Noções Básicas Sobre Fax na Unificação de Mensagens

 

Aplica-se a: Exchange Server 2010 SP2, Exchange Server 2010 SP3

Tópico modificado em: 2011-08-22

Microsoft A UM (Unificação de Mensagens) do Exchange Server 2010 possibilita a entrega de mensagens de caixa postal nas caixas de correio do Exchange 2010 dos usuários e também permite que os usuários recebam mensagens de fax em suas caixas de correio do Exchange 2010. Na Unificação de Mensagens do Exchange 2010, uma mensagem de fax é enviada à caixa de correio do usuário como uma mensagem de email que possui um arquivo de imagem com a extensão .tif anexada. O usuário pode abrir o arquivo anexado usando um software capaz de abrir e exibir arquivos de imagem que tenham uma extensão .tif. Este tópico discute o envio de fax e como ele funciona na Unificação de Mensagens do Exchange 2010.

Dica

Apesar de a Unificação de Mensagens não permitir que os usuários enviem faxes de saída, várias soluções de terceiros, como um serviço de fax da Internet, um serviço de fax por email ou um aplicativo de servidor de fax de terceiros podem ser usadas para enviar faxes.

Conteúdo

Visão geral do envio de faxes

Métodos de envio de fax

T.38

Visão geral do envio de fax com a Unificação de Mensagens do Exchange 2010

Recebendo faxes de entrada

Métodos de referência de chamada de fax

Configurando fax

Os números de telefone e fax

Registrando no diário os faxes para UM

Visão geral do envio de faxes

Fax é a abreviação da palavra fac-símile. Trata-se de uma tecnologia usada para transferir documentos eletronicamente. Em geral, os faxes são enviados e recebidos por aparelhos de fax ou fax modems de computadores, usando a PSTN (Rede Telefônica Pública Comutada), uma rede telefônica ou baseada em circuitos. No entanto, há outras opções que podem ser usadas para enviar e receber faxes.

A maioria das organizações atuais quer que os usuários possam enviar e receber faxes. Elas utilizam um ou mais dos métodos descritos na lista a seguir para enviar e receber faxes através da PSTN ou da Internet. Há vantagens e desvantagens para cada um desses métodos.

• Aparelhos de fax tradicionais e envio de faxes baseado em computador

• Envio de faxes com o uso de gateways e servidores de fax

• Envio de faxes com o uso de uma rede VoIP (Voice over IP)

• Envio de faxes com o uso de um aplicativo cliente de email

Para enviarem uma mensagem de fax, os usuários de uma organização talvez precisem fazer o seguinte:

• Imprimir uma cópia do documento a ser enviado por fax e usar um aparelho de fax para enviá-la.

• Salvar o documento no computador e usar um fax modem para enviar o fax.

• Usar um serviço de fax da Internet que permita o envio de um documento por fax a partir de um software.

• Enviar um fax de saída para um servidor de fax, usando um software que esteja configurado para usar o servidor de fax.

Para receberem um fax, os usuários de uma organização talvez precisem fazer o seguinte:

• Receber um fax em um aparelho de fax dentro da organização.

• Receber um fax usando um fax modem que esteja instalado no computador.

• Receber um fax de um serviço de fax da Internet.

• Receber um fax de um servidor de fax que esteja configurado em uma rede.

• Receber um fax de um servidor de Unificação de Mensagens em uma rede VoIP.

Métodos de envio de fax

Há várias opções para enviar e receber faxes, incluindo as seguintes:

Aparelhos de fax tradicionais e serviço de fax baseado em computador   Scanners, um fax modem em um computador, uma impressora com recursos internos de fax ou um aparelho de fax dedicado podem ser usados para enviar e receber faxes. Todos eles podem ser usados para transmitir dados sob a forma de pulsos, usando uma linha telefônica, para outro dispositivo de fax, geralmente outro aparelho de fax ou um computador com fax modem. Os pulsos são transformados em imagens ou usados para imprimir a imagem no papel.

