Przetwarzanie zamówień zakupu na koniec roku

Artykuł
08/03/2018

Dotyczy: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Jeśli rejestrowane są przyszłe zobowiązania wiążące dla zamówień zakupu w księdze głównej, w tym zamówień zakupu dla projektów, można wygenerować wpisy zamknięcia w księdze głównej i względem rezerw w budżecie na koniec każdego roku obrachunkowego. Na początku nowego roku obrachunkowego można utworzyć wpisy otwarcia prawidłowo rejestrujące rezerwy w budżecie i przyszłe zobowiązania wiążące. Te wpisy pomagają upewnić się, że rezerwacje dla przyszłych zobowiązań wiążących zamówień zakupu są prawidłowo zarejestrowane na koniec roku w sprawozdaniach finansowych i w kontroli budżetu.

W przypadku projektów konto, do którego dystrybucje są przypisane w nowym roku obrachunkowym jest kontem zdefiniowanym w formularzu Proces na koniec roku dla zamówienia zakupu w księdze głównej. Nie jest to konto zdefiniowane w formularzu Konfiguracja księgowania w module Zarządzanie projektami i ich księgowanie.

Jeśli pracujesz w sektorze publicznym i korzystasz z rezerwacji środków w budżecie, zobacz też Finalize a general budget reservation (Public sector) i Carry forward general budget reservation information to a new fiscal year (Public sector).

W przypadku częściowo zafakturowanego zamówienia zakupu, tylko kwota niezafakturowana zostanie zamknięta i ponownie otwarta w następnym roku obrachunkowym.

Zamknięcie przyszłych zobowiązań wiążących zamówień zakupu jest osobnym procesem względem zamknięcia roku obrachunkowego i zazwyczaj jest wykonywane, zanim rok obrachunkowy zostanie zamknięty. Aby uzyskać informacje dotyczące zamknięcia roku obrachunkowego, zobacz temat Lista kontrolna przy zamykaniu roku obrachunkowego.

Uwaga

(FRA) Francuskie jednostki sektora publicznego również mogą tworzyć lub aktualizować zobowiązania w nowym roku obrachunkowym. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz (FRA) About commitments (Public sector) i (FRA) Process purchase order encumbrances and commitments at year end (Public sector).

Wymagania wstępne

Przed rozpoczęciem tego procesu sprawdź, czy skonfigurowano następujące warunki wstępne.

Włączanie kontroli budżetu

Kontrola budżetu często jest włączona, gdy przyszłe zobowiązania wiążące zostały utworzone na poczet zamówienia zakupu. Nie trzeba włączać kontroli budżetu, aby używać tego procesu, jednak jest to konieczne do tworzenia wpisów do rejestru budżetu. Opcja przetwarzania na koniec roku Przetwarzaj i przenieś budżet na następny okres również nie może być używana dopóki nie zostanie włączona kontrola budżetu. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Ustawianie kontroli budżetu.

Włączanie procesu przyszłych zobowiązań niewiążących

Proces przyszłych zobowiązań wiążących musi być włączony, aby było możliwe rejestrowanie przyszłych zobowiązań wiążących dla zamówienia zakupu w księdze głównej oraz pomyślne uruchomienie procesu zakończenia roku dla zamówienia zakupu. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Tworzenie z zamówień zakupu przyszłych zobowiązań wiążących.

Konfigurowanie definicji księgowania

Otwórz formularz Definicje księgowania, aby skonfigurować następujące definicje księgowania w module Zakup, jeśli nie istnieją:

Zamówienie zakupu na koniec roku — definicja księgowania umożliwiająca wycofywanie przyszłych zobowiązań wiążących i nieuregulowanych rezerw w budżecie dla zamówienia zakupu w roku obrachunkowym, który się kończy i wygenerowanie wpisów zamknięcia roku w księdze głównej.
Przyszłe zobowiązanie wiążące zamówień zakupu — definicja księgowania określająca sposób rejestrowania kwot obciążenia w księdze głównej. Ponadto jest używana w nowym roku obrachunkowym do wycofywania wpisów zamknięcia roku i ponownego ustanowienia przyszłych zobowiązań wiążących w księdze głównej.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Konfigurowanie definicji księgowania.

Przypisanie definicji księgowania do typów księgowania transakcji

Formularz Definicje księgowania transakcji służy do przypisywania definicji księgowania do odpowiednich definicji księgowania transakcji. Można również wybrać kryteria, które muszą spełniać transakcje źródłowe w celu użycia określonej definicji księgowania.

Wybierz następujące typy księgowania transakcji w module Zakup, a następnie wykonaj kroki w formularzu Przypisanie definicji księgowania do typów księgowania transakcji:

Zamknięcie na koniec roku dla zamówienia zakupu — wybierz definicję księgowania utworzoną dla zamówienia zakupu na koniec roku.
Zamówienie zakupu — wybierz definicję księgowania, która będzie używana dla przyszłych zobowiązań wiążących zamówień zakupu.

