Avaliar preparação da mudança organizacional
Este artigo faz parte da fase de Preparação do Utilizador do seu percurso de atualização, uma atividade que conclui em paralelo com a fase preparação técnica. Antes de continuar, confirme que concluiu estas atividades a partir de fases anteriores:
- Alistou as partes envolvidas no seu projeto
- Definiu o escopo do seu projeto
- Compreendeu a coexistência e interoperabilidade do Skype for Business e do Teams
- Escolheu sua jornada de atualização
Depois de ter assegurado a equipa do projeto e definido a sua visão, âmbito e objetivos, o próximo passo no seu percurso de atualização é garantir que a sua organização e utilizadores estão prontos para o Teams — uma atividade que conclui em paralelo com a garantia da sua preparação técnica. Para perceber o valor do Teams, os utilizadores têm de utilizá-lo. Simplesmente ativar o Teams não garante que atinja o seu objetivo. Os utilizadores têm casos de utilização diferentes e estilos de aprendizagem variados e adaptam-se a novas tecnologias a diferentes velocidades. A boa notícia é que gerir a mudança não é assim tão complicado, mas é preciso um esforço focado. Os debates guiados abaixo foram concebidos para o ajudar a compreender a sua base de utilizadores, para que possa preparar o nível de educação certo para facilitar e acelerar a adoção dos utilizadores. Existem duas formas de analisar a sua base de utilizadores:
- Preparação para alterações organizacionais: compreender a rapidez (ou não) com que os utilizadores reagem às alterações. Estas informações ajudarão a informar a quantidade de sensibilização, formação e venda de valor que poderá ter de fazer para impulsionar a adoção do utilizador.
- Cenários de trabalho em equipa: compreender como os utilizadores funcionam permite-lhe mapear o Teams para as respetivas atividades de trabalho, acelerando a adoção e facilitando a mudança de Skype for Business.
Nota
Pode adaptar as atividades de avaliação dadas abaixo a qualquer iniciativa de alteração na sua organização. Basta abordar as questões com base no âmbito do seu projeto. Nos debates seguintes, a "nova solução" pode aplicar-se a chamadas de áudio, conferências de áudio ou à sua atualização de Skype for Business para o Teams.
Pontos de decisão |
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Próximas etapas |
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Preparação para alterações organizacionais
Ao avaliar a preparação da sua organização, pode determinar o quão receptivos (ou não) é provável que os seus utilizadores mudem a forma como trabalham e adotem novas tecnologias. Compreender como os utilizadores reagem à mudança permite que a sua organização resolva proativamente as preocupações, ajuste o seu plano de implementação para obter uma compra ideal e identifique os utilizadores que podem realmente ajudá-lo a facilitar a mudança com os seus pares.
Atividade
Utilize os seguintes iniciadores de conversação para realizar uma avaliação de preparação organizacional e documentar a cultura da sua organização quando se trata de mudar. Estas informações podem ajudar a informar a quantidade de sensibilização e formação que poderá ter de implementar para o seu projeto. Não se preocupe com números exatos. Este exercício representa uma compreensão geral da sua cultura organizacional. Se precisar de ajuda para começar, avalie simplesmente uma implementação anterior; isto pode ajudá-lo a antecipar a forma como os utilizadores podem reagir à alteração e ajudá-lo a lidar proativamente com as reações esperadas.
Que percentagem de utilizadores cai em cada registo?
| Adotantes iniciais | Utilizadores informados | Lagards |
|---|---|---|
| Estes utilizadores pedem a solução antes de esta estar disponível. | Estes utilizadores aceitam a solução assim que o respetivo valor for demonstrado. | Estes utilizadores rejeitam a solução, mesmo quando são empurrados para a mudança. |
Sugestão
Inscreva os seus adotantes iniciais para os testes piloto, além de servir como campeões de pares. Os campeões ajudam a evangelizar novas tecnologias e a dar o exemplo para mostrar aos seus pares como perceber o valor. Para saber mais sobre como criar um programa formal de campeões, consulte o Guia de adoção do Office. Os seus laggards podem precisar de ser mais convincentes antes de adotarem uma nova tecnologia. Se mais de 20% da sua organização entrar neste registo, passe mais tempo a comunicar as mensagens de valor e a fornecer formação personalizada. Além disso, apoie-os através da alteração ao abrir um ciclo de comentários para compreender melhor e resolver as suas hesitações.
Que percentagem de utilizadores se enquadra em cada competência?
| Auto-motivado | Jogadores de equipa | Caçadores de mãos dadas |
|---|---|---|
| Estes formandos procuram recursos, aprendem ao fazê-lo. | Estes utilizadores desfrutam de formação interativa e de grupo; eles vão acompanhar os colegas. | Estes utilizadores esperam "luva branca" ou assistência um-para-um. |
Sugestão
Nem todos aprendem da mesma forma. Para quem tem motivação autónoma, aponte para os vídeos online e artigos de formação da Microsoft. Se 20% ou mais forem jogadores de equipa, inscreva a sua equipa de formação ou um parceiro para realizar formação interativa em direto (pessoalmente ou online). Normalmente, encontrará executivos ou funções direcionadas na categoria de suporte manual. Este é um grupo crítico que beneficiaria de sessões de formação curtas e personalizadas. Inscreva os seus campeões para ajudar a fornecer formação a estes utilizadores, para uma experiência ideal.
