Omówienie przepływu pracy zapotrzebowań zakupu

Dotyczy: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Proces przepływu pracy przeprowadza zapotrzebowania na zakup przez proces przeglądu od początkowego stanu Wersja robocza do końcowego Zatwierdzone. Gdy zapotrzebowanie na zakup zostanie przesłane do przeglądu, rozpoczyna się proces przepływu pracy. Po zatwierdzeniu zapotrzebowania na zakup można wygenerować zamówienie zakupu dla wierszy zapotrzebowania na zakup i przesłać do dostawcy w celu realizacji zamówienia.

Przestroga

Przed przesłaniem zapotrzebowania zakupu do przeglądu należy skonfigurować przepływ pracy. Proces przepływu pracy może zawierać jeden lub więcej kroków przeglądu o dowolnej kolejności. Proces przepływu pracy można również konfigurować tak, aby pominąć zadania przeglądu i automatyczne zatwierdzać zapotrzebowania na zakup. Przepływ pracy można skonfigurować ta, aby zapotrzebowanie na zakup było kierowane jako pojedynczy dokument. Alternatywnie do odpowiednich osób sprawdzających można kierować poszczególne wiersze zapotrzebowania na zakup. Oprócz tego można utworzyć scenariusz, w którym zapotrzebowanie na zakup jest kierowane jako pojedynczy dokument do niektórych osób sprawdzających, a do innych są kierowane wybrane wiersze zapotrzebowania na zakup.

Jeśli wiersze zapotrzebowania na zakup są przeglądane indywidualnie, proces przeglądu musi zostać ukończony dla wszystkich wierszy, zanim przepływ pracy będzie mógł przejść do następnego kroku procesu i zanim będzie można zakończyć cały proces przeglądu zapotrzebowania na zakup. Gdy proces przeglądu zapotrzebowania na zakup (ze wszystkimi jego wierszami) zostanie zakończony, ogólny status zapotrzebowania na zakup zmieni się na Zatwierdzone.

Przepływ pracy można tak skonfigurować, aby odpowiadał obowiązującemu w danej organizacji procesowi biznesowemu związanemu z zapotrzebowaniami na zakup. Podczas konfigurowania procesu przepływu pracy zapotrzebowania na zakup należy rozważyć poniższe kwestie:

• Jakie rozchody muszą podlegać przeglądowi?

• Jakie rozchody można zatwierdzać automatycznie?

• Kto musi przeglądać i zatwierdzać wnioski dotyczące rozchodów? Jaką rolę przypisano tym użytkownikom?

• Jak przebiega proces, gdy osoba sprawdzająca jest niedostępna?

Poniższe przykłady ilustrują dwie konfiguracje przepływu pracy dla zapotrzebowań na zakup.

Uwaga

Ten temat obejmuje informacje o funkcjach, które zostały dodane lub zmienione dla systemu Microsoft Dynamics AX 2012 R2. Te informacje dotyczą również systemu AX 2012 R3. Zobacz dalszą sekcję w tym temacie.

Przykład 1: Kierowanie zapotrzebowania na zakup jako pojedynczego dokumentu do przeglądu

Na poniższej ilustracji pokazano przykładową drogę zapotrzebowania na zakup traktowanego jako pojedynczy dokument w procesie przepływu pracy. Wiersze w zapotrzebowaniu na zakup nie są kierowane pojedynczo.

W tym przykładzie w przepływie pracy uwzględniono następujące role:

• Zleceniodawca — użytkownik, który zgłasza zapotrzebowanie na towary lub usługi. Zapotrzebowanie na zakup może przygotować zleceniodawca lub inny pracownik w jego imieniu. Ten pracownik jest wystawcą. Wystawca odpowiada za zarządzanie zapotrzebowaniem na zakup w całym procesie przeglądu. Zapotrzebowanie na zakup może zmodyfikować tylko wystawca.

