Udostępnij za pośrednictwem

Ustawianie kontroli budżetu

  • Artykuł

Dotyczy: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Kontrola budżetu jest dostępna dla dokumentów źródłowych i arkuszy księgowych. Dokumenty źródłowe obejmują zapotrzebowania zakupu, zamówienia zakupu, faktury od dostawcy, wnioski wyjazdowe i raporty z wydatków. Arkusze księgowe obejmują arkusze dzienne, arkusze alokacji, arkusze wydatków w ramach projektu i arkusze środków trwałych. W zależności od sposobu konfigurowania kontroli budżetu, można uniemożliwić dalsze przetwarzanie dokumentów źródłowych i arkuszy księgowych, jeśli sprawdzanie budżetu wskazuje, że kwoty budżetowane nie są dostępne.

Uwaga

Ustawianie budżetowania podstawowego musi poprzedzać konfigurowanie kontroli budżetu. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Budżetowanie podstawowe — informacje. Aby używać przepływów pracy budżetowania, należy utworzyć przepływy pracy, a następnie przypisać je do kodów budżetu podczas konfigurowania podstawowego budżetowania. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Ustawianie przepływów pracy budżetowania. Konfigurację kontroli budżetu należy utworzyć przed rozpoczęciem przesyłania wpisów do rejestru budżetu.

Uwaga

Konfiguracja kontroli budżetu zawiera aktywną wersję i wersję roboczą. Można zmodyfikować wersję roboczą, gdy aktywna wersja jest włączona i działa kontrola budżetu. Można kliknąć opcję Przywróć z aktywnych w dowolnym momencie podczas używania wersji roboczej. Jednak kliknięcie opcji Przywróć z aktywnych spowoduje, że wszystkie zmiany wersji roboczej zostaną utracone. Jeśli konfiguracja kontroli budżetu jest aktywna, należy kliknąć przycisk Edycja, aby ją zmodyfikować.

Definiowanie parametrów kontroli budżetu

  1. Kliknij przycisk Budżetowanie > Ustawienia > Kontrola budżetu > Konfiguracja kontroli budżetu.

  2. Wybierz strukturę konta. W przypadku istnienia wielu aktywnych struktur kont w planie kont, wybierz strukturę konta, która będzie używana dla kont wynikowych oraz kont wydatków. Ta struktura konta zawiera zakres konta głównego dla kont wydatków.

    Po wybraniu struktury konta wszystkie wymiary finansowe w tej strukturze zdefiniowane dla budżetowania są wyświetlane na liście Wymiary budżetu.

  3. Zaznacz wymiar finansowy i przenieś go na listę Wymiary kontroli budżetu.

    Wymiary finansowe dla kontroli budżetu są wybierane spośród wymiarów finansowych zdefiniowanych dla budżetowania. Dzięki temu możliwe jest opracowanie budżetów na jednym poziomie i konfigurowanie kontroli budżetu na innym poziomie. Na przykład można wybrać wymiary finansowe — konto główne, dział i centrum kosztów — a następnie wybrać tylko wymiary dział i centrum kosztów dla kontroli budżetu. Można również używać reguł kontroli budżetu do określania kombinacji wymiarów finansowych dla kontroli budżetu. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz sekcję Definiowanie reguł kontroli budżetu w tym temacie.

  4. Zaznacz zakres kontroli budżetu, na przykład Rok obrachunkowy lub Od początku roku obrachunkowego.

    Zakres kontroli budżetu wraz z cyklem budżetu umożliwia określenie sposobu agregowania kwot na potrzeby kontroli budżetu. Na przykład w przypadku wybrania opcji Rok obrachunkowy wszystkie środki dla roku obrachunkowego są agregowane na potrzeby kontroli budżetu. W przypadku wybrania opcji Od początku roku obrachunkowego lub Od początku okresu budżetowego data zakończenia jest ustalana na podstawie okresu obrachunkowego i daty księgowania arkusza księgowego lub dokumentu źródłowego, który jest sprawdzany.

  5. Wybierz okres cyklu budżetu, który definiuje długość cyklu budżetu. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Definiowania cyklów budżetu.

  6. Wybierz menedżera budżetu, którym jest użytkownik zatwierdzający przepływy pracy dotyczące budżetu. Można zdefiniować innego menedżera budżetu przy użyciu reguły kontroli budżetu.

