Disposição de conteúdo

Diretrizes de licenciamento do Microsoft 365 para segurança e conformidade.

Utilize a página Eliminação da Gestão de Registos no portal do Microsoft Purview ou o portal de conformidade do Microsoft Purview para gerir as revisões de eliminação e ver os metadados dos itens marcados como registos que foram eliminados automaticamente no final do respetivo período de retenção.

Dica

Se você não é um cliente E5, use a avaliação das soluções do Microsoft Purview de 90 dias para explorar como os recursos adicionais do Purview podem ajudar sua organização a gerenciar as necessidades de segurança e conformidade de dados. Comece agora no hub de avaliações do Microsoft Purview. Saiba mais detalhes sobre os termos de inscrição e avaliação.

Pré-requisitos para exibir disposições de conteúdo

Para gerir as revisões de eliminação e confirmar que os itens marcados como registos foram eliminados, tem de ter permissões suficientes e a auditoria tem de estar ativada. Esteja ciente também de quaisquer limitações para disposição.

Permissões para disposição

Para aceder com êxito à Disposição no portal do Microsoft Purview ou no portal de conformidade do Microsoft Purview, os utilizadores têm de ter a função Gestão de Disposições. Esta função está incluída no grupo de funções predefinida gestão de registos .

Observação

Por padrão, até mesmo um administrador global precisa ter a função de Gerenciamento de Disposição.

Para conceder aos usuários apenas as permissões necessárias para revisões de disposição sem conceder permissões para exibir e configurar outros recursos para gerenciamento de retenção e de registros, crie um grupo de função personalizada (por exemplo, chamado "Revisores de Disposição") e conceda a esse grupo a função de Gerenciamento de Disposição.

Para obter instruções para adicionar utilizadores às funções predefinidas ou criar os seus próprios grupos de funções, utilize a seguinte documentação de orientação, consoante o portal que estiver a utilizar:

• Permissões no portal do Microsoft Purview
• Permissões no portal de conformidade do Microsoft Purview

Além disso:

• Para visualizar o conteúdo dos itens durante o processo de disposição, adicione usuários ao grupo de funções do Visualizador de Lista de Explorador de Conteúdos. Se os utilizadores não tiverem as permissões deste grupo de funções, ainda podem selecionar uma ação de revisão de eliminação para concluir a revisão de eliminação, mas têm de fazê-lo sem poderem ver os conteúdos do item a partir do painel de mini-pré-visualização no portal do Microsoft Purview ou no portal de conformidade do Microsoft Purview.

• Por predefinição, cada pessoa que acede à página Disposição só vê os itens que lhes são atribuídos para revisão. Para que um administrador de gestão de registos veja todos os itens atribuídos a todos os utilizadores e todas as etiquetas de retenção configuradas para revisão de eliminação: No portal do Microsoft Purview, navegue para Definições>Definições Definições da Solução **Gestão de Registos > ** >Disposição para selecionar e, em seguida, ative um grupo de segurança com capacidade de correio que contenha as contas de administrador. Em seguida, as permissões são concedidas aos membros do grupo, mas não ao proprietário do grupo.

  Grupos de segurança e grupos do Microsoft 365 que não estão habilitados para email não suportam esse recurso e não são exibidos na lista para seleção. Se você precisar criar um novo grupo de segurança habilitado para email, use o link para o Centro de administração do Microsoft 365 para criar o novo grupo.

  Importante

  Depois de ativar o grupo, não pode alterá-lo no portal do Microsoft Purview ou no portal de conformidade do Microsoft Purview. Confira a próxima seção para saber como habilitar um grupo diferente usando o Windows PowerShell.

• As definições de Gestão de Registos são visíveis apenas para administradores de gestão de registos.

Habilitar outro grupo de segurança para disposição

Depois de ativar um grupo de segurança para eliminação a partir das definições de Gestão de Registos no portal do Microsoft Purview ou no portal de conformidade do Microsoft Purview, não pode desativar esta permissão para o grupo ou substituir o grupo selecionado no portal. No entanto, você pode habilitar outro grupo de segurança habilitado para email usando o cmdlet Enable-ComplianceTagStorage.

Por exemplo:

Enable-ComplianceTagStorage -RecordsManagementSecurityGroupEmail dispositionreviewers@contosoi.com

Habilitar auditoria

Verifique se a auditoria está habilitada pelo menos um dia antes da primeira ação de disposição. Para obter mais informações, veja Pesquisar o registo de auditoria.

