Создание серий номеров

В каждой настраиваемой организации таким объектам, как счета главной книги, клиентов и поставщиков, счета и другие документы, следует присвоить уникальные идентификационные коды. Нумерация необходима не только для идентификации. Хорошо продуманная система нумерации позволяет повысить управляемость организации, упростить анализ и сократить количество ошибок при вводе данных.

Важно!

По умолчанию пропуски в сериях номеров не допускаются, потому что по закону точная история финансовых операций должна быть доступна для аудита и, следовательно, должна следовать непрерывной последовательности без удаленных номеров.

Если вы хотите разрешить пропуски в определенных сериях номеров, сначала проконсультируйтесь со своим аудитором или главным бухгалтером, чтобы убедиться, что вы не нарушаете требований законодательства вашей страны/региона. Дополнительные сведения см. в разделе Пропуски в сериях номеров.

Примечание

Рекомендуется использовать те же коды серии номеров, которые перечислены на странице Список серий номеров в демонстрационной организации CRONUS. Вы можете не понять значений кодов, таких как P-INV+, сразу же, но Business Central имеется ряд настроек по умолчанию, которые зависят от этих кодов серий номеров.

Чтобы создать систему нумерации, необходимо задать один или несколько кодов для каждого типа основных данных или документов. Например, можно настроить один код для нумерации клиентов, второй — для нумерации счетов продажи, а третий — для нумерации документов в финансовых журналах. После настройки кода следует задать по меньшей мере одну строку серии номеров. В строке серии номеров содержатся такие сведения, как первый и последний номер в серии и дата начала. Для каждого кода серии номеров можно задать несколько таких строк с различными датами начала. Серии номеров являются последовательными, каждая со своей даты начала.

Заметка

Максимальная длина номера в номерной серии — 20 символов. Есть некоторые ситуации, когда Business Central добавит число с идентификатором, сгенерированным системой. Например, когда документы, такие как счета-фактуры, используются для применения транзакций, таких как платежи, Business Central генерирует идентификаторы для примененных транзакций. Идентификатор состоит из числа из номерной серии и шестизначного идентификатора, присвоенного системой, например "-12345". Если вы планируете обрабатывать более 9999 документов в банковских журналах, журналах GIRO или журналах поступления денежных средств, настройте номерные серии для этих типов документов, чтобы они содержали менее 14 символов.

Обычно серии номеров настраиваются для автоматической вставки следующего номера по порядку в новых карточках или документах. Однако серии номеров можно также настроить таким образом, чтобы можно было вводить номера вручную. Чтобы вручную вводить номера, включите переключатель Номера вручную.

При необходимости в использовании нескольких кодов серии номеров для одного типа основных данных, например, если требуется использовать разные серии номеров для разных категорий товаров, можно воспользоваться связями серий номеров.

Получение помощи от Copilot

Функция предложения серий номеров с помощью Copilot может помочь администраторам создавать и поддерживать серии номеров для всех сущностей и документов в Business Central на основе структурированного ввода или естественного языка. Чтобы узнать больше об этой возможности на основе искусственного интеллекта, перейдите по ссылке Предложение серий номеров с помощью Copilot.

Пропуски в сериях номеров

Не все записи, которые вы создаете в Business Central, представляют собой финансовые операции, для которых должна использоваться последовательная нумерация. Например, можно назначать серии номеров клиентам, предложениям с расценками и складским заданиям, но они не подпадают под финансовый аудит и/или могут быть удалены. Для таких серий номеров можно установить флажок Разрешить пропуски в серии номеров на странице Строки серии номеров. Эту настройку также можно изменить после создания серии номеров. Дополнительные сведения см. в разделе Создание новой серии номеров.

Поведение поля номера в документах и карточках

В документах продажи, приобретения, передачи и обслуживания, а также на всех карточках поле Номер можно заполнить автоматически из предопределенного числового ряда или добавить вручную. Однако при определенных обстоятельствах поле Номер не отображается, чтобы вы не могли его редактировать.

Поле Номер может заполняться тремя способами:

1. Если для данного типа документа или карточки существует только одна серия номеров и выбрано поле Серия номеров по умолчанию, а поле Нумерация вручную не выбрано для этой серии номеров, это поле автоматически заполняется следующим номером серии. Поле Номер не отображается на карточке или документе.

   Даже если вы определяете шаблоны с различными номерными сериями для клиентов, если номерная серия, определенная на странице Настройка модуля "Продажи и дебитор. задолж." настроена таким образом, поле Номер не отображается в карточке клиента, независимо от того, какой шаблон вы используете. То же самое относится и к другим видам карточек и документов.

