Overzicht van voorraad, inkoop en retouren
Vooraadmogelijkheden in Dynamics 365 Field Service omvatten:
- Warehousing
- Voorraadaanpassingen en -overdrachten
- Producten consumeren en factureren tijdens werkorders
- Inkopen
- Retourneert
- Voorraadjournalen
Kennis van productcatalogusmogelijkheden in Field Service is van cruciaal belang voordat u voorraad, inkoop en retouren gebruikt. Producten worden alleen in vooraad bijgehouden als hiervoor het veld Type fieldservice is ingesteld op Voorraad. Anders worden voorraadwijzigingen niet weergegeven wanneer u producten toevoegt aan werkorders, inkooporders en RMA's (Return Merchandise Authorizations).
Als u een resource toegang wilt geven om voorraadgerelateerde tabellen te maken en te bewerken, voegt u de beveiligingsrol Voorraadaankoop toe aan de bestaande beveiligingsrol.
Voor basisvoorraadvereisten maken veel organisaties gebruik van de kant-en-klare mogelijkheden. Voor complexere voorraad- en prijsvereisten is Field Service ontworpen om te kunnen worden geïntegreerd met ERP-systemen (Enterprise Resource Planning). In één bekend voorbeeld wordt Field Service met Dynamics 365 Supply Chain Management geïntegreerd op basis van een vooraf gebouwde Dataverse-sjabloon Van prospect naar contanten.
Magazijnen en productvoorraad
In Field Service is een magazijn elke bedrijfslocatie die voorraad bevat. Magazijnen zijn zowel statische als mobiele locaties, zoals:
- Magazijnen
- Wagens van monteurs
- Distributiecentra
- Laadstations
Voorraad in elk magazijn wordt bijgewerkt op basis van gebruikte werkorderproducten, retouren van inkooporders, aanpassingen en transfers. Updates worden vastgelegd in de gerelateerde tabel Productvoorraad.
Voor elk product in het magazijn wordt de volgende informatie bijgehouden:
- Beschikbare hoeveelheid: hoeveel eenheden nog moeten worden verkocht.
- Toegewezen hoeveelheid: hoeveel eenheden momenteel op werkorders worden vermeld als toegewezen werkorderproducten.
- Hoeveelheid in voorraad: de som van de waarden voor Beschikbare hoeveelheid en Toegewezen hoeveelheid. In principe worden in dit veld de eenheden weergegeven die nog fysiek in uw magazijn aanwezig zijn, ook al zijn ze al toegewezen aan werk.
- Hoeveelheid in bestelling: hoeveel eenheden momenteel worden vermeld op inkooporders, maar niet zijn ontvangen en toegevoegd aan de voorraad. Kortom, dit zijn eenheden die onderweg zijn.
Notitie
Door een magazijn toe te voegen aan elke te boeken resource, kunt u het standaardmagazijn opgeven dat wordt gebruikt wanneer die te boeken resource een werkorderproduct gebruikt.
Voorraadaanpassingen en -overdrachten
Gebruik voorraadaanpassingen om voorraad handmatig toe te voegen aan of te verwijderen uit magazijnen. Gebruik deze bijvoorbeeld tijdens routinecontroles om krimp en defecten weer te geven en de verwachte voorraad te vergelijken met de werkelijke voorraad. Vervolgens kunt u het verschil compenseren.
Gebruik voorraadoverboekingen om voorraad over te boeken van een bronmagazijn naar een bestemmingsmagazijn. U kunt bijvoorbeeld voorraad overboeken van een magazijn naar de truck van een technicus.
U kunt aanpassingen en overboekingen ook inschakelen via de mobiele Field Service-app. U kunt bijvoorbeeld een voorraadoverboeking maken als technici in het veld bijeenkomen en voorraad van de ene vrachtwagen naar de andere overbrengen.
Werkordervoorraad
De voorraad wordt beïnvloed wanneer producten worden toegevoegd aan werkorders en worden gebruikt.
