Настройка списка ожидания события и управление им в исходящем маркетинге

Внимание!

Эта статья относится только к исходящему маркетингу, который будет удален из продукта 30 июня 2025 года. Чтобы избежать перебоев, переходите на циклы взаимодействия в реальном времени до этой даты. Дополнительные сведения: Обзор перехода

При необходимости каждому событию или сеансу можно назначить максимальную вместимость. Когда количество регистраций достигает максимальной вместимости, система больше не принимает активные регистрации, но тем не менее вы можете разрешить новым регистрантам добавлять себя в список ожидания.

Ознакомьтесь с этим разделом, чтобы научиться настраивать список ожидания и приглашать контакты из списка при появлении свободных мест.

Внимание

Списки ожидания событий и сеансов доступны только для событий на месте. Гибридные события и вебинары не поддерживают списков ожидания.

Как работает список ожидания

Список ожидания содержит список контактов, которые отправили заявку на регистрацию на событие или сеанса через веб-сайт событий уже после того, как событие или сеанс были полностью забронированы. В списке ожидания регистрируются время и дата регистрации каждого контакта, поэтому при появлении свободных мест контакты регистрируются автоматически или им отправляются приглашения зарегистрироваться в том же порядке, в котором они записывались в список ожидания. Можно выбрать, будут ли контакты автоматически регистрироваться при появлении для них свободных мест, или им следует отправлять приглашения для регистрации вручную.

Для событий или сеансов с уже выбранной вместимостью веб-сайта событий могут записаться в список ожидания, но пользователи Dynamics 365 Customer Insights - Journeys из вашей организации могут добавлять новые регистрации, открывая запись события и выполняя одну из следующих операций:

• Если вы используете регистрацию на уровне событий, перейдите на вкладку Регистрация и посещаемость события и добавьте новые регистрации в список Регистрация на событие.
• Если вы используете регистрацию на уровне сеансов, перейдите на вкладку Повестка дня и откройте соответствующий сеанс. Затем перейдите на вкладку Регистрация и посещаемость сеанса и добавьте новые регистрации в списке Регистрация на сеанс.

Регистранты, добавленные таким образом в списки Регистрация на событие и Регистрация на сеанс, будут добавлены на событие сразу же, минуя список ожидания. Пользователи также могут отсюда добавлять регистрантов непосредственно в Список ожидания события или сеанса.

При появлении новых свободных мест список ожидания реагирует следующим образом:

1. По дате и времени регистрации определяется самая старая существующая запись.

2. Выполняется одно из следующих действий, в зависимости от того, используется или нет автоматическая регистрация для контакта:

   • Если у указанной записи списка ожидания в поле Автоматически зарегистрировать задано значение Да, для этого контакта создается запись регистрации на событие, а соответствующая запись списка ожидания удаляется.
   • Если для параметра Автоматически зарегистрировать идентифицированной записи списка ожидания задано значение Нет, в записи списка ожидания значение поля Приглашен изменяется с Нет на Да, чтобы указать, что место теперь доступно для этого контакта. Необходимо создать сегмент, который находит эти контакты (у которых ("Автоматически зарегистрировать" = "Нет") и ("Приглашен" = "Да")), затем использовать цикл взаимодействия с клиентом для отправки этим контактам сообщения электронной почты с приглашением посетить веб-сайт событий и принять предлагаемое место.

Включение списка ожидания для события

Для включения или отключения списка ожидания для любого события (как на уровне событий, так и на уровне сеансов):

1. Откройте рабочую область событий, перейдите в список событий (События>Событие>События), затем откройте или создайте событие.

2. Откройте вкладку Общие и найдите область Ограничения мест проведения.

   

3. Задайте следующие параметры:

