Começar a usar o gerenciamento de registros
Diretrizes de licenciamento do Microsoft 365 para segurança e conformidade.
Pronto para começar a gerenciar o conteúdo de alto valor da sua organização para obrigações legais, comerciais ou normativas usando uma solução de gerenciamento de registros no Microsoft 365? Utilize a seguinte documentação de orientação para começar:
Entenda como a retenção e a exclusão funcionam no Microsoft 365 e identifique se você precisa usar políticas de retenção para complementar os rótulos de retenção que gerenciam documentos e e-mails no nível do item: Saiba mais sobre políticas de retenção e rótulos de retenção
Se necessário, crie políticas de retenção para a governança da linha de base de dados entre o Microsoft 365 e as cargas de trabalho.
Entenda a solução de gerenciamento de registros e como os rótulos de retenção podem ser usados para permitir ou bloquear ações quando documentos e e-mails são declarados registros: Saiba mais sobre o gerenciamento de registros
Crie seu plano de arquivo das configurações e ações de retenção e exclusão e quando os itens devem ser marcados como registros importando um plano existente, se você tiver um, ou crie novos rótulos de retenção: Use o plano de arquivo para criar e gerenciar rótulos de retenção
Publique e aplique seus rótulos de retenção. Os rótulos de retenção são blocos de construção reutilizáveis que podem ser usados em várias políticas e podem ser inseridos em fluxos de trabalho do usuário:
Dica
Se você estiver migrando registros para o Microsoft 365 e precisar validar se eles não foram alterados, confira Validando registros migrados.
Dica
Se você não é um cliente E5, use a avaliação das soluções do Microsoft Purview de 90 dias para explorar como os recursos adicionais do Purview podem ajudar sua organização a gerenciar as necessidades de segurança e conformidade de dados. Comece agora no hub de avaliações do Microsoft Purview. Saiba mais detalhes sobre os termos de inscrição e avaliação.
Requisitos de assinatura e licenciamento
Várias assinaturas diferentes assinaturas suportam o gerenciamento de registros, mas os requisitos de licenciamento para os usuários dependem dos recursos que você utiliza.
Para ver as opções para licenciar seus usuários para se beneficiarem dos recursos do Microsoft Purview, consulte as diretrizes de licenciamento do Microsoft 365 para segurança e conformidade. Para gerenciamento de registros, consulte a seção Gerenciamento do Ciclo de Vida de Dados do Microsoft Purview e Gerenciamento de Registros do Microsoft Purview para obter os requisitos de licenciamento em nível de recurso.
Permissões
Importante
A Microsoft recomenda que você use funções com o menor número de permissões. Minimizar o número de utilizadores com a função de Administrador Global ajuda a melhorar a segurança da sua organização. Saiba mais sobre as funções e permissões do Microsoft Purview.
Os membros da sua equipa de conformidade responsáveis pela gestão de registos precisam de permissões para o portal do Microsoft Purview ou para o portal de conformidade do Microsoft Purview. Para conceder permissões para esta administração limitada, recomendamos que adicione utilizadores ao grupo de funções de administrador de Gestão de Registos . Este grupo de funções concede permissões para todas as funcionalidades relacionadas com a gestão de registos, que incluem as permissões para criar e gerir âmbitos de política adaptáveis e revisão e verificação de eliminação.
Como alternativa para usar essa função padrão, você pode criar um novo grupo de função e adicionar a função Gerenciamento de Registro Somente Exibição a esse grupo.
Para obter instruções para adicionar utilizadores às funções predefinidas ou criar os seus próprios grupos de funções, utilize a seguinte documentação de orientação, consoante o portal que estiver a utilizar:
Essas permissões são necessárias somente para criar, configurar e aplicar rótulos de retenção que declarem registros, e gerenciar disposição. A pessoa que configura esses rótulos não exige acesso ao conteúdo.
Suporte para unidades administrativas
A gestão de registos suporta unidades administrativas que foram configuradas no Microsoft Entra ID:
Pode atribuir unidades administrativas a membros de grupos de funções que são utilizados com Gerenciamento de Registros do Microsoft Purview. Edite o grupo de funções Gestão de Registos ou outros grupos de funções que suportam unidades administrativas. A partir destes grupos de funções, selecione membros individuais e, em seguida, a opção Atribuir unidades de administração para selecionar unidades administrativas de Microsoft Entra ID. Estes administradores estão agora limitados à gestão apenas dos utilizadores nessas unidades administrativas.
Pode definir o âmbito inicial das políticas de retenção e das políticas de etiquetas de retenção quando criar ou editar estas políticas. Quando seleciona unidades administrativas, apenas os utilizadores nessas unidades administrativas serão elegíveis para a política.
Importante
Não selecione unidades administrativas para uma política de etiqueta de retenção que pretende aplicar aos sites do SharePoint. Uma vez que as unidades administrativas suportam apenas utilizadores e grupos, se configurar uma política de etiqueta de retenção para utilizar unidades administrativas, não poderá selecionar as localizações dos sites do SharePoint.
Tanto os âmbitos ajustáveis como os âmbitos estáticos suportam unidades administrativas.
Impacto adicional para administradores restritos
- Pesquisa de políticas: os administradores restritos verão políticas apenas de utilizadores nas unidades administrativas atribuídas
- Revisão e verificação de eliminação: os administradores restritos só poderão adicionar revisores a partir das unidades administrativas atribuídas e ver as revisões de eliminação e os itens eliminados apenas dos utilizadores nas unidades administrativas atribuídas
Atualmente, as etiquetas de retenção e os eventos não suportam unidades administrativas.