O método de fax tradicional exige, pelo menos, uma linha telefônica no dispositivo de envio e recebimento, e apenas um fax pode ser enviado ou recebido de cada vez. Uma desvantagem do envio e recebimento de faxes por fax modem é que o computador precisa estar ligado e o software ou serviço de fax precisa estar em execução. Este tipo de envio de fax baseado em computador não utiliza a Internet para enviar ou receber faxes. A figura a seguir mostra como os serviços de fax tradicional e baseado em computador são usados para enviar e receber faxes.

Envio de fax tradicional e baseado em computador

Gateways ou servidores de fax e serviços de fax da Internet   Há várias maneiras de enviar e receber faxes através da Internet. Entre elas, o uso de um software em um computador ou o uso de um cliente de email para receber faxes. Na maioria dos casos, este tipo de serviço de fax envolve o uso de um servidor ou um gateway de fax para fazer a conversão entre faxes e emails. Esta opção tem se tornado cada vez mais popular porque permite que as organizações retirem ou evitem comprar aparelhos de fax adicionais. Ela também descarta a necessidade da instalação de linhas telefônicas adicionais. Este tipo de serviço de fax envolve a criação de um documento, a inclusão de uma folha de rosto de fax com as informações de identificação corretas e o envio do documento para um aparelho de fax tradicional. Por exemplo, o usuário utiliza um software, como o Microsoft Office Word ou o Outlook para criar e enviar o fax ao gateway ou servidor de fax. O gateway ou servidor de fax recebe o fax e o envia, usando uma linha telefônica tradicional, para um aparelho de fax ou fax modem instalado em um computador. A figura a seguir mostra como os servidores de fax, os gateways de fax e os serviços de fax da Internet podem ser usados para enviar e receber faxes.

Envio de faxes com o uso de gateways e servidores de fax

Os serviços de fax da Internet permitem que um usuário envie faxes pelo computador usando a Internet. Um software, como o Word ou o Outlook, pode ser usado para criar e enviar o fax para um serviço de fax da Internet. Há várias empresas que oferecem serviços de fax da Internet mediante inscrição ou mediante cobrança de uma taxa por mensagem de fax enviada. Os serviços de fax da Internet oferecem as seguintes vantagens:

• Não é preciso ter um aparelho de fax.

• Não é preciso instalar nenhum software nem hardware.

• Não é preciso ter linhas telefônicas dedicadas.

• Confidencialidade.

• Vários faxes podem ser enviados simultaneamente.

• Os faxes podem ser recebidos quando o computador está desligado.

A figura a seguir mostra como os serviços de fax da Internet podem ser usados para enviar e receber faxes.

Serviços de fax da Internet

Envio de faxes com o uso de um aplicativo cliente de email Os faxes podem ser enviados e recebidos por um aparelho de fax via Internet e depois recebidos por um cliente de email como o Outlook.

O protocolo T.37 foi projetado para permitir que um aparelho de fax envie mensagens de fax pela Internet para um cliente de email. Os faxes são enviados pela Internet como um anexo de email, geralmente como arquivos .tif ou .pdf. Nesse tipo de envio de fax, é necessário ter um aparelho de fax compatível com iFax ou T.37, além de um endereço de email para as máquinas de envio e de recebimento de fax. Para trabalhar com aparelhos de fax tradicionais e fax modems existentes, todos os aparelhos de fax T.37 oferecem suporte ao serviço de fax padrão usando uma linha telefônica. No entanto, em alguns casos, os aparelhos de fax T.37 podem ser usados quando um gateway de fax também está sendo usado. A figura a seguir mostra como os aparelhos de fax baseados no T.37 e os clientes de email podem ser usados para enviar e receber faxes.

Enviando fax com email

Envio de fax por rede VoIP VoIP é uma tecnologia que contém hardware e software que permitem que as pessoas usem uma rede baseada em IP como o meio de transmissão para chamadas telefônicas. Em uma rede VoIP, os dados de voz e de fax são enviados em pacotes por meio de IP, em vez de transmissões de circuito tradicionais ou das linhas telefônicas de circuito comutado da PSTN. Um gateway IP que você conecta à rede IP usa o VoIP para enviar pacotes de dados de voz entre um servidor de Unificação de Mensagens do Exchange 2010 e um sistema PBX (central privada de comutação telefônica). Ou é possível usar um PBX IP para realizar as funções de um gateway IP e de um PBX.

