Principais tarefas: criar e processar os planos de orçamento

Artigo
08/03/2018

Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2

Este tópico explica como criar manualmente um plano de orçamento. Para obter informações sobre como gerar automaticamente um plano de orçamento de outro plano de orçamento, da contabilidade, dos ativos fixos ou das posições de previsão, consulte Gerar planos de orçamento a partir das informações de origem.

Um plano de orçamento é um documento que contém um cabeçalho, linhas do plano de orçamento e detalhes de linha. Quando você cria um plano de orçamento, ele recebe automaticamente um número de documento exclusivo e seu nome é exibido no campo Preparador do plano de orçamento. O processo de planejamento de orçamento e o centro de responsabilidade do preparador determinam a hierarquia da organização e o fluxo de trabalho do planejamento de orçamento para o plano de orçamento. Após concluir o preparo de um plano de orçamento, envie-o para o fluxo de trabalho. Então, o plano de orçamento, juntamente com as planilhas, justificações e anexos, é roteado automaticamente na sua organização para revisão e aprovação.

Observação

O procedimento para concluir essa tarefa foi alterado para a atualização cumulativa 7 ou posterior do Microsoft Dynamics AX 2012 R2. O procedimento atualizado também se aplica ao AX 2012 R3. Para obter mais informações, consulte a seção posteriormente neste tópico.

Recomendamos que você use Management Reporter do Microsoft Dynamics ERP para criar, fazer manutenção, implantar e exibir os relatórios financeiros que incluem dados de planejamento de orçamento. Management Reporter permite criar relatórios financeiros com base nas contas contábeis e dimensões financeiras, fazer busca detalhada do nível de detalhes de transação e usar a exibição de relatório baseada em web. Para obter mais informações sobre como imprimir relatórios financeiros usando o Management Reporter, consulte Verificação de Gerenciamento para o ERP do Microsoft Dynamics.

Você pode usar Management Reporter para relatar sobre dados de planejamento de orçamento somente se tiver o pacote cumulativo de atualizações 4 ou posterior para Management Reporter 2012 instalado.

O que você deseja fazer?

Saiba mais sobre…

Criar um plano de orçamento

Criar um plano de orçamento associado

Adicionar ou alterar linhas de plano de orçamento e detalhes de linha

Use as planilhas e justificações nos planos de orçamento

Adicionar posições de previsão às linhas do plano de orçamento

Enviar um plano de orçamento para o fluxo de trabalho

Localizar ajuda do formulário

Localizar tarefas relacionadas

Saiba mais sobre…

Clique nesses links para encontrar mais informações sobre os conceitos que são abordados neste tópico.

Visão geral do planejamento de orçamento

Sobre a configuração do planejamento de orçamento

Sobre planos de orçamento

Criar um plano de orçamento

Antes de criar um plano de orçamento, um processo de planejamento de orçamento deve estar ativo. Cada processo de planejamento de orçamento está associado a um ciclo orçamentário, uma razão e uma organização de orçamento. Como um preparador do plano de orçamento, você deve fazer parte de um grupo de usuários de planejamento de orçamento ou você deve ser um trabalhador em um centro de responsabilidade de uma hierarquia da organização de orçamento.

Clique em Orçamento > Comum > Planos de orçamento > Todos os planos de orçamento. (Em Painel de Ação, no grupo de Novo, clique em Plano de orçamento).
Insira ou selecione informações nos campos a seguir e então clique em Criar:
- Processo de planejamento de orçamento – selecione um processo de planejamento ativo de orçamento.
- Centro de responsabilidade - selecione o centro de responsabilidade do plano de orçamento Por padrão, o centro de responsabilidade é exibido.
- Plano pai de orçamento – especifique o plano de orçamento principal, caso haja um plano de orçamento principal.
- Preparador do plano de orçamento – selecione o nome do usuário que prepara o plano de orçamento. Por padrão, o nome é exibido.
- Grupo de usuários de planejamento do orçamento – para usuários que estejam fora da organização de orçamento atribuída ao processo de planejamento de orçamento, selecione o grupo de usuários cujos membros precisam de acesso ao plano de orçamento.
  
