Definir o escopo de seu projeto
Este artigo faz parte da fase de Definição do Projeto do seu percurso de atualização, uma atividade que conclui depois de criar uma coligação de patrocínios e uma equipa de projeto dos intervenientes que identificou são fundamentais para o sucesso do seu projeto. Antes de continuar, confirme que concluiu as seguintes atividades:
Demorar algum tempo a definir a visão, âmbito, objetivos e governação do projeto ajudará a garantir que todos os intervenientes do projeto estão alinhados e a trabalhar para os mesmos resultados finais. Isto é especialmente crítico, dado que a equipa de preparação técnica e a equipa de preparação de utilizadores trabalharão de forma independente para reunir as respetivas peças. Depois de concluir esta secção, consulte-a ao longo do projeto para garantir que está no caminho certo para alcançar o estado final pretendido. Utilize os objetivos que identificar abaixo para medir os seus resultados e mitigar conforme necessário.
Pontos de decisão |
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Próximas etapas |
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Visão do projeto
A sua visão é o "panorama geral" ou eventual estado final que responde à pergunta "Porque estamos a fazer este projeto?" Uma visão ideal aborda os fatores empresariais da sua organização e as perspetivas de valor acrescentado do utilizador, conforme mostrado nos seguintes exemplos:
- Controlador empresarial da organização: a uniformização no Microsoft Teams alinha-se com a nossa transformação no local de trabalho digital e permite-nos impulsionar eficiências operacionais, eliminar soluções redundantes e poupar 5 milhões de USD.
- Valor acrescentado do utilizador: o Microsoft Teams (1) poupa tempo ao fornecer uma única localização para notas do projeto, documentos do Office, membros da equipa, conversações e reuniões; (2) simplifica a comunicação através de uma lista de contactos centralizada e de um controlo de chat persistente para acesso rápido às suas conversações e (3) alivia a frustração de tentar encontrar esse anexo de e-mail perdido ao armazenar e aceder a ficheiros num único local.
Considere os seguintes pontos de debate para ajudar a refinar a sua visão:
Descrição do processo de negócio atual
Desafios com o processo de negócio existente
Como a tecnologia pode ajudar a superar esses desafios
Os resultados comerciais esperados e mensuráveis se esses desafios forem superados.
Sugestão
Identifique casos de utilização e personas para refinar ainda mais a visão do projeto.
Âmbito do projeto
A sua visão só pode ser realizada ao longo do tempo, através de várias fases. O âmbito do projeto define o foco do seu projeto neste momento e serve para manter a equipa do projeto focada nas tarefas atuais, permitindo-lhe realizar a sua visão a longo prazo. Por exemplo, o âmbito pode pedir-lhe para executar um piloto, implementar uma carga de trabalho específica, como voz ou reuniões, ou ativar o Teams juntamente com Skype for Business como planeia para a sua atualização ao longo do tempo. Como parte do âmbito do projeto, deve avaliar:
- Os vários modos de coexistência e que seriam ideais para a sua organização.
- A melhor forma de o Skype for Business e o Teams coexistirem antes de se mudar para o Teams.
- Se deve realizar um piloto para validar a preparação técnica e do utilizador na sua organização.
Objetivos do projeto
Os seus objetivos definem o resultado pretendido e permitem-lhe medir o sucesso do projeto. Goals podem ser definidos como objetivos e resultados chave (OKRs) e as medidas de êxito do projeto podem ser definidas como indicadores chave de sucesso (KSIs). É essencial que obtenha a participação total dos intervenientes do projeto na definição de OKRs e KSIs, para ajudar a garantir que sentem uma sensação de propriedade e alinhem estas medidas de sucesso com as tarefas de projeto definidas. Goals deve incluir uma combinação de sucesso técnico e focado no utilizador.
- Os OKRs contêm os objetivos que definiu no início do projeto e os principais resultados que mede numa cadência definida (por exemplo, mensal ou trimestral). Ao rever os resultados principais, pode garantir que os materiais a entregar do projeto estão dentro do prazo ou identificar e mitigar problemas para que o seu projeto volte a estar no bom caminho. Os OKRs são normalmente categorizados como "alcançados" ou "não alcançados".
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As KSIs medem a qualidade e o sucesso dos principais resultados e complementam a natureza binária dos OKRs ao detalhar bons e/ou maus resultados. Ao definir KSIs, recomendamos que utilize critérios "específicos, mensuráveis, atribuíveis, realistas, relacionados com o tempo" (SMART):
- Específico: direcionar uma área específica para melhoramento
- Mensurável: quantificar ou, pelo menos, sugerir um indicador do progresso
- Atribuível: especifique quem o fará
- Realista: indicar os resultados que podem ser alcançados de forma realista, tendo em conta os recursos disponíveis
- Relacionado com o tempo: especifique quando os resultados podem ser alcançados
A tabela seguinte mostra exemplos de OKRs e KSIs para as fases iniciais de um Skype for Business para o projeto de atualização do Teams.
