Tworzenie organizacji świadomej kosztów
Jak opisano w Motywacje: dlaczego przenosimy się do chmury?istnieje wiele uzasadnionych powodów, dla których firma wdraża chmurę. Gdy obniżenie kosztów jest głównym czynnikiem, ważne jest, aby stworzyć organizację świadomą kosztów.
Zapewnienie świadomości kosztów nie jest jednorazowym działaniem. Podobnie jak w przypadku innych tematów dotyczących wdrażania chmury, jest to iteracyjne. Na poniższym diagramie przedstawiono ten proces, aby skupić się na trzech wzajemnie zależnych działaniach: widoczności , odpowiedzialności i optymalizacji . Te procesy rozgrywają się na poziomach makr i mikro, które szczegółowo opisano w tym artykule.
Rysunek 1. Konspekt organizacji świadomej kosztów.
Ogólne procesy zorientowane na koszty
widoczność: Aby organizacja była świadoma kosztów, potrzebuje wglądu w te koszty. Widoczność w organizacji świadomej kosztów wymaga spójnego raportowania dla zespołów przyjmujących chmurę, zespołów finansowych, którzy zarządzają budżetami i zespołami zarządzającymi, którzy są odpowiedzialni za koszty. Ta widoczność jest osiągana przez ustanowienie:
- Właściwy zakres raportowania.
- Właściwa organizacja zasobów (grupy zarządzania, grupy zasobów, subskrypcje).
- Przejrzyste strategie tagowania.
- Odpowiednie mechanizmy kontroli dostępu (RBAC platformy Azure).
Odpowiedzialność: Odpowiedzialność jest tak ważna, jak widoczność. Odpowiedzialność zaczyna się od jasnych budżetów na działania związane z wdrażaniem. Budżety powinny być dobrze ustalone, jasno przekazywane i oparte na realistycznych oczekiwaniach. Odpowiedzialność wymaga iteracyjnego procesu i myślenia o wzroście, aby zwiększyć odpowiedni poziom odpowiedzialności.
Optymalizacja: Optymalizacja to akcja, która powoduje obniżenie kosztów. Podczas optymalizacji alokacje zasobów są modyfikowane w celu zmniejszenia kosztów obsługi różnych obciążeń. Ten proces wymaga iteracji i eksperymentowania. Każda redukcja kosztów zmniejsza wydajność. Znalezienie właściwej równowagi między kontrolą kosztów a oczekiwaniami dotyczącymi wydajności użytkowników końcowych wymaga wkładu wielu stron.
W poniższych sekcjach opisano role, które różne zespoły odgrywają w tworzeniu organizacji świadomej kosztów.
Zespół strategiczny ds. chmury
Budowanie świadomości kosztów w ramach wysiłków związanych z wdrażaniem chmury zaczyna się na poziomie przywództwa. Aby zapewnić skuteczność w dłuższej perspektywie, zespół ds. strategii w chmurze powinien obejmować członka zespołu finansowego. Jeśli struktura finansowa obciąża menedżerów biznesowych odpowiedzialnością za koszty rozwiązań, powinni oni również zostać zaproszeni do dołączenia do zespołu. Oprócz podstawowych działań, które są zwykle przypisywane do zespołu strategicznego ds. chmury, wszyscy członkowie zespołu strategicznego ds. chmury również powinni być odpowiedzialni za:
Widoczność: zespół strategiczny ds. chmury i zespół ds. zarządzania chmurą muszą znać rzeczywiste koszty działań związanych z adopcją chmury. Biorąc pod uwagę widok kadry kierowniczej tego zespołu, powinni mieć dostęp do wielu zakresów kosztów w celu analizowania decyzji dotyczących wydatków. Zazwyczaj kierownictwo potrzebuje wglądu w łączne koszty wszystkich wydatków na chmurę. Jednak jako aktywni członkowie zespołu strategicznego ds. chmury powinni również mieć możliwość wyświetlania kosztów na jednostkę biznesową lub jednostkę rozliczeniową w celu zweryfikowania modeli ewidencjonowania kosztów zwrotnych, obciążeń zwrotnych lub innych modeli księgowości w chmurze .