  7. W polu Próg budżetu wprowadź procent budżetu, który może być wydany.

    Próg może być wykorzystany przy generowaniu komunikatów ostrzegawczych lub definiowaniu uprawnień budżetu zapobiegających przekroczeniu progu budżetu przez określone grupy użytkowników. Próg ten może przekroczyć 100 procent.

  8. Zaznacz pole wyboru Wyświetl komunikat po przekroczeniu progu budżetu, aby wyświetlać komunikaty w przypadku przekroczenia progu budżetu.

Definiowanie uprawnień dotyczących przekroczenia budżetu dla grup użytkowników

Można umożliwić określonym grupom użytkowników przekraczanie dostępnego budżetu lub ograniczać grupom użytkowników możliwość przekraczania dostępnego budżetu lub progów budżetowych. Ustawienie Nie zezwalaj na przetwarzanie powyżej progu budżetowego dotyczy wszystkich użytkowników, którzy nie należą do grupy użytkowników. Ustawienia w tym formularzu można zastępować przy użyciu grupy budżetu lub reguły kontroli budżetu.

  1. Kliknij przycisk Budżetowanie > Ustawienia > Kontrola budżetu > Konfiguracja kontroli budżetu.

  2. Należy kliknąć pozycję Uprawnienia ponadbudżetowe.

  3. Kliknij przycisk Dodaj i wybierz grupę użytkowników.

    Uwaga

    Jeśli grupy użytkowników nie zostały zdefiniowane, kliknij prawym przyciskiem myszy w polu Grupa i wybierz polecenie Wyświetlanie szczegółów, aby otworzyć formularz Grupy użytkowników, w którym można tworzyć grupy i dodawać użytkowników.

  4. W polu Opcje przekraczania budżetu wybierz opcję odpowiednią dla danej grupy użytkowników.

    • NIe zezwalaj na przetwarzanie powyżej budżetu — użytkownicy z tej grupy nie mogą przetwarzać wpisu do rejestru budżetu, jeśli saldo dostępnego budżetu jest niewystarczające do pokrycia wpisu.

    • Zezwalaj na przetwarzanie powyżej budżetu — użytkownicy z tej grupy mogą przetwarzać wpis do rejestru budżetu, gdy saldo dostępnego budżetu jest niewystarczające do pokrycia wpisu.

    • Nie zezwalaj na przetwarzanie powyżej progu budżetowego — użytkownicy z tej grupy nie mogą przetworzyć wpisu do rejestru budżetu, jeśli konto główne lub wymiar finansowy przekracza próg pokrycia wpisu.

    Uwaga

    Jeśli próg budżetu jest większy niż 100 procent, ustawienie Nie zezwalaj na przetwarzanie powyżej progu budżetowego jest mniej ograniczające niż NIe zezwalaj na przetwarzanie powyżej budżetu.

Definiowanie obliczeń określających dostępne fundusze budżetu

W obszarze Dostępne środki budżetowe można zaznaczyć pola wyboru, aby określić kwoty dodawane i odejmowane od środków budżetowych, które są dostępne. Opcje Budżet pierwotny i Wydatki zaksięgowane są domyślnie zaznaczone, dzięki czemu domyślnie wartość dostępnych środków z budżetu jest obliczana jako różnica pierwotnego budżetu i rzeczywistych rozchodów. Obliczenia funduszy budżetu są wyświetlane w obszarze pól wyboru, aby można było sprawdzić, jak zmienia się wynik obliczeń po zaznaczeniu lub wyczyszczeniu pól wyboru.

  1. Kliknij przycisk Budżetowanie > Ustawienia > Kontrola budżetu > Konfiguracja kontroli budżetu.

  2. Należy kliknąć pozycję Dostępne środki budżetowe.

  3. Zaznaczenie pola wyboru Uwzględnij kwoty przeniesione na następny okres spowoduje uwzględnianie kwot, które zostały przeniesione na następny okres w ramach przetwarzanie na koniec roku dla zamówienia zakupu. Ponadto spowoduje przeniesienie na następny okres wpisów do rejestru budżetu, których typem budżetu jest Budżet przeniesiony na późniejszy okres.