  Iniciando com o atualização cumulativa 7 do Microsoft Dynamics AX 2012 R2, você pode selecionar um grupo de usuários neste campo somente se a caixa de seleção Permitir acesso aos planos de orçamento por grupo de usuários estiver marcada no formulário Configuração de planejamento de orçamento.
- Número do documento – o número de identificação exclusivo do plano de orçamento.
- Plano de orçamento – insira um nome descritivo para o plano de orçamento.
- Prioridade do plano de orçamento – selecione a prioridade do plano de orçamento, caso a sua organização avalie planos de orçamento por prioridade.

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Criar um plano de orçamento associado

Antes de criar um plano de orçamento associado, o processo de planejamento de orçamento selecionado deve ser configurado para planos associados de orçamento. Além disso, a hierarquia da organização de orçamento deve ter pelo menos dois níveis. A caixa de seleção Associar planos de orçamento para a fase de planejamento de orçamento atual deve ser marcada para as regras da fase de planejamento de orçamento no formulário Processo de planejamento de orçamento.

Clique em Orçamento > Comum > Planos de orçamento > Todos os planos de orçamento. (Em Painel de Ação, no grupo de Novo, clique em Associar plano).
Insira ou selecione informações nos campos a seguir e então clique em Criar:
- Processo de planejamento de orçamento – especifique o processo de planejamento de orçamento para o plano principal.
- Centro de responsabilidade - selecione o centro de responsabilidade do plano de orçamento Por padrão, o centro de responsabilidade é exibido.
- Plano pai de orçamento – especifique o nome do plano de orçamento principal.
- Preparador do plano de orçamento – selecione o nome do usuário que prepara o plano de orçamento. Por padrão, o nome é exibido.
- Grupo de usuários de planejamento do orçamento – para usuários que estejam fora da organização de orçamento atribuída ao processo de planejamento de orçamento, selecione o grupo de usuários cujos membros precisam de acesso ao plano de orçamento.
  
  Iniciando com o atualização cumulativa 7 do Microsoft Dynamics AX 2012 R2, você pode selecionar um grupo de usuários neste campo somente se a caixa de seleção Permitir acesso aos planos de orçamento por grupo de usuários estiver marcada no formulário Configuração de planejamento de orçamento.
- Número do documento – o número de identificação exclusivo do plano de orçamento.
- Plano de orçamento – insira um nome descritivo para o plano de orçamento.
- Prioridade do plano de orçamento – selecione a prioridade do plano de orçamento, caso a sua organização avalie planos de orçamento por prioridade.

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Adicionar ou alterar linhas de plano de orçamento e detalhes de linha

Para poder adicionar ou alterar linhas do plano de orçamento, o processo de planejamento de orçamento que você selecionou ao criar o plano de orçamento, deverá ser configurado de forma que as linhas do plano de orçamento possam ser adicionadas e alteradas. As caixas de seleção Adicionar linhas e Modificar linhas para o estágio de planejamento de orçamento atual deve ser marcada para as regras do estágio de planejamento de orçamento no formulário Processo de planejamento de orçamento.

Clique em Orçamento > Comum > Planos de orçamento > Todos os planos de orçamento. Clique duas vezes em um plano de orçamento existente ou crie um novo plano de orçamento.
Na lista Filtrar por cenário, selecione um cenário. As opções de Restrições ao cenário no formulário Configuração de planejamento de orçamento determinam a exibição e editam o acesso para cada cenário do plano de orçamento. Se o botão Adicionar linha não estiver disponível, selecione um cenário diferente.
(Na grade Linhas do plano de orçamento, clique em Adicionar linha).