Existem dois tipos básicos de redes: de comutação de circuitos e de comutação de pacotes. Uma rede de comutação de circuitos é uma rede em que existe uma conexão dedicada. Uma conexão dedicada é um circuito ou canal que é configurado entre dois nós para que eles possam se comunicar. Depois que uma chamada for estabelecida entre os dois nós, a conexão poderá ser usada somente por esses dois nós. Quando a chamada é encerrada por um dos nós, a conexão é cancelada. Nas redes de comutação de circuitos, como a PSTN, várias chamadas são transmitidas pela mesma mídia de transmissão. Normalmente, a mídia usada na PSTN é de cobre. No entanto, pode-se usar também cabo de fibra óptica.

Nas redes de comutação de pacotes, tal como a Internet ou uma LAN (rede de área local), os pacotes são roteados para seus destinos por meio da rota mais apropriada, mas nem todos os pacotes transmitidos entre dois hosts percorrem a mesma rota, mesmo aqueles provenientes de uma única mensagem. Isso é quase uma garantia de que os pacotes chegarão em horários diferentes e fora de ordem. Em uma rede de comutação de pacotes, os pacotes (mensagens ou fragmentos de mensagens) são roteados individualmente entre nós sobre links de dados que podem ser compartilhados com outros nós. Na comutação de pacotes, ao contrário da comutação de circuitos, várias conexões com nós da rede compartilham a largura de banda disponível. A rede de comutação de pacotes possibilitou a existência da Internet e, ao mesmo tempo, disponibilizou e ampliou as redes de dados, especialmente as redes IP baseadas em LAN e as redes VoIP. A figura a seguir mostra como uma rede VoIP e a Unificação de Mensagens do Exchange podem ser usadas para a entrega de faxes.

Enviando fax em uma rede VoIP

T.38

O T.38 é um protocolo e padrão de fax que habilita o envio de fax por uma rede baseada em IP. Uma rede baseada em IP que utilize o protocolo T.38 usa SMTP e MIME para enviar a mensagem para a caixa de correio de um destinatário. O T.38 permite transmissões de fax por IP para dispositivos de fax habilitados para IP e gateways de fax. Os dispositivos podem incluir hosts baseados em rede IP, como computadores cliente e impressoras. Na Unificação de Mensagens do Exchange 2010, as imagens de fax são documentos separados codificados como arquivos .tif e anexados a uma mensagem de email. Tanto a mensagem de email quanto o anexo do arquivo .tif são enviados para a caixa de correio habilitada para UM do Exchange 2010 do destinatário.

A Unificação de Mensagens do Exchange 2010 conta com os recursos do gateway para traduzir ou converter protocolos TDM (Multiplex de Divisão de Tempo) ou baseados em comutação de circuitos de telefonia, como ISDN (Integrated Services Digital Network) e QSIG, de um PBX para protocolos baseados em IP ou VoIP, como o protocolo SIP, RPT ou T.38 para recebimento de mensagens de fax. O gateway IP é integral para a funcionalidade e a operação da Unificação de Mensagens. O gateway IP é responsável pela detecção de sinais de fax. Os servidores de Unificação de Mensagens dependem do gateway IP para enviar uma notificação de que um fax foi detectado. Em seguida, o servidor de Unificação de Mensagens irá renegociar a sessão de mídia e usar o protocolo T.38.

Visão geral do envio de faxes

Visão geral do envio de fax com a Unificação de Mensagens do Exchange 2010

Na Unificação de Mensagens do Exchange 2010, o usuário recebe as imagens de fax como documentos separados codificados como arquivos de imagem .tif, que são anexados a uma mensagem de email. Tanto a mensagem de email quanto o anexo .tif são enviados para a caixa de correio habilitada para UM do Exchange 2010 do destinatário.

Há várias vantagens no envio de uma mensagem de fax para a caixa de correio do usuário. As vantagens são:

• Você pode reduzir o número de aparelhos de fax.

• O número de linhas telefônicas usadas para o envio de faxes em uma organização pode ser reduzido porque o servidor de Unificação de Mensagens pode enfileirar vários faxes e enviá-los quando uma das linhas telefônicas estiver disponível.