    Jako część procesu zakończenia roku zamówienia zakupu, kwoty budżetu z otwartych zamówień zakupu mogą być przenoszone na następny rok obrachunkowy. Wszelkie rezerwy w budżecie dla przyszłych zobowiązań wiążących także są przenoszone na następny okres. Gdy faktury są rejestrowane względem zamówień zakupu, które zostały przeniesione na następny okres, kontrola budżetu traktuje rzeczywiste rozchody także jako kwoty przeniesione na następny okres. Dlatego zapytania i raporty mogą wyświetlać te kwoty oddzielnie na podstawie ilości, które nie zostały przeniesione na następny okres.

  4. Można zaznaczyć następujące pola wyboru, aby uwzględniać kwoty w obliczeniu.

    Opcja

    Kwoty, które zostaną uwzględnione w obliczeniu

    Budżet pierwotny

    Wpisy do rejestru budżetu pierwotnego, których stanem dokumentu jest Zakończono. Ponadto uwzględniane są typy budżetu Projekt, Środki trwałe, Prognoza popytu i Prognoza dostaw o stanie dokumentu Zakończono, które są traktowane jako kwoty pierwotnego budżetu po przeniesieniu z innych modułów.

    Suma kwot budżetu wpisów do rejestru budżetu, których typem budżetu jest Budżet pierwotny, Korekta, Przeniesienie, Budżet przeniesiony na późniejszy okres, Projekt, Środki trwałe, Prognoza popytu i Prognoza dostaw.

    Preliminary budget

    Wpisy do rejestru budżetu wstępnego, dla których stan dokumentu ma wartość Zakończono. Te służą do tworzenia wstępnego budżetu podczas przeglądania i zatwierdzania budżetu rzeczywistego.

    Uwaga

    Ten formant jest dostępny tylko wtedy, gdy wybrano klucz konfiguracji Public Sector.

    Korekty budżetu

    Wpisy do rejestru budżetu, które zmieniają pierwotne budżety i dla których stan dokumentu ma wartość Zakończono.

    Wersje robocze korekt budżetu

    Wpisy do rejestru budżetu, które zmieniają pierwotne budżety i dla których stan dokumentu ma wartość Wersja robocza.

    Przeniesienia budżetu

    Wpisy do rejestru budżetu, które przenoszą kwoty budżetu z jednej wartości wymiaru finansowego do innej i dla których stan dokumentu ma wartość Zakończono.

    Wersje robocze wewnętrznych przeniesień budżetu

    Przeniesienia wpisów do rejestru budżetu, które zwiększają budżet i dla których stan dokumentu ma wartość Wersja robocza.

    Wersja robocza zewnętrznych przeniesień budżetu

    Przeniesienia wpisów do rejestru budżetu, które zmniejszają budżet i dla których stan dokumentu ma wartość Wersja robocza.

    Budget apportionments

    Wpisy do rejestru budżetu, których stanem dokumentu jest Zakończono. Przydziały są używane w sektorze publicznym do pokazywania różnic między kwotami budżetowanymi i kwotami, które są zatwierdzone jako wydatki. Na przykład organizacja sektora publicznego można mieć oryginalny budżet w wysokości 10000,00 dla konta i użyć przydziału do zatwierdzenia kwoty 5000 jako wydatek. Tylko kwota przydzielona może być wydana.

    Uwaga

    Ten formant jest dostępny tylko wtedy, gdy wybrano klucz konfiguracji Public Sector.

    Wydatki zaksięgowane

    Rzeczywiste rozchody są rejestrowane w księdze głównej za pomocą raportów z wydatków, faktur od dostawcy i arkuszy księgowych. Kwoty z dokumentów źródłowych lub arkuszy księgowych są uwzględniane w kontroli budżetu tylko wtedy, gdy arkusz księgowania lub dokument źródłowy jest włączony na potrzeby kontroli budżetu.

    Wydatki niezaksięgowane

    Rzeczywiste rozchody, które nie zostały zarejestrowane w księdze głównej za pomocą raportów z wydatków, faktur od dostawcy i arkuszy księgowych. Kwoty z dokumentów źródłowych lub arkuszy księgowych są uwzględniane w kontroli budżetu tylko wtedy, gdy arkusz księgowania lub dokument źródłowy jest włączony na potrzeby kontroli budżetu.

