Sobre planos de orçamento

Artigo
08/03/2018

Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2

Os planos de orçamento são documentos usados para desenvolver estimativas de valores e unidades nos cenários de plano de orçamento para os centros de responsabilidade na organização de orçamento. Após configurar e ativar um processo de planejamento de orçamento, você poderá criar planos de orçamento que tenham vários cenários. Assim, é possível encaminhar automaticamente os planos de orçamento, juntamente com planilhas, justificações e anexos, por meio da sua organização para revisão e aprovação.

É possível desenvolver um plano de orçamento em um nível mais alto da organização e alocar as estimativas de orçamento para os níveis mais baixos da organização. Como alternativa, você pode associar vários planos de orçamento de níveis inferiores da organização a um plano de orçamento pai em um nível mais alto na organização.

Exibindo informações sobre planos de orçamento

Em uma página de listagem do Plano de orçamento, como Todos os planos de orçamento ou Planos de orçamento preparados por mim, você pode selecionar e exibir informações sobre um plano de orçamento no painel de visualização. Também é possível exibir as informações a seguir nos Quadros de Fatos:

Preparador do plano de orçamento – o usuário que preparou o plano de orçamento.
Estimativas por valor – os cenários e o valor total do plano de orçamento.
Estimativas por unidades – os cenários e a unidade total do plano de orçamento.
Planos de orçamento associados – os números e as fases do documento para os planos associados.
Documentos do plano de orçamento – os nomes de arquivo, os tipos de modelo e as fases de planilhas, justificações e arquivos adicionais que são anexados ao plano de orçamento.

No Painel de Ação, você pode selecionar Hierarquia de planos de orçamento para exibir informações sobre o plano de orçamento e qualquer plano de orçamento associado. Você pode mover o ponteiro sobre um plano de orçamento para exibir informações sobre ele no painel de visualização e nos Quadros de Fatos. Também é possível clicar duas vezes em um plano de orçamento para abri-lo.

Para obter informações sobre como criar planos de orçamento, consulte Principais tarefas: criar e processar os planos de orçamento. Para obter mais informações sobre o formulário Plano de orçamento, consulte Plano de orçamento (formulário).

Desenvolvendo planos de orçamento

Os planos de orçamento podem ser desenvolvidos de cima para baixo ou de baixo para cima. Por exemplo, você gerencia um departamento que tem três unidades organizacionais. Em uma abordagem de cima para baixo, você cria um plano de orçamento pai que tenha um cenário de plano de orçamento que inclua valores de orçamento de destino para cada unidade organizacional. Os valores de destino são gerados das despesas reais do último ano na contabilidade. Você cria um plano de orçamento associado para cada unidade organizacional. Para cada plano associado, você seleciona o gerente da unidade organizacional como o preparador do plano de orçamento. Cada gerente pode criar alocações em um cenário de solicitação por departamento ou em outro cenário, especificando um aumento ou uma redução na porcentagem dos valores de destino. Depois que os novos valores de destino são alocados para os cenários, os gerentes enviam seus planos de orçamento a um fluxo de trabalho que encaminha os planos de volta para você para revisão e aprovação.

Em uma abordagem de baixo para cima, você pede a cada gerente para preparar um plano de orçamento para a respectiva unidade organizacional. Os gerentes enviam os planos de orçamento a um fluxo de trabalho que encaminha os planos para sua revisão e aprovação. Os planos de orçamento contêm cenários de pior caso e melhor caso. Crie um plano de orçamento pai e associe os planos de orçamento das várias unidades organizacionais ao plano de orçamento pai. É possível alocar manual ou automaticamente os valores nos cenários dos planos de orçamento associados para os cenários no plano de orçamento pai. Dessa maneira, você pode exibir os valores agregados para todos os planos de orçamento associados em sua organização.

Planos de orçamento pai e planos de orçamento associados

Ao configurar as regras de fase para um processo de planejamento de orçamento, você especifica as fases em um fluxo de trabalho de planejamento de orçamento no qual os planos de orçamento associados podem ser criados.