   • Максимальная вместимость события (только для событий с регистрацией на уровне события). Введите максимальное число людей, которые могут присутствовать на событии. Список ожидания начинает действовать после регистрации этого количества контактов. Эта настройка не отображается, если вы используете регистрацию на уровне сеанса; в этом случае вместимость устанавливается для каждого сеанса индивидуально.
   • Создать список ожидания для этого события. Задайте значение Да, чтобы включить функцию списка ожидания и открыть раздел Список ожидания, который содержит другие описываемые здесь параметры.
   • Число приглашений на одно место. Когда появляется дополнительное свободное место, система приглашает указанное здесь количество контактов из списка ожидания в порядке их регистрации. Чаще всего здесь задается единица, но если для списка ожидания используется ручная регистрация, можно выбрать более высокое значение, чтобы повысить вероятность того, что хотя бы один контакт зарегистрируется. Когда открывается свободное место, система изменяет в данном числе записей списка ожидания значение поля Приглашен с Нет на Да.
   • Автоматически регистрировать контактов из списка ожидания: автоматическая регистрация доступна только для бесплатных событий, поэтому если для события настроен один или несколько пропусков, этот параметр не отображается, потому что пропуска подразумевают платное событие. Задайте значение Да, чтобы автоматически регистрировать следующий контакт при появлении свободного места. Если здесь задано значение Да, во всех записях списка ожидания для этого события в полях Автоматически зарегистрировать будет задано значение Да. Если здесь задано значение Нет, можно выбрать, следует ли разрешить контактам самостоятельно выбирать этот вариант при добавлении в список ожидания.
   • Контакты могут регистрироваться автоматически. Этот параметр отображается только для бесплатных событий, если не используется автоматическая регистрация. Если для событий настроены пропуска, этот параметр не отображается, потому что пропуска подразумевают платное событие. Выберите значение Да, чтобы в форме регистрации отображался флажок, который контакты могут установить для автоматической регистрации. Выберите значение Нет, чтобы использовать ручную регистрацию для всех контактов. В поле Автоматически зарегистрировать для каждой записи списка ожидания задается значение, соответствующее этому параметру или выбору, сделанному контактом при добавлении в список ожидания.

Просмотр списка ожидания

Чтобы просмотреть, кто в настоящее время находится в списке ожидания любого события или сеанса:

1. Откройте рабочую область событий, перейдите в список событий (События>Событие>События), затем откройте событие.

2. Если вы используете регистрацию на уровне сеанса, перейдите на вкладку Повестка дня события и откройте сеанс, который вы хотите просмотреть.

3. Откройте вкладку Регистрация и посещаемость выбранного события или сеанса и прокрутите ее вниз до раздела Список ожидания. (Обратите внимание, что раздел Список ожидания отображается только для событий, для которых включен список ожидания.)

   

   Здесь отображается список всех контактов, ожидающий приглашения на это событие или сеанс. Для каждого из них отображаются следующие сведения:

   • Контакт. Отображается имя зарегистрированного контакта. Это значение подстановки, которое берется из фактической записи контакта. Выберите имя, чтобы открыть запись контакта. Дважды щелкните в любом другом месте строки, чтобы открыть сам элемент списка ожидания.
   • Автоматически зарегистрировать. Отображается, выбрал ли этот контакт автоматическую регистрацию при появлении свободного места.
   • Приглашен. Отображается, можно ли сейчас пригласить этого контакта. Изначально здесь задано значение Нет, но оно автоматически изменяется на Да при появлении свободного места, если только у этого контакта не задана автоматическая регистрация и этот контакт следующий в очереди.
   • Событие. Отображается имя события.
   • Когда создано. Отображается дата, когда контакт зарегистрировался в списке ожидания.

Отправка приглашений на новые свободные места

Когда место становится доступным для контакта, включенного в список ожидания, с помощью ручной регистрации, вы должны сообщить им, чтобы они могут зарегистрироваться. Отправку сообщений можно автоматизировать с помощью стандартных функций сегментации и циклов взаимодействия с клиентом в Dynamics 365 Customer Insights - Journeys. Способ настройки сегмента может несколько отличаться в зависимости от того, используется ли регистрация на уровне сеанса или на уровне мероприятия.

Убедитесь, что нужные сущности синхронизируется

Используемый в Customer Insights - Journeys механизм сегментации основан на синхронизации сведений базы данных между вашей основной базой данных клиентов и внешним сервисом, который оптимизирован для работы с большими данными, аналитикой и сегментацией. Для максимальной производительности системы следует синхронизировать только те конкретные сущности, которые вы хотите использовать для сегментации. Если используются списки ожидания, необходимо синхронизировать сущность списка ожидания, чтобы можно было искать контакты из списка ожидания и связываться с ними. Если вы используете список ожидания на уровне сеанса, то следует также синхронизировать сущность сеанса.

Обратитесь к системному администратору и убедитесь, что сущность списка ожидания синхронизируется. Если вы являетесь администратором, перейдите в раздел Параметры>Расширенные параметры>Параметры Marketing>Конфигурация маркетинговых данных и убедитесь, что отмечена сущность Элемент списка ожидания (msevtmgt_waitlistitem). Для списков ожидания на уровне сеансов также выберите сущность Сеанс (msevtmgt_session). Подробнее: Выбор сущностей для синхронизации со службой Marketing Insights.

Создание сегмента для поиска контактов из списка ожидания, которых требуется пригласить

Внимание

Этот раздел применим только к исходящему маркетингу.