    Rezerwy w budżecie dla przyszłych zobowiązań wiążących

    Rezerwy w budżecie tworzone dla potwierdzonych zamówień zakupu, rezerwacji środków w budżecie lub wniosków wyjazdowych, a także wpisy do rejestru budżetu, których stanem dokumentu jest Zakończono i które używają typu budżetu Przyszłe zobowiązanie wiążące.

    Rezerwy w budżecie dla niepotwierdzonych przyszłych zobowiązań wiążących

    Rezerwy w budżecie tworzone dla niepotwierdzonych zamówień zakupu, rezerwacji środków w budżecie lub wniosków wyjazdowych, a także wpisy do rejestru budżetu, których stanem dokumentu jest Wersja robocza i które używają typu budżetu Przyszłe zobowiązanie wiążące. Są to ręczne rezerwy w budżecie, które nie zostały jeszcze uwzględnione w całym saldzie budżetu.

    Uwaga

    Jeśli to pole wyboru nie zostanie zaznaczone, kontrole budżetu nadal będą wykonywane na roboczych dokumentach źródłowych, takich jak rezerwacje środków w budżecie i wnioski wyjazdowe. Jednak kwota rezerw w budżecie nie jest uwzględniana w kontroli budżetu dotyczącej kolejnych dokumentach źródłowych. Można wykonać kontrolę budżetu na dokumentach roboczych bez tworzenia potwierdzonej rezerwacji.

    Zmniejszenie rezerw w budżecie na niepotwierdzone przyszłe zobowiązania niewiążące

    Kwoty, który powodują zmniejszenie kwot zarezerwowanych z tytułu niepotwierdzonych zobowiązań do zapłaty. Ponieważ korektę zamówienia zakupu można cofnąć, ta opcja ma zapobiec zmniejszeniu kwoty rezerwy w budżecie z powodu korekty zamówienia zakupu, dopóki nie zostanie ona potwierdzona.

    Rezerwy w budżecie na przyszłe zobowiązania niewiążące

    Rezerwy w budżecie utworzone dla zatwierdzonych i potwierdzonych zapotrzebowań na zakup oraz wpisy do rejestru budżetu, których stanem dokumentu jest Zakończono i które używają typu budżetu Przyszłe zobowiązanie niewiążące.

    Rezerwy w budżecie dla niepotwierdzonych przyszłych zobowiązań niewiążących

    Rezerwy w budżecie utworzone dla niezatwierdzonych i niepotwierdzonych zapotrzebowań na zakup oraz wpisy do rejestru budżetu, których stanem dokumentu jest Wersja robocza i które używają typu budżetu Przyszłe zobowiązanie niewiążące. Te ręczne rezerwy w budżecie są tworzone poprzez wpisy do rejestru budżetu, ale nie są uwzględniane w saldzie całkowitym budżetu.

    Uwaga

    Jeśli to pole wyboru nie zostanie zaznaczone, kontrole budżetu nadal będą mogły być wykonywane na roboczych zapotrzebowaniach zakupu. Jednak kwota rezerw w budżecie nie jest uwzględniana w kontroli budżetu dotyczącej kolejnych dokumentach źródłowych. Można wykonać kontrolę budżetu na dokumentach roboczych bez tworzenia potwierdzonej rezerwacji.

Wybór dokumentów źródłowych do kontroli budżetu

W obszarze Wybierz dokumenty źródłowe można zaznaczyć pola wyboru określające dokumenty źródłowe, które podlegają kontroli budżetu. Można również zaznaczyć pola wyboru, aby umożliwić kontrole budżetu w miarę wprowadzania i zapisywania wierszy dokumentów źródłowych.

Należy dopasować dokumenty źródłowe wybrane za pomocą pól wyboru na potrzeby obliczania dostępnych środków budżetowych w obszarze Dostępne środki budżetowe. Jeśli np. wybrano pozycję Rezerwy w budżecie dla przyszłych zobowiązań wiążących, aby uwzględnić ją w obliczaniu dostępnych środków budżetowych, użytkownik może zaznaczyć pole wyboru Zamówienia zakupu. Podczas kontroli budżetu dla kwot i kont w wierszu zakupu, kategoria kontroli budżetu przypisana do rezerwacji ma wartość Przyszłe zobowiązanie wiążące.

