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Orientar o pessoal com tarefas comuns com processos

  • Artigo

 

Publicado: novembro de 2017

Aplicável a: Dynamics 365 (online), Dynamics 365 (on-premises), Dynamics CRM 2013, Dynamics CRM 2015, Dynamics CRM Online, Dynamics CRM 2016

Definir e forçar processos empresariais consistentes é um dos principais motivos que os usuários utilizam o Microsoft Dynamics 365. Os processos consistentes ajudam a garantir que as pessoas usando o sistema possam se focalizar no trabalho e não lembrar de realizar um conjunto de etapas manuais. Esses processos podem ser simples ou complexos e podem ser alterados com o tempo.

O Microsoft Dynamics 365 inclui cinco tipos de processos, cada um criado para uma finalidade diferente:

  • Fluxos do processo empresarial

  • Fluxos de tarefas móveis

  • Fluxos de Trabalho

  • Caixas de Diálogo

  • Ações

Observação

Para informações sobre criação de regras de negócios e recomendações, consulte Crie regras empresários e recomendações para aplicar logica em um formulário

Neste tópico:

Quando usar fluxos do processo empresarial

Quando usar fluxos de tarefas móveis

Quando usar os fluxos de trabalho

Quando usar Diálogos

Quando usar Ações

Onde posso criar os processos?

Quem pode criar processos?

Mais informações sobre fluxos de trabalho, Diálogos e Ações

Quando usar fluxos do processo empresarial

Use o fluxo do processo empresarial quando quiser que o pessoal utilize os mesmos estágios e siga as mesmas etapas para interagir com um cliente. Por exemplo, use um fluxo do processo empresarial se você deseja que todos tratem solicitações de serviço do cliente a mesma maneira ou para exigir a equipe obtenha aprovação para uma fatura antes de enviar um pedido.

O Microsoft Dynamics 365 inclui vários fluxos do processo empresarial prontos para uso tarefas de vendas, serviço e marketing comuns que você pode usar com pouco ou nenhuma alteração necessária. Em alternativa, você pode criar seus próprios. Veja os tópicos a seguir para obter mais informações sobre os fluxos do processo empresarial:

Dica

Se você tiver o Atualização de dezembro de 2016 para Dynamics 365 (online e local), poderá usar o designer de arrastar e soltar para criar seus fluxos do processo empresarial.

Quando usar fluxos de tarefas móveis

Você também pode criar um tipo de fluxo do processo empresarial chamado fluxo de tarefas no Dynamics 365 para telefones ou no Dynamics 365 para tablets com base em tarefas comuns executadas pelos seus usuários. Por exemplo, se eles realizarem regularmente uma série de etapas de acompanhamento após reuniões de clientes, crie um fluxo de tarefas. Ao tocarem na nova tarefa no aplicativo móvel, os usuários serão orientados do começo ao fim para que não esqueçam etapas importantes. Para obter mais informações sobre fluxos de tarefas, consulte os seguintes tópicos:

Dica

Se você tiver o Atualização de dezembro de 2016 para Dynamics 365 (online e local), poderá usar o designer de arrastar e soltar para criar seus fluxos de tarefas.

Quando usar os fluxos de trabalho

Use fluxos de trabalho para automatizar processos empresariais em segundo plano. Os fluxos de trabalho normalmente são iniciados por eventos do sistema, de forma que o usuário não precise estar ciente de que eles estão sendo executados. Os fluxos de trabalho que funcionam em segundo plano são "assíncronos". Os fluxos de trabalho também podem ser configurados para que as pessoas os iniciem manualmente. quando quiser automatizar tarefas comuns, como o envio automático de um e-mail de confirmação para um cliente quando uma ordem é enviada. Os fluxos de trabalho que funcionam em tempo real são "síncronos". Para obter mais informações sobre os fluxos de trabalho, consulte Technet: Processos de fluxo de trabalho.

Quando usar Diálogos

Use um Diálogo quando você tiver um script passo a passo que queira que a equipe leia ao conversar com os clientes. Por exemplo, crie uma caixa de diálogo para conduzir representantes de atendimento ao consumidor em uma ligação do cliente para resolver uma ocorrência. Para obter mais informações sobre Diálogos, consulte TechNet: Diálogos.