Odpowiedzialność: budżety należy ustanowić między strategią chmury,ładem w chmurze i zespołami wdrażania chmuryw oparciu o oczekiwane działania wdrożeniowe. W przypadku odchyleń od budżetu zespół strategiczny ds. chmury i zespół ds. utrzymania ładu w chmurze muszą współpracować, aby szybko określić najlepszy przebieg działania w celu skorygowania odchyleń. Optymalizacja: Podczas działań związanych z optymalizacją zespół strategiczny ds. chmury może reprezentować wartość inwestycji i zwrotu określonych obciążeń. Jeśli obciążenie ma strategiczne znaczenie lub wpływ finansowy na firmę, należy uważnie monitorować działania związane z optymalizacją kosztów. Jeśli nie ma strategicznego wpływu na organizację i nie ma żadnych kosztów związanych z niską wydajnością obciążenia, zespół strategiczny ds. chmury może zatwierdzić nadmierną optymalizację. Aby podejmować te decyzje, zespół musi mieć możliwość wyświetlania kosztów w zakresie poszczególnych projektów.
Zespół wdrożeniowy ds. chmury
Zespół ds. wdrażania chmury
Widoczność:
- Świadomość: Ważne jest, aby zespół wdrożeniowy ds. chmury miał wgląd w cele związane z oszczędzaniem kosztów. Po prostu stwierdzenie, że przyjęcie technologii chmurowych pomoże zmniejszyć koszty, jest przepisem na porażkę. Ważna jest specyficzna widoczność. Jeśli na przykład celem jest zmniejszenie TCO centrum danych o 3 procent lub roczne wydatki operacyjne o 7 procent, ujawnić te cele wcześnie i wyraźnie.
- Telemetria: Ten zespół potrzebuje wglądu w wpływ ich decyzji. Podczas działań związanych z migracją lub innowacjami ich decyzje mają bezpośredni wpływ na koszty i wydajność. Zespół musi zrównoważyć te dwa konkurencyjne czynniki. Monitorowanie wydajności i monitorowanie kosztów, które są ograniczone do aktywnych projektów zespołu, są ważne, aby zapewnić niezbędną widoczność.
Odpowiedzialność: Zespół wdrożeniowy ds. chmury musi mieć świadomość wszelkich wstępnie ustawionych budżetów związanych z ich działaniami wdrożeniowymi. Gdy rzeczywiste koszty nie są zgodne z budżetem, istnieje możliwość utworzenia odpowiedzialności. Odpowiedzialność nie jest równa karaniu zespołu wdrożeniowego za przekroczenie budżetu, ponieważ nadwyżka budżetu może wynikać z niezbędnych decyzji dotyczących wydajności. Zamiast tego odpowiedzialność oznacza edukowanie zespołu na temat celów i sposobu, w jaki ich decyzje wpływają na te cele. Ponadto odpowiedzialność obejmuje udostępnianie okna dialogowego, w którym zespół może komunikować się z decyzjami, które doprowadziły do nadmiernego nakładu pracy. Jeśli te decyzje są niezgodne z celami projektu, ten wysiłek stanowi dobrą okazję do współpracy z zespołem strategicznym ds. chmury w celu podejmowania lepszych decyzji.
Optymalizacja: Ten wysiłek jest działaniem równoważenia, ponieważ optymalizacja zasobów może zmniejszyć wydajność obciążeń, które obsługują. Czasami przewidywane lub budżetowane oszczędności nie mogą być osiągnięte dla obciążenia pracą, ponieważ nie funkcjonuje ono wystarczająco dobrze w ramach przewidzianych zasobów budżetowych. W takich przypadkach zespół wdrożeniowy ds. chmury musi podejmować mądre decyzje i zgłaszać zmiany zespołowi ds. strategii chmury i zespołowi ds. utrzymania ładu w chmurze, aby można było skorygować budżety lub decyzje dotyczące optymalizacji.
