Klasyfikacje faktur i kody fakturowania w sektorze publicznym

W tym artykule wyjaśniono, w jaki sposób organizacje w sektorze publicznym mogą używać klasyfikacji faktur i kodów fakturowania do zarządzania fakturami niezależnymi.

Klasyfikacje faktur

Klasyfikacje faktur są używane do grupowania podobnych faktur niezależnych na potrzeby przetwarzania i wyświetlania. Na przykład agencja transportu publicznego może wynajem miejsce na każdej stacji tranzytowej małym kawiarniom i innym sprzedawcom. Tworząc klasyfikację faktur dla wynajmu, agencja może automatycznie stosować te same warunki płatności i używać tej samej sekwencji ponagleń dla wszystkich wynajmów. Agencja może również wyświetlać faktury dla wszystkich wynajmów razem, nawet jeśli nie mają one tych samych wymiarów finansowych. Klasyfikacje rozliczeń obejmują następujące informacje:

• Kod klasyfikacji faktur (do 15 znaków alfanumerycznych)
• Opis (do 60 znaków)
• Warunki płatności
• Informacje o zainteresowaniach
• Sekwencja numerów dla numeru faktury
• Sekwencja numerów dla faktur korygujących
• Sekwencja numerów dla ponagleń
• Kody faktur, które można przypisać do faktur korzystających z tej klasyfikacji faktur

Za pomocą klasyfikacji faktur można kontrolować priorytet rozliczania faktur niezależnych. Szczegółowe informacje można znaleźć w sekcji Priorytet rozliczania w sektorze publicznym. Klasyfikacja faktur może zawierać wiele kodów fakturowania, ale każdy kod fakturowania można przypisać tylko do jednej klasyfikacji faktur. W przypadku wybrania klasyfikacji faktur na fakturze niezależnej dla faktury dostępne są tylko kody fakturowania wymienione w klasyfikacji faktur. Przed skonfigurowaniem klasyfikacji faktur należy się upewnić, że skonfigurowano warunki płatności, kody odsetek, profile księgowania, sekwencje ponagleń, sekwencje numerów i kody fakturowania, które mają być używane w klasyfikacjach faktur.

Kody fakturowania

Kody fakturowania zawierają zbiór domyślnych wartości i stawek fakturowania dla zdefiniowanego typu usługi lub opłaty. Wartości zdefiniowane przez Ciebie dla każdego kodu fakturowania są automatycznie wprowadzane w wierszu faktury niezależnej po wybraniu danego kodu fakturowania. Na przykład dział gospodarki odpadami może wystawiać niektórym klientom rachunki za nowe pojemniki. Będą mieli kod rozliczeniowy „Nowy kontener”, który zawiera informacje rozliczeniowe dla tych kontenerów. Gdy dział tworzy fakturę niezależną i wybiera kod faktury „Nowy kontener” w wierszu faktury, wartości domyślne z kodu faktury są wprowadzane automatycznie. Kody rozliczeń zawierają następujące informacje:

• Kod płatności (do 10 znaków alfanumerycznych)
• Opis (do 60 znaków; zostanie wydrukowany na fakturze)
• Data wprowadzenia i data wygaśnięcia
• Informacje o podatku
• Informacje o zainteresowaniach
• Zasady podziału księgowań
• Oceń informacje
• Informacje o projekcie (jeśli są włączone na stronie Parametry modułu rozrachunków z odbiorcami)
• Pola niestandardowe

Z reguły wartości domyślne z kodu faktury można zmienić na fakturze niezależnej. Możesz jednak ustawić kod płatności tak, aby zezwalał na zmiany w niektórych polach lub uniemożliwiał ich wprowadzanie. Szczegółowe informacje znajdziesz w artykule Faktury niezależne w sektorze publicznym. Kody fakturowania można również skojarzyć z definicjami księgowania. Gdy w wierszu faktury jest używany kod faktury, definicja księgowania skojarzona z kodem fakturowania jest używana do księgowania transakcji w księdze. Aby dowiedzieć się więcej o definicjach księgowania, zobacz Definicje księgowania w sektorze publicznym.