Uwaga

Kontrola budżetu jest wykonywana podczas tworzenia dokumentu źródłowego, ale nie podczas jego edycji. Kontrola budżetu jest wykonywana, gdy dokument źródłowy jest przesyłany do przepływu pracy oraz gdy jest zatwierdzany i potwierdzany.

  1. Kliknij przycisk Budżetowanie > Ustawienia > Kontrola budżetu > Konfiguracja kontroli budżetu.

  2. Należy kliknąć pozycję Wybierz dokumenty źródłowe.

  3. Zaznacz pole wyboru Zapotrzebowania na zakup. Pola wyboru Zamówienia zakupu i Faktury dostawcy są zaznaczane automatycznie.

    Jeśli pole wyboru Zapotrzebowania na zakup nie zostanie zaznaczone, a zamiast niego zostanie zaznaczone pole wyboru Zamówienia zakupu, automatycznie zostanie zaznaczone pole wyboru Faktury dostawcy.

    Dostępne opcje to Faktury dostawcy, Wnioski wyjazdowe i Raporty z wydatków, niezależnie od innych dokumentów źródłowych.

    Uwaga

    Po wybraniu opcji Faktury dostawcy kontrola budżetu jest włączona również w przypadku arkuszy faktur, arkuszy zatwierdzania faktur i arkuszy rejestracji faktur.

  4. Opcjonalnie: jeśli pracujesz w sektorze publicznym i będziesz korzystać z rezerwacji środków w budżecie, zaznacz pole wyboru General budget reservations. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Set up general budget reservation rules and reservation types (Public sector).

  5. W przypadku każdego dokumentu źródłowego zaznaczenie pola wyboru Włączanie kontroli budżetu dla wiersza pozycji podczas wprowadzania spowoduje włączenie funkcji kontroli budżetu dla każdego wiersza, który jest wprowadzany i zapisywany.

    Uwaga

    Kontrola budżetu jest wykonywana w przypadku przekształcenia zapotrzebowania na zakup na zamówienie zakupu, nawet gdy nie jest włączone sprawdzanie na poziomie wiersza. Wiąże się to z wystawieniem przyszłego zobowiązania niewiążącego i ustaleniem roboczego przyszłego zobowiązania wiążącego. Utworzenie faktury z zamówienia zakupu powoduje sprawdzenie budżetu, nawet gdy funkcja sprawdzania na poziomie wiersza nie jest włączona.

Wybór arkuszy księgowania w celu kontroli budżetu

W obszarze Wybierz arkusze księgowe można zaznaczyć pola wyboru określające arkusze księgowe, które podlegają kontroli budżetu. Ponadto można zaznaczyć pola wyboru, aby umożliwić kontrole budżetu w miarę wprowadzania i zapisywania wierszy arkuszy księgowych.

Uwaga

Kontrola budżetu jest wykonywana podczas tworzenia arkusza księgowego, ale nie podczas jego edycji. Kontrola budżetu jest wykonywana, gdy arkusz księgowy jest przesyłany do przepływu pracy oraz gdy jest zatwierdzany i księgowany.

  1. Kliknij przycisk Budżetowanie > Ustawienia > Kontrola budżetu > Konfiguracja kontroli budżetu.

  2. Należy kliknąć pozycję Wybierz arkusze księgowe.

  3. Zaznacz dowolne z następujących pól wyboru, aby włączyć kontrolę budżetu dla arkuszy księgowych:

    • Arkusze dzienne

    • Arkusze alokacji

    • Arkusze wydatków w ramach projektu

    • Arkusze środków trwałych

  4. W przypadku każdego arkusza księgowego zaznaczenie pola wyboru Włączanie kontroli budżetu dla wiersza pozycji podczas wprowadzania spowoduje włączenie funkcji kontroli budżetu dla każdego wiersza, który jest wprowadzany i zapisywany.

Przypisanie modeli budżetu do cykli budżetu

Można przypisać model budżetu do cyklu budżetu w celu wykonania kontroli budżetu dla cyklu budżetu. Tylko jeden model budżetu może być używany w cyklu budżetu. Kontrola budżetu jest wykonywana w przypadku, gdy data księgowania dokumentu źródłowego lub arkusza księgowego, który ma włączoną funkcję kontroli budżetu, mieści się w cyklu budżetu.