  Uwaga

  Aby pracownik mógł utworzyć zapotrzebowanie na zakup w imieniu innej osoby, należy mu przyznać odpowiednie uprawnienia. Aby uzyskać więcej informacji na temat konfigurowania uprawnień, zobacz Tworzenie uprawnień do zamawiania produktów w imieniu innej osoby.

• Pracownik działu zakupów — użytkownik, który dokonuje przeglądu zamówienia i może zatwierdzić dokument.

• Menedżer zleceniodawcy — użytkownik, który dokonuje przeglądu menedżerskiego i może zatwierdzić dokument.

W tym przykładzie proces przepływu pracy dla zamówienia na zakup obejmuje następujące kroki:

1. Wystawca przesyła zapotrzebowanie na zakup do przeglądu.

2. Pracownik działu zakupów otrzymuje powiadomienie z wnioskiem o sprawdzenie informacji w zapotrzebowaniu na zakup. Jeśli będzie brakowało wymaganych informacji, pracownik działu zakupów może je dodać albo zwrócić zapotrzebowanie na zakup do wystawcy w celu uzupełnienia. Po uzupełnieniu wymaganych pól zapotrzebowanie na zakup może zostać przekazane do następnego kroku w procesie przeglądu.

3. Kierownik zleceniodawcy sprawdza zapotrzebowanie na zakup.

   Zapotrzebowanie na zakup może zostać skierowane do menedżera zleceniodawcy, jeśli na przykład kwota zapotrzebowania na zakup przekracza limit wydatków zlecającego związanych z zapotrzebowaniami na zakup. Menedżer zleceniodawcy może zatwierdzić lub odrzucić zapotrzebowanie na zakup albo zwrócić je wystawcy w celu wprowadzenia zmian.

Przykład 2: Kierowanie poszczególnych wierszy zapotrzebowania na zakup do przeglądu

Na poniższej ilustracji pokazano drogę pojedynczych wierszy zapotrzebowania na zakup w przepływie pracy. Proces dla każdego wiersza jest ogólnie taki sam jak proces dla zapotrzebowania na zakup kierowanego do przeglądu jako pojedynczy dokument. Niemniej, każdy wiersz musi przejść proces przepływu pracy osobno, zanim przepływ pracy dla zapotrzebowania na zakup jako całości będzie mógł zostać zakończony.

W tym przykładzie pracownik wprowadza wniosek o zakup plakatów i koszulek na potrzeby kampanii marketingowej. Kosz plakatów jest dzielony między działy marketingu i sprzedaży. Jeśli koszt plakatów lub koszulek przekracza limit podpisywania kierowników działu, zapotrzebowanie na zakup musi zostać przejrzane również przez menedżera grupy.

W tym przykładzie w procesie przepływu pracy uwzględniono następujące role:

• Zleceniodawca — użytkownik, który zgłasza zapotrzebowanie na towary lub usługi. Zapotrzebowanie na zakup może przygotować zleceniodawca lub inny pracownik w jego imieniu. Ten pracownik jest wystawcą. Wystawca odpowiada za zarządzanie zapotrzebowaniem na zakup w całym procesie przeglądu. Zapotrzebowanie na zakup może zmodyfikować tylko wystawca.

  Uwaga

  Aby pracownik mógł utworzyć zapotrzebowanie na zakup w imieniu innej osoby, należy mu przyznać odpowiednie uprawnienia. Aby uzyskać więcej informacji na temat konfigurowania uprawnień, zobacz Tworzenie uprawnień do zamawiania produktów w imieniu innej osoby.

• Pracownik działu zakupów — użytkownik, który dokonuje przeglądu zamówienia i może zatwierdzić dokument.

• Menedżer zleceniodawcy — użytkownik, który dokonuje przeglądu menedżerskiego i może zatwierdzić dokument.

• Menedżer działu — użytkownik, który dokonuje przeglądu rozchodu i może zatwierdzić dokument.