Avaliar cenários de trabalho em equipa
O Microsoft Teams expande as capacidades do Skype for Business, oferecendo uma solução abrangente de comunicação e colaboração. À medida que cria o seu plano para atualizar utilizadores de Skype for Business para o Teams, considere como pode utilizar o poder da colaboração em equipa para excitar os utilizadores e facilitar a transição de Skype for Business para o Teams.
No seu cerne, o trabalho em equipa é a forma como as pessoas trabalham em conjunto para fazer as coisas. Trata-se de alinhar as pessoas certas com as ferramentas relevantes de uma forma que funcione para as mesmas. O Teams reúne pessoas, conversações, ficheiros e projetos numa única área de trabalho, criando um verdadeiro hub para o trabalho em equipa na sua organização.
Compreender como o utilizador trabalha e como se juntam pode ajudar os utilizadores a visualizar como podem utilizar o Teams, facilitando a mudança de Skype for Business. Existem duas formas fundamentais de pensar em cenários de trabalho em equipa: centradas em pessoas e centradas em projetos.
- O trabalho em equipa centrado no projeto centra-se num projeto ou iniciativa específico (por exemplo, planear um evento de lançamento do produto). Do planeamento de âmbito à gestão de orçamentos aos esforços de marketing, o trabalho em equipa centrado no projeto ajuda a alinhar os fluxos de trabalho do projeto, mantendo todos informados.
- Pessoas trabalho de equipa centrado no Pessoas gira em torno de pessoas com responsabilidades ou atributos semelhantes que podem trabalhar na mesma equipa (por exemplo, a equipa de vendas, guerreiros da estrada) ou entre equipas (por exemplo, campeões em pares). Desde conversar com um colega até obter uma resposta a uma pergunta para participar numa reunião de equipa, as atividades centradas nas pessoas incluem a partilha de informações e a criação de relações.
Para tirar o máximo partido do Teams, crie uma estratégia de trabalho em equipa que inclua ambos os cenários, ajudando os utilizadores a compreender como o Teams pode trabalhar para os mesmos.
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Ponto de decisão |
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Próximas etapas |
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Exemplos
Trabalho em equipa centrado no projeto: evento de lançamento do produto (por exemplo: a sua organização está a preparar-se para lançar um novo produto para o mercado e está a planear um evento promocional abrangente para fomentar a consciencialização, gerar oportunidades potenciais e incentivar as vendas).
| Consideração | Observações |
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| Atributos principais |
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| Desafios de trabalho em equipa hoje |
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| Requisitos de trabalho em equipa |
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| Trabalho em equipa no Teams |
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1 Suportar a integração ou alinhamento de aplicações no Teams.
trabalho em equipa centrado Pessoas: equipa de vendas (por exemplo: a sua equipa de vendas dispersa regionalmente precisa de se manter ligada a partir da estrada, permanecer alinhada no pipeline e compreender as principais ofertas e iniciativas que podem ajudar a impulsionar os objetivos anuais de quota)
| Consideração | Observações |
|---|---|
| Atributos principais |
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| Desafios de trabalho em equipa hoje |
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| Requisitos de trabalho em equipa |
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| Trabalho em equipa no Teams |
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1 Suportar a integração ou alinhamento de aplicações no Teams.
Sugestões para identificar uma "boa opção" para a sua estratégia de trabalho em equipa
Poderia ser fácil deixar de formar uma estratégia de trabalho em equipa para cada utilizador, todas as equipas e todos os projetos. Nem todos os projetos ou equipas necessitam de uma estratégia de trabalho em equipa totalmente definida. Seguem-se algumas das melhores práticas para começar:
Considere projetos entre equipas que estão apenas a começar ou que estão a chegar.
- Planeamento de eventos – coordenação de várias equipas (orçamento, logística, apresentações, etc.)
- Piloto do novo produto – partilhar informações, recolher feedback num ambiente controlado
Identificar pessoas de utilizador e grupos de trabalho principais, ligando as várias formas de interagir entre si no Teams
- Equipas/regiões de vendas – road warriors, recursos de acesso fácil, respostas rápidas
- RH – processos padronizados em todas as divisões, abordagem consistente para contratação
- Trabalhadores de primeira linha – ligação aos seus pares/gestão, acesso a procedimentos, NEO
Tenha estas considerações em mente:
- Começar pequeno. Guarde projetos maiores e mais complexos para depois de ter verificado o modelo de trabalho em equipa.
- Concentre-se nos novos projetos. Evite alterar um projeto existente que esteja em curso, uma vez que pode interromper o fluxo de trabalho.
- Considere a temporização. A implementação de uma nova estratégia de trabalho em equipa para as vendas no final do ano fiscal pode não ser a ideal.
- Iterar. Não precisa reinventar a roda. Quando encontrar uma estrutura de trabalho em equipa que funcione, repita-a com outros grupos de trabalho e projetos. Defina uma equipa de modelos e defina diretrizes para ajudar os utilizadores a assimilar rapidamente no Teams e fornecer consistência.
Utilize as informações que reuniu acima para informar o seu plano de preparação para utilizadores.