Uwaga

Cykl budżetu musi być zdefiniowany przed rozpoczęciem kojarzenia cyklu budżetu z modelem budżetu. W obszarze Przypisywanie modeli budżetu można kliknąć łącze Modele budżetów, aby otworzyć formularz Model budżetu. Kliknięcie łącza Okresy cyklu budżetu spowoduje otwarcie formularza Okresy cyklu budżetu.

  1. Kliknij przycisk Budżetowanie > Ustawienia > Kontrola budżetu > Konfiguracja kontroli budżetu.

  2. Należy kliknąć pozycję Przypisywanie modeli budżetu.

  3. Kliknij przycisk Dodaj i wybierz okres cyklu budżetu.

  4. Wybierz cykl budżetu.

  5. Umożliwia wybór modelu budżetu. Dostępne dla kontroli budżetu są jedynie te modele budżetu, które nie zawierają podmodeli.

Uwaga

Cykl budżetu, który jest używany do kontroli budżetu można także określić przy użyciu okresu cyklu budżetu wybranego dla reguły kontroli budżetu.

Definiowanie reguł kontroli budżetu

Reguły kontroli budżetu są niezbędne do kontroli budżetu. Decydują o kombinacji wartości wymiarów finansowych na potrzeby kontroli budżetu. W przypadku wybrania wymiarów finansowych działu i centrum kosztów dla kontroli budżetu można definiować reguły dla określonych kombinacji działów i centrów kosztów, które podlegają kontroli budżetu. Na przykład można określić reguły Dział = Sprzedaż i Centrum kosztów = *,, gdzie * jest symbolem wieloznacznym, który obejmuje dowolne centrum kosztów.

Uwaga

Kryteria w dwóch lub więcej regułach, które obejmują te same wartości wymiaru finansowego nie są dozwolone. Jeśli wszystkie kombinacje wartości wymiarów finansowych będą włączone dla kontroli budżetu, można zdefiniować regułę kontroli budżetu bez kryteriów.

Reguły kontroli budżetu zostały zweryfikowane względem kont księgowych, które są używane w zasadach podziału księgowań dokumentu źródłowego i arkuszach księgowych. Jeśli wymiary finansowe na kontach księgowych pasują do wymiarów finansowych w regułach kontroli budżetu, następuje sprawdzenie budżetu.

Hh242453.collapse_all(pl-pl,AX.60).gifPrzykład: zdefiniowano reguły kontroli budżetu określające inny próg budżetu dla jednego działu

Domyślne wartości parametrów kontroli budżetu wprowadzone w obszarze Definiuj parametry będą używane dopóki nie zostanie określony okres cyklu budżetu, zakres budżetu, próg budżetu lub menedżer budżetu dla poszczególnych reguł. Na przykład aby przypisać inny próg budżetu tylko dla jednego działu, można zdefiniować dwie reguły kontroli budżetu: jedną dla określonego działu i jego progu budżetu, a drugą dla wszystkich innych działów i ich progu.

  1. Kliknij przycisk Budżetowanie > Ustawienia > Kontrola budżetu > Konfiguracja kontroli budżetu.

  2. Należy kliknąć pozycję Definiowanie reguł kontroli budżetu.

  3. Zdefiniuj regułę dla działu 010 z progiem budżetu o wartości 90.

    1. Kliknij przycisk Nowy, aby utworzyć regułę, a następnie wprowadź nazwę i opis reguły.

    2. Na skróconej karcie Kryterium kliknij opcję Dodaj filtr.

    3. Na liście Gdzie wybierz wymiar finansowy Dział.

    4. Na liście Operator wybierz pozycję jest , a następnie wprowadź 010 jako numer działu.

    5. W polu Próg budżetu wprowadź 90.

  4. Zdefiniuj drugą regułę, w której wszystkie inne działy mają próg budżetu o wartości 100.

    1. Kliknij przycisk Nowy, aby utworzyć drugą regułę, a następnie wprowadź nazwę i opis reguły.

    2. Na skróconej karcie Kryterium kliknij opcję Dodaj filtr.

    3. Na liście Gdzie wybierz wymiar finansowy Dział.

    4. Na liście Operator wybierz pozycję jest większe niż (włącznie z tą wartością) i wprowadź wartość 020, która obejmuje wszystkie działy z wyjątkiem działu 010.

