Use o controle de versão de registro para atualizar os registros armazenados no SharePoint ou no OneDrive
Diretrizes de licenciamento do Microsoft 365 para segurança e conformidade.
Observação
Como os registros regulatórios bloqueiam edição, a versão de registro não está disponível para registros regulatórios.
Também pode impedir o controlo de versões de registos para o seu inquilino, mesmo que não esteja a utilizar registos regulamentares. No portal do Microsoft Purview ou no portal de conformidade do Microsoft Purview, aceda a Definições de gestão de registos Etiquetas>> deRetençãoConfigurar controlo de versões de registos e, em seguida, desative a definição ativar o controlo de versões de registos.
A capacidade de marcar um documento como registro e restringir as ações que podem ser executadas no registro é uma meta essencial para qualquer solução de gerenciamento de registros. No entanto, a colaboração também pode ser necessária para as pessoas criarem versões posteriores.
Por exemplo, você pode marcar um contrato de vendas como registro, mas precisa atualizar o contrato com novos termos e marcar a versão mais recente como novo registro enquanto ainda mantém a versão do registro anterior. Para esses tipos de cenários, o SharePoint e o OneDrive oferecem suporte ao controle de versão do registro. As pastas do bloco de anotações do OneNote não oferecem suporte ao controle de versão do registro.
Para usar o controle de versão de registro, você primeiro rotula o documento com um rótulo de retenção configurado para marcar os itens como registro. Neste ponto, uma propriedade do documento, chamada Status de registro é exibida ao lado do rótulo de retenção. Dependendo se a etiqueta está configurada para desbloquear o registo por predefinição, o registo inicial status está Bloqueado ou Desbloqueado.
Agora, você pode fazer o seguinte:
Editar e reter continuamente versões individuais do documento como registros, desbloqueando e bloqueando a propriedade de Status do registro. Somente quando a propriedade Status do registro é definida como Bloqueado será mantida uma nova versão do registro. Essa alternância entre bloqueado e desbloqueado reduz o risco de manter versões e cópias desnecessárias do documento.
Observação
Se o rótulo for configurado para desbloquear o registro por padrão, mas o controle de versão não está habilitado pelo administrador, ou impedido pela configuração do gerenciamento de registros, os usuários não poderão desbloquear o documento depois de bloqueá-lo.
Ter os registros armazenados automaticamente em um lugar de repositório de registros localizado com o site. Cada site no SharePoint e no OneDrive preserva o conteúdo em sua biblioteca de Retenção para Preservação. As versões de registo são armazenadas na pasta Registos nesta biblioteca como ficheiros individuais. Para saber mais sobre como a biblioteca de Retenção para Preservação funciona, confira Como funciona a retenção no SharePoint e no OneDrive.
Manter um documento perene que contenha todas as versões. Por padrão, cada documento do SharePoint e do OneDrive têm um histórico de versão disponível no menu do item. Nesse histórico de versão, você pode ver facilmente quais versões são registros e exibir esses documentos.
Dica
Quando você usar o controle de versão do registro com um rótulo de retenção que tenha uma ação de exclusão, considere definir a configuração de retenção Inicie o período de retenção com base em: para ser Quando os itens forem rotulados. Com essa configuração de rótulo, o início do período de retenção é redefinido para cada nova versão de registro, o que garante que versões mais antigas sejam excluídas antes das versões mais recentes.
Se a etiqueta de retenção estiver configurada para revisão de eliminação no final do período de retenção, cada versão passa pela sua própria revisão de disposição.
Por padrão, o controle de versão de registro está automaticamente disponível para qualquer documento que tenha um rótulo de retenção aplicado que marque o item como um registro, e este rótulo é publicado para o site. Quando um usuário exibe as propriedades do documento usando o painel de detalhes, eles podem alternar o Status do registro entre Bloqueado e Desbloqueado. Também pode ser apresentado um ícone de cadeado para o documento, para ajudar a identificar quando o ficheiro está bloqueado.
Enquanto o documento está desbloqueado, qualquer usuário com permissões de edição padrão pode editar o arquivo. No entanto, os usuários não podem excluir o arquivo, porque ele continua sendo um registro. Quando a edição estiver concluída, um utilizador pode, em seguida, alternar o status Gravar de Desbloqueado para Bloqueado, o que impede mais edições durante este status.
Para obter mais informações sobre quais ações do usuário são permitidas quando um registro é bloqueado ou desbloqueado, consulte Comparar restrições para quais ações estão permitidas ou bloqueadas.
Dica
Se você não é um cliente E5, use a avaliação das soluções do Microsoft Purview de 90 dias para explorar como os recursos adicionais do Purview podem ajudar sua organização a gerenciar as necessidades de segurança e conformidade de dados. Comece agora no hub de avaliações do Microsoft Purview. Saiba mais detalhes sobre os termos de inscrição e avaliação.
Bloqueando e desbloqueando um registro
Depois que um rótulo de retenção que marca o conteúdo como registro é aplicado a um documento, qualquer usuário com permissões de Contribuição ou com um nível de permissão mais restrito pode desbloquear um registro ou bloquear um registro desbloqueado.
Quando um registro é desbloqueado, as seguintes ações ocorrem:
Se o site atual não tem uma biblioteca de retenção para preservação, uma é criada.
Se a biblioteca de Retenção para Preservação não tiver uma pasta Registros, ela será criada.
Uma ação de Copiar para copia a versão mais recente do documento para a pasta Registros. A ação Copiar para inclui apenas a versão mais recente e nenhuma das versões anteriores. Este documento copiado é agora considerado uma versão de registo do documento e o respetivo nome de ficheiro tem o formato: [Versão guid do título#]
A cópia criada na pasta Registros é adicionada ao histórico da versão do documento original, e esta versão mostra a palavra Registro no campo de comentários.
O documento original é uma nova versão que pode ser editada, mas não excluída. A coluna da biblioteca de documentos Item é um Registro ainda mostra o valor Sim porque o documento continua sendo um registro, mesmo que agora possa ser editado.
Quando um usuário bloqueia um registro, o documento original não poderá ser editado novamente. Mas é a ação de desbloquear um registro que copia uma versão para a pasta Registros na biblioteca de Retenção para Preservação.
Versões de registro
Cada vez que um registro é desbloqueado, a última versão é copiada para a biblioteca de retenção para preservação, e essa versão contém o valor do Registro no campo de Comentários do histórico de versão.
Para exibir o histórico da versão, escolha um documento na biblioteca de documentos e clique em Histórico da Versão no menu do item.
Pesquisando o log de auditoria para eventos de controle de versão do registro
As ações de bloqueio e desbloqueio de registros são registradas no log de auditoria. Em Atividades de arquivo e página, selecione Status de registro alterado para bloqueado e Status de registro alterado para desbloqueado.
Para obter mais informações sobre como procurar estes eventos, veja Atividades de registo de auditoria.
Próximas etapas
Para outros cenários com suporte para o gerenciamento de registros, confira Cenários comuns de gerenciamento de registros.