Quando usar Ações

Use Ações quando quiser automatizar uma série de comandos no sistema. As Ações expandem o vocabulário disponível para os desenvolvedores expressarem os processos empresariais. Com os principais verbos como Criar, Atualizar, Excluir e Atribuir fornecidos pelo sistema, uma Ação usa estes verbos principais para criar um verbos mais expressivos como Aprovar, Encaminhar, Direcionar ou Agendar. Se a definição de um processo de negócios é alterada, alguém que não seja um desenvolvedor pode editar a Ação para que o código não precise ser alterado. Para obter mais informações sobre Ações, consulte TechNet: Ações.

Onde posso criar os processos?

Há dois caminhos para navegar para os processos no Microsoft Dynamics 365:

  • Configurações>Processos. O caminho mais fácil para acessar e permite usar as exibições definidas para a entidade Processo, inclusive as exibições personalizadas.

  • Configurações > Personalizações > Personalizar o Sistema > Componentes > Processos. Esse caminho oferece acesso quando você estiver fazendo o trabalho de uma das ferramentas de personalização.

Os fluxos de processo empresarial individuais também podem ser editados usando o botão Editar Processo na barra de comandos do formulário onde o fluxo do processo empresarial está ativo.

Quem pode criar processos?

Somente os direitos de acesso Administrador de Sistema, Personalizador de Sistema ou CEO-Gerente Comercial podem criar processos que se apliquem à organização por inteiro. As pessoas com outras funções podem criar processos com nível de acesso limitado. Por exemplo, as pessoas com o nível de acesso de usuário podem criar fluxos de trabalho para seu próprio uso com os registros de sua propriedade.

A tabela a seguir mostra o nível de acesso dos processos baseados nas funções de segurança padrão.

Função de segurança

Nível de acesso

Diretor Executivo - Gerente Comercial

Organização

Administrador do Sistema

Organização

Personalizador de Sistema

Organização

Vice-presidente de Marketing

Pai: Divisões Secundárias

Vice-presidente de Vendas

Pai: Divisões Secundárias

Gerente de serviços do

Unidade de Negócios

Gerente de Marketing

Unidade de Negócios

Gerente de Vendas

Unidade de Negócios

Gerente de Agendamento

Unidade de Negócios

Representante do Serviço de Atendimento ao Consumidor

Usuário

Profissional de Marketing

Usuário

Vendedor

Usuário

Agendador

Usuário

Observação

Quando as pessoas podem criar fluxo de processo empresarial, o fluxo de trabalho em tempo real ou processos de ação, elas precisarão ter os privilégios Ativar Fluxos do Processo Empresarial ou Ativar Processos em Tempo Real para ativá-los.

Mais informações sobre fluxos de trabalho, Diálogos e Ações

Os processos podem verificar condições, aplicar a lógica de ramificação e executar ações. Eles executam essas ações em uma série de etapas. A tabela a seguir descreve as etapas disponíveis no fluxo de trabalho, na caixa de diálogo e nos processos da ação. Para obter mais detalhes, consulte os tópicos para cada tipo de processo.

Etapa

Tipo de processo

Descrição

Estágio

Fluxo de trabalho, caixa de diálogo, ação

Os estágios tornam a lógica do fluxo de trabalho mais fácil de ler e a explicam. No entanto, os estágios não afetam a lógica ou o comportamento dos fluxos de trabalho. Se um processo tiver estágios, todas as etapas no processo deverão estar contidas em um estágio.

Verificar Condição

Fluxo de trabalho, caixa de diálogo, ação

Uma declaração lógica "if-<condition> then".

Você pode verificar os valores do registro no qual o fluxo de trabalho está em execução, qualquer registro vinculado ao registro em um relacionamento N:1 ou qualquer registro criado por etapas anteriores. Com base nesses valores, é possível definir etapas adicionais quando a condição for true.

Ramificação Condicional

Fluxo de trabalho, caixa de diálogo, ação

Uma declaração lógica “else-if-then”, o editor usa o texto “Otherwise, if <condition> then:”

Selecione uma condição de verificação que você definiu anteriormente e é possível adicionar uma ramificação condicional para definir as etapas adicionais quando a condição de verificação retornar false.

Ação Padrão

Fluxo de trabalho, caixa de diálogo, ação

Uma instrução lógica "else". o editor de texto “usando a outra maneira: ”

Selecione uma condição de verificação, ramificação condicional, condição de espera ou ramificação de espera paralela definida anteriormente e é possível usar uma ação padrão para definir as etapas para todos os casos que não correspondem aos critérios definidos nos elementos de condição ou ramificação.