    5. W polu Próg budżetu wprowadź 100.

Hh242453.collapse_all(pl-pl,AX.60).gifPrzykład: definiowanie uprawnień jednej grupy użytkowników dla reguły kontroli budżetu

Można zdefiniować regułę kontroli budżetu, aby zapewnić unikatowe uprawnienia grupy użytkowników do kwot budżetu dla określonej kombinacji wymiarów finansowych. Jeśli domyślną opcją przekroczenia budżetu dla wszystkich grup użytkowników jest NIe zezwalaj na przetwarzanie powyżej budżetu, można zdefiniować regułę, która ma inną opcję przekroczenia budżetu dla określonych kombinacji wymiarów finansowych. Na przykład jeśli zdefiniowano regułę kontroli budżetu z progiem budżetu 90 dla działu 010, można zdefiniować uprawnienia grupy użytkowników dla jednej grupy użytkowników w dziale 010, aby umożliwić przetwarzanie przekroczenia budżetu dla tej grupy użytkowników.

  1. Kliknij przycisk Budżetowanie > Ustawienia > Kontrola budżetu > Konfiguracja kontroli budżetu.

  2. Należy kliknąć pozycję Definiowanie reguł kontroli budżetu.

  3. Zdefiniuj regułę dla działu 010 z progiem budżetu o wartości 90.

  4. Należy kliknąć pozycję Uprawnienia grupy użytkowników budżetu.

  5. Dla jednej grupy użytkowników w dziale 010 wybierz pozycję Zezwalaj na przetwarzanie powyżej budżetu w polu Opcje przekraczania budżetu.

    Ważne

    Jeśli definiujesz grupy budżetu, musisz wybrać opcje przekroczenia budżetu wyłączające lub włączające sprawdzanie grup budżetu, gdy środki budżetowe są niedostępne. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz „Definiowanie grup budżetu” w tym temacie.

  6. Aby zastąpić bieżące uprawnienia grupy użytkowników budżetu dla konfiguracji kontroli budżetu, kliknij przycisk Kopiuj. Wybierz grupę użytkowników do skopiowania, a następnie edytuj określone uprawnienia grupy użytkowników budżetu.

Wybór konta głównego

Jeśli wymiar finansowy konta głównego nie jest zdefiniowany dla kontroli budżetu, wybierz konta główne, dla których będą wymuszane reguły kontroli budżetu. Jeśli wymiar finansowy konta głównego jest zdefiniowany jako wymiar kontroli budżetu, jest on uwzględniony w regułach kontroli budżetu, a ten krok konfiguracji nie jest wymagany.

Tylko konta główne typu Suma, Wynikowe i Wydatek mogą zostać wybrane, ponieważ są zwykle używane dla rzeczywistych rozchodów. Konta typu Suma zostaną uwzględnione, ponieważ można wprowadzać kwoty budżetu w kontach głównych typu Suma.

  1. Kliknij przycisk Budżetowanie > Ustawienia > Kontrola budżetu > Konfiguracja kontroli budżetu.

  2. Należy kliknąć pozycję Wybór konta głównego.

  3. Zaznacz pola wyboru dla kont głównych, które chcesz wybrać lub kliknij opcję Zaznacz wszystko, aby zaznaczyć wszystkie konta główne.

  4. Można również kliknąć przycisk Wybierz, aby zdefiniować kwerendę do przefiltrowania listy kont głównych.

Opcjonalnie: Definiowanie grup budżetu

W obszarze Zdefiniuj grupy budżetu można zdefiniować grupy budżetu tworzące pulę budżetu lub kolekcję wartości wymiaru finansowego, których budżety zostaną zebrane na potrzeby pomocniczej kontroli budżetu. Kombinacje wymiarów finansowych, które zawiera reguła kontroli budżetu są zawsze sprawdzane pod względem kwoty budżetu. Jeśli kombinacja wymiarów finansowych zostanie znaleziona także w grupie budżetu, druga kontrola budżetu jest wykonywana na poziomie grupy budżetu.

Na przykład jeśli istnieje reguła kontroli budżetu dla wszystkich kombinacji wymiarów finansowych działu i centrum kosztów, możliwe jest także zdefiniowanie grupy budżetu dla działu 010 zawierającej wszystkie centra kosztów w tym dziale. Ta grupa budżetu zawiera budżety wszystkich centrów kosztów dla działu 010. Jeśli początkowa kontrola budżetu zakończy się niepomyślnie dla centrum kosztów w dziale 010, druga kontrola budżetu jest wykonywana dla łącznego budżetu wszystkich centrów kosztów w dziale 010.

