Configurar fluxos de trabalho de Orçamento

Artigo
08/03/2018

Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Algumas organizações exigem que documentos de orçamento, como entradas do registro de orçamento e reservas gerais de orçamento, sejam aprovados por um usuário diferente daquele que os inseriu. Para configurar um processo de aprovação, é possível criar um fluxo de trabalho de orçamento. Você também pode configurar outros processos para atualizar os saldos do orçamento sem intervenção do usuário ou para que um usuário reveja as informações em um documento do orçamento.

Um fluxo de trabalho representa um processo comercial. Ele define como um documento flui pelo sistema e indica quem deve concluir uma tarefa ou aprovar um documento. O uso do sistema de fluxo de trabalho em sua organização traz vários benefícios:

Processos consistentes — você pode definir o processo de aprovação de documentos específicos, como requisições de compra e relatórios de despesas. O uso desse sistema ajuda a garantir que os documentos sejam processados e aprovados de maneira consistente e eficiente.
Visibilidade do processo — você pode rastrear o status, o histórico e as métricas de desempenho de uma instância específica do fluxo de trabalho. Isso ajuda a determinar se alterações devem ser feitas no fluxo de trabalho para aumentar a eficiência.
Lista de trabalho centralizada — os usuários podem exibir uma lista de trabalho centralizada para ver as tarefas do Fluxo de Trabalho e as aprovações atribuídas a elas. Essa lista de trabalho está disponível nas páginas dos Centros de Funções no cliente Microsoft Dynamics AX e no Portal Empresarial.

Fluxos de trabalho de orçamento

Use essas informações para configurar e habilitar as configurações de fluxo de trabalho para documentos de orçamento. Com base no tipo de documento, você pode exigir aprovação manual, aprovação do fluxo de trabalho ou nenhuma aprovação.

Se você configurar um fluxo de trabalho para as entradas da conta de orçamento, o fluxo de trabalho deve estar contido em outro fluxo de trabalho para as entradas do registro de orçamento. Se todas as entradas da conta de orçamento em uma entrada do registro de orçamento puderem ser aprovadas como o grupo, você poderá usar um Fluxo de trabalho de entrada de registro de orçamento. Se as linhas de entrada da conta de orçamento exigirem aprovações de fluxo de trabalho diferentes, você deverá usar um Fluxo de trabalho de entrada de conta de orçamento para criar diferentes configurações de fluxo de trabalho. Por exemplo, você pode usar uma configuração Fluxo de trabalho de entrada de conta de orçamento para revisar e aprovar um valor maior e outra configuração Fluxo de trabalho de entrada de conta de orçamento para revisar e aprovar um valor menor.

Você pode associar fluxos de trabalho da entrada do registro de orçamento com qualquer um dos códigos de orçamento que foram configurados para identificar os tipos de orçamento. Depois de atribuir um fluxo de trabalho a um código de orçamento, todas as entradas do registro de orçamento que usam esse código de orçamento exigirão aprovação do fluxo de trabalho para que você possa atualizar os saldos do orçamento. Para obter mais informações, consulte Definir códigos de orçamento.

Depois de criar uma configuração de fluxo de trabalho para um documento de orçamento, os controles adicionais serão exibidos na parte superior do formulário quando o documento for salvo. Esses controles incluem uma barra de informações amarela e um botão Enviar ou um menu Ações. Para obter mais informações, consulte Enviar um documento e Ações de fluxo de trabalho.

Observação

Alguns botões do formulário Entrada de registro de orçamento não estarão disponíveis quando uma entrada do registro de orçamento for enviada para aprovação do fluxo de trabalho. Quando a entrada do registro de orçamento ou a entrada da conta de orçamento forem aprovadas, as opções nos menus Atualização e Transferir estarão disponíveis. Outros controles e campos no formulário podem não estar disponíveis. Se você alterar uma entrada do registro de orçamento que foi aprovada, a entrada do registro de orçamento deve ser reenviada para o fluxo de trabalho. Não é possível alterar uma entrada do registro de orçamento depois de atualizar os saldos do orçamento.