Opcje przetwarzania na koniec roku

Zaznacz jedną z następujących opcji przetwarzania na koniec roku, aby zamknąć przyszłe zobowiązanie wiążące zamówień zakupu w roku obrachunkowym, który się kończy i ponownie je aktywować w nowym roku obrachunkowym.

Uwaga

Wybrana opcja przetwarzania na koniec roku jest używana dla przyszłych zobowiązań wiążących dotyczących wszystkich zamówień zakupu. Po wybraniu klucza konfiguracji Public Sector można zastąpić ten wybór i wybrać inną opcję przetwarzania na koniec roku dla określonych środków pieniężnych, które wybiera się w formularzu Funds. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Funds (form) (Public sector).

Opcja	Kroki zamknięcia i otwarcia dotyczące przyszłych zobowiązań wiążących zamówień zakupu
Przetwarzaj i nie przenoś budżetu na następny okres	Kroki zamknięcia: Pozostałe przyszłe zobowiązania wiążące w księdze głównej i nieuregulowane rezerwy w budżecie dla przyszłych zobowiązań wiążących są wycofywane. Wpisy zamknięcia roku są generowane w księdze głównej. Kroki otwarcia: Wpisy zamknięcia są wycofywane. Przyszłe zobowiązania wiążące są ponownie ustanawiane w księdze głównej. Rezerwy w budżecie dla przyszłych zobowiązań wiążących są tworzone na poczet zamówień zakupu, które są przetwarzane.
Przetwarzaj i przenieś budżet na następny okres	> [!NOTE] > Ta opcja jest dostępna tylko wtedy, gdy kontrola budżetu jest włączona. Kroki zamknięcia: Pozostałe przyszłe zobowiązania wiążące w księdze głównej i nieuregulowane rezerwy w budżecie dla przyszłych zobowiązań wiążących są wycofywane. Wpisy zamknięcia roku są generowane w księdze głównej. Korekty budżetu są tworzone w celu zmniejszenia budżetu w roku obrachunkowego, który jest zamykany. Kroki otwarcia: Wpisy zamknięcia są wycofywane. Przyszłe zobowiązania wiążące są ponownie ustanawiane w księdze głównej. Rezerwy w budżecie dla przyszłych zobowiązań wiążących są tworzone na poczet zamówień zakupu, które są przetwarzane. Korekty budżetu są tworzone w nowym roku obrachunkowym w celu ponownego ustanowienia wpisów do rejestru budżetu, które zostały przeniesione na następny okres z poprzedniego roku obrachunkowego.

Przetwarzaj i nie przenoś budżetu na następny okres

Kroki zamknięcia:

Pozostałe przyszłe zobowiązania wiążące w księdze głównej i nieuregulowane rezerwy w budżecie dla przyszłych zobowiązań wiążących są wycofywane.
Wpisy zamknięcia roku są generowane w księdze głównej.

Kroki otwarcia:

Wpisy zamknięcia są wycofywane.
Przyszłe zobowiązania wiążące są ponownie ustanawiane w księdze głównej.
Rezerwy w budżecie dla przyszłych zobowiązań wiążących są tworzone na poczet zamówień zakupu, które są przetwarzane.

Przetwarzaj i przenieś budżet na następny okres

> [!NOTE] > Ta opcja jest dostępna tylko wtedy, gdy kontrola budżetu jest włączona.

Kroki zamknięcia:

Pozostałe przyszłe zobowiązania wiążące w księdze głównej i nieuregulowane rezerwy w budżecie dla przyszłych zobowiązań wiążących są wycofywane.
Wpisy zamknięcia roku są generowane w księdze głównej.
Korekty budżetu są tworzone w celu zmniejszenia budżetu w roku obrachunkowego, który jest zamykany.

Kroki otwarcia:

Wpisy zamknięcia są wycofywane.
Przyszłe zobowiązania wiążące są ponownie ustanawiane w księdze głównej.
Rezerwy w budżecie dla przyszłych zobowiązań wiążących są tworzone na poczet zamówień zakupu, które są przetwarzane.
Korekty budżetu są tworzone w nowym roku obrachunkowym w celu ponownego ustanowienia wpisów do rejestru budżetu, które zostały przeniesione na następny okres z poprzedniego roku obrachunkowego.