Atualmente, um administrador restrito pode criar e ver âmbitos adaptáveis para todas as unidades administrativas quando utilizar cmdlets do PowerShell.
Atualmente, as caixas de correio inativas não são suportadas numa política quando seleciona uma ou mais unidades administrativas. Para incluir caixas de correio inativas na política, tem de ser um administrador sem restrições e selecionar Diretório completo.
Para obter mais informações sobre como o Microsoft Purview suporta unidades administrativas, consulte Unidades administrativas.
Cenários comuns
Use a tabela a seguir para ajudá-lo a mapear seus requisitos de negócios para os cenários com suporte para o gerenciamento de registros.
Dica
Precisa estar em conformidade com uma regulamentação específica do setor? Verifique os Requisitos regulamentares para gerenciamento do ciclo de vida de dados e gerenciamento de registros para obter orientações específicas de regulamentação.
| Eu quero... | Documentação |
|---|---|
| Declarar um registro | Declarar registros usando rótulos de retenção |
| Atualizar um registro | Usar a versão de registro para atualizar registros armazenados no SharePoint ou no OneDrive |
| Permitir que os administradores e usuários apliquem manualmente as ações reter e excluir para documentos e emails: - Microsoft Office SharePoint Online - OneDrive - Outlook e Outlook na Web |
Publicar os rótulos de retenção e aplicá-los nos aplicativos |
| Permitir que os administradores de site configuram ações reter e excluir padrão para todo o conteúdo em uma biblioteca do Microsoft Office SharePoint Online, pasta ou conjunto de documentos | Publicar os rótulos de retenção e aplicá-los nos aplicativos |
| Permitir que os usuários apliquem automaticamente manter e excluam ações para emails usando as regras do Outlook | Publicar os rótulos de retenção e aplicá-los nos aplicativos |
| Permitir que os administradores apliquem ações de retenção e eliminação a um modelo de Microsoft Syntex, para que estas definições sejam aplicadas automaticamente a ficheiros identificados numa biblioteca do SharePoint | Publicar os rótulos de retenção e aplicá-los nos aplicativos |
| Aplicar automaticamente ações reter e excluir a documentos e emails | Aplicar um rótulo de retenção automaticamente ao conteúdo |
| Reter e eliminar automaticamente transcrições ou gravações de reuniões do Teams e as respetivas transcrições que o acompanham | Aplicar um rótulo de retenção automaticamente ao conteúdo |
| Reter e eliminar automaticamente documentos e e-mails com uma etiqueta de confidencialidade específica | Aplicar um rótulo de retenção automaticamente ao conteúdo |
| Inicie o período de retenção quando um evento ocorrer, por exemplo: - Funcionários saindo da organização - Expiração dos contratos - Fim da vida útil do produto |
Iniciar a retenção quando um evento ocorrer |
| Realizar ações personalizadas ou integrar noutras soluções no final do período de retenção | Personalizar o que acontece no final do período de retenção |
| Restringir alterações em políticas para ajudar a atender aos requisitos normativos ou proteger contra administradores não autorizados | Use o Bloqueio de Preservação para restringir as alterações para políticas de retenção e políticas de rótulo de retenção |
| Gerenciar o ciclo de vida de diferentes tipos de documentos no Microsoft Office SharePoint Online | Use os rótulos de retenção para gerenciar o ciclo de vida dos documentos armazenados no SharePoint |
| Aplicar um rótulo de retenção a um arquivo quando receber um alerta de que o conteúdo que contém dados pessoais está sendo armazenado ou permanece inalterado por muito tempo | Investigar e corrigir alertas no Gerenciamento de Riscos de Privacidade |
| Certifique-se de que alguém examine e aprove antes que o conteúdo seja excluído ao fim do período de retenção | Revisões de disposição |
| Ter uma prova de eliminação para o conteúdo que é excluído permanentemente no final do período de retenção | Disposição de conteúdo |
| Monitorar como e onde as configurações reter e excluir são aplicadas aos itens | Monitorar rótulos de retenção |
| Criar etiquetas de retenção programaticamente e gerir eventos e acionadores de retenção de tipo de evento | Microsoft API do Graph para gestão de registos |
| Aplicar e gerir etiquetas de retenção através de programação no SharePoint e no OneDrive | O Microsoft API do Graph para etiquetas de retenção no SharePoint e no OneDrive: - bloquear e desbloquear registos - definir etiquetas de retenção - remover etiquetas de retenção - obter metadados para etiquetas de retenção |
Documentação do usuário final
Se você estiver usando as políticas de retenção na governança de dados de linha de base, elas normalmente funcionam discretamente em segundo plano sem a interação do usuário. Como resultado, elas precisam de pouca documentação para os usuários. As políticas de retenção para equipes informam os usuários quando suas mensagens foram excluídas com um link para Mensagens do Teams sobre políticas de retenção.
Em comparação, os rótulos de retenção têm uma presença da interface do usuário nos aplicativos do Microsoft 365, portanto, certifique-se de fornecer orientações aos usuários finais e seu suporte técnico antes que esses rótulos sejam implantados na sua rede de produção. Para ajudar os usuários a aplicarem rótulos de retenção no SharePoint e no OneDrive, que inclui informações sobre como desbloquear registros de edição, consulte Aplicar rótulos de retenção aos arquivos no SharePoint ou no OneDrive.
No entanto, a documentação mais eficaz do usuário final será orientação e instruções personalizadas que você fornecerá para os nomes dos rótulos de retenção e às configurações que você escolher. Confira a seção seguinte página e downloads que você pode usar para ajudar a treinar seus usuários: Treinamento do usuário final para Rótulos de Retenção.