• Os faxes recebidos como arquivo de imagem .tif têm qualidade superior àquela de um fax tradicional. Os faxes de entrada podem ser impressos em uma impressora local ou compartilhada.

• Os faxes enviados para a caixa de correio do usuário são mais seguros porque, se comparados com os faxes impressos, têm menor probabilidade de serem acessados por terceiros.

• Os usuários podem receber faxes sem saírem de suas mesas.

• Os faxes recebidos podem ser monitorados, a fim de assegurar que estão em conformidade com as diretivas de segurança da organização.

Uma só mensagem de fax pode ser enviada para um único usuário habilitado para UM. A Unificação de Mensagens do Exchange 2010 não pode encaminhar mensagens de fax para uma lista de distribuição. Se você precisar ter essa funcionalidade, siga estas instruções:

1. Criar uma caixa de correio para atender à chamada de fax. Esta será a caixa de correio da lista de distribuição.

2. Habilitar a Unificação de Mensagens para a caixa de correio da lista de distribuição.

3. Criar uma regra para essa caixa de correio habilitada para UM. A regra será configurada para encaminhar todas as mensagens à lista de distribuição selecionada.

   Dica

   Se você estiver usando a versão RTM da Unificação de Mensagens do Exchange 2010, pode ser necessário habilitar a detecção de sinal de fax dentro da banda para que o recebimento de fax funcione corretamente com alguns PBXs IP. Para isso, altere a configuração EnableInbandFaxDetection para True no arquivo msexchangeum.config. O arquivo msexchangeum.config está localizado na pasta \Arquivos de Programa\Microsoft\Exchange\V14\bin em um servidor de Unificação de Mensagens do Exchange 2010. Se você não definir essa configuração, os servidores de Unificação de Mensagem dependerão dos gateways IP para detectar o tom de fax dentro da banda.
   Não é necessário alterar a configuração de EnableInbandFaxDetection para True no arquivo msexchangeum.config no Exchange 2010 Service Pack 1 (SP1). Não é necessário habilitar a detecção de tom do fax em um servidor de Unificação de Mensagens com o Exchange 2010 SP1 instalado, pois o Unified Communications Managed API v. 2.0 (UCMA) permite que o servidor de Unificação de Mensagens escute eventos de fax dentro e fora da banda.

Visão geral do envio de faxes

Recebendo faxes de entrada

O recebimento de um fax em uma rede VoIP é diferente do recebimento de um fax em um aparelho de fax padrão ou por meio de um servidor de fax localizado em uma rede baseada em IP. Para permitir que os faxes sejam enviados e recebidos por uma rede VoIP, você precisa ter um gateway IP ou um PBX IP que ofereça suporte para o protocolo T.38 e um servidor que também ofereça suporte para o protocolo T.38. O protocolo T.38 permite transmissões de fax baseadas em IP para hosts baseados em rede IP, por exemplo, computadores cliente, impressoras com recursos internos de fax e servidores, como um servidor de Unificação de Mensagens.

Importante

O envio e o recebimento de fax usando-se T.38 ou G.711 não são compatíveis em um ambiente no qual a Unificação de Mensagens e o Microsoft Office Communications Server 2007 estão integrados.

Quando uma chamada é recebida em um PBX, o PBX encaminha a chamada para o ramal apropriado. Se ocorrer uma chamada não atendida no número de ramal do usuário, o PBX a encaminha para um gateway IP, e este encaminha a chamada de fax para o servidor de Unificação de Mensagens apropriado. Quando a chamada é recebida pelo servidor de Unificação de Mensagens, este servidor precisa decidir se trata de uma chamada de voz ou de fax. Quando o protocolo SIP é usado, o servidor de Unificação de Mensagens processa a chamada como uma mensagem de voz. No entanto, se o protocolo T.38 for usado pelo gateway IP, o servidor de Unificação de Mensagens reconhecerá que a chamada é para um fax e a processará. A Unificação de Mensagens do Exchange 2010 encaminha chamadas de fax de entrada para um servidor parceiro de fax dedicado, que estabelece a chamada de fax com o remetente e o recebe em nome do usuário habilitado para UM. Em seguida, o servidor do parceiro de fax envia o fax incluído como um anexo .tif na mensagem SMTP para a caixa de correio do destinatário.

