Jak zabezpieczenie pól wpływa na synchronizację między Dynamics 365 a Dynamics 365 dla programu Outlook

Artykuł
02/23/2018

Data opublikowania: luty 2017

Dotyczy: Dynamics 365 (online), Dynamics 365 (on-premises), Dynamics CRM 2016, Dynamics CRM Online

Zabezpieczanie pola w programie Microsoft Dynamics 365 przy użyciu zabezpieczeń na poziomie pola może mieć wpływ na synchronizację między programami Dynamics 365 i Microsoft Dynamics 365 dla programu Outlook. Rozważmy następujący scenariusz.

Uwaga

Nie zaleca się zabezpieczania pola w programie Dynamics 365, jeśli pole jest ustawione do synchronizacji. Najlepiej jest NIE zabezpieczać żadnych pól objętych synchronizacją. Jeśli zdecydujesz się zabezpieczyć pola objęte synchronizacją, należy wykonać następujące czynności:

Zabezpiecz pole przy użyciu zabezpieczenia na poziomie pola.Więcej informacji: zobacz „Ustawianie zabezpieczeń na poziomie pola”.
Zmień kierunek synchronizacji tak, aby synchronizacja nie próbowała aktualizować pola ani w nim zapisywać podczas synchronizacji.Więcej informacji:Steruj synchronizacją pól między Dynamics 365 a Dynamics 365 dla Outlook

Scenariusz: Ograniczanie użytkownikom możliwości zmiany stanowiska

Firma Contoso chce wspierać spójność wprowadzania danych. Pracujący w terenie pracownicy działu sprzedaży mogą w łatwy sposób tworzyć różne wpisy w celu opisywania tych samych rzeczy. Na przykład to samo stanowisko może być wprowadzane jako „Kierownik budowy”, „Majster” lub „Menedżer lokalizacji”. Aby temu zapobiec, pole Stanowisko jest zabezpieczone. Ma to konsekwencje dla synchronizacji.

Ustawianie zabezpieczeń na poziomie pola

Jan, administrator programu Dynamics 365 w firmie Contoso, ustawia zabezpieczenia dla kilku pól.

Job Title field in Microsoft Dynamics 365

Wykonał następujące czynności:

Wybierz kolejno pozycje Ustawienia > Dostosowania.
Wybierz opcję Dostosuj system.
Rozwiń kolejno węzły Encje > Kontakt.
Wybierz kolejno opcje Pola > jobtitle. Istnieje wiele pól kontaktów, więc trzeba przejść kilka stron.
Wybierz opcję Edytuj.
W obszarze Zabezpieczenia pola wybierz kolejno opcje Włącz > Zapisz i zamknij.
Wybierz opcję Publikuj wszystkie dostosowania.

Jan zabezpieczył również następujące pola kontaktów, tak aby nie pojawiały się w programie Dynamics 365: ftpsiteurl, governmentid

Tworzenie i konfigurowanie profilu zabezpieczeń pól

Jan tworzy profil zabezpieczeń pól i przypisuje członków zespołu sprzedaży do profilu.

Field Security Profile in Dynamics 365

Wykonał następujące czynności, aby utworzyć profil zabezpieczeń pól:

Wybierz kolejno pozycje Ustawienia > Zabezpieczenia.
Wybierz Profile zabezpieczeń pól.
Utwórz nowy. Wybierz opcję Nowy i wprowadź nazwę.
Wybierz pozycję Zapisz i zamknij.
Zaznacz nowy profil i wybierz kolejno opcje Użytkownicy > Dodaj.
Zaznacz użytkowników, a następnie wybierz kolejno opcje Wybierz > Dodaj.

Ustawianie uprawnień do pól

Mając utworzony profil zabezpieczeń pól i dodanych użytkowników do profilu, Jan może teraz ustawić uprawnienia wobec pól na odpowiadające wymaganiom jego organizacji.

Edit Field Security form in Dynamics 365

Wybierz kolejno pozycje Ustawienia > Zabezpieczenia.
Wybierz Profile zabezpieczeń pól > Twój profil.
Wybierz kolejno opcję Uprawnienia pól > pole do zabezpieczenia > opcję Edytuj.
Zmień ustawienia zabezpieczeń na pasujące do wymagań firmy, a następnie wybierz kolejno opcje OK > Zapisz i zamknij.

Co użytkownik widzi

Natalia, sprzedawca w Contoso, używa programu Dynamics 365 dla programu Outlook do utworzenia nowego kontaktu, a następnie śledzi go w programie Dynamics 365.

Contact Rene Valdes form in Dynamics 365

Kiedy Natalia synchronizuje z programem Dynamics 365, zauważa się, że pole Stanowisko znika z danych kontaktu. To dlatego, że Natalia nie ma praw aktualizacji wobec pola Stanowisko.

Rene contact with no Job Title in Dynamics 365