Para obter uma visão geral do fluxo de trabalho em Microsoft Dynamics AX, consulte Visão geral do sistema do fluxo de trabalho e Conceitos de fluxo de trabalho.

Você pode usar aprovações do fluxo de trabalho para os tipos de documento de orçamento a seguir.

Item de menu de orçamento	Tipo de documento
Planos de orçamento Observação Este controle só estará disponível se o Microsoft Dynamics AX 2012 R2 ou AX 2012 R3 estiver instalado.	Plano de orçamento
Entrada de registro de orçamento	Entrada de registro de orçamento
Entradas de conta de orçamento	Entrada da conta de orçamento
Commitments	Compromisso
General budget reservations	Reserva de orçamento geral

Novo ou alterado para Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 R3, e o hotfix KB3047235 para reserva geral de orçamento

Você deve configurar fluxos de trabalho de orçamento para planos de orçamento antes de configurar um processo de planejamento de orçamento. A configuração do fluxo de trabalho do plano de orçamento que você configura é usada para enviar planos de orçamento e suas planilhas e justificativas para revisão e aprovação em cada fase do processo de planejamento do orçamento. O processo de planejamento do orçamento define a ordem das fases de planejamento do orçamento e associa o processo com uma hierarquia organizacional de orçamento. Ao configurar o fluxo de trabalho, você pode atribuir usuários a uma tarefa de fluxo de trabalho com base na organização do orçamento, na função de segurança ou no grupo de usuários.

Ao configurar um processo de planejamento do orçamento, você associa um ID de fluxo de trabalho do orçamento com cada fluxo de trabalho de planejamento do orçamento. Após o plano do orçamento ser enviado para o fluxo de trabalho e um usuário finalizar a atribuição, o plano do orçamento passa para a próxima fase de planejamento do orçamento usando o elemento de transição da fase na configuração de fluxo de trabalho do orçamento.

Os tipos de fluxo de trabalho que você pode criar

A tabela a seguir lista os tipos de fluxos de trabalho que podem ser criados em Orçamento.