Revisões de disposição

Quando o conteúdo atinge o fim do período de retenção, existem vários motivos pelos quais você pode querer revisar o conteúdo e confirmar se ele pode ser excluído com segurança ("descartado"). Por exemplo, em vez de excluir o conteúdo, você pode precisar:

• Suspender a exclusão de conteúdo relevante no caso de litígio ou auditoria.

• Atribuir um período de retenção diferente ao conteúdo, talvez porque as configurações originais de retenção fossem uma solução temporária ou provisória.

• Mova o conteúdo de seu local existente para um local de arquivamento, por exemplo, se esse conteúdo tiver valor de pesquisa ou histórico.

Quando uma revisão de eliminação é acionada no final do período de retenção, os revisores escolhidos recebem uma notificação por e-mail a informar que têm conteúdos para rever. Estes revisores podem ser utilizadores individuais ou membros de um grupo de segurança com capacidade de correio. Quando utiliza um grupo de segurança com capacidade de correio, apenas os membros do grupo e não o proprietário do grupo recebem o notificações por email.

Você pode personalizar o email de notificação que os revisores receberão, incluindo instruções em diferentes idiomas. Para ter suporte em vários idiomas, você mesmo deve especificar as traduções e esse texto personalizado será exibido a todos os revisores, independentemente de sua localidade.

Os usuários recebem uma notificação por email inicial por rótulo no final do período de retenção do item, com um lembrete por rótulo uma vez por semana de todas as revisões de disposição atribuídas. Podem clicar na ligação nos e-mails de notificação e lembrete para aceder diretamente à página Disposição de gestão de registos no portal de conformidade do Microsoft Purview para rever o conteúdo e efetuar uma ação. Em alternativa, os revisores podem navegar para esta página disposição no portal do Microsoft Purview ou no portal de conformidade do Microsoft Purview. Depois:

• Os revisadores veem apenas as revisões de disposição atribuídas a eles, enquanto os administradores que são adicionados ao grupo de segurança selecionado para o gerente de registros veem todas as revisões de disposição.

• Os revisores podem adicionar novos usuários à mesma revisão de disposição. Tenha em atenção que esta ação não concede automaticamente a estes utilizadores adicionados as permissões necessárias.

• Para o processo de revisão da disposição, um mini painel de revisão para cada item mostra uma visualização do conteúdo, se eles tiverem permissão para vê-lo. Se não tiverem permissões, eles podem selecionar o link de conteúdo e solicitar permissões. Este mini painel de revisão também possui guias para obter informações adicionais sobre o conteúdo:

  • Detalhes para exibir as propriedades indexadas, onde está localizado, quem o criou e quando, e quem o modificou pela última vez e quando.
  • Histórico que mostra o histórico de quaisquer ações de revisão de disposição até o momento, com comentários do revisor, se disponíveis.

Uma revisão de disposição pode incluir conteúdo nas caixas de correio do Exchange, sites do SharePoint e contas do OneDrive. O conteúdo que aguarda uma revisão de disposição nesses locais é excluído permanentemente apenas após um revisor optar por excluir permanentemente o conteúdo.

Observação

Uma caixa de correio deve ter pelo menos 10 MB de dados para suportar revisões de disposição.

Os administradores podem obter uma visão geral de todas as disposiçãos pendentes na guia Visão. Os revisores veem apenas itens com disposição pendente.

Selecione a página Ver todas as disposições pendentes para as ver na página Disposição .

Resumo do fluxo de trabalho para uma revisão de eliminação

Fluxo de trabalho básico para uma revisão de eliminação, fase única:

1. O administrador configura uma etiqueta de retenção para iniciar uma revisão de eliminação no final do período de retenção.
2. O administrador publica a etiqueta e um utilizador aplica a etiqueta a um ou mais itens ou o administrador aplica automaticamente a etiqueta de retenção aos itens.
3. No final do período de retenção de cada item, os revisores de disposição designados recebem um e-mail para rever o item para eliminação.
4. Um dos revisores seleciona a ligação para rever o item na página de eliminação do portal do Microsoft Purview e confirma que o item deve ser eliminado permanentemente.

Aprovação automática para eliminação

Opcionalmente, pode especificar um período de tempo (7-365 dias) para aprovação automática. O período predefinido se selecionar esta opção é de 14 dias.