Чтобы создать сегмент, находящий контакты, которые не используют автоматическую регистрацию, но которых сейчас следует пригласить зарегистрироваться, выполните следующие действия:

1. Выберите Customer Insights - Journeys>Клиенты>Сегменты и выберите Создать на панели команд. Откроется диалоговое окно Шаблоны сегментов; выберите Отмена, чтобы закрыть его, а затем выберите Демография на экране Создайте собственный сегмент.

2. Открывается новый демографический сегмент. Проверьте настройку представления возле верхнего угла вкладки Определение и убедитесь, что он настроен на Представление в виде дерева. (Вы можете использовать любое представление, но в этой процедуре мы показываем и описываем представление дерева, так что это хорошая идея, чтобы использовать его сейчас.)

   

3. Откройте раскрывающийся список Добавить под сущностью Контакт и выберите Добавить связанную сущность.

   

4. В запрос добавляется новая связанная сущность. Выберите поле с теневым текстом Выберите связанную сущность, чтобы открыть большой раскрывающийся список доступных отношений. Введите "список ожидания" в поле для фильтрации списка, затем выберите Элемент списка ожидания (Элемент списка ожидания -> Контакт (Контакт)) из раскрывающегося списка. Это отношение связывает родительскую сущность Контакт с сущностью Элемент списка ожидания через поле Контакт сущности Список ожидания. Поле Контакт определяет контакт, связанный с каждым найденным элементом списка ожидания. Подробнее: Перемещение между сущностями с отношениями

   

5. Откройте раскрывающийся список Добавить под новой связанной сущностью и выберите Добавить строку, чтобы начать определение коллекции элементов списка ожидания, которые вы ищете.

6. В запрос добавляется новая строка. Используйте его для создания одного из следующих логических выражений:

   • Для регистрации на уровне событий:
     Событие | Равно | <ИмяВашегоСобытия>
     Здесь <ИмяВашегоСобыитя> — имя события.
   • Для регистрация на уровне сеансов:
     Сеанс | Равно | <ИмяВашегоСеанса>
     Здесь <ИмяВашегоСеанса> — это имя сеанса.

   

7. Откройте раскрывающийся список Добавить под предыдущей строкой и выберите Добавить строку. Используйте поля и раскрывающиеся списки для новой строки, чтобы настроить следующее предложение:
   Автоматически зарегистрировать | Равно | Нет.

   

8. Добавьте здесь третью строку и настройте следующее предложение:
   Приглашен | Равно | Да

   

9. Выберите поле над запросом, в котором отображается теневой текст Введите имя сегмента. Затем введите имя для вашего сегмента.

10. На панели команд выберите Сохранить, чтобы сохранить свой сегмент, затем выберите Ввести в действие.

Создание цикла взаимодействия с клиентами для отправки сообщений или приглашений контактам из списка ожидания

Внимание

Этот раздел применим только к исходящему маркетингу.

Чтобы доставить сообщения контактам из списка ожидания, настройте цикл взаимодействия с клиентом, в котором используется соответствующий сегмент (подобный описанному в предыдущем разделе), за которым следует плитка электронной почты, отправляющая сообщение, соответствующее этому сегменту. Задайте для цикла взаимодействия, чтобы он работал в течение всего периода регистрации на ваше событие.

Каждое сообщение электронной почты должно информировать получателя о том, что произошло (приглашается зарегистрироваться ли некоторый другой элемент новостей), а также содержать элемент события со ссылкой на соответствующий веб-сайт или страницу регистрации событий.

Для цикла взаимодействия, отправляющего приглашения контактам из списка ожидания, которые не были зарегистрированы автоматически, вероятно, следует добавить плитку события в качестве дочерней плитки для плитки сообщения электронной почты, чтобы можно было добавить триггер, реагирующий на регистрацию и запускающий необходимые дальнейшие действия.

В следующем примере показан цикл взаимодействия, который отправляет электронное письмо, чтобы сообщить контактам, использующим ручную регистрацию, что место стало доступным для них, и что они должны зарегистрироваться, чтобы получить его. Обратите внимание, что сообщение отображает дочернюю плитку события, а ветвь приглашения включает триггер, который реагирует, отправляя приветственное письмо зарегистрировавшимся контактам. Через несколько дней триггер отправляет незарегистрировавшихся контактов по нижнему пути, в котором бизнес-процесс удаляет нереагирующий контакт из списка ожидания, чтобы можно было пригласить других контактов из списка ожидания (для выполнения этого действия требуется создать настраиваемый бизнес-процесс).

Подробнее: Использование циклов взаимодействия с клиентом для создания автоматизированных кампаний, Обзор маркетинга по электронной почте, Справочник по плиткам цикла взаимодействия с клиентом