Pola niestandardowe

Możesz tworzyć niestandardowe pola dla kodów płatności. Te pola służą do zbierania danych związanych z określonymi opłatami rozliczeniowymi. Na przykład wydział kontroli zwierząt w mieście może użyć pól niestandardowych do zarejestrowania rodzaju zwierzęcia i daty jego ostatniego szczepienia przeciwko wściekliźnie. Ponieważ do kodów płatności przypisujesz pola niestandardowe, przed utworzeniem kodów płatności należy utworzyć pola niestandardowe. Istnieje sześć rodzajów pól niestandardowych. Możesz ustawić wartość domyślną dla dowolnego pola niestandardowego. Wartości domyślne można zmieniać na fakturze niezależnej.

• Waluta – pola walutowe akceptują tylko liczby z dwoma miejscami po przecinku. Można określić wartości minimalne i maksymalne dla pola.
• Dziesiętny – Pola dziesiętne akceptują tylko liczby dziesiętne z czterema miejscami po przecinku. Dla pola można ustawić wartości minimalne i maksymalne.
• Tekst – Pola tekstowe mogą zawierać dowolny rodzaj tekstu, a wszelkie wprowadzone w nich dane wejściowe zostaną zinterpretowane jako tekst. Można ustawić maksymalną długość pola dla tego pola.
• Liczba całkowita – Pola liczb całkowitych akceptują tylko liczby całkowite. Dla pola można ustawić wartości minimalne i maksymalne.
• Boolean – Pola logiczne umożliwiają wybór tak/nie.
• Data — pola daty akceptują tylko daty. Data jest przechowywana w formacie mm/dd/rrrr.

Czy muszę używać klasyfikacji rozliczeń?

Mimo że nie musisz włączać klasyfikacji rozliczeń, zdecydowanie zalecamy to zrobić. Wiele funkcji dla sektora publicznego w aplikacji Rozrachunki z odbiorcami jest dostępnych tylko wtedy, gdy są włączone klasyfikacje rozliczeń. Jednak po włączeniu klasyfikacji faktur klasyfikacja faktur jest wymaganym polem na fakturach niezależnych. Aby dowiedzieć się więcej na temat klasyfikacji faktur i kodów fakturowania na fakturach niezależnych, zobacz Faktury niezależne w sektorze publicznym.

Jak włączyć klasyfikację rozliczeń?

Włącz klasyfikacje faktur na stronie Parametry modułu rozrachunków z odbiorcami. W sekcji Ogólne na skróconej karcie Ustawienia sprzedaży wybierz opcję Użyj klasyfikacji rozliczeń. Strony, na których tworzysz klasyfikacje faktur i kody fakturowania, są dostępne przed włączeniem klasyfikacji faktur. Przed ich włączeniem należy skonfigurować wszystkie klasyfikacje faktur i kody fakturowania. Po włączeniu klasyfikacji faktur każda faktura niezależna musi mieć klasyfikację faktur. Uwaga: Jeśli planujesz używać klasyfikacji faktur do określania priorytetu rozliczenia faktur niezależnych, musisz włączyć atrybut Rozliczenia na stronie Priorytet rozliczenia po włączeniu klasyfikacji faktur. Szczegółowe informacje można znaleźć w sekcji Priorytet rozliczania w sektorze publicznym.

Czy muszę tworzyć nowe kody płatności, gdy zmieniają się stawki rozliczeniowe?

Jeśli kody płatności wymagają aktualizacji, nie musisz tworzyć nowych kodów płatności. Zamiast tego możesz utworzyć wiele wersji kodu płatności z datami wejścia w życie i wygaśnięcia dla każdej wersji. W dniu data wprowadzenia system automatycznie zacznie korzystać ze zaktualizowanej wersji.

Czy mogę przypisać ten sam kod fakturowania do więcej niż jednej klasyfikacji faktur?

Nie, ale i tak istnieje sposób na uzyskanie potrzebnych wyników. Załóżmy, że Twoja organizacja używa oddzielnej klasyfikacji rozliczeń dla każdego działu. Trzy działy potrzebują kodu rozliczeniowego dla umów licencyjnych. Nie można przypisać jednego kodu rozliczeniowego „Umowa licencyjna” do trzech klasyfikacji faktur, ale można utworzyć zestaw trzech identycznych kodów fakturowania i przypisać po jednym do każdego działu.