Wybór zamówień zakupu i uruchomienie procesu zakończenia roku dla zamówienia zakupu

Kliknij przycisk Księga główna > Okresowo > Zamknięcie roku obrachunkowego > Proces na koniec roku dla zamówienia zakupu.
Kliknij pozycję Pobierz zamówienia zakupu w dolnym okienku, aby wybrać zamówienia zakupu dla procesu zakończenia roku. Spowoduje to otwarcie formularza kwerendy, w którym można wybrać zamówienia zakupu według kryteriów, takich jak data, zakres dat, konto dostawcy, typ zamówienia zakupu, saldo zamówienia zakupu lub wymiary finansowe. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz temat Informacje (formularz).
Kliknij przycisk OK w formularzu Informacje.
Wyniki kwerendy są wyświetlane w dolnym okienku formularza Proces na koniec roku dla zamówienia zakupu. Zaznacz pole wyboru Uwzględnij dla każdego zamówienia zakupu do uwzględnienia w procesie zakończenia roku. Przyszłe zobowiązania wiążące dla tych zamówień zakupu zostaną wycofane z kończącego się roku obrachunkowego, a kwoty obciążenia będą dostępne w nowym roku obrachunkowym. Można kliknąć opcję Uwzględnij wszystko, aby zaznaczyć wszystkie zamówienia zakupu na liście lub kliknąć przycisk Wyklucz wszystkie, aby wyczyścić wybory.

Uwaga

Możesz przejrzeć szczegóły zamówienia zakupu, klikając przycisk Wyświetl zamówienia zakupu. Można również kliknąć przycisk Przeglądanie arkusza księgi podrzędnej, aby wyświetlić pozycje otwarcia i zamknięcia roku, które są generowane dla poszczególnych zamówień zakupu.
W polu Opcja końca roku wybierz sposób przetwarzania przyszłych zobowiązań wiążących zamówień zakupu.
Wybierz kod budżetu pierwotnego, jeśli wybrano opcję zakończenia roku Przetwarzaj i przenieś budżet na następny okres. Ten kod jest używany dla korekt budżetu, które są tworzone w zamknięciu roku obrachunkowego. Wybrany kod nie musi mieć wybranego przepływu pracy, ponieważ proces zakończenia roku powoduje zatrzymanie zatwierdzeń przepływów pracy. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Kody budżetu (formularz).
Wybierz kod przeniesienia budżetu na następny okres, jeśli wybrano opcję zakończenia roku Przetwarzaj i przenieś budżet na następny okres. Ten kod jest używany dla korekt budżetu, które są tworzone w nowym roku obrachunkowym. Wybrany kod nie musi mieć wybranego przepływu pracy, ponieważ proces zakończenia roku powoduje zatrzymanie zatwierdzeń przepływów pracy. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Kody budżetu (formularz).
Zweryfikuj domyślne wartości w polach Kalendarz i Rok obrachunkowy, a następnie wprowadź zmiany w razie potrzeby. Można zmienić wartość roku obrachunkowego w tym miejscu, ale należy użyć formularza Księga, aby zmienić wybrany kalendarz obrachunkowy.

Kliknij nazwę kalendarza, aby otworzyć formularz Kalendarze obrachunkowe, na której możesz przejrzeć opis kalendarza obrachunkowego i uwzględnionego w nim roku obrachunkowego.
Zweryfikuj domyślne wartości pól Parametry zamknięcia i w razie potrzeby wprowadź zmiany w polach, które mogą zostać zmienione.
- Pole Data księgowania wskazuje ostatni dzień wybranego roku obrachunkowego. Nie można zmienić tej daty.
- Pole Typ są zazwyczaj ustawione na wartość Działanie dla okresu, które mogą być używane do rejestrowania transakcji księgowania. Można wybrać opcję Zamknięcie, jeśli używasz okresu zamknięcia do oddzielenia wpisów zamknięcia. Aby uzyskać informacje o tworzeniu okresów zamknięcia, zobacz temat Najważniejsze zadania: kalendarze obrachunkowe, lata obrachunkowe i okresy.
- Jeśli wybrano typ Zamknięcie, wybierz okres zamknięcia, który ma być używany.
Zweryfikuj wartości dla pól Parametry otwarcia. Tych pól nie można zmieniać.
- Pole Data księgowania wskazuje pierwszy dzień roku obrachunkowego otwarcia.
- Pole Okres wskazuje pierwszy okres typu Działanie w roku obrachunkowym otwarcia. Ten typ okresu służy do rejestrowania transakcji księgowania.
Kliknij opcję Proces, aby uruchomić proces zakończenia roku dla zamówienia zakupu.
Jeśli takie komunikaty są wyświetlane, wprowadź niezbędne korekty, a następnie ponownie uruchom proces dla uwzględnianych zamówień zakupu.

Ważne

Zweryfikuj wpisy do rejestru budżetu, które zostały utworzone w bieżącym i poprzednim roku obrachunkowego w celu zapewnienia dokładności procesu zamknięcia przyszłych zobowiązań wiążących na koniec roku. Wpisy do rejestru budżetu można wyświetlić w formularzu Wpisy do rejestru budżetu.