Gebruikersbeleving

In de onderstaande inhoud verkennen we een end-to-end gebruikerstraject met behulp van de kit voor zakelijke goedkeuringssjablonen.

Charlotte is een zakelijke gebruiker die goedkeuringen wil uitvoeren met verschillende overwegingen:

Scenario	Aantekeningen
SAP-facturen	Wanneer SAP-facturen worden ingediend op basis van gegevens op de factuur, is een handmatige goedkeuring vereist.
Goedkeuringen van manager	Goedkeuring van de manager is vereist voor SAP-facturen boven de goedkeuringslimieten van de lijnmanager.
Beschikbaarheid van fiatteur	Afhankelijk van waar ter wereld de fiatteur zich bevindt, zijn er verschillende sluitingsperioden of werkroosters. Wachten op goedkeuringen kan vertragingen veroorzaken totdat een fiatteur terugkeert.
Omgaan met vakanties	Fiatteurs kunnen op vakantie zijn wanneer een aanvraag wordt ingediend. In dit geval kunnen er vertragingen optreden bij de verwerking van de goedkeuringsaanvraag of kan er verwarring ontstaan over wie een alternatieve fiatteur is.
Power Platform-machtigingen	Charlotte heeft beperkte machtigingen om goedkeuringsoplossingen te bouwen en te implementeren in test- en productieomgevingen.
Ondersteuning van COE-team	Charlotte werkt samen met Gibson als haar technische contactpersoon en mentor om oplossingen te helpen installeren en low-code Power Platform-oplossingen te maken.

Charlotte evalueert deze overwegingen en kiest ervoor om de zakelijke goedkeuringskit te gebruiken, omdat deze ondersteuning biedt voor goedkeuringen op meerdere niveaus en afhandeling voor verschillende scenario's voor fiatteurs. Samen met Gibson van het Center of Excellence-team installeert Charlotte de zakelijke goedkeuringskit in een omgeving. Zodra de kit is geïnstalleerd, modelleert Charlotte het goedkeuringsproces. Omdat SAP Power Automate een nieuwer gebied is voor Charlotte, werkt ze samen met Gibson om de vereiste triggers te bouwen om de SAP-gegevens op te halen en de goedkeuringsworkflow te activeren. Er worden goedkeuringen gegenereerd door het gebruik van de workflow en de Power Automate-cloudstroom waarmee fiatteurs aanvragen kunnen accepteren en afwijzen.

Samenvatting van persona van gebruikersbeleving

Als we dit voorbeeld van een gebruikerbeleving bekijken, zijn er drie belangrijke persona's, namelijk fiatteur, goedkeuringsbeheerder en Power Platform-beheerder, als onderdeel van de gebruikersbeleving met behulp van de goedkeuringskit.

Persona	- Rol	Gebruikerstype	Omschrijving
Power Platform-beheerder	IT-manager	Professionele ontwikkelaar	Creëert/wijst omgevingen toe en importeert goedkeuringskitoplossingen als systeembeheerder of systeemaanpasser.
Goedkeuringsbeheerder	Verkoopdirecteur	Hoofdgebruiker	Configureert de kit zodat deze voldoet aan de zakelijke vereisten. Analyseert de goedkeuringsprocessen voor verbetermogelijkheden.
Goedkeurder	Verkoopmanager	Zakelijke gebruiker	Ontvangt goedkeuringen om te accepteren of af te wijzen.

Voorbeeld

Een voorbeeld van een gebruikersbeleving kan worden geïllustreerd als een samengevat diagram in de volgende reeks stappen

- Rol	Acties
Professionele ontwikkelaar/beheerder	Gibson creëert of nomineert een omgeving voor installatie van de Business Approvals-kit. Vereist de rol van systeemaanpasser om de goedkeuringskit te kunnen installeren
Goedkeuringsbeheerder	Charlotte configureert de kit zodat deze aansluit bij de zakelijke vereisten binnen de verkoopafdeling.
Maker	Gibson of een andere Power Platform-maker creëert een stroom om goedkeuringen te activeren, geïntegreerd met SAP en interne systemen.
Fiatteur	Rebecca kan de Microsoft Teams gebruiken om aanvragen goed te keuren zonder extra training.
Goedkeuringsbeheerder	Charlotte analyseert de goedkeuringsprocessen voor verbetermogelijkheden.

Ervaring

Installatie

Gibson neemt de Installatiehandleiding door om er zeker van te zijn dat aan de vereisten wordt voldaan. Met de machtigingen Systeembeheerder of Systeemaanpasser kan de goedkeuringskit in een omgeving worden geïnstalleerd en toegang tot de applicatie bieden aan goedkeuringsbeheerders.

Het zakelijk goedkeuringsproces configureren

Charlotte gebruikt de Process Designer om een nieuwe zakelijke goedkeuringsworkflow te creëren en goedkeuringsfasen, voorwaarden en goedkeuringsstappen binnen elke fase te definiëren die aansluiten bij de zakelijke vereisten binnen de verkoopafdeling.

Meer informatie: Vooraf ingestelde goedkeuringen configureren

Goedkeuringstriggers

Gibson, een andere maker, of professionele ontwikkelaars binnen de organisatie kunnen eenvoudig hun bestaande oplossingen en IT-systemen integreren. Triggers kunnen verbindingen omvatten zoals SQL Server en Azure Functions. Deze personen kunnen het goedkeuringsproces starten door een nieuwe cloudstroom toe te voegen of bestaande cloudstroomacties te wijzigen.

De rest van de goedkeuringsprocessen worden automatisch afgehandeld en beheerd in de goedkeuringskit.

Meer informatie: Goedkeuringen activeren

Integratie met zakelijke toepassingen

Veelvoorkomende goedkeuringsscenario's vereisen integraties met zakelijke applicaties zoals SAP en Dynamics 365. Er zijn native connectors beschikbaar om met deze services te integreren.

Integratie met RPA

Gebruik desktopstromen om uw goedkeuringsprocessen te stroomlijnen met oudere systemen, waardoor uw goedkeuringservaringen op een moderne manier worden geautomatiseerd.

Goedkeuringsaanvragen verwerken

Rebecca en andere geconfigureerde fiatteurs ontvangen berichten als adaptieve kaarten in Microsoft Outlook en Microsoft Teams. Deze goedkeuringen omvatten details die zijn verstrekt door Charlotte, de ontwerper van zakelijke goedkeuringen, om te bepalen of de aanvraag moet worden goedgekeurd of afgewezen.

Meer informatie: Goedkeuringsaanvragen verwerken, Afwezigheid instellen en delegeren.