Se os revisores designados não tomarem medidas manuais durante este período de tempo através do processo de revisão da disposição padrão, o item passa automaticamente para a fase de revisão seguinte. Se o item estiver na fase de revisão final, o item é eliminado automaticamente com eliminação permanente.

Importante

Se configurar esta opção e os itens já estiverem pendentes da revisão da disposição, estes serão automaticamente aprovados automaticamente se já tiverem excedido o número de dias que especificou para aprovação automática. O período de tempo começa sempre a partir do momento em que o item está pronto para revisão de eliminação e não a partir do momento em que configura a opção.

Tal como acontece com todas as alterações da etiqueta de retenção, aguarde até 7 dias se ativar, desativar ou alterar o número de dias para esta opção.

Não existe nenhum novo evento de auditoria para aprovação automática. Em vez disso, utilize os detalhes no evento de auditoria eliminação aprovada existente para identificar se o item foi aprovado manualmente ou aprovado automaticamente com esta opção.

Como configurar um rótulo de retenção para revisão de disposição

Disparar uma revisão de disposição ao fim do período de retenção é uma opção de configuração disponível somente com um rótulo de retenção. A revisão de disposição não está disponível para uma política de retenção. Para obter mais informações sobre essas duas soluções de retenção, consulte Saber mais sobre as políticas de retenção e os rótulos de retenção.

Na página Escolher o que acontece após o período de retenção para um rótulo de retenção:

Depois de selecionar a opção Iniciar uma revisão de eliminação , selecione + Criar fases e atribua revisores. Na página seguinte da configuração, irá especificar quantas fases consecutivas de disposição pretende e os revisores de eliminação para cada fase:

Opcionalmente, selecione se pretende utilizar a aprovação automática. Se utilizar esta opção, especifique o número de dias em que os revisores têm de tomar medidas manuais antes de o item ser movido automaticamente para a fase de eliminação seguinte ou eliminado automaticamente.

Selecione + Adicionar um estágio e nomeie seu estágio para fins de identificação. Em seguida, especifique os revisores para esse estágio.

Para os revisores, especifique até 10 usuários individuais ou grupos de segurança habilitados para email. Os grupos do Microsoft 365 não são suportados para esta opção.

Se você precisar de mais de uma pessoa para examinar um item no final do período de retenção, selecione Adicionar outro estágio e repita o processo de configuração para o número de estágios necessários, com um máximo de cinco estágios.

Em cada estágio individual de disposição, qualquer um dos usuários que você especificar para esse estágio está autorizado a executar a próxima ação para o item no final de seu período de retenção. Esses usuários também podem adicionar outros usuários aos estágio de revisão de disposição deles.

Observação

Se você configurou rótulos de retenção antes da revisão de disposição em vários estágios estar disponível, você pode atualizar seus rótulos para dar suporte a esse recurso: edite o rótulo e selecione Editar estágios e revisores na página Escolha o que acontece após o período de retenção.

Durante a fase de configuração, para cada estágio especificado, você pode renomeá-lo, reordená-lo ou removê-lo selecionando Editar estágios e revisores que agora é exibido para a opção Iniciar uma revisão de disposição. Em seguida, para cada estágio, você pode selecionar a opção Ações de estágio (...):

No entanto, você não pode reordenar ou remover um estágio depois de criar o rótulo de retenção. Você verá apenas as opções Adicionar um estágio e Renomear um estágio disponíveis. Você ainda pode editar os revisores.

Depois de especificar seus revisores, lembre-se de conceder a eles a permissão de função Gerenciamento de Disposição. Para obter mais informações, confira a seção Permissões para disposição nesta página.

Como personalizar mensagens de email para revisão de disposição

Exemplo de notificação padrão por e-mail enviada a um revisor:

Você pode personalizar as mensagens de email que serão enviadas aos revisores de disposição para a notificação inicial e, em seguida, os lembretes. Para esta configuração, pode utilizar o portal do Microsoft Purview ou ainda poderá utilizar os portal de conformidade do Microsoft Purview mais antigos. Consoante o portal que estiver a utilizar:

• Iniciar sessão no portal> do Microsoft PurviewConfigurações>Definições de soluções>Gestão de> RegistosDisposição.

• Inicie sessão no separadorDisposição dasdefinições> degestão> de registos portal de conformidade do Microsoft Purview> Solutions > Records.

Na secção Email notificações para revisões de eliminação, selecione e especifique se pretende utilizar apenas a mensagem de e-mail predefinida ou adicione o seu próprio texto à mensagem predefinida. Seu texto personalizado é adicionado às instruções do email após as informações sobre o rótulo de retenção e antes das instruções das próximas etapas.