Tipo	Use esse tipo para isso
Fluxos de trabalho do plano de orçamento Observação Este controle só estará disponível se o Microsoft Dynamics AX 2012 R2 ou AX 2012 R3 estiver instalado.	Crie revisão e aprovação de fluxos de trabalho para planos do orçamento. Fluxos de trabalho do plano de orçamento devem conter um elemento de transição da fase para cada transição que mover um plano do orçamento para a próxima fase do planejamento do orçamento. Por exemplo, um fluxo de trabalho para um processo de planejamento de orçamento de três fases requer dois elementos de transição da fase para conectar os três elementos de aprovação associados às três fases do planejamento de orçamento. Para obter mais informações, consulte “Fluxos de trabalho” em Sobre a configuração do planejamento de orçamento. Aprovar plano de orçamento – Crie um elemento de aprovação para planos de orçamento. Ativar plano de orçamento associado – Crie uma tarefa automatizada para ativar o plano do orçamento associado a um plano principal de orçamento. Plano de orçamento da transição de fases – Crie uma tarefa automatizada para executar uma transição de fase para um plano de orçamento. Alocação de fase do planejamento de orçamento – Crie uma tarefa automatizada para executar uma alocação da fase de planejamento do orçamento que use a agenda de alocação para uma previsão do cenário do plano de orçamento. Controles de fluxo – Crie elementos do fluxo de trabalho padrão para ramificar decisões e atividades. Revisar planos de orçamento associados que estejam concluídos – Crie uma tarefa para que um usuário examine os planos de orçamento concluídos associados a um plano de orçamento principal. Revisar plano de orçamento – Crie uma tarefa para que um usuário examine planos de orçamento.
Fluxo de trabalho de entrada de conta de orçamento	Crie fluxos de trabalho de revisão e aprovação para entradas da conta de orçamento. Use o elemento Fluxo de trabalho de entrada de conta de orçamento para incluir fluxos de trabalho de entrada da conta de orçamento em um fluxo de trabalho de entrada do registro de orçamento. Este tipo de fluxo de trabalho contém elementos do fluxo de trabalho padrão e elementos que você pode usar para entradas da conta de orçamento: Aprovar entrada de conta de orçamento – Crie um elemento de aprovação para entradas da conta de orçamento. Controles de fluxo – Crie elementos do fluxo de trabalho padrão para ramificar decisões e atividades. Examinar entrada de conta de orçamento – Crie uma tarefa para que um usuário examine a precisão de uma entrada da conta de orçamento.
Fluxo de trabalho de entrada de registro de orçamento	Crie fluxos de trabalho de revisão e aprovação para entradas do registro de orçamento. Este tipo de fluxo de trabalho contém elementos do fluxo de trabalho padrão e elementos que você pode usar para fluxos de trabalho de entrada do registro de orçamento: Aprovar entrada de registro de orçamento – Crie um elemento de aprovação para entradas do registro de orçamento. Atualizar registro de orçamento de saldos de orçamento – Crie uma tarefa automatizada para atualizar os saldos do orçamento. Controles de fluxo – Crie elementos do fluxo de trabalho padrão para ramificar decisões e atividades. Fluxo de trabalho de entrada de conta de orçamento – Inclua um tipo de Fluxo de trabalho de entrada de conta de orçamento. Examinar entrada de registro de orçamento – Crie uma tarefa para que um usuário examine a precisão de uma entrada do registro de orçamento.
Commitments approval	Crie fluxos de trabalho de aprovação para compromissos. Após configurar e ativar um fluxo de trabalho de compromisso, todos os compromissos devem usá-lo. Este tipo de fluxo de trabalho contém elementos do fluxo de trabalho padrão e elementos que você pode usar para fluxos de trabalho de aprovação do compromisso: Commitment approval – Criar um elemento de aprovação para compromissos. Controles de fluxo – Crie elementos do fluxo de trabalho padrão para ramificar decisões e atividades. Commitment task – Crie uma tarefa para que um usuário examine a precisão de um compromisso.
General budget reservations	Crie fluxos de trabalho de aprovação para reservas gerais de orçamento. Depois de você configurar o fluxo de trabalho, você deve atribuí-lo a um tipo de reserva para usá-lo. Todas as reservas de orçamento geral do mesmo tipo usam o mesmo fluxo de trabalho. Este tipo de fluxo de trabalho contém elementos do fluxo de trabalho padrão e elementos que você pode usar para fluxos de trabalho de aprovação da reserva de orçamento geral: Commitment approval – Crie um elemento de aprovação para reservas de orçamento geral. Controles de fluxo – Crie elementos do fluxo de trabalho padrão para ramificar decisões e atividades. Commitment task – Crie uma tarefa para que um usuário examine a precisão de uma reserva de orçamento geral.

Fluxos de trabalho do plano de orçamento

Observação

Este controle só estará disponível se o Microsoft Dynamics AX 2012 R2 ou AX 2012 R3 estiver instalado.

Crie revisão e aprovação de fluxos de trabalho para planos do orçamento. Fluxos de trabalho do plano de orçamento devem conter um elemento de transição da fase para cada transição que mover um plano do orçamento para a próxima fase do planejamento do orçamento. Por exemplo, um fluxo de trabalho para um processo de planejamento de orçamento de três fases requer dois elementos de transição da fase para conectar os três elementos de aprovação associados às três fases do planejamento de orçamento. Para obter mais informações, consulte “Fluxos de trabalho” em Sobre a configuração do planejamento de orçamento.

Aprovar plano de orçamento – Crie um elemento de aprovação para planos de orçamento.
Ativar plano de orçamento associado – Crie uma tarefa automatizada para ativar o plano do orçamento associado a um plano principal de orçamento.
Plano de orçamento da transição de fases – Crie uma tarefa automatizada para executar uma transição de fase para um plano de orçamento.
Alocação de fase do planejamento de orçamento – Crie uma tarefa automatizada para executar uma alocação da fase de planejamento do orçamento que use a agenda de alocação para uma previsão do cenário do plano de orçamento.
Controles de fluxo – Crie elementos do fluxo de trabalho padrão para ramificar decisões e atividades.
Revisar planos de orçamento associados que estejam concluídos – Crie uma tarefa para que um usuário examine os planos de orçamento concluídos associados a um plano de orçamento principal.
Revisar plano de orçamento – Crie uma tarefa para que um usuário examine planos de orçamento.