Uwaga

Wiele kryteriów można określić dla grupy budżetu. Wszystkie kryteria służą do określania kombinacji wymiarów finansowych dla grupy budżetu. Dozwolone są kryteria nie nakładające się w grupach budżetu i elementach grup budżetu.

  1. Kliknij przycisk Budżetowanie > Ustawienia > Kontrola budżetu > Konfiguracja kontroli budżetu.

    Należy kliknąć pozycję Zdefiniuj grupy budżetu.

    Nazwa księgi jest wyświetlana u góry hierarchii.

  2. Kliknij przycisk Dodaj, aby utworzyć element grupy budżetu. Wprowadź nazwę i opis grupy budżetu.

    Podczas dodawania elementu grupy, można dodać kryteria filtrowania, zmienić uprawnienia grupy użytkowników i modyfikować domyślne właściwości kontroli budżetu.

  3. Na skróconej karcie Kryterium kliknij opcję Dodaj filtr.

  4. W tym przykładzie na liście Gdzie można wybrać wymiar finansowy Dział.

  5. Na liście Operator wybierz pozycję jest , a następnie wprowadź 010 jako numer działu.

    Uwaga

    Aby wykonać pomocnicze sprawdzanie budżetu, ustawienie Opcja przekroczenia budżetu dla kontroli grupy budżetu w formularzu Uprawnienia grupy użytkowników budżetu dla reguł kontroli budżetu musi mieć wartość Sprawdź grupę budżetu, gdy środki budżetowe nie są dostępne..

Opcjonalnie: Definiowanie poziomów wiadomości dla grup użytkowników

W obszarze Definiowanie poziomów wiadomości można określić, że komunikaty ostrzeżeń kontroli budżetu nie są wyświetlane dla zaznaczonych grup użytkowników. Użytkownicy w wybranych grupach użytkowników nadal będą otrzymywać komunikaty o błędach w oparciu o ich uprawnienia dotyczące przekroczenia budżetu.

  1. Kliknij przycisk Budżetowanie > Ustawienia > Kontrola budżetu > Konfiguracja kontroli budżetu.

  2. Należy kliknąć pozycję Definiowanie poziomów wiadomości.

  3. Kliknij przycisk Zaznacz wszystko lub zaznacz pola wyboru obok grup użytkowników, które nie będą otrzymywać komunikatów ostrzegawczych kontroli budżetu.

    Uwaga

    Jeśli użytkownik należy do wielu grup użytkowników i wybrano jedną grupę użytkowników zawierającą tego użytkownika, nie są wyświetlane komunikaty ostrzeżeń dla tego użytkownika.

Uruchamianie kontroli budżetu

W obszarze Uruchamianie kontroli budżetu można uaktywnić roboczą konfigurację kontroli budżetu, klikając przycisk Aktywuj. Po włączeniu kontroli budżetu aktywna konfiguracja kontroli budżetu zacznie być realizowana.

Ważne

Po wyłączeniu kontroli budżetu, dokumenty źródłowe i arkusze księgowe, których stanem jest Wersja robocza są usuwane z systemu śledzenia kontroli budżetu. Żadne dodatkowe kontrole budżetu nie są wykonywane. W przypadku włączeniu kontroli budżetu ponownie, konieczne może być ręczne korygowanie budżetu pod kątem zarezerwowanych kwot budżetu.

  1. Kliknij przycisk Budżetowanie > Ustawienia > Kontrola budżetu > Konfiguracja kontroli budżetu.

  2. Należy kliknąć pozycję Uruchamianie kontroli budżetu.

  3. Kliknij przycisk Aktywuj, aby uaktywnić wersję roboczą konfiguracji kontroli budżetu.

    W polu Data ostatniej aktywacji wyświetlana jest data bieżąca, a w polu Aktywowany przez jest wyświetlany identyfikator użytkownika.

  4. Kliknij przycisk Włącz, aby rozpocząć kontrolę budżetu przy użyciu aktywnej konfiguracji.

    Stan kontroli budżetu zostanie zmieniony na Włączony a opcja Włącz zostanie zastąpiona opcją Wyłącz.