Quando você adiciona uma linha a um cenário do plano de orçamento, a linha é adicionada somente ao cenário no plano de orçamento atual.
Selecione uma estrutura de conta e adicione os valores de dimensão.
Exiba ou faça as alterações necessárias nas informações nos campos restantes, como Data de efetivação e Classe de orçamento. Então, insira a unidade ou as informações monetária.
Para alocar os valores de orçamento para as linhas selecionadas, clique em Distribuir orçamento. Em seguida, insira ou selecione informações nos campos exibidos a seguir:
- Método de alocação – selecione um destes métodos de alocação:
  - Alocar entre períodos – aloque as linhas do plano de orçamento desde o cenário do plano de orçamento de origem nos períodos do cenário de destino. Selecione a chave de alocação de período no campo Chave de período.
  - Alocar para dimensões – aloque as linhas do plano de orçamento desde o cenário do plano de orçamento de origem nas dimensões financeiras do cenário de destino. Selecione a condição de alocação de orçamento no campo Condição de alocação.
  - Agregar – agregue as linhas do plano de orçamento do cenário do plano de orçamento de origem nos planos de orçamento associados ao cenário de destino no plano de orçamento principal.
  - Distribuir – distribua as linhas do plano de orçamento do cenário do plano de orçamento de origem no plano de orçamento principal ao cenário de destino nos planos de orçamento associados.
  - Usar regras de alocação do razão – Iniciando com o atualização cumulativa 7 do Microsoft Dynamics AX 2012 R2, você pode usar as regras de alocação do razão para as linhas do plano de orçamento. Distribua as linhas do plano de orçamento do cenário do plano de orçamento de origem ao cenário do plano de orçamento de destino de acordo com a regra de alocação do razão selecionada. Selecione uma regra de alocação do razão no campo Regra de alocação.
- Cenário do plano de orçamento (no grupo de campos Origem) – Se você tiver selecionado o método de alocação Agregar ou Usar regras de alocação do razão, selecione o cenário de origem. Se você não selecionou Agregar, a origem será o cenário do plano de orçamento que você selecionou na lista Filtrar por cenário.
- Cenário do plano de orçamento (no grupo de campos Destino) – se você selecionou qualquer método de alocação, exceto Agregar, selecione o plano de orçamento de destino. Se você selecionou Agregar, o destino será o cenário do plano de orçamento que você selecionou na lista Filtrar por cenário.
- Multiplicar por – insira um valor pelo qual multiplicar valores de moeda ou quantidades das linhas selecionadas.
Para adicionar posições de previsão, clique em Selecionar as previsões de posições para abrir o formulário Selecionar as previsões de posições. Para obter informações sobre como adicionar posições de previsão, consulte "Adicionar posições de previsão a linhas do plano de orçamento", posteriormente neste tópico.
Opcional: clique em Detalhes da linha e então insira ou selecione informações nos campos a seguir:
- ID do projeto ou Projeto proposto – selecione um projeto existente ou um projeto proposto para a linha de orçamento.
- Número do ativo fixo ou Ativo proposto – selecione um ativo existente ou um ativo proposto para a linha de orçamento.
- Cargo – selecione uma posição de previsão para a linha de orçamento.
- É recorrente – marque essa caixa de seleção se a linha de orçamento ocorrer em todos os anos.
- Nova solicitação – marque essa caixa de seleção se a linha de orçamento for uma solicitação nova.
- Comentário – insira uma descrição ou um comentário para a linha do plano de orçamento.
No Painel de Ações, clique em Atualizar para atualizar o formulário.

Para trabalhar com as planilhas ou justificações, continue ao procedimento a seguir.

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Use as planilhas e justificações nos planos de orçamento

Microsoft Dynamics AX pode ser integrado a Microsoft Word e Microsoft Excel usando Suplementos do Office para Microsoft Dynamics AX. Os usuários podem criar justificações Word e planilhas Excel vinculadas dinamicamente às tabelas em Microsoft Dynamics AX. A integração com o Suplementos do Office deve ser configurada antes que os usuários possam usar o Suplementos do Office para criar arquivos.

O autor de um modelo cria modelos para as planilhas e justificações. Os modelos contêm campos dos planos de orçamento. As planilhas e justificações criadas usando os modelos contêm os dados do plano de orçamento no qual você está trabalhando.

Cada plano de orçamento tem um modelo de justificação que você pode usar para criar documentos de justificação para aquele plano de orçamento. Cada fase do planejamento de orçamento pode ter um modelo diferente que você pode usar para criar planilhas para o estágio. Quando você salva a justificação ou a planilha, ela passa a ser um anexo do plano de orçamento.

Quando você cria uma justificação, você pode adicionar informações para oferecer suporte ao plano de orçamento. Quando você rotear a justificação e o plano de orçamento para revisão e aprovação, os revisores poderão adicionar comentários e usar o controle de alterações para acrescentar informações à justificação.