   Заметка

   Если серия номеров не работает, например потому что она достигла последнего определенного для ее диапазона числа, отображается поле №, чтобы можно было вручную ввести номер. Устранить проблемы можно на странице Серия номеров.

2. Если существует более одной серии номеров для типа документа или карточки, а флажок Номера по умолчанию не установлен для назначенной серии номеров, то поле Номер отображается, и вы можете перейти на страницу Серия номеров и выбрать серию номеров, которую хотите использовать. Затем следующий номер в серии вставляется в поле Номер.

3. Если для типа документа или карты не настроена серия номеров, либо если для серии номеров было выбрано поле Нумерация вручную, то поле Номер отображается, и необходимо ввести номер вручную. Можно ввести до 20 алфавитно-цифровых символов.

При открытии нового документа или карточки, для которой существует номерная серия, открывается страница Настройка серий номеров, чтобы можно было настроить серию номеров для этого типа документов или карточек и продолжить работу.

Заметка

Если вам нужно включить ручную нумерацию, например, для карточек новых товаров, которые были созданы с помощью процесса переноса данных, который по умолчанию скрыл Номер, перейдите на страницу Настройка запасов и выберите поле Номера товаров, чтобы открыть и установить для соответствующей серии номеров значение Нумерация вручную.

То же самое относится к использованию функций управления сервисом. Для устранения этой проблемы перейдите на страницу Настройка управления сервисом и выберите поле Серия ном. серв. товаров, чтобы установить для серии номеров значение Ручная нумерация.

Создание новой серии номеров

1. Выберите значок , введите Серия номеров, затем выберите соответствующую ссылку.
2. Выберите действие Создать.
3. В новой строке заполните поля, как требуется. Наведите указатель на поле, чтобы увидеть короткое описание.
4. Выберите действие Строки.
5. На странице Строки серии номеров заполните поля, чтобы задать фактическое назначение и содержимое серии номеров, созданной на шаге 2.
6. Повторите шаг 5 для стольких назначений серий номеров, сколько вам необходимо. Поле Дата начала определяет, какая строка серии номеров активна.

Чаевые

Чтобы разрешить пользователям указывать номера вручную при регистрации нового клиента или поставщика, например, выберите поле Нумерация вручную в самой серии номеров. Чтобы запретить ввод номеров вручную, очистите поле.

Вы можете назначать серии номеров шаблонам, настроенным для различных типов клиентов и поставщиков, которых ваши специалисты по продажам и закупкам добавляют чаще всего. В этом случае настройте соответствующие серии номеров, свяжите их отношениями, а затем добавьте первую серию номеров в соответствующем отношении на соответствующую страницу настройки. Затем, когда пользователь создает клиента, он выбирает соответствующий шаблон, и новый клиент получает номер, присвоенный из серии номеров, определенной для этого шаблона.

Создание связей между сериями номеров

Если для одного и того же типа информации или транзакций настроено несколько серий номеров, между сериями можно создать связи. Эта функция может помочь выбрать из кодов нужный при использовании номера. При настройке связи между группой серий номеров всем связанным сериям ставится в соответствие одна и та же серия номеров. Затем вы можете ввести этот код в поле на экспресс-вкладке Нумерация на странице настройки, например Настройка модуля "Продажи и дебитор. задолж.".

1. Выберите значок , введите Серия номеров, затем выберите связанную ссылку.
2. Выберите строку с серией номеров, для которой необходимо создать связи и выберите Связи.
3. В поле Код серии введите код серии номеров, которую требуется связать с серией, выбранной на шаге 2.
4. Добавьте строку для каждого кода, который необходимо связать с выбранной серией номеров.
5. Закройте страницу.

Теперь, после настройки атрибутов, требующих нумерации, можно использовать созданные связи для выбора связанных серий номеров.

Настройка области использования серии номеров

Ниже приводится процедура настройки серии номеров для области "Продажи". Действия аналогичны для других областей.

1. Выберите значок , введите Продажи и дебиторская задолженность, затем выберите связанную ссылку.
2. На странице Продажи и расчеты с дебиторами на экспресс-вкладке Серия номеров выберите требуемую серию номеров для каждой карточки или документа продажи.

Выбранные номера теперь заполняют поле № в карточке или документе согласно вашим настройкам.

См. также

Настройка Business Central
Работа с Business Central

Бесплатные модули электронного обучения для Business Central можно найти здесь