| Objetivo | Resultado da chave | A fazer |
|---|---|---|
| Equipas Piloto juntamente com Skype for Business, no modo apenas de colaboração | FY19Q2: piloto de 500 utilizadores realizado e concluído |
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| Executar com êxito o modo apenas de colaboração para todos os utilizadores na organização juntamente com Skype for Business |
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| Tipo | Indicador chave de êxito | Como foi mensurado | Critérios de sucesso | Mensurado |
|---|---|---|---|---|
| Rede e qualidade | A percentagem de chamadas de áudio fracas deve ser mínima | Dashboard de Qualidade da Chamada (CQD) | <3% das chamadas pobres com o Teams | Semanalmente e, em seguida, mensalmente |
| Utilização e deteção | A experiência de chat, reuniões e chamadas é igual ou melhor do que Skype for Business | Pesquisa | 80% concordam ou concordam fortemente | Semanalmente através do piloto, pós-lançamento |
| Utilização e adoção | Os usuários usam a solução ativamente | Relatórios ou CQD do Microsoft 365 | Participação de 90% dos utilizadores piloto, melhor do que a solução atual | Semanalmente e, em seguida, mensalmente |
| Utilização e preparação | Tinha recursos de formação/ajuda adequados para utilizar o Teams com êxito | Inquérito pós-piloto | 80% concordam ou concordam fortemente | Pós-piloto, pós-lançamento |
| Satisfação do utilizador | Recomendaria o Teams a outras pessoas | Net Promoter Score (NPS) via inquérito pós-piloto | NPS > 0 | Pós-piloto, pós-lançamento |
| Controlador empresarial | Poupança de custos | Contas a pagar | $X milhões de despesas de custos em soluções de terceiros | Seis meses, depois um ano, depois cinco anos após o lançamento. |
Sugestão
Para ajudar a garantir que o seu projeto se mantém no caminho certo, considere definir marcos mais pequenos e de curto prazo para além de objetivos maiores e a longo prazo. Isto pode incluir métricas que irá capturar como parte do seu piloto de utilizador. Ao considerar a sua linha do tempo, utilize o Mapa do Microsoft 365 se estiver à espera de funcionalidades que ainda não estão disponíveis no Teams.
Riscos e mitigação
Com qualquer projeto, podem surgir eventos imprevistos ou outros fatores e desativar o projeto. É importante avaliar proativamente potenciais riscos e definir um plano de mitigação para superar os problemas que podem surgir, para que o projeto possa continuar para os seus objetivos. Um registo de riscos é uma excelente ferramenta para controlar os riscos do projeto , juntamente com a probabilidade de serem e o impacto potencial, e capturar o seu plano de mitigação. A tabela seguinte mostra um registo de risco de exemplo.
| Risco | Probabilidade | Impacto | Geral | Plano de mitigação |
|---|---|---|---|---|
| Qualidade da rede | Média | Alto | Alto | Execute um exercício de planeamento de rede. |
| Baixa adoção do utilizador | Alto | Alto | Alto | Trabalhar proativamente com os utilizadores durante as fases piloto e implementação; implementar uma campanha de sensibilização e formação direcionada para criar o desejo. |
Linha cronológica
À medida que define o seu percurso de atualização, certifique-se de que define um linha do tempo para marcos-chave (por exemplo, ativar o Teams juntamente com Skype for Business para todos os utilizadores) para além da data de conclusão. Uma linha do tempo definida ajuda a equipa do projeto a orientar-se para um estado final consistente e informa a agenda de trabalho correta, ajudando a garantir que o projeto se mantém no caminho certo. Considere uma linha do tempo que não é muito acelerada (onde as tarefas podem ser ignoradas) ou demasiado distante (onde o ímpeto pode perder-se). As contas de linha do tempo ideais para:
- Preparação do produto para requisitos de conformidade e cenário do utilizador: consulte o mapa de objetivos do produto para avaliar quando o Teams estará pronto para a sua organização.
- Grupos de atualização: determine se irá ativar o Teams ou atualizar os utilizadores através de grupos de atualização, o que pode afetar a linha do tempo do seu percurso de atualização geral.
- Fatores organizacionais, como o congelamento de alterações, o fim do ano fiscal, os ciclos de vida da implementação: debater e contabilizar quaisquer processos internos que possam influenciar a atualização linha do tempo.
- Outras alterações que ocorrem em ou ao mesmo tempo: considere agrupar alterações ou espaça-las para facilitar uma experiência de utilizador positiva e minimizar qualquer impacto na produtividade.
- Reabasteçamento: confirme a alocação de recursos com os intervenientes do projeto para garantir que a equipa de projeto que reuniu tem largura de banda suficiente para concluir todas as tarefas necessárias.
Como ponto de referência, é fornecido um exemplo de linha do tempo para as fases de pré-atualização, atualização e pós-atualização do percurso do Upgrade Pro, que o incentivamos a ajustar conforme necessário para se alinhar com as necessidades específicas da sua organização.
Depois de concluir as atividades descritas acima, deverá ter uma base sólida para o seu projeto. Continue com as suas atividades de preparação técnica e planeamento de preparação organizacional .
O Skype for Business Online foi descontinuado a 31 de julho de 2021. Para maximizar a realização de benefícios e garantir que a sua organização tem tempo adequado para concluir a atualização, recomendamos que comece a sua viagem ao Microsoft Teams hoje mesmo.