Ao usar planos de orçamento pai e planos de orçamento associados, você pode criar alocações que agregam ou distribuem estimativas de orçamento entre os planos de orçamento pai e os planos de orçamento associados. Você também pode usar tarefas de fluxo de trabalho automáticas para controlar alocações entre planos pai e planos associados, bem como para controlar quando e como os planos de orçamento associados são ativados e encaminhados para revisão e aprovação.

Depois que as estimativas de orçamento tiverem sido agregadas ou distribuídas, as planilhas poderão ser analisadas e atualizadas e, em seguida, publicadas de volta nos planos de orçamento.

Cabeçalho do plano de orçamento

O cabeçalho do plano de orçamento contém informações que você inseriu ou selecionou quando criou o plano de orçamento. Por exemplo, ao criar um plano de orçamento, você seleciona o processo de planejamento de orçamento e insere o nome do plano de orçamento. Alguns campos no cabeçalho do plano de orçamento, como número do documento, são atribuídos automaticamente. Outros campos no cabeçalho, como a fase do plano de orçamento, o status do documento e o status do fluxo de trabalho, são atualizados automaticamente durante o processamento do fluxo de trabalho.

Linhas do plano de orçamento e detalhes da linha

Para adicionar linhas e detalhes da linha a um plano de orçamento, você deve selecionar um cenário no campo Filtrar por cenário. Com base nas restrições de cenário, é possível exibir ou modificar as linhas do plano de orçamento. Com base nas regras de fase, você pode modificar ou adicionar linhas.

As linhas do plano de orçamento podem ser inseridas manualmente, alocadas de outros cenários ou geradas automaticamente de outros planos e outros módulos, como de ativos fixos ou posições de previsão. Quando você adiciona uma linha a um cenário de plano de orçamento e insere valores de dimensão e valores ou unidades, a linha é exibida somente na instância do cenário para o plano de orçamento atual.

Os detalhes da linha do plano de orçamento podem incluir informações sobre projetos e projetos propostos, ativos fixos e ativos propostos e posições de previsão. Além disso, há opções para os detalhes da linha para indicar se a linha do plano de orçamento é recorrente ou se é uma nova solicitação.

Alocando linhas do plano de orçamento

No planejamento de orçamento, os valores ou as quantidades nas linhas do plano de orçamento são alocados entre os cenários de origem e destino. Os cenários de origem e de destino podem ser diferentes ou iguais. Por exemplo, você tem um cenário de plano de orçamento para o Departamento A que inclui valores de orçamento do ano anterior. É possível alocar esses valores de orçamento para o mesmo cenário com um aumento de 10% ou para um cenário diferente. Os cenários podem estar no mesmo plano de orçamento ou podem estar em planos diferentes.

Os cenários de origem e de destino para alocações deverão ter a mesma unidade de medida. Por exemplo, se o cenário de origem usar uma unidade de medida Quantidade, o destino também deverá uma unidade de medida Quantidade.

Se os cenários de origem e de destino usarem moedas diferentes, elas serão convertidas na moeda contábil do razão que está associado ao processo de planejamento de orçamento. As conversões de moeda são baseadas nas taxas de câmbio que são configuradas para Orçamento.

Se o cenário de destino tiver linhas do plano de orçamento que foram alocadas anteriormente, todas as linhas serão excluídas durante a alocação. Se o cenário de destino tiver linhas do plano de orçamento que foram inseridas manualmente por um usuário, essas linhas serão mantidas durante a alocação.

Planilhas e justificações

Você pode usar modelos de planilha de plano de orçamento para trocar informações entre o Microsoft Dynamics AX e o Microsoft Excel. Também é possível exibir linhas do plano de orçamento para mais de um cenário. Você pode usar modelos de justificação do plano de orçamento para exportar informações automaticamente do Microsoft Dynamics AX para o Microsoft Word. Você também pode encaminhar a justificação para comentários usando os recursos do Word para comentários e rastreamento de alterações. Os modelos de plano de orçamento são criados por autores de modelo ou pelo designer dos processos de planejamento de orçamento. Os modelos são usados para criar planilhas do Excel e documentos de justificação do Word quando os planos de orçamento são encaminhados para revisões e aprovações.