Fluxo de trabalho de entrada de conta de orçamento

Crie fluxos de trabalho de revisão e aprovação para entradas da conta de orçamento. Use o elemento Fluxo de trabalho de entrada de conta de orçamento para incluir fluxos de trabalho de entrada da conta de orçamento em um fluxo de trabalho de entrada do registro de orçamento.

Este tipo de fluxo de trabalho contém elementos do fluxo de trabalho padrão e elementos que você pode usar para entradas da conta de orçamento:

Aprovar entrada de conta de orçamento – Crie um elemento de aprovação para entradas da conta de orçamento.
Controles de fluxo – Crie elementos do fluxo de trabalho padrão para ramificar decisões e atividades.
Examinar entrada de conta de orçamento – Crie uma tarefa para que um usuário examine a precisão de uma entrada da conta de orçamento.

Fluxo de trabalho de entrada de registro de orçamento

Crie fluxos de trabalho de revisão e aprovação para entradas do registro de orçamento.

Este tipo de fluxo de trabalho contém elementos do fluxo de trabalho padrão e elementos que você pode usar para fluxos de trabalho de entrada do registro de orçamento:

Aprovar entrada de registro de orçamento – Crie um elemento de aprovação para entradas do registro de orçamento.
Atualizar registro de orçamento de saldos de orçamento – Crie uma tarefa automatizada para atualizar os saldos do orçamento.
Controles de fluxo – Crie elementos do fluxo de trabalho padrão para ramificar decisões e atividades.
Fluxo de trabalho de entrada de conta de orçamento – Inclua um tipo de Fluxo de trabalho de entrada de conta de orçamento.
Examinar entrada de registro de orçamento – Crie uma tarefa para que um usuário examine a precisão de uma entrada do registro de orçamento.

Commitments approval

Crie fluxos de trabalho de aprovação para compromissos. Após configurar e ativar um fluxo de trabalho de compromisso, todos os compromissos devem usá-lo.

Este tipo de fluxo de trabalho contém elementos do fluxo de trabalho padrão e elementos que você pode usar para fluxos de trabalho de aprovação do compromisso:

Commitment approval – Criar um elemento de aprovação para compromissos.
Controles de fluxo – Crie elementos do fluxo de trabalho padrão para ramificar decisões e atividades.
Commitment task – Crie uma tarefa para que um usuário examine a precisão de um compromisso.

General budget reservations

Crie fluxos de trabalho de aprovação para reservas gerais de orçamento. Depois de você configurar o fluxo de trabalho, você deve atribuí-lo a um tipo de reserva para usá-lo. Todas as reservas de orçamento geral do mesmo tipo usam o mesmo fluxo de trabalho.

Este tipo de fluxo de trabalho contém elementos do fluxo de trabalho padrão e elementos que você pode usar para fluxos de trabalho de aprovação da reserva de orçamento geral:

Commitment approval – Crie um elemento de aprovação para reservas de orçamento geral.
Controles de fluxo – Crie elementos do fluxo de trabalho padrão para ramificar decisões e atividades.
Commitment task – Crie uma tarefa para que um usuário examine a precisão de uma reserva de orçamento geral.

Criar um fluxo de trabalho

Para criar um fluxo de trabalho, siga estas etapas.

Clique em Orçamento > Configuração > Fluxos de trabalho de orçamento.
No Painel de Ação, clique em Novo.
Selecione o tipo de fluxo de trabalho a ser criado.
Clique em Criar fluxo de trabalho. O editor de fluxo de trabalho é exibido. Projetar o fluxo de trabalho arrastando os elementos do fluxo de trabalho na tela.
Configurar cada elemento do fluxo de trabalho. Para obter mais informações, consulte Configurar elementos do fluxo de trabalho.
Repita as etapas 2 a 5 para criar fluxos de trabalho adicionais para Orçamento.

Expressões e campos calculados

As expressões e os campos calculados a seguir são usados com as aprovações do fluxo de trabalho do Orçamento. Para cada fluxo de trabalho, você pode definir condições que incluam as expressões e os campos calculados.