Quando um sinal de fax T.38 de entrada é enviado do gateway IP para o servidor de UM do Exchange 2010, o servidor de UM consulta o Active Directory usando o protocolo LDAP para determinar se o destinatário desejado da chamada de fax recebida tem permissão para receber mensagens de fax e definir o endereço SIP do servidor parceiro de fax. Uma vez verificado isso, o servidor de UM envia uma solicitação de referência da chamada de fax para o gateway IP ou item de mesmo nível SIP, que encaminha a solicitação de fax para o servidor parceiro de fax. Após o estabelecimento da chamada de fax com êxito, o remetente do fax envia a mídia e dos dados para um servidor parceiro de fax. Após o recebimento da mídia e dos dados do fax pelo servidor parceiro de fax, este envia uma mensagem de email para um servidor Transporte de Hub usando o protocolo SMTP que contenha uma imagem .tif da mensagem de fax e os cabeçalhos X especiais para o destinatário do fax desejado.

Após a autenticação e o envio da mensagem de fax de um servidor parceiro de fax válido, o assistente de caixa de correio de UM no servidor de Caixa de Correio emite uma chamada RPC para o servidor de UM. Com isso, o servidor de UM garante que as propriedades da mensagem de fax correspondam às das mensagens de fax criadas por um servidor de Unificação de Mensagens do Exchange 2010. Por fim, o servidor de UM reenvia a mensagem de fax final, que inclui a mensagem de email e o anexo .tif do fax recebido, para um servidor Transporte de Hub. Em seguida, usando-se RPC MAPI, a versão completa e formatada da mensagem de fax é entregue para o destinatário desejado. A figura a seguir mostra as etapas envolvidas quando um fax de entrada é recebido.

Enviando faxes na Unificação de Mensagens do Exchange 2010

Visão geral do envio de faxes

Métodos de referência de chamada de fax

Uma chamada de fax de entrada pode ser sinalizada para a UM do Exchange 2010 por re-INVITE SIP a partir do gateway ou do item de mesmo nível SIP (gateway de mídia), pela notificação CNG pelo item de mesmo nível SIP ou pela detecção CNG do servidor de UM. As subseções a seguir detalham a referência de chamada de fax em cada caso.

Re-INVITE a partir de um item de mesmo nível SIP

O fluxo de chamadas nesse cenário continua conforme mostra a figura a seguir.

Re-INVITE a partir de um item de mesmo nível SIP

Uma chamada de entrada para um número piloto de UM como um INVITE com um perfil SDP de voz (RTP/áudio) (1). A UM aceita o convite, e os fluxos de mídia são estabelecidos. Após o estabelecimento da chamada, a transmissão de fax é iniciada pelo chamador (2). O item de mesmo nível SIP detecta o tom de chamada de fax (CNG). O item de mesmo nível SIP emite um re-INVITE para o servidor de UM, desta vez especificando um perfil de fax (T.38 ou G.711) no SDP (3). A UM responde o convite com um 200 OK que coloca o item de mesmo nível SIP “em espera” (4). A UM emite um REFER, fazendo referência ao item de mesmo nível SIP (CNG) para o ponto final de uma solução de parceiro de fax, obtida a partir dos dados de configuração (5). O item de mesmo nível SIP envia a sessão de fax INVITE para a solução de parceiro de fax (6). A solução de parceiro de fax aceita o convite, e uma sessão de mídia é estabelecida com o item de mesmo nível SIP.

Notificação CNG por um item de mesmo nível SIP

O fluxo de chamadas nesse cenário continua conforme mostra a figura a seguir.

Notificações de CNG por um item de mesmo nível SIP

Uma chamada de entrada para um número piloto de UM como um INVITE com um perfil SDP de voz (RTP/áudio) (1). A UM aceita o convite, e os fluxos de mídia são estabelecidos. Após o estabelecimento da chamada, a transmissão de fax é iniciada pelo chamador (2). O item de mesmo nível SIP detecta o tom do fax de chamada (CNG). O item de mesmo nível SIP notifica o servidor de UM do fax enviando uma notificação CNG no fluxo do protocolo RTP, compatível com RFC 4733 (3). A UM responde a notificação, emitindo imediatamente um REFER, o que faz referência ao item de mesmo nível SIP para o ponto final de uma solução de parceiro de fax, obtido a partir dos dados de configuração (4). O item de mesmo nível SIP envia a sessão de fax INVITE para a solução de parceiro de fax (5). A solução de parceiro de fax aceita o convite (6), e uma sessão de mídia é estabelecida com o item de mesmo nível SIP.