• Menedżer grupy — użytkownik, który dokonuje przeglądu związanego z autoryzacją podpisu i może zatwierdzić dokument.

W tym przykładzie proces przepływu pracy dla wierszy zamówienia na zakup obejmuje następujące kroki:

1. Wystawca przesyła zapotrzebowanie na zakup do przeglądu. Każdy wiersz jest kierowane do osoby sprawdzającej, która została skonfigurowana w procesie przepływu pracy.

2. Pracownik działu zakupów otrzymuje powiadomienie z wnioskiem o sprawdzenie informacji w zapotrzebowaniu na zakup i w jego wierszach. Jeśli będzie brakowało wymaganych informacji, pracownik działu zakupów może je dodać albo zwrócić wiersz zapotrzebowania na zakup do wystawcy w celu uzupełnienia. Po uzupełnieniu wymaganych pól wiersz zapotrzebowania na zakup może zostać przekazany do następnego kroku w procesie przeglądu. Wiersze zapotrzebowania na zakup mogą być przekazywane dalej w procesie przeglądu niezależnie od siebie nawzajem.

3. Kierownik linii zleceniodawcy sprawdza i zatwierdza wiersze zapotrzebowania na zakup.

   Zatwierdzenie może zostać skierowane do menedżera zleceniodawcy, jeśli na przykład kwota wiersza zapotrzebowania na zakup przekracza limit wydatków zlecającego związanych z wierszami zapotrzebowania na zakup. Menedżer można zatwierdzić lub odrzucić jeden lub oba wiersze zapotrzebowania na zakup.

4. Menedżer działu marketingu sprawdza wiersze zapotrzebowania na zakup dotyczące plakatów i koszulek. Menedżer działu sprzedaży sprawdza tylko te wiersze zapotrzebowania na zakup, które dotyczą plakatów, ponieważ jest to jedyny koszt, za który odpowiada dział sprzedaży.

5. Menedżer grupy przegląda i zatwierdza wiersz zapotrzebowania na zakup koszulek tylko wtedy, gdy jest to wymagane, np. gdy kwota wiersza zapotrzebowania na zakup przekracza limit zatwierdzania kierownika działu. Menedżer grupy nie musi zatwierdzać wiersza zapotrzebowania na zakup plakatów.

Konfigurowanie przepływu pracy dla zapotrzebowań na zakup

Aby skierować zapotrzebowanie na zakup do przeglądu, należy skonfigurować procesy przepływu pracy zapotrzebowania na zakup. Definiowany proces przepływu pracy kontroluje interakcje między użytkownikiem, który zgłosił zapotrzebowanie na pozycje (zleceniodawca), a osobami sprawdzającą i zatwierdzającą w przepływie pracy. Określa drogę, jaką przebywa zapotrzebowanie na zakup, na podstawie warunków ustawionych w konfiguracji przepływu pracy, takich jak warunek odpowiedniego skierowania zapotrzebowania na zakup, użytkownik lub rola, do których jest ono kierowane, i dostępne akcje, jakie użytkownicy mogą podjąć.

W przykładach zawartych w tym temacie opisano możliwy sposób kierowania zamówienia na zakup w przepływie pracy jako pojedynczego dokumentu lub jako osobnych wierszy zapotrzebowania na zakup. Można także skonfigurować przepływ pracy dla zapotrzebowań na zakup w celu odzwierciedlenia przeglądu kontroli wewnętrznej zapotrzebowań na zakup zdefiniowanego dla danej organizacji. Aby uzyskać więcej informacji na temat sposobu konfigurowania przepływu pracy dla zapotrzebowań na zakup, zobacz Ustawianie zamówień i zaopatrzenia przepływy pracy.

