задач

При использовании Microsoft Dynamics CRM 2015 для Outlook и выше можно также отслеживать назначенные задачи, если администратор включил эту функцию. Дополнительные сведения о включении отслеживания назначенных задач

Для отслеживания задачи необходимо быть ее владельцем. Вы являетесь владельцем созданной задачи, пока она не будет назначена кому-либо другому. После назначения задачи пользователь, которому они назначена, становится ее владельцем. Если задача отслеживается, владелец задачи может работать с задачей в Dynamics 365 for Outlook или Customer Engagement. Пользователь, который назначает задачу, может следить за ходом выполнения задачи в любом средстве.

Если владелец задачи обновляет задачу, обновляются все копии задачи, включая копии, принадлежащие предыдущим владельцам. Если владелец задачи завершает задачу, отчет о состоянии автоматически отправляется пользователю, который был назначен задаче изначально, всем другим предыдущим владельцам и всем пользователям, которые запросили отчет.

Заметка

При отслеживании назначенных задач применяются следующие ограничения:

  • Невозможно назначить задачу пользователю в другой организации.
    • Невозможно отслеживать назначенную задачу при переходе в автономный режим работы с Dynamics 365 for Outlook.
    • Невозможно отслеживать повторяющиеся задачи.

Назначение задачи

  1. Создайте задачу или откройте существующую задачу, как описано в предыдущей процедуре.

  2. На вкладке Задача в группе Управление задачей щелкните Назначать задачу.

    Расположение кнопки «Назначить задачу» в приложениях Dynamics 365.

  3. В диалоговом окне Задача в поле Кому введите имя или адрес электронной почты пользователя, которому требуется назначить задачу. Чтобы выбрать пользователя в списке, нажмите кнопку Кому.

    Диалоговое окно «Назначить задачу» в приложениях Dynamics 365.

    Заметка

    Невозможно отслеживать задачи, назначенные нескольким пользователям.

  4. Установите флажок Держать обновленную копию этой задачи в списке задач и флажок Отправлять мне отчет о состоянии по завершении задачи.

    Внимание

    Необходимо установить оба флажка для отслеживания назначенной задачи.

  5. Если требуется отслеживать задачу перед ее назначением, нажмите кнопку Отслеживать или кнопку Установить значение поля "В отношении", как описано ранее в этом разделе.

    Заметка

    В случае назначенных задач запись задачи должна отслеживаться как задача. Невозможно отслеживать запись задачи как звонок, письмо или факс, выбрав ее в раскрывающемся списке с помощью кнопки Отслеживать.

  6. Когда вы будете готовы назначить задачу, щелкните Отправить.

    При нажатии кнопки Отправить право на владение записью передается пользователю, которому назначается задача. Если пользователь, которому назначается задача, отклоняет ее, отобразится сообщение об отклонении задачи. Чтобы вернуть право собственности, откройте сообщение и щелкните Вернуть в список задач. После возврата прав на владение можно переназначить задачу другому пользователю.

Принятие, отклонение или переназначение назначенной задачи

  1. Если вам назначается задача в Dynamics 365 for Outlook, вы может выполнить одно из трех действий:

    • На вкладке Задача в группе Ответить щелкните Принять. Если вы принимаете задачу, вы становитесь ее владельцем.

    • На вкладке Задача в группе Ответить щелкните Отклонить. Если вы отклоняете задачу, право владения задачей возвращается к пользователю, который назначил вам задачу.

    • На вкладке Задача в группе Управление задачей щелкните Назначать задачу. Если вы переназначаете задачу, право владения задачей передается пользователю, которому назначается задача.

      Внимание

      Dynamics 365 for Outlook не может отслеживать переназначенные задачи. Если вы переназначаете задачу, которая уже отслеживается, отслеживание этой задачи будет прекращено и она будет удалена из приложений Dynamics 365.

      Невозможно переназначить задачу, переадресовав ее.

  2. Для отслеживания задачи после ее принятия нажмите кнопку Отслеживать или кнопку Установить значение поля "В отношении", как описано ранее в этом разделе.

    Заметка

    В случае назначенной задачи задача должна отслеживаться как задача. Невозможно отслеживать запись задачи как звонок, письмо или факс, выбрав ее в раскрывающемся списке с помощью кнопки Отслеживать.

Отправка отчета о состоянии назначения задачи

  1. Откройте задачу.

  2. Убедитесь, что значения Состояние и % выполнения актуальны.

  3. На вкладке Задача в группе Управление задачей щелкните Отправить отчет о состоянии.

  4. В полях Кому или Копия введите имена или адреса электронной почты пользователей, которым следует отправить отчет о состоянии.

  5. В тексте сообщения введите любые сведения, которые требуется включить в отчет о состоянии.

  6. Нажмите Отправить.

Отслеживание хода выполнения назначенной задачи

  • Для отслеживания хода выполнения назначенной задачи установите следующие флажки после назначения задачи:

    Флажки «Назначить задачу» в приложениях Dynamics 365.

  • Чтобы просмотреть задачи, назначенные другим пользователям, выполните следующие действия.

    1. Перейдите в раздел Задачи.

    2. На вкладке Представление в группе Текущее представление щелкните Изменить представление и щелкните Назначенные.

  • Чтобы просмотреть список пользователей, получающих обновленные копии назначенной задачи, выполните следующие действия.

    1. Откройте назначенную задачу.

    2. На вкладке Задача в группе Показать щелкните Сведения, а затем просмотрите имена в поле Обновить список.

См. также

Обзор отслеживания записей в Dynamics 365 for Outlook
Вопросы и ответы о синхронизации записей между приложениями Microsoft Dynamics 365 и Microsoft Outlook