Detecção da CNG por um servidor da UM

O fluxo de chamadas nesse cenário continua conforme mostra a figura a seguir.

Notificações de CNG por um servidor da UM

Uma chamada de entrada para um número piloto da UM como um INVITE com um perfil SDP de voz (RTP/áudio). A UM aceita o convite, e os fluxos de mídia são estabelecidos (1). Após o estabelecimento da chamada, a transmissão de fax é iniciada pelo chamador (2). O servidor de UM detecta o tom de fax (CNG) no fluxo de áudio RTP (3). A UM responde a notificação, emitindo imediatamente um REFER, o que faz referência ao item de mesmo nível SIP para o ponto final de uma solução de parceiro de fax, obtido a partir dos dados de configuração (4). O item de mesmo nível SIP envia a sessão de fax INVITE para a solução de parceiro de fax (5). A solução de parceiro de fax aceita o convite (6), e uma sessão de mídia é estabelecida com o item de mesmo nível SIP.

Visão geral do envio de faxes

Configurando fax

Por padrão, quando você instala a função de servidor Unificação de Mensagens, o servidor não é configurado para permitir que as chamadas de fax de entrada sejam processadas ou entregues a um usuário habilitado para UM. Para configurar a UM do Exchange 2010 com um servidor parceiro de fax, você deve configurar a diretiva de caixa de correio de UM e a autenticação entre o servidor de UM e o servidor parceiro de fax. Para mais informações, consulte Implantando e configurando o recebimento de faxes.

Os números de telefone e fax

A Unificação de Mensagens do Exchange 2010 oferece as seguintes opções quando está configurando usuários habilitados para UM para receberem faxes:

• Um número de telefone DID (Direct Inward Dial) que é usado com caixa postal.

• Um número de telefone DID separado que é usado para receber faxes.

• Um número da central de fax que receberá todos os faxes.

Um número de telefone DID único

Quando você habilita um usuário para Unificação de Mensagens usando o Assistente de Habilitação de Unificação de Mensagens ou o cmdlet Enable-UMMailbox, precisa especificar, pelo menos, um número de ramal único para o usuário. Esse número de ramal é habilitado por usuário e precisa ser exclusivo dentro de determinado plano de discagem. O ramal é usado pela Unificação de Mensagens para localizar o usuário correto no Active Directory e entregar mensagens de voz e de fax na caixa de correio do Exchange 2010 do usuário. Para mais informações, consulte Enable-UMMailbox.

Nesse cenário, o usuário usará um número DID único para voz e fax. Essa configuração é de fácil administração e não requer outros números DID. Se o usuário estiver ausente ou ao telefone quando receber uma chamada de fax, a UM atenderá a chamada, detectará o sinal de fax, criará a mensagem de fax e irá enviá-la ao usuário.

No entanto, nesse cenário, o usuário pode receber chamadas de aparelhos de fax. O usuário pode:

• Deixar de atender ao telefone quando ele tocar, de modo que a chamada de fax seja encaminhada e atendida por um servidor de Unificação de Mensagens, e a mensagem de fax seja criada e encaminhada para a caixa de correio do usuário.

• Atender a chamada de fax e depois transferi-la para si mesmo, de modo que a chamada será encaminhada e atendida por um servidor de Unificação de Mensagens, e a mensagem de fax será criada e encaminhada para a caixa de correio do usuário.

• Esperar que o chamador tente reenviar o fax e permitir que a chamada de fax seja transferida para um servidor de Unificação de Mensagens.

Em suma, o uso de um número DID único requer que o usuário execute ações adicionais para poder receber faxes.

Visão geral do envio de faxes

Vários números de telefone DID

Quando você habilita um usuário para Unificação de Mensagens, precisa inserir, pelo menos, um número de ramal único para esse usuário. Entretanto, você também pode adicionar vários números de ramais para um usuário habilitado para UM, usando o parâmetro SecondaryAddress com o cmdlet Set-Mailbox. Para mais informações, consulte Set-Mailbox.