Quando você cria uma planilha, você pode importar os dados de vários cenários, analisá-los, alterá-los e publicá-los de volta ao plano de orçamento.

Para obter mais informações, consulte Criar modelos do plano de orçamento manualmente.

Importar, alterar e publicar dados do plano de orçamento usando planilhas

No formulário Plano de orçamento, no Painel de Ações, clique em Planilha. As informações são exportadas para a planilha.
No Excel, é possível analisar, atualizar os valores na planilha e gerar gráficos deles. Na guia Dynamics AX, clique em Publicar para importar as informações atualizadas de volta para o plano de orçamento.
Em Microsoft Dynamics AX, no Painel de Ação, clique em Atualizar para atualizar o formulário.

Criar justificações para planos de orçamento

No formulário Plano de orçamento, no Painel de Ações, clique em Justificativa.
Use os recursos do Word para adicionar e formatar informações.
Salve o arquivo e feche o Word.

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Adicionar posições de previsão às linhas do plano de orçamento

Você pode selecionar posições de previsão específicas para adicionar valores de orçamento para pessoal às linhas do plano de orçamento. Esses valores de orçamento incluem salário, benefícios e as contagens de equivalentes de tempo integral (FTEs). Para obter informações sobre os orçamentos para posições de previsão, consulte Principais tarefas: previsão de posições. Para obter informações sobre como gerar automaticamente um plano de orçamento de todas as posições de previsão, consulte Gerar plano de orçamento da previsão de posições (formulário).

Clique em Orçamento > Comum > Planos de orçamento > Todos os planos de orçamento. (Em Painel de Ação, no grupo de Novo, clique em Plano de orçamento).
Insira ou selecione as informações do cabeçalho, como o processo de planejamento do orçamento e o centro de responsabilidade. Clique em Criar.
Na lista Filtrar por cenário, selecione um cenário que inclua a unidade de medida Monetária.
Clique em Adicionar linha e insira ou selecione as informações da linha.
Para adicionar uma posição de previsão para a linha do plano de orçamento, clique em Detalhes da linha e selecione uma posição de previsão na lista Cargo.
Para adicionar várias posições de previsão à linha do plano de orçamento, siga estas etapas:
1. Clique em Selecionar as previsões de posições.
2. Filtre as posições selecionando um valor Departamento e, opcionalmente, um valor Data da última modificação.
3. Marque as caixas de seleção ao lado das posições a serem adicionadas e clique em Adicionar para adicionar as posições à grade de seleção.
  
  Dica
  
  No campo Fator na grade de seleção, você poderá alterar o fator. Por exemplo, para posições de meio expediente, altere 1,0 para 0,50.
4. Para gerar uma contagem FTE, selecione um cenário do plano de orçamento FTE e uma conta principal FTE. O cenário FTE deve ter uma unidade de medida de Quantidade.
5. Clique em Gerar.

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Enviar um plano de orçamento para o fluxo de trabalho

Para enviar um plano de orçamento para o fluxo de trabalho, você deve ser o preparador ou um membro do grupo de usuários do planejamento de orçamento atribuído ao plano de orçamento. Antes de enviar o plano de orçamento, todos os campos obrigatórios devem ser inseridos e o plano de orçamento deve conter pelo menos um item de linha. O plano de orçamento também deve ter um status Rascunho.

Para obter mais informações sobre como configurar o fluxo de trabalho para planos de orçamento, consulte Configurar fluxos de trabalho de Orçamento.

Clique em Orçamento > Comum > Planos de orçamento > Planos de orçamento preparados por mim.
Selecione o plano de orçamento para enviar ao fluxo de trabalho.
Na barra de mensagens do fluxo de trabalho, clique em Enviar.
No campo Comentário que é exibido, insira um comentário e clique em Enviar.
Para cancelar plano de orçamento enviado ao fluxo de trabalho, na barra de mensagens do fluxo de trabalho, clique em Ações > Cancelar.
Para exibir o histórico do fluxo de trabalho para plano de orçamento enviado ao fluxo de trabalho, na barra de mensagens do fluxo de trabalho, clique em Ações > Exibir histórico.