Zespół ds. ładu w chmurze
Ogólnie rzecz biorąc, zespół ds. ładu w chmurze ustanawia zabezpieczenia zarządzania kosztami w chmurze. Ten wysiłek koncentruje się na następujących działaniach związanych z rozwojem organizacji świadomej kosztów:
Widoczność: Zespół ds. utrzymania ładu w chmurze pracuje jako element równorzędny zespołu strategicznego ds. chmury w celu planowania budżetów wdrażania chmury. Te dwa zespoły współpracują również ze sobą, aby regularnie przeglądać rzeczywiste wydatki. Zespół ds. ładu w chmurze jest odpowiedzialny za zapewnienie spójnego, niezawodnego raportowania kosztów i telemetrii wydajności.
Odpowiedzialność: Gdy występują odchylenia budżetowe, zespół strategiczny ds. chmury i zespół ds. ładu w chmurze muszą współpracować, aby szybko określić najlepszy przebieg działania w celu skorygowania odchyleń. Ogólnie rzecz biorąc, zespół ds. utrzymania ładu w chmurze będzie podejmować te decyzje. Czasami może to być proste ponowne trenowanie dla zespołu ds. wdrażania chmury, którego dotyczy problem, . Zespół ds. utrzymania ładu w chmurze może również pomóc w zoptymalizowaniu wdrożonych zasobów, zmianie opcji rabatu, a nawet zaimplementowaniu zautomatyzowanych opcji kontroli kosztów, takich jak blokowanie wdrażania nieplanowanych zasobów.
Optymalizacja: Po zmigrowaniu lub utworzeniu zasobów w chmurze można stosować narzędzia do monitorowania w celu oceny wydajności i wykorzystania tych zasobów. Odpowiednie dane monitorowania i wydajności mogą identyfikować zasoby, które powinny być zoptymalizowane. Zespół ds. ładu w chmurze jest odpowiedzialny za zapewnienie, że narzędzia do monitorowania i raportowania kosztów są stale wdrażane. Mogą one również pomóc zespołom wdrożeniowym zidentyfikować możliwości optymalizacji na podstawie danych telemetrycznych dotyczących wydajności i kosztów.
Centrum doskonałości w zakresie chmury obliczeniowej
Chociaż nie są zwykle odpowiedzialne za zarządzanie kosztami, CCoE może mieć znaczący wpływ na organizacje świadome kosztów. Wiele podstawowych decyzji IT wpływa na koszty na dużą skalę. Gdy CCoE wykonuje swoją rolę, koszty można zmniejszyć przy wielu inicjatywach związanych z wdrażaniem chmury.
widoczność: Każda grupa zarządzania lub grupa zasobów, która zawiera podstawowe zasoby IT, powinna być widoczna dla zespołu CCoE. Zespół może wykorzystać te dane do identyfikowania okazji do optymalizacji.
Odpowiedzialność: Chociaż nie są zwykle odpowiedzialne za koszty, CCoE może odpowiadać za tworzenie powtarzalnych rozwiązań, które minimalizują koszty i maksymalizują wydajność.
Optymalizacja: Biorąc pod uwagę widoczność modelu CCoE w wielu wdrożeniach, zespół jest w idealnej sytuacji, aby zasugerować porady dotyczące optymalizacji i pomóc zespołom wdrożeniowym w lepszym dostrojeniu zasobów.
Następne kroki
Praktykowanie tych obowiązków na każdym poziomie firmy pomaga napędzać organizację świadomą kosztów. Aby przystąpić do realizacji tych wskazówek, przejrzyj wprowadzenie do gotowości organizacyjnej w celu zidentyfikowania odpowiednich struktur zespołów.