Importante

No Exchange 2007 SP1, é possível usar o cmdlet Set-Mailbox ou o Console de Gerenciamento do Exchange para adicionar vários números de ramal. Para mais informações, consulte Modificar um Número de Ramal para um Usuário Habilitado para UM.

A adição de vários números de ramais é útil quando um usuário habilitado para UM:

• Recebe vários faxes

• Não quer perder tempo atendendo ao telefone para receber um fax

• Não quer ouvir um sinal de fax quando alguém atender ao telefone

A adição de vários ramais é mais complexa do que o uso de um único ramal e pode requerer definições de configuração adicionais em um PBX. Para configurar vários números de ramais para um usuário habilitado para UM, você precisa ter números de ramais DID que estejam disponíveis, mas que não estejam sendo usados na organização. Portanto, não é uma boa idéia usar vários números para um usuário habilitado para UM, se a sua organização tiver uma quantidade limitada de números de ramais DID disponíveis.

A vantagem do uso de vários números de telefone DID é que o usuário habilitado para UM receberá as chamadas de voz em um número de ramal DID e as chamadas de fax em outro número de ramal DID. Apesar de isso poder ser mais complexo e exigir etapas de configuração adicionais, o uso de números DID separados para chamadas de caixa postal e de fax é mais fácil para o usuário.

Se você configurar dois números de ramal DID para um usuário específico, esses números poderão ser provenientes de planos de discagem de UM separados. Nesse cenário, você pode criar um plano de discagem, adicionar servidores de Unificação de Mensagens ao plano de discagem e usar um servidor de Unificação de Mensagens como um servidor dedicado que receberá chamadas de fax e encaminhará faxes para os usuários. Para mais informações, consulte Criar um Plano de Discagem da UM.

Você pode utilizar as seguintes opções para configurar vários números de ramal DID para usuários habilitados para UM:

• Vários números DID (um para fax sem Unificação de Mensagens e outro para voz)   Esse tipo de configuração é habilitado por usuário e é usado quando há números de ramal DID extras ou sem uso. Um número de ramal DID é definido como número da caixa postal do usuário, e o outro número de ramal DID é definido como número de fax do usuário. Nesse cenário, as chamadas de voz não atendidas ou atendidas por um sinal de ocupado são encaminhadas para um servidor de Unificação de Mensagens, e uma mensagem de voz é criada e enviada para a caixa de correio do usuário habilitado para UM. O outro número de ramal pode ser conectado a um aparelho de fax ou a outro computador que tenha um fax modem. Apesar de essa configuração ser possível, ela não exige que os servidores de Unificação de Mensagens processem as chamadas de fax, e os faxes não são enviados para a caixa de correio do usuário habilitado para UM.

• Vários números DID (um para fax e outro para voz)   Esse tipo de configuração é habilitado por usuário e pode ser usado quando a organização tiver muitos números de ramal DID disponíveis. Nesse cenário, qualquer um dos dois números de ramal DID cujas chamadas não forem atendidas ou que emitirem sinal de ocupado será encaminhado para um servidor de Unificação de Mensagens que, por sua vez, criará uma mensagem de voz ou de fax, dependendo do número de ramal DID que tiver sido chamado. Apesar do fato de que o usuário definirá um número para voz e outro para fax, o servidor de Unificação de Mensagens detecta o tipo de chamada que está sendo recebida no número de ramal DID e pode criar uma mensagem de voz ou de fax para um dos números de ramal DID. Isso é muito útil quando um usuário não possui um aparelho de fax separado nem um computador dedicado que tenha um fax modem para atender as chamadas de fax de entrada.

• Dois números DID (um ramal "fantasma" para fax e outro para voz)   Esse tipo de configuração é habilitado por usuário. Basicamente, trata-se da mesma configuração que utiliza dois números DID (um para fax e outro para voz). No entanto, nessa configuração, o número definido para chamadas de fax do usuário habilitado para UM é configurado no PBX como um ramal "fantasma". As chamadas de entrada que são recebidas nesse número de ramal DID "fantasma" são sempre encaminhadas para um servidor de Unificação de Mensagens.

