Delen via

Een e-mail schrijven met Copilot

  • Artikel

Wanneer u e-mails voor klanten opstelt, kan Copilot suggesties doen om deze duidelijker, beknopter en overtuigender te maken. Op basis van uw beheerdersinstellingen kunt u de functie Een e-mail schrijven in Copilot als volgt starten:

  • Wanneer u een e-mail beantwoordt in de RTF-editor, verschijnt de tekst concept met Copilot kaart.
  • Wanneer u een e-mail opent en de optie Copilot selecteert in het deelvenster aan de zijkant. Het tabblad Een e-mail schrijven wordt weergegeven.

Controleer altijd het antwoord dat Copilot genereert voordat u de e-mail naar de klant verzendt.

Copilot gebruiken om een e-mail op te stellen

Wanneer u Copilot gebruikt om een e-mail op te stellen, kunt u de volgende functies gebruiken om u te helpen een antwoord aan een klant te schrijven:

Prompts gebruiken

  • Een telefoongesprek voorstellen: stelt een antwoord op dat voorstelt om dezelfde of de volgende dag met de klant te bellen.
  • Meer informatie vragen: stelt een antwoord op om de klant om meer details te vragen om het probleem op te lossen.
  • Meeleven met feedback: stelt een antwoord op dat een empathisch antwoord vormt aan een klant die een klacht over een situatie uit.
  • Product-/servicegegevens verstrekken: stelt een antwoord op met details of beantwoordt vragen van klanten over een bepaald product of een bepaalde service.
  • Het probleem van de klant oplossen: stelt een antwoord op met een oplossing (en indien van toepassing stappen voor oplossing) voor het probleem van de klant.
  • Aangepast: hiermee kunt u uw eigen prompt voor het antwoord geven.

Opmerking

  • Als uw beheerder de Knowledge Base niet heeft ingeschakeld, ziet u alleen de prompts Een oproep voorstellen, Meer informatie aanvragen, Meeleven met feedback en Aangepast.
  • Als u het veld Betreft leeg hebt gelaten, ziet u alleen de prompts Een oproep voorstellen, Meeleven met feedback en Aangepast.

Filters gebruiken

U kunt Filters selecteren om alleen de relevante kennisartikelen te kiezen die Copilot moet gebruiken om het antwoord te genereren.

Hoe Copilot knowledge base en webbronnen gebruikt

Als uw beheerder kennisbronnen heeft ingeschakeld en vertrouwde domeinen heeft ingesteld, vinden de volgende acties plaats:

  • Copilot maakt gebruik van interne Knowledge Base-bronnen en doorzoekt de interne Knowledge Base en maximaal vijf vertrouwde domeinen om e-mailconcepten te genereren.
  • De toepassing geeft de kennisbronnen weer die zijn gebruikt om het concept te genereren wanneer u Bronnen controleren selecteert.
  • Wanneer u een aangepaste prompt gebruikt om het antwoord verder te verfijnen, geeft de toepassing de wisselknop Knowledge Base gebruiken weer, die is ingesteld op Aan. U kunt de wisselknop omschakelen naar Uit om Knowledge Base-bronnen uit te schakelen.

Voorgestelde antwoorden beoordelen

Wanneer u een van de vooraf gedefinieerde prompts selecteert, genereert Copilot een voorgesteld antwoord dat stapsgewijs in de gebruikersinterface wordt weergegeven. U kunt ook de inline bronvermeldingen bekijken waarin de Knowledge Base- - of websitekoppelingen worden weergegeven die Copilot heeft gebruikt om het antwoord op te stellen. Wanneer u met de muis over de bronvermelding beweegt, ziet u een inline koppeling naar de bron. U kunt Niet meer reageren selecteren om te voorkomen dat Copilot het e-mailconcept genereert. De toepassing geeft de prompts weer, zodat u opnieuw kunt beginnen.

Antwoorden verfijnen

U kunt het pictogram Aanpassen met Copilot selecteren om de lengte en toon van respons in de Engelse taal te wijzigen. Ga hiervoor als volgt te werk:

Lengte: selecteer Kort, Gemiddeld of Lang om uw tekst beknopter te maken of uit te breiden.
Toon: selecteer Vriendelijk, Professioneel of Formeel om de toon van uw tekst aan te passen.

Vervolgprompts gebruiken

Als u niet tevreden bent met de reactie van Copilot, kunt u aangepaste vervolgprompts gebruiken en Copilot op een natuurlijke, gespreksmatige manier begeleiden. U kunt maximaal vijf prompts tegelijkertijd gebruiken om het e-mailconcept te verfijnen. Als uw beheerder de Knowledge Base heeft ingeschakeld, zal Copilot deze bronnen ook gebruiken.

De responsen gebruiken

Om het concept dat Copilot genereert te gebruiken, voert u de volgende acties uit:

  • Selecteer Bewaren in de RTF-editor. U ziet het concept in de RTF-editor dat u kunt gebruiken zoals het is of verder kunt bewerken voordat u het naar de klant verzendt.
  • In het Copilot-deelvenster kunt u:
    • Bewerken selecteren om de reactie verder te verfijnen.
    • Kopiëren selecteren om het antwoord te kopiëren en vervolgens in de hoofdtekst van de e-mail te plakken.

Opnieuw beginnen

Selecteer Opnieuw beginnen onder aan het Copilot-venster om terug te keren naar de prompts.

Volgende stap

Copilot gebruiken om problemen van klanten op te lossen

e-mails bekijken, opstellen en beantwoorden
Copilot inschakelen om e-mails op te stellen
Veelgestelde vragen voor Copilot in Customer Service
Veelgestelde vragen over Verantwoordelijke AI voor copilot-functies