O texto para todos os idiomas pode ser adicionado, mas formatação e imagens não são suportadas. URLs e endereços de email podem ser inseridos como texto e, dependendo do cliente de email, exibidos como hiperlinks ou texto não formatado no email personalizado.

Texto de exemplo a ser adicionado:

If you need additional information, visit the helpdesk website (https://support.contoso.com) or send them an email (helpdesk@contoso.com).

Selecione Salvar para salvar as alterações.

Exibir e descartar o conteúdo

Quando um revisor é notificado por e-mail de que o conteúdo está pronto para ser revisto, pode clicar numa ligação no e-mail que os direciona diretamente para a página Disposição da gestão de registos no portal do Microsoft Purview. Lá, os revisadores podem ver quantos itens para cada rótulo de retenção estão aguardando disposição com o Tipo exibindo Disposição pendente. Em seguida, eles devem selecionar um rótulo de retenção e Abrir em uma nova janela para ver todo o conteúdo com esse rótulo:

Na página Disposições pendentes, é possível ver todas as disposições pendentes para esse rótulo. Quando um ou mais itens são selecionados, os usuários podem usar o mini painel de visualização e as guias Fonte, Detalhes e Histórico para inspecionar o conteúdo antes de executar uma ação:

Se você usar a barra de rolagem horizontal ou fechar o mini painel de revisão, verá mais colunas que incluem a data de expiração e o nome do estágio de revisão de disposição.

Como você pode ver na imagem, as ações com suporte são:

• Aprovar descarte:

  • Quando essa ação é selecionada para um estágio provisório da revisão de disposição (você configurou vários estágios): o item passa para o próximo estágio de disposição.
  • Quando esta ação está selecionada para a fase final da revisão da disposição ou existe apenas uma fase de disposição: o item é marcado como elegível para eliminação permanente, o que ocorre no prazo de 15 dias.

• Rotular novamente:

  • Quando esta ação é selecionada, o item sai do processo de revisão de disposição do rótulo original. O item está então sujeito às configurações de retenção do rótulo de retenção recém-selecionado.

• Estender:

  • Quando esta ação é selecionada, a revisão da disposição é efetivamente suspensa até o final do período estendido e, em seguida, a revisão da disposição é acionada novamente a partir do primeiro estágio.

• Adicionar revisores:

  • Quando esta ação é selecionada, o usuário é solicitado a especificar e adicionar outros usuários para revisão.

  Observação

  Esta ação não concede as permissões necessárias automaticamente aos usuários adicionados. Se eles não tiverem essas permissões, não poderão participar da revisão de disposição.

Cada ação executada tem um evento de auditoria correspondente nas Atividades de revisão de disposição do grupo de atividades de auditoria.

Durante o processo de revisão da eliminação, a menos que esteja a utilizar a definição opcional de um período de tempo limite de aprovação automática, o conteúdo nunca sai da localização original e não é marcado para eliminação permanente até que esta ação seja selecionada por um revisor para a fase final ou apenas de eliminação.

Disposição de registros

No separador Gestão de registos main página >Disposição, pode identificar:

• Itens excluídos como resultado de uma revisão de disposição.
• Itens marcados como um registo ou registo regulamentar, mas não marcados para revisão de eliminação e eliminados automaticamente no final do respetivo período de retenção.

Estes itens indicam Registos Eliminados na coluna Tipo . Por exemplo:

Observação

Esta funcionalidade usa informações do log de auditoria unificado e, portanto, requer que a auditoria seja habilitada e pesquisável para que os eventos correspondentes sejam capturados.

Para auditoria de itens excluídos que foram marcados como registros ou registros regulamentares, pesquise Arquivo excluído marcado como registro na categoria Arquivo e atividades de página. Esse evento de auditoria é aplicável a documentos e emails.

Filtrar e exportar os modos de exibição

Quando você seleciona um rótulo de retenção na página Disposição, a guia Disposição pendente (se aplicável) e a guia Itens descartados permitem filtrar os modos de exibição para facilitar a localização de itens.

Para as disposições pendentes, o intervalo de tempo se baseia na data de vencimento. Para itens descartados, o intervalo de tempo se baseia na data de exclusão.

Você pode exportar informações sobre os itens no modo de exibição como um arquivo .csv, que pode ser classificado e gerenciado usando o Excel.