  A vantagem desse tipo de configuração é que as chamadas de fax de entrada são atendidas por um servidor de Unificação de Mensagens. Quando ocorre uma chamada não atendida, um fax é criado e encaminhado pelo servidor de Unificação de Mensagens para a caixa de correio do usuário habilitado para UM, sem importunar o usuário. Isso acontece porque não há um telefone nem dispositivo de fax perto do usuário, e o usuário não ouve o toque de uma chamada de entrada.

  As desvantagens desse tipo de configuração são que é preciso ter mais ramais DID à disposição e configurar o PBX para encaminhar a chamada para um servidor de Unificação de Mensagens.

Número da central de fax

Quando você habilita um usuário para Unificação de Mensagens usando o Assistente de Habilitação de Unificação de Mensagens ou o cmdlet Enable-UMMailbox, precisa especificar, pelo menos, um número de ramal único para o usuário. Esse tipo de configuração de fax é definida em cada plano de discagem da Unificação de Mensagens.

Em algumas organizações, especialmente naquelas que recebem vários faxes por dia, talvez seja preciso definir um número de fax para a organização inteira. Esse número de fax seria usado por todos os chamadores quando eles enviassem faxes para os usuários da organização. Esse tipo de configuração é útil nas seguintes situações:

• Um usuário da organização recebe faxes demais na caixa de correio e não consegue gerenciá-los de forma eficaz.

• Um usuário recebe faxes de spam demais na caixa de correio.

• A lógica comercial é demasiadamente complexa para garantir a criação de uma regra de transporte. Esse poderia ser o caso, se a sua organização exigisse que você roteasse determinados faxes para um grupo e outros faxes para outro grupo. Para mais informações, consulte os seguintes tópicos:

  • Noções Básicas Sobre Regras de Transporte

  • Noções Básicas Sobre Como Regras de Transporte São Aplicadas

• A filtragem dos faxes com o uso do Outlook não é eficaz.

A definição de um número de fax para a organização inteira permite controlar os tipos de faxes recebidos pelos usuários. A vantagem dessa configuração é que ela só exige um número de ramal DID ou um número de telefone externo. Além disso, ela não exige um número DID separado para o envio de faxes para cada usuário habilitado para UM. Entretanto, ela exige que uma secretária ou outra pessoa distribua os faxes de entrada aos usuários dentro da organização, com base nas informações incluídas na folha de rosto do fax ou na mensagem de fax propriamente dita.

Dica

O uso de um número de central de fax com OCR (reconhecimento óptico de caracteres) não está disponível na Unificação de Mensagens do Exchange 2010. Esse tipo de configuração pode usar um número de central de fax. No entanto, em vez de o fax precisar ser encaminhado ao destinatário por uma pessoa, o software de fax recebe o fax, faz o OCR e depois tenta localizar o destinatário com base nas informações da folha de rosto ou da mensagem de fax.

Registrando no diário os faxes para UM

Muitas organizações que implementam o registro no diário também podem usar a Unificação de Mensagens para consolidar sua infra-estrutura de email, caixa postal e fax. Entretanto, você pode não querer que o processo de registro no diário gere relatórios das mensagens geradas pela Unificação de Mensagens. Nesse caso, você pode decidir se deseja registrar no diário mensagens de voz e mensagens de notificação de chamada não atendida que são controladas por um servidor de UM do Exchange 2010 ou se deseja ignorar essas mensagens. Se a sua organização não exigir o registro no diário dessas mensagens, você poderá reduzir o espaço em disco exigido para armazenar relatórios de diário, ignorando essas mensagens. Ao habilitar ou desabilitar o registro no diário de mensagens de voz e de notificação de chamada não atendida, a alteração é aplicada a todos os servidores de Transporte de Hub da organização. Para mais informações, consulte Noções Básicas Sobre Registro no Diário.

Dica

As mensagens que contêm faxes gerados por um servidor de UM são sempre registradas no diário, mesmo se você configurar uma regra de diário que especifique para não registrar no diário mensagens de voz e mensagens de notificação de chamada não atendida de UM.

Visão geral do envio de faxes

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