Een klantfactuur maken

Een klantfactuur voor een verkooporder is een rekening die door een organisatie aan een klant wordt verstrekt in verband met een verkoop. Een dergelijke klantfactuur maakt u op basis van een verkooporder die orderregels en artikelnummers bevat. Artikelnummers worden opgegeven en geboekt in het grootboek. Journaalposten in subadministratie zijn niet beschikbaar voor een klantfactuur voor een verkooporder. Zie Facturen van verkooporder maken voor meer informatie.

Een vrije-tekstfactuur is niet gerelateerd aan een verkooporder. Deze factuur bevat orderregels met grootboekrekeningen, vrije-tekstomschrijvingen en verkoopbedragen die u invoert. U kunt geen artikelnummer invoeren op dit type factuur. U moet de betreffende btw-gegevens invullen. Op een vrije-tekstfactuur wordt een hoofdrekening voor de verkoop vermeld die u over meerdere grootboekrekeningen kunt verdelen door te klikken op Bedragen verdelen op de pagina Vrije-tekstfactuur. Tevens wordt het klantsaldo naar de totaalrekening van het boekingsprofiel geboekt dat gebruikt wordt voor de vrije-tekstfactuur.

Ga voor meer informatie naar:

• Vrije-tekstfacturen maken
• Een sjabloon voor een vrije-tekstfactuur maken
• Sjabloon voor vrije-tekstfactureren aan een klant toewijzen
• Terugkerende vrije-tekstfacturen genereren en verzenden

Een pro forma-factuur is een factuur die wordt gemaakt als raming van de werkelijke factuurbedragen voordat de factuur wordt geboekt. Een pro forma-factuur kunt u zowel voor een klantfactuur als voor een verkooporder of een vrije-tekstfactuur afdrukken.

Notitie

Bij een systeemonderbreking tijdens het pro forma-factuurproces voor verkopen kan een pro forma-factuur zwevend worden. Een zwevende pro forma-factuur kan worden verwijderd met de periodieke taak Pro-formafacturen handmatig verwijderen. Ga naar Verkoop en marketing > Periodieke taken > Opschonen > Pro-formafacturen handmatig verwijderen.

Gegevensentiteiten voor klantfacturen van verkooporders gebruiken

U kunt gegevensentiteiten gebruiken om informatie over een klantfactuur voor een verkooporder te importeren en exporteren. De informatie in de verkoopfactuurkoptekst en de verkoopfactuurregels kan op verschillende entiteiten worden vermeld.

De volgende entiteiten zijn beschikbaar voor de informatie in de verkoopfactuurkoptekst:

• Kopteksten van verkoopfactuurjournaal (SalesInvoiceJournalHeaderEntity)
• Entiteit verkoopfactuurkopteksten V2 (SalesInvoiceHeaderV2Entity)

Het wordt aangeraden de entiteit Koptekst verkoopfactuurjournaal te gebruiken, omdat dit betere prestaties oplevert bij het importeren en exporteren van verkoopkopteksten. Deze entiteit bevat de kolom Btw-bedrag (INVOICEHEADERTAXAMOUNT) niet, waarmee de btw-waarde in de koptekst van de verkoopfactuur wordt vertegenwoordigd. Als die informatie nodig is in uw bedrijfsscenario, gebruikt u de entiteit Kopteksten verkoopfactuur V2 om de koptekstgegevens van de verkoopfactuur te importeren en te exporteren.

De volgende entiteiten zijn beschikbaar voor de informatie op verkoopfactuurregels:

• Entiteit klantfactuurregels (BusinessdocumentSalesInvoiceLineItemEntity)
• Entiteit Verkoopfactuurregels V3 (SalesInvoiceLineV3Entity)

Wanneer u bepaalt welke regelentiteit moet worden gebruikt voor export, moet u overwegen of er een volledige push of een incrementele push wordt gebruikt. Houd ook rekening met de gegevenssamenstelling. De entiteit Verkoopfactuurregels V3 ondersteunt complexere scenario's (bijvoorbeeld toewijzing aan de voorraadvelden). Daarnaast worden exportscenario's voor volledige push ondersteund. Voor incrementele pushes is het raadzaam om de entiteit Klantfactuurregels te gebruiken. Deze entiteit bevat een veel eenvoudigere gegevenssamenstelling dan de entiteit Verkoopfactuurregels V3 en heeft de voorkeur, met name als voorraadveldintegratie niet is vereist. Vanwege verschillen in de toewijzingsondersteuning tussen de regelentiteiten levert de entiteit Klantfactuurregels doorgaans snellere prestaties dan de entiteit Verkoopfactuurregels V3.