Condição de Espera

Apenas fluxo de trabalho em segundo plano

Habilita um fluxo de trabalho e segundo plano a ser pausado até os critérios definidos pela condição serem correspondentes. O fluxo de trabalho será reiniciado automaticamente quando os critérios da condição de espera forem atendidos.

Ramificação Paralela de Espera

Apenas fluxo de trabalho em segundo plano

Define uma condição de espera alternativa para o fluxo de trabalho em segundo plano com o correspondente conjunto de etapas adicionais que serão realizadas somente quando atendido o critério inicial. Você pode usar ramificações de espera paralelas para criar limites de tempo na sua lógica de fluxo de trabalho. Elas ajudam a evitar que o fluxo de trabalho espere indefinidamente até que os critérios definidos em uma condição de espera sejam atendidos.

Atribuir Valor

Caixa de diálogo, ação

Define um valor para uma variável ou um parâmetro de saída no processo.

Criar Registro

Fluxo de trabalho, caixa de diálogo, ação

Cria um novo registro de uma entidade e atribui valores aos atributos.

Atualizar Registro

Fluxo de trabalho, caixa de diálogo, ação

Você pode atualizar o registro no qual o fluxo de trabalho está em execução, qualquer registro vinculado ao registro em um relacionamento N:1 ou qualquer registro criado por etapas anteriores.

Atribuir Registro

Fluxo de trabalho, caixa de diálogo, ação

Você pode atribuir o registro no qual o fluxo de trabalho está em execução, qualquer registro vinculado ao registro com um relacionamento N:1 ou qualquer registro criado por etapas anteriores.

Enviar e-mail

Fluxo de trabalho, caixa de diálogo, ação

Envia um e-mail. Você pode optar por criar uma nova mensagem de e-mail ou usar um modelo de e-mail configurado para a entidade do registro onde o fluxo de trabalho está sendo executado ou qualquer entidade com um relacionamento N:1 com a entidade ou a entidade de qualquer registro criado pelas etapas anteriores.

Iniciar Fluxo de Trabalho Secundário

Fluxo de trabalho, caixa de diálogo, ação

Inicia um processo do fluxo de trabalho que foi configurado como um fluxo de trabalho secundário.

Alterar Status

Fluxo de trabalho, caixa de diálogo, ação

Alterações no status do registro que os processos estão em execução, qualquer registro vinculado ao registro com um relacionamento N:1 ou qualquer registro criado por etapas anteriores.

Parar Fluxo de Trabalho/Parar caixa de diálogo

Fluxo de trabalho, caixa de diálogo, ação

Para o fluxo de trabalho atual, a caixa de diálogo ou a ação. Você pode definir o status de Com Êxito ou Cancelado e especificar uma mensagem de status.

Página

Caixa de diálogo

Um recipiente para solicitação e etapas de resposta em uma caixa de diálogo.

Solicitação e Resposta

Caixa de diálogo

Exibe um aviso em uma página de caixa de diálogo e pode fornecer um campo para capturar dados de uma resposta.

Consulta de dados do Dynamics 365

Diálogo

Define uma consulta que retorna dados para fornecer opções para uma resposta em uma etapa de solicitação e resposta de uma caixa de diálogo.

Vincular Diálogo Secundário

Caixa de diálogo

Inicia um processo da caixa de diálogo que foi configurado como uma caixa de diálogo secundária.

Etapa personalizada

Fluxo de trabalho, caixa de diálogo, ação

Fornece extensões aos elementos lógicos disponíveis por padrão no Dynamics 365. As etapas podem incluir condições, ações, outras etapas ou uma combinação desses elementos. Os desenvolvedores podem criar etapas do fluxo de trabalho personalizado. Por padrão, não há nenhuma etapa personalizada disponível no Dynamics 365. Para obter mais informações para desenvolvedores, consulte o tópico do SDK do Microsoft Dynamics 365MSDN: Atividades do fluxo de trabalho personalizado (assemblies do fluxo de trabalho).

Confira Também

Visão geral dos fluxos do processo empresarial
Criar um fluxo do processo empresarial
Criar um fluxo de tarefas móvel
TechNet: Processos de fluxo de trabalho
TechNet: Diálogos
TechNet: Ações