Nowy lub zmodyfikowany dla systemu Microsoft Dynamics AX 2012 R2

W systemie Microsoft Dynamics AX 2012 R2 wprowadzono pojęcie celu zapotrzebowania. Cel zapotrzebowania pozwala na większą elastyczność w zaspokajaniu popytu regulowanego zapotrzebowaniem. Podczas tworzenia zapotrzebowania można przypisać mu jeden z dwóch celów: zużycie lub uzupełnienie. Zależnie od celu popyt regulowany zapotrzebowaniem można zaspokoić, korzystając z zamówienia zakupu, zamówienia przeniesienia, zlecenia produkcyjnego lub Kanban. Aby uzyskać więcej informacji o celach zapotrzebowania oraz ich wpływie na proces zapotrzebowania, zobacz Zapotrzebowania zakupu — informacje.

Zapotrzebowania, których celem jest zużycie

Popyt generowany przez zapotrzebowanie, którego celem jest zużycie, zawsze jest zaspokajany przy użyciu zamówienia zakupu. Jeśli Microsoft Dynamics AX jest skonfigurowany do automatycznego tworzenia zamówień zakupu, zamówienia zakupu są tworzone po zatwierdzeniu zapotrzebowania zakupu. Zamówienie zakupu jest tworzone dla każdej waluty, dostawcy lub firmy, która jest identyfikowana w wierszach zapotrzebowania na zakup. Jeśli na przykład zapotrzebowanie na zakup ma dwa wiersze, a każdy wiersz ma innego dostawcę, walutę lub firmę, tworzone są dwa zamówienia zakupu.

W zależności od tego, ile zasad zapotrzebowania jest skonfigurowanych dla danej organizacji, można również utworzyć osobne zamówienia zakupu, jeśli wiersze zapotrzebowania na zakup mają różnych zleceniodawców, należą do różnych typów lub kategorii zaopatrzenia.

Jeśli system Microsoft Dynamics AX nie został skonfigurowany tak, aby automatycznie tworzyć zamówienia zakupu, pracownik działu zakupów musi ręcznie wybrać wiersze zapotrzebowania na zakup i utworzyć zamówienia zakupu.

Uwaga

Aby uzyskać informacje na temat sposobu konfigurowania reguł automatycznego generowania zamówień zakupu dla zatwierdzonych zapotrzebowań na zakup, zobacz Konfigurowanie reguł dla konsolidacji popytu i tworzenia zamówień zakupu.

Zapotrzebowania, których celem jest uzupełnienie

Popyt generowany przez zapotrzebowanie, którego celem jest uzupełnienie zapasów, można zaspokoić przy użyciu zamówienia zakupu, zamówienia przeniesienia, zlecenia produkcyjnego lub Kanban. Oprogramowanie Microsoft Dynamics AX należy skonfigurować tak, aby uwzględnić zaspokajanie popytu regulowanego zapotrzebowaniem w planowaniu głównym. Po skonfigurowaniu metoda zaspokajania popytu generowanego przez zapotrzebowanie, którego celem jest uzupełnienie zapasów, jest automatycznie określana przez zasady dostaw skonfigurowane dla pozycji w organizacji oraz zaplanowane w ramach planowania głównego.

Uwaga

Aby uzyskać więcej informacji na temat konfigurowania planowania głównego w taki sposób, aby popyt regulowany zapotrzebowaniem był automatycznie uwzględniany, gdy celem zapotrzebowania jest uzupełnienie zapasów, zobacz Konfigurowanie planów głównych z uwzględnieniem zapotrzebowania.

Nowe lub zmienione funkcje w oprogramowaniu z poprawką KB3047235

Jeśli w przypadku sektora publicznego do obsługi zaopatrzenia używany jest przepływ pracy z rezerwacją środków w budżecie, zobacz Set up general budget reservation workflows (Public sector).

Patrz również

Zapotrzebowania zakupu — informacje

Ustawianie zamówień i zaopatrzenia przepływy pracy

Ustawianie konfiguracji osoby sprawdzającej rozchody

Konfigurowanie planów głównych z uwzględnieniem zapotrzebowania