Por exemplo, um gerente de orçamento cria um plano de orçamento que tem um cenário de solicitação de departamento e um cenário do ano anterior. As linhas do plano de orçamento do cenário do ano anterior são geradas das despesas reais do ano anterior. As linhas do plano de orçamento para o cenário de solicitação de departamento são alocadas do cenário do ano anterior aplicando um fator de 3% menos que as despesas reais do último ano. O gerente de orçamento envia o plano de orçamento ao fluxo de trabalho e o plano de orçamento é encaminhado para um gerente do departamento para revisão. O gerente do departamento importa os dados do cenário de solicitação de departamento e do cenário do ano anterior em uma planilha do Excel. A planilha é criada de um modelo que foi desenvolvido para incluir as linhas do plano de orçamento. O gerente do departamento pode ver as linhas do plano de orçamento dos cenários do ano anterior e de solicitação de departamento, e ajustar os valores nas linhas de orçamento para o cenário de solicitação de departamento. Em seguida, o gerente publica os dados de volta no cenário de solicitação de departamento e envia o plano de orçamento para o fluxo de trabalho, onde ele é encaminhado para a próxima fase, pare revisão ou aprovação. A planilha que o gerente criou usando o modelo é anexada automaticamente quando o plano de orçamento é enviado ao fluxo de trabalho.

Previsão de posições e planos de orçamento

Em Recursos humanos, você pode criar posições de previsão e inserir os detalhes do orçamento para cada posição. Ao usar o planejamento de orçamento, você pode usar os detalhes do orçamento para as posições de previsão das maneiras que se seguem nos seus planos de orçamento:

Gere um plano de orçamento ou um cenário de plano de orçamento usando as posições de previsão. Selecione as informações de posição de previsão usando uma consulta no formulário Gerar plano de orçamento a partir da previsão de posições.
Adicione informações sobre uma posição de previsão para uma linha do plano de orçamento. Selecione a posição de previsão na Guia Rápida Detalhes da linha do formulário Plano de orçamento.
Adicione informações sobre todas as posições de previsão ou sobre as posições de previsão de um departamento para um linha do plano de orçamento. Selecione todas as posições de previsão ou as posições de previsão de um departamento no formulário Selecionar as previsões de posições que você abre na Guia Rápida Linhas do plano de orçamento do formulário Plano de orçamento.
Adicione informações sobre a contagem FTE (equivalente de tempo integral) para todas as posições de previsão ou para as posições de previsão de um departamento a um cenário de plano de orçamento FTE. Selecione todas as posições de previsão ou as posições de previsão de um departamento no formulário Selecionar as previsões de posições que você abre na Guia Rápida Linhas do plano de orçamento do formulário Plano de orçamento. O cenário de plano de orçamento FTE deve ter uma unidade de medida Quantidade e você deve selecionar uma conta principal FTE ao selecionar o cenário de plano de orçamento FTE. A conta principal que você usa para criar a linha do plano de orçamento da contagem FTE pode ser a conta principal das despesas com salário.

Para obter mais informações, consulte Principais tarefas: previsão de posições e "Adicionar posições de previsão às linhas do plano de orçamento" em Principais tarefas: criar e processar os planos de orçamento.

Gerando planos de orçamento

Você pode criar um novo plano de orçamento, ou substituir ou atualizar um cenário de plano de orçamento existente usando dados da contabilidade, outro plano de orçamento, ativos fixos e posições de previsão. Você pode selecionar as seguintes opções para gerar planos de orçamento:

Gerar plano de orçamento da contabilidade – transfira dados históricos e atuais de contabilidade para um plano de orçamento.
Gerar plano de orçamento a partir do plano de orçamento – transfira dados de um plano de orçamento que usa um processo de planejamento de orçamento para um plano de orçamento que tenha o mesmo razão, mas que usa outro processo de planejamento de orçamento.
Gerar plano de orçamento a partir dos ativos fixos – transfira orçamentos de ativo fixo para um plano de orçamento.
Gerar plano de orçamento a partir da previsão de posições – transfira dados da posição de previsão de Recursos humanos para um plano de orçamento.

Para obter mais informações, consulte Gerar planos de orçamento a partir das informações de origem.