Campo calculado	Descrição
Resultados de verificação do orçamento	Os resultados do controle de orçamento. Os resultados possíveis são Controle orçamentário aprovado, Controle orçamentário aprovado mas com avisos, Controle orçamentário com falha e Controle orçamentário não realizado. Esse campo está disponível para configurações Fluxo de trabalho de entrada de conta de orçamento e Fluxo de trabalho de entrada de registro de orçamento.
Transferir regra violada	Avalie uma violação da regra de transferência do orçamento. Os valores possíveis são Sim ou Não. Se uma regra de transferência de orçamento for violada e o valor for definido como Sim, o fluxo de trabalho poderá ser atribuído a um usuário que poderá aprovar transferências de orçamento quando as regras de transferência de orçamento forem violadas. Esse campo está disponível para configurações Fluxo de trabalho de entrada de conta de orçamento e Fluxo de trabalho de entrada de registro de orçamento.
Valor de moeda da transação	O valor da transação na moeda contábil. Esse campo está disponível para configurações Fluxo de trabalho de entrada de conta de orçamento e Fluxo de trabalho de entrada de registro de orçamento. Observação Quando o Valor de moeda da transação for usado para transferências, você deverá incluir uma segunda condição para ignorar todos os valores negativos. Por exemplo: Quando Entradas de conta de orçamento.Valor de moeda da transação for menor que 100.000 E Entradas de conta de orçamento.Valor de moeda da transação for maior que 0

Resultados de verificação do orçamento

Os resultados do controle de orçamento. Os resultados possíveis são Controle orçamentário aprovado, Controle orçamentário aprovado mas com avisos, Controle orçamentário com falha e Controle orçamentário não realizado.

Esse campo está disponível para configurações Fluxo de trabalho de entrada de conta de orçamento e Fluxo de trabalho de entrada de registro de orçamento.

Transferir regra violada

Avalie uma violação da regra de transferência do orçamento. Os valores possíveis são Sim ou Não. Se uma regra de transferência de orçamento for violada e o valor for definido como Sim, o fluxo de trabalho poderá ser atribuído a um usuário que poderá aprovar transferências de orçamento quando as regras de transferência de orçamento forem violadas.

Esse campo está disponível para configurações Fluxo de trabalho de entrada de conta de orçamento e Fluxo de trabalho de entrada de registro de orçamento.

Valor de moeda da transação

O valor da transação na moeda contábil.

Esse campo está disponível para configurações Fluxo de trabalho de entrada de conta de orçamento e Fluxo de trabalho de entrada de registro de orçamento.

Observação

Quando o Valor de moeda da transação for usado para transferências, você deverá incluir uma segunda condição para ignorar todos os valores negativos. Por exemplo:

Quando Entradas de conta de orçamento.Valor de moeda da transação for menor que 100.000
E Entradas de conta de orçamento.Valor de moeda da transação for maior que 0

Tipos de participantes

Você pode atribuir um elemento de fluxo de trabalho aos seguintes grupos de participantes.

Grupo de usuários	Descrição
Gerente de orçamentos participantes	Atribua o elemento do fluxo de trabalho a um usuário definido como o gerente de orçamento na configuração do controle de orçamento. O gerente de orçamento pode aprovar entradas do registro de orçamento. Gerentes adicionais de orçamento de valores de dimensão financeira podem ser definidos usando regras de controle de orçamento. Para obter mais informações, consulte Configuração de controle de orçamento (formulário).
Participantes da organização de orçamento Observação Este controle só estará disponível se o Microsoft Dynamics AX 2012 R2 ou AX 2012 R3 estiver instalado.	Atribua o elemento do fluxo de trabalho a um participante da organização de orçamento. Participantes da organização de orçamento estão disponíveis apenas para fluxos de trabalho de planejamento do orçamento.
Participantes da função de segurança	Atribua o elemento de fluxo de trabalho a uma função de segurança do Microsoft Dynamics AX.
Participantes do grupo de usuários	Atribua o elemento de fluxo de trabalho a um grupo de usuários do Microsoft Dynamics AX.