Individuele klantfacturen op basis van verkooporders boeken en afdrukken

Via deze procedure kunt u een factuur maken op basis van een verkooporder. U kunt dit bijvoorbeeld doen als u uw klant een factuur stuurt voordat u de goederen of services levert.

Wanneer u een factuur boekt, wordt de hoeveelheid bij Resterend gedeelte van factuur voor elk artikel bijgewerkt met het totaal van de gefactureerde hoeveelheden van de geselecteerde verkooporder. Als de hoeveelheid voor Resterend gedeelte van factuur en de hoeveelheid voor Nog te leveren voor alle artikelen op de verkooporder 0 (nul) zijn, wordt de status van de verkooporder gewijzigd in Gefactureerd. Als de hoeveelheid voor Resterend gedeelte van factuur niet gelijk is aan 0 (nul), blijft de status van de verkooporder ongewijzigd en kunnen hiervoor extra facturen worden ingevoerd.

Op de lijstpagina Alle verkooporders kunt u de status van de verkooporders bekijken. Gebruik de lijstpagina Openstaande klantfacturen om de facturen te bekijken die u hebt geboekt.

Individuele klantfacturen op basis van pakbonnen en de datum boeken en afdrukken

Gebruik deze procedure wanneer er minimaal één pakbon is geboekt voor de verkooporder. De klantfactuur is gebaseerd op deze pakbonnen en hieruit worden de hoeveelheden overgenomen. De financiële gegevens voor de factuur zijn gebaseerd op de gegevens die worden ingevoerd wanneer u de factuur boekt.

U kunt een klantfactuur maken op basis van de artikelen op de pakbonregel die tot op heden zijn verzonden, ook als nog niet alle artikelen voor een bepaalde verkooporder zijn verzonden. U kunt dit bijvoorbeeld doen als uw rechtspersoon één factuur per klant per maand verzendt waarin alle leveringen in de desbetreffende maand zijn opgenomen. Met elke pakbon wordt een gedeeltelijke of gehele levering van de artikelen op de verkooporder aangeduid.

Wanneer u de factuur maakt, wordt de hoeveelheid voor Resterend gedeelte van factuur voor elk artikel bijgewerkt met het totaal van de geleverde hoeveelheden via de geselecteerde pakbonnen. Als de hoeveelheid voor Resterend gedeelte van factuur en de hoeveelheid voor Nog te leveren voor alle artikelen op de verkooporder 0 (nul) zijn, wordt de status van de verkooporder gewijzigd in Gefactureerd. Als de hoeveelheid voor Resterend gedeelte van factuur niet gelijk is aan 0 (nul), blijft de status van de verkooporder ongewijzigd en kunnen hiervoor extra facturen worden ingevoerd.

Voorraadtransacties worden bijgewerkt met het factuurnummer en de status in het veld Regelstatus van de verkooporder wordt gewijzigd in Gefactureerd.

Op de lijstpagina Alle verkooporders kunt u de status van de verkooporders bekijken.

Verkooporders of pakbonnen consolideren voor het boeken

Gebruik deze procedure als een of meer verkooporders kunnen worden gefactureerd en u deze in één factuur wilt consolideren.

U kunt meerdere facturen op de lijstpagina Verkooporder selecteren en vervolgens Facturen genereren gebruiken om deze te consolideren. Op de pagina Factuur wordt geboekt kunt u de instelling voor Overzichtsorder wijzigen om een overzicht op basis van ordernummer (met meerdere pakbonnen voor één verkooporder) of factuurrekening (met meerdere verkooporders voor één factuurrekening) weer te geven. Gebruik de knop Schikken om verkooporders in afzonderlijke facturen te consolideren, op basis van de instellingen voor Overzichtsorder.

Verkooporderfacturen op locatie en leveringsgegevens splitsen

U kunt de splitsing van klantfacturen voor verkooporders configureren op site of op afleveradres splitsen op het tabblad Overzicht bijwerken van de pagina Parameters van module Klanten.

• Selecteer de optie Splitsen op basis van factuurlocatie om één factuur per site te maken.
• Selecteer de optie Splitsen op basis van factuurleveringsgegevens om één factuur per afleveradres voor verkooporderregels te maken.

Naar opbrengstrekening boeken voor verkooporderfactuurregels die geen prijs en kosten bevatten

U hebt de mogelijkheid om de opbrengstrekening in het grootboek bij te werken voor verkooporderregels zonder prijs en kosten.

De volgende gegevens instellen of weergeven:

1. Ga naar de parameter Naar opbrengstrekening boeken voor verkooporderfactuurregels met nulprijs en geen kosten op het tabblad Grootboek en btw van de pagina Parameters van klanten. (Klanten > Instellingen > Parameters van Klanten).
2. Selecteer Ja om de opbrengstrekening voor verkooporderfactuurregels zonder prijs en kosten bij te werken.

• Als deze optie is geselecteerd, bevat het boekstuk 0,00 boekingen voor de boekingstypen Klantsaldo en Opbrengst. Er is een opbrengstrekening gedefinieerd op de parameterpagina Voorraadboeking op het tabblad met de rekeningdefinitie voor Verkooporder.
• Als deze optie niet is geselecteerd, worden regels zonder prijs- of kostprijsgegevens niet geboekt naar de opbrengstrekening. In plaats daarvan bevat het boekstuk een vermelding van 0,00 voor het boekingstype Klantsaldo.

Informatie over het volgnummer van regel maken

Wanneer u klantfactuurregels maakt, kunt u opeenvolgende volgnummers voor het maken van regels maken. Volgnummers voor het maken van regels worden toegewezen tijdens het boekingsproces. Door niet-opeenvolgende nummering toe te staan, kunt u de prestaties van het boeken van klantfacturen verbeteren. Volgnummers voor het maken van regels kunnen worden gebruikt door integraties van derden die een opeenvolgende volgorde verwachten. Neem contact op met uw IT-afdeling over uitbreidingen die kunnen worden geïntegreerd met volgnummers voor het maken van regels.

Als u deze informatie wilt instellen of weergeven, stelt u op de pagina Parameters van Klanten op het tabblad Updates de optie Opeenvolgende regelnummers toewijzen bij het boeken van klantfactuurregels in:

• Stel de optie in op Nee om niet-opeenvolgende nummering te gebruiken voor volgnummers voor het maken van regels.
• Stel de optie in op Ja om opeenvolgende nummering te gebruiken. U moet de optie op Ja instellen voor rechtspersonen met een primair adres in Italië. U moet dit ook instellen op Ja als de vlucht CustInvoiceTransRandLineCreationSeqNumFlight is uitgeschakeld.

Aanvullende instellingen die het boekingsgedrag wijzigen

De volgende velden wijzigen het gedrag van het boekingsproces.

Veld	Beschrijving
Hoeveelheid	Selecteer de hoeveelheden waarop de boekingen van het document moeten worden gebaseerd. Welke opties worden weergegeven, is afhankelijk van het type document dat u boekt, bijvoorbeeld een pakbon of factuur. Nu leveren: selecteer alle hoeveelheden die in het veld Nu leveren worden ingevoerd. Gebruik deze optie om een gedeeltelijke order te bevestigen of te leveren. Verzameld: selecteer alle hoeveelheden die zijn verzameld. Alle – Alle hoeveelheden op de verkooporder selecteren die nog niet zijn bijgewerkt door het huidige documenttype. Pakbon: selecteer alle hoeveelheden die zijn bijgewerkt door een pakbon. Ge picked hoeveelheid en niet in voorraad op voorraad: selecteer alle hoeveelheden die zijn ge picked en alle producthoeveelheden die niet in voorraad zijn.
Boeking	Selecteer deze optie om de verkooporder te journaliseren. Schakel deze optie uit om een pro forma-verkooporder af te drukken. opmerking: als u een overeenkomst hebt gesloten voor een betalingsschema, wordt het betalingsschema niet weergegeven op de pro forma-verkooporder. Betalingsschema´s worden alleen weergegeven op echte verkooporders.
Later selecteren	Selecteer deze optie om de geselecteerde query later toe te passen. Deze optie wordt gebruikt voor batchtaken. De query wordt uitgevoerd wanneer de batchtaak wordt uitgevoerd.
Hoeveelheid verminderen	Selecteer deze optie om de geleverde hoeveelheid automatisch te reduceren wanneer het document wordt geboekt, zodat de geleverde hoeveelheid gelijk is aan de beschikbare voorraad.
Afdrukken	Selecteer wanneer u documenten wilt afdrukken: Huidig: druk documenten af nadat een factuur is bijgewerkt. Na: druk documenten af nadat alle facturen zijn bijgewerkt. Let op: het veld Afdrukken is alleen beschikbaar als u de optie Factuur afdrukken, Bevestiging afdrukken, Orderlijst afdrukken of pakbon afdrukken selecteert. U stelt bijvoorbeeld op de pagina Sortering van formulier in dat de informatie wordt gesorteerd op basis van de factuurrekening. Daarna kunt u Na selecteren om de documenten in een batch af te drukken die wordt gesorteerd op factuurrekening. Anders worden de documenten afgedrukt voordat de verwerking is voltooid en worden de documenten niet gesorteerd in de volgorde die op de pagina Sortering van formulier opgegeven.
Factuur afdrukken	U kunt dit optie selecteren als u de factuur wilt afdrukken. Als deze optie is uitgeschakeld, kunt u een factuur boeken zonder deze af te drukken.
E-mail verzenden	Selecteer deze optie om de factuur voor een verkooporder als e-mailbijlage te verzenden naar een klant nadat de factuur is geboekt. Bijlagen worden verzonden als PDF- en XML-bestanden. Deze optie is alleen beschikbaar als u de optie CFD inschakelen (elektronische facturen) op de pagina Parameters voor elektronische facturen selecteert. Opmerking: (MEX) Dit besturingselement is alleen beschikbaar voor rechtspersonen waarvan het primaire adres in Mexico is.
Doel van afdrukbeheer gebruiken	Selecteer deze optie om de afdrukinstellingen te gebruiken die voor de transactie, het document of de module op de pagina Instelling afdrukbeheer zijn opgegeven.
Kredietlimiet controleren	Selecteer de informatie die moet worden geanalyseerd wanneer een kredietlimietcontrole wordt uitgevoerd. Geen: er is geen vereiste voor de controle van de kredietlimiet. Saldo: de kredietlimiet wordt gecontroleerd op basis van het saldo van de klant. Saldo+Pakbon of productontvangstbon: de kredietlimiet wordt vergeleken met het saldo van de klant en de leveringen. Saldo+Alle: de kredietlimiet wordt vergeleken met het saldo, de leveringen en de openstaande orders van de klant.
Creditcorrectie	Selecteer deze optie om de creditnota als debet weer te geven in de boekstuktransacties.
Krediet van resterende hoeveelheid	Selecteer deze optie als u een creditnota boekt en de resterende hoeveelheid op de order wilt behouden. Als deze optie is uitgeschakeld, wordt de resterende hoeveelheid op 0 (nul) ingesteld.
Overzicht bijwerken voor	Selecteer de manier waarop meerdere verkooporders moeten worden samengevat: Geen – Er worden geen verkooporders samengevat. U maakt bijvoorbeeld voor elke verkooporder een aparte factuur. Te factureren rekening: alle geselecteerde orders worden samengevat op basis van de criteria die zijn ingesteld op de pagina Overzicht van updateparameters. Order: een geselecteerd bereik aan orders wordt samengevat in een door u opgegeven order. De orders worden samengevat op basis van de criteria die zijn ingesteld op de pagina Overzicht van updateparameters. Als u deze optie selecteert, moet u een waarde in het veld Verkooporder selecteren. Automatisch overzicht: als er overzichtsupdates zijn opgegeven op de pagina Overzicht bijwerken, wordt een overzicht van alle geselecteerde orders weergegeven, op basis van de criteria die zijn ingesteld op de pagina Overzicht van updateparameters. Als er geen overzichtsupdates zijn opgegeven, wordt de order afzonderlijk geboekt. Pakbon: een geselecteerd bereik met orders wordt samengevat in één factuur per pakbon. Deze optie is alleen beschikbaar als de waarde Pakbon is geselecteerd in het veld Hoeveelheid.