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Classificações de faturação e códigos de faturação no setor público

  • Artigo

Isto artigo explica como as organizações do setor público podem utilizar classificações de faturação e códigos de faturação para ajudar a gerir faturas de texto livre.

Classificações de faturação

As classificações de faturação são utilizadas para agrupar faturas de texto livre semelhantes para processamento e visualização. Por exemplo, uma agência de trânsito pode alugar espaço em cada estação de trânsito para pequenos cafés e outros fornecedores. Ao criar uma classificação de faturamento para locações, a agência pode aplicar automaticamente as mesmas condições de pagamento e usar a mesma sequência de cartas de cobrança para todas as locações. A agência também pode visualizar as faturas de todas as locações juntas, mesmo que as locações não compartilhem as mesmas dimensões financeiras. As classificações de faturação incluem as seguintes informações:

  • Código de classificação de faturação (até 15 carateres alfanuméricos)
  • Descrição (até 60 caracteres)
  • Termos de pagamento
  • Informações sobre juros
  • Sequência numérica do número da fatura
  • Sequência numérica para notas de crédito
  • Sequência numérica para letras de cobrança
  • Códigos de faturação que podem ser atribuídos a faturas que utilizam esta classificação de faturação

Pode utilizar classificações de faturação para controlar a prioridade de liquidação das faturas de texto livre. Para obter detalhes, consulte Prioridade de liquidação no setor público. Uma classificação de faturação pode incluir muitos códigos de faturação, mas cada código de faturação pode ser atribuído a apenas uma classificação de faturação. Quando seleciona uma classificação de faturação numa fatura de texto livre, apenas os códigos de faturação listados na classificação de faturação estão disponíveis para a fatura. Antes de configurar as classificações de faturação, certifique-se de que configurou as condições de pagamento, os códigos de juro, os perfis de lançamento, as sequências de letras de cobrança, as sequências de números e os códigos de faturação que planeia utilizar nas classificações de faturação.

Códigos de faturação

Os códigos de faturação fornecem um conjunto de valores e taxas de faturação predefinidos para um tipo definido de serviço ou cobrança. Os valores definidos para cada código de faturação são introduzidos automaticamente na linha da fatura de texto livre quando o código de faturação é selecionado. Por exemplo, um departamento de gestão de resíduos pode faturar novos contentores a determinados clientes. Eles teriam um código de faturamento "Novo contentor" que contém as informações de faturamento desses contêineres. Quando o departamento cria uma fatura de texto livre e seleciona o código de faturação "Novo contentor" numa linha de fatura, os valores predefinidos do código de faturação são introduzidos automaticamente. Os códigos de faturação incluem as seguintes informações:

  • Código de faturação (até 10 carateres alfanuméricos)
  • Descrição (até 60 carateres; será impresso na fatura)
  • Data efetiva e data de validade
  • Informações de imposto sobre vendas
  • Informações sobre juros
  • Distribuição contabilística
  • Informação da Tarifa
  • Informações do projeto (se ativadas na página Parâmetros de Contas a receber)
  • Campos personalizados

Geralmente, os valores predefinidos do código de faturação podem ser alterados na fatura de texto livre. No entanto, pode definir o código de faturação para permitir ou impedir alterações em determinados campos. Para obter detalhes, consulte Faturas de texto livre no setor público. Os códigos de faturação também podem ser associados a definições de lançamento. Quando um código de faturação é utilizado numa linha de fatura, a definição de lançamento associada ao código de faturação é utilizada para lançar a transação no livro-razão. Para saber mais sobre definições de lançamento, consulte Definições de lançamento no setor público.

Campos personalizados

Pode criar campos personalizados para códigos de faturação. Estes campos são utilizados para recolher dados relacionados com encargos de faturação específicos. Por exemplo, o departamento de controle animal de uma cidade poderia usar campos personalizados para registrar o tipo de animal e a data de sua última vacinação antirrábica. Como atribui campos personalizados a códigos de faturação, deve criar os campos personalizados antes de criar códigos de faturação. Existem seis tipos de campos personalizados. Você pode definir um valor padrão para qualquer campo personalizado. Os valores predefinidos podem ser alterados na fatura de texto livre.

  • Moeda –Os campos Moeda aceitam apenas números com duas casas decimais. Você pode especificar os valores mínimo e máximo para o campo.
  • Decimal – Os campos decimais aceitam apenas números decimais com quatro casas decimais. Você pode definir valores mínimos e máximos para o campo.
  • Texto– Os campos de texto podem conter qualquer tipo de texto, e qualquer entrada inserida neles será interpretada como texto. Você pode definir um comprimento máximo de campo para o campo.
  • Inteiro – Os campos inteiros aceitam apenas números inteiros. Você pode definir valores mínimos e máximos para o campo.
  • booleano – booleano campos permitem seleções sim/não.
  • Data– Os campos de data aceitam apenas datas. A data é armazenada como mm/dd/aaaa.

Tenho de utilizar classificações de faturação?

Embora não seja necessário ativar as classificações de faturação, recomendamos vivamente que o faça. Muitas das funcionalidades do setor público na aplicação Contas a receber só estão disponíveis quando as classificações de faturação estão ativadas. No entanto, depois de ativar as classificações de faturação, a classificação de faturação é um campo obrigatório nas faturas de texto livre. Para saber mais sobre classificações de faturação e códigos de faturação em faturas de texto livre, consulte Faturas de texto livre no setor público.

Como faço para ativar as classificações de faturamento?

Habilite as classificações de faturamento na página Parâmetros de Contas a receber. Na secção Geral , na Guia Rápida Configuração de vendas, selecione Usar classificações de cobrança. As páginas onde cria classificações de faturação e códigos de faturação estão disponíveis antes de ativar as classificações de faturação. Convém configurar todas as suas classificações e códigos de faturamento antes de ativá-los. Depois de ativar as classificações de faturação, cada fatura de texto livre tem de ter uma classificação de faturação. Nota: Se planeia utilizar classificações de faturação para determinar a prioridade de liquidação das faturas de texto livre, tem de ativar o atributo Faturação na página Prioridade de liquidação depois de ativar as classificações de faturação. Para obter detalhes, consulte Prioridade de liquidação no setor público.

Tenho de criar novos códigos de faturação quando as taxas de faturação são alteradas?

Quando os códigos de faturação precisam de ser atualizados, não é necessário criar novos códigos de faturação. Em vez disso, pode criar várias versões do código de faturação, com datas efetivas e de expiração para cada versão. No data efetiva, o sistema começará a usar a versão atualizada automaticamente.

Posso atribuir o mesmo código de faturação a mais do que uma classificação de faturação?

Não, mas há uma maneira de obter os resultados que você precisa de qualquer maneira. Digamos que sua organização use uma classificação de faturamento separada para cada departamento. Três dos departamentos precisam de um código de faturamento para contratos de licença. Não é possível atribuir um único código de faturação "Contrato de licença" a três classificações de faturação, mas pode criar um conjunto de três códigos de faturação idênticos e atribuir um a cada departamento.