Een product wordt bijvoorbeeld toegevoegd als geschat en toegewezen (het veld Regelstatus wordt ingesteld op Geschat en het veld Toegewezen op Ja). In dit geval wordt een deel van de voorraad gereserveerd uit het opgegeven magazijn, maar niet afgetrokken.
Als een werkorderproduct wordt gebruikt tijdens een werkorder (Lijnstatus ingesteld op Gebruikt), wordt de voorraad in het gerelateerde magazijn afgetrokken van de hoeveelheid van het werkorderproduct. Doorgaans is het magazijn dat op een werkorderproduct wordt vermeld de truck van de technicus.
Inkooporders
Inkooporders (IO's) worden gebruikt om producten voor een magazijn te bestellen. Ze worden ook gebruikt om producten rechtstreeks voor een werkorder te bestellen, zodat het werk op locatie kan worden uitgevoerd.
Het inkooporderproces omvat de volgende stappen:
- Het aanvragen van producten bij een leverancier door een inkooporder te maken en inkooporderproducten toe te voegen.
- Goedkeuring krijgen.
- De ontvangst van producten documenteren. Een ontvangstbewijs voor een inkooporder en een product voor inkooporderontvangsten maken om de ontvangen producten toe te voegen aan de magazijnvoorraad of om ze toe te voegen als werkorderproducten.
Retourneert
Soms moet dezelfde organisatie die onderdelen en apparatuur op de locatie van een klant installeert, een retour van het product of klantactivum verwerken. U kunt credits verstrekken aan klanten die een retourzending initiëren. U kunt retourzendingen ook bijhouden als onderdeel van de servicegeschiedenis van een klantactivum.
Veelvoorkomende redenen waarom retouren kunnen worden geïnitieerd, zijn onder meer:
- Het onderdeel of de apparatuur is defect.
- De klant is ontevreden.
- Er is een reparatie nodig, maar deze wordt niet ter plaatse uitgevoerd. In plaats daarvan vindt deze plaats op de locatie van de serviceprovider of fabrikant.
- De apparatuur bevindt zich op de locatie van de klant als onderdeel van een leaseovereenkomst die ten einde loopt en niet wordt verlengd.
Field Service ondersteunt drie kant-en-klare retourtypen:
- Retour naar magazijn
- Retour aan leverancier
- Wijziging van apparatuureigendom
Volg de onderstaande stappen om een retour te initiëren:
- Maak een RMA. In de RMA staat welke producten u kunt retourneren en andere belangrijke informatie, zoals de prijs. Daarnaast wordt een verwerkingsactie opgegeven, het retourtype.
- Maak een RMA-ontvangstbewijs. De retour wordt pas voltooid als een RMA-ontvangstbewijs is gemaakt. Het RMA-ontvangstbewijs bevestigt dat u het juiste product en de juiste hoeveelheid hebt ontvangen. Ook de datum van het ontvangstbewijs en de persoon die het heeft behandeld, worden vermeld.
Het systeem past automatisch de voorraad en de activa van de klant aan.
Voorraadjournalen
Alle voorraadtransacties worden vastgelegd in voorraadjournalen. Wanneer bijvoorbeeld één product wordt toegewezen aan een werkorder, wordt een voorraadjournaal gemaakt dat de toegewezen hoeveelheid verhoogt met één. Wanneer datzelfde product vervolgens wordt gebruikt om de werkorder te voltooien, wordt een ander voorraadjournaal gemaakt dat de hoeveelheid in voorraad vermindert. Er worden journalen vastgelegd voor alle toe- en afnamen van productvoorraad. Voorraadjournaals dienen dus als voorraadgrootboek in Field Service.
Het belangrijkste is dat voorraadjournalen soms worden gebruikt om Field Service-voorraadtransacties te integreren met externe ERP-systemen, afhankelijk van de arhitectuur van de integratie. Om integraties eenvoudiger en flexibeler te maken, kunnen